Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel.

Transcriptie

1 Zaaknummer: KCML03 Onderwerp Dienstverleningsconvenant ambtelijke organisatie - griffie Collegevoorstel Inleiding Dit voorstel informeert u over het tussen griffier en gemeentesecretaris aangegane dienstverleningsconvenant tussen de ambtelijke organisatie en de griffie. Feitelijke informatie In 2009 is voor het eerst een dienstverleningsconvenant griffie organisatie opgesteld. In dit convenant zijn afspraken vastgelegd tussen de griffie en de organisatie. De afspraken gaan over omvang en wijze van dienstverlening uit de organisatie aan de griffie. Het convenant bestaat uit het convenant zelf en een voortschrijdende bijlage. In het convenant, dat meerjarig geldt, staan de afspraken op hoofdlijnen. De afspraken zijn ingedeeld in een zestal categorieën, namelijk algemene ondersteuning, facilitering, informatievoorziening, ontwikkeling raadsbetrokkenheid, website en werkplek griffie. In de bijlage van het convenant worden de afspraken vertaald naar een concreet niveau. Op basis van een in het convenant afgesproken periodieke evaluatie worden de concrete afspraken voortschrijdend bijgehouden. Afweging In 2009 is het convenant, inclusief bijlage, voor het eerst opgemaakt. Het is destijds nog niet geformaliseerd. Onlangs zijn de gemaakte afspraken door griffier en gemeentesecretaris geëvalueerd en de in de bijlage opgenomen afspraken zijn geactualiseerd. Vervolgens hebben beide functionarissen hun handtekening onder het convenant gezet. Voor de inhoud wordt kortheidshalve verwezen naar beide documenten. Inzet van Middelen Er zijn geen financiële en/of personele consequenties verbonden aan dit voorstel. Procedure Het convenant wordt niet alleen aan uw college ter kennis gebracht, maar is op 20 mei jl. ook aan het Presidium ter kennis gebracht, als bijlage bij het Griffieplan. Voorgenomen besluit Wij stellen u voor bijgaand besluit vast te stellen. 1

2 Zaaknummer: KCML03 Onderwerp Dienstverleningsconvenant ambtelijke organisatie - griffie BESLUIT Het college van Heusden heeft in de vergadering van 25 mei 2010; besloten: het dienstverleningsconvenant ambtelijke organisatie griffie voor kennisgeving aan te nemen. namens het college van Heusden, de secretaris, mr. J.T.A.J. van der Ven 2

3 DIENSTVERLENINGSCONVENANT GRIFFIE AMBTELIJKE ORGANISATIE A. Ondergetekenden: 1. De griffie van de gemeente Heusden, in deze vertegenwoordigd door de griffier, 2. De ambtelijke organisatie van de gemeente Heusden, in deze vertegenwoordigd door de gemeentesecretaris, Overwegende dat, in het startdocument vorming zelfstandige griffie, waarmee het Presidium op 10 december 2007 heeft ingestemd, het opstellen van een dienstverleningsconvenant tussen bovengenoemde partijen is aangekondigd; Komen het volgende met elkaar overeen: B. Doelstellingen In dit dienstverleningsconvenant worden door de griffier en de gemeentesecretaris afspraken gemaakt over de omvang en wijze van dienstverlening vanuit de organisatie, voor zover deze taken niet in de griffie zijn ondergebracht. Aard en omvang van de ambtelijke ondersteuning (niet-limitatief): 1. Algemene ondersteuning: Voor telkens terugkerende zaken doet de griffie een beroep op delen van de organisatie. Belangrijke voorbeelden: - verbetering informatievoorziening, kwaliteits- en filterfunctie; - budgetten, Big Ben (tijdschrijven) en facturen; - workflowmanagementsysteem; - communicatie, raadsinformatie, facilitaire zaken zoals bijv.kopiëren, catering; - werving, personele aangelegenheden. Incidenteel kan de griffie ook een beroep doen op de organisatie, zoals bijv. voor juridische ondersteuning of inhoudelijke c.q. facilitaire ondersteuning bij raadsexcursies. 2. Facilitering: Bij raadsvergaderingen, raadsbijeenkomsten, bijeenkomsten van het Presidium en van diverse commissies doet de griffie een beroep op de organisatie. De ondersteuning kan o.a. bestaan uit kopiëren, inrichting vergaderruimtes, catering. 3. Informatievoorziening: De stukkenstroom (geborgde informatievoorziening van en vanuit de raad) is voor een goede werking van het duale stelsel een basisvereiste. Het gaat dan om zaken als de aanlevering van raadsstukken, behandeling van raadsvragen, actieve informatieplicht college, babs. 1/2

4 4. Ontwikkeling raadsbetrokkenheid: Bij majeure projecten of beleidsvoornemens kan een vroegtijdige betrokkenheid van de raad (brainstormfase) bijdragen aan het succes van de operatie. Het betrekken van de raad in het gedachte- en besluitvormingsproces is voorbehouden aanhet college. Vroegtijdige afstemming tussen organisatie en griffie is hierbij cruciaal. 5. Website: De website kan voor de raad een geschikt informatiekanaal zijn. Een eigen pagina/rubriek onder de vlag van de gemeentelijke website is in meerdere gemeenten operationeel. 6. Werkplek van de griffier en griffiemedewerkers C. De wijze waarop de doelstellingen worden bereikt Naast het reguliere, wekelijkse afstemmingsoverleg, vindt tenminste eenmaal per 6 maanden een evaluerend overleg plaats tussen de griffier en de gemeentesecretaris over een of meerdere onderwerpen van dit convenant. De resultaten hiervan worden opgenomen in een voortschrijdende bijlage, welke wordt geacht van het convenant deel uit te maken. De resultaten worden telkens ter kennis van het Presidium gebracht. Indien nodig kan de inhoud van dit convenant naar aanleiding van een evaluatie bijgesteld worden. D. Slotbepalingen Dit convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening. Dit convenant kan worden aangehaald als: Dienstverleningsconvenant Griffie Ambtelijke Organisatie. Aldus overeengekomen op: datum Namens de griffie, Namens de ambtelijke organisatie, Mevr. drs. E. J. M. de Graaf, Griffier Mr. J.T. A.J. van der Ven Gemeentesecretaris 2/2

5 Bijlage bij het Samenwerkingsconvenant Griffie Ambtelijke Organisatie Bijlage: versie 2 Datum: 29 april Algemene ondersteuning Voor communicatie van de raad heeft de griffie budgettaire ruimte (0,5 fte), waarvan ze voorlopig geen gebruik maakt. Overwogen wordt om budget (deels) in te zetten voor raadscommunicatieactiviteiten, i.p.v. capaciteit. De griffie maakt een inschatting van aard en omvang benodigde capaciteit en legt deze in beschrijvende zin vast in het dienstverleningsconvenant en teamplanning. Afspraak : Voor opleiding is geen budget beschikbaar in het algemene opleidingsbudget van Indien aan een dergelijk budget behoefte bestaat dient dit in de begroting van 2010 opgenomen te worden Actie: griffier Stand van zaken : actie is uitgevoerd. Griffie heeft eigen opleidingsbudget. 2. Facilitering: Wat geregeld dient te worden is het budgethouderschap (wie verantwoordt de uitgaven) en dagelijkse aansturing van raadsgerelateerde zaken ( wie stuurt de bodes aan ). De griffie wordt als klant van het team Organisatieondersteuning/facilitaire zaken gezien; de bodes doen in het kader van de uitoefening van hun taak datgene waar vanuit de griffie om wordt gevraagd als zijnde klant van facilitaire zaken. In de relatie klant/leverancier worden daar op voorhand afspraken over gemaakt. Afspraak : Budgethouderschap wordt in de organisatie neergelegd Actie: teammanager Bedrijfseconomische control Stand van zaken : actie is uitgevoerd. Afspraak: de dagelijkse aansturing blijft in de organisatie. Er worden wel nadere werkafspraken vastgelegd en gecommuniceerd. Puntsgewijs en concreet beschrijven, bijv. leeskamer, borrel na vergaderingen, werkplek griffie(r) Actie: teammanager Kwaliteitscontrol Stand van zaken : nadere afspraken moeten nog worden vastgelegd. In de praktijk gaat de uitvoering in de ogen van beide partijen naar behoren. 3. Informatievoorziening: Bij het aanleveren van raadsstukken geldt het principe: de organisatie levert aan en maakt duidelijk welke stukken als bijlage en welke ter inzage dienen, de agendacommissie bepaalt vervolgens of zij hiermee akkoord gaat. Verbeterpunt hierbij is het gebruik van het workflowmanagementsysteem. Van belang is om voor beide kanten verwachtingen duidelijk te maken, bijv. m.b.t. termijnen en doorlooptijden. Afspraak : procedure- en werkafspraken maken en vastleggen, incl. de wijze van meten van de resultaten (bijv. duur afhandeling van art. 61-vragen) Actie: teammanager Kwaliteitscontrol Stand van zaken : procedure- en werkafspraken zijn (mondeling) gemaakt en worden naar tevredenheid nageleefd. Meting van duur afhandeling art. 61-vragen vindt via BABS plaats. Vastlegging van afspraken is nog niet gebeurd. 1/2

6 Bijlage bij het Samenwerkingsconvenant Griffie Ambtelijke Organisatie 4. Ontwikkeling raadsbetrokkenheid De griffie beschikt graag over een klein algemeen budget in het kader van communicatie en ontwikkeling van de raad. Het raadsuitje kan hierbij als voorbeeld genoemd worden. Afspraak : griffiebudget creëren en bestemming hiervan formuleren Actie: De griffie heeft vanaf structureel een budget van voor o.a. externe ondersteuning en raadsexcursie(s). Budgethouder is de griffier. Stand van zaken : actie is uitgevoerd. 5. Website Er wordt gestreefd naar een eigen pagina onder de vlag van de gemeentelijke website. Stand van zaken : er wordt geen eigen raadspagina ontwikkeld. Raadsleden krijgen op een andere manier toegang tot de voor hen relevante applicaties. 6. Werkplek griffie De werkplek van griffier en griffiemedewerkers is gelijkgesteld aan die van de overige ambtelijke medewerkers. Raadsleden hebben de behoefte uitgesproken om de toegang tot de griffie laagdrempelig te maken. Afspraak : bij de beëindiging van de huisvestingsovereenkomst met de HTR, begin 2010, worden de mogelijkheden voor huisvesting van de griffie bekeken. Actie: teammanager Onderzoek Ontwikkeling en Projecten Stand van zaken : de mogelijkheden zijn bekeken, waarbij de wensen van de griffie aan het college zijn gemeld. Het college heeft besloten de HTR 3 jaar toestemming te verlenen gebruik te maken van de gemeentehuisruimte. Afspraak : Afspraak wordt bevestigd om de huisvestingsmogelijkheden voor de griffie, van goede kwaliteit, te bekijken. Griffie koppelt collegebesluit terug bij de raad/presidium. Akkoord: Mevr. drs. E.J.M. de Graaf Griffier Mr.J.T.A.J. van der Ven Gemeentesecretaris 2/2