1 VACATURE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BALIE DIENST CULTUUR-TOERISME onbepaalde duur - voltijds contractueel - niveau C1-3
2 ADMINISTRATIEF MEDEWERKER BALIE DIENST CULTUUR-TOERISME Voltijds contractueel onbepaalde duur - niveau C1-3 ALGEMENE TAAKOMSCHRIJVING Je versterkt het team van de dienst toerisme: je verzorgt een klantvriendelijk onthaal voor alle bezoekers en werkt mee aan de organisatie van de evenementen. Je wordt zowel aan de balie als op backoffice ingezet. Je hebt een uitgebreide talenkennis en regelmatig weekendwerk vormt voor jou geen probleem. DIPLOMA EN VOORWAARDEN Diploma secundair onderwijs. Enige ervaring in de toeristisch-culturele sector (stage of werkervaring). Rijbewijs B is een pluspunt. DE SELECTIEPROCEDURE Schriftelijk gedeelte Mondeling gedeelte : gesprek, met als doel de evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met het competentieprofiel van de functie Psychotechnische test Om geslaagd te zijn, moet de deelnemer aan de selectieprocedure bij de afsluiting van de selectieprocedure minstens 60% van de punten behalen. Om toegelaten te worden tot het volgende gedeelte in de selectieprocedure moet de deelnemer in elk gedeelte van de selectieprocedure eveneens minstens 50% van de punten behalen. WERVINGSRESERVE Er wordt een wervingsreserve aangelegd van 2 jaar. UURROOSTER Voltijds: 38u/week Glijdende werkuren tussen 7.30u en 18.30u (met vaste blokken van 10.00u tot 12.00u en van 14.00u tot 16.00u), in functie van de openingsuren van de dienst voor toerisme: Periode Dagen 01.04 11.11 Maandag t.e.m. vrijdag 09.00 17.00 uur Zaterdag t.e.m. zondag 10.00 17.00 uur 12.11 31.03 Maandag t.e.m. vrijdag 09.00 17.00 uur Zaterdag t.e.m. zondag 13.00 17.00 uur Je werkt gemiddeld 1 weekend op 3.
3 MEEREKENBARE ANCIËNNITEIT EN VERLONING Volgende anciënniteit wordt in aanmerking genomen voor de berekening van de administratieve anciënniteit: dienstjaren gepresteerd bij een overheid. EXTRALEGALE VOORDELEN Maaltijdcheques t.w.v. 6. Gratis hospitalisatieverzekering en mogelijkheid om gezinsleden aan te sluiten tegen voordelig tarief. Fietsvergoeding van 0,15 /kilometer. Gunstige verlofregeling: 33 dagen per jaar. HOEVEEL ZAL IK VERDIENEN? De personeelsdienst maakt op jouw vraag een loonsimulatie op. Mail naar personeelsdienst@veurne.be of bel op 058/33 55 14 met volgende informatie: - gezinstoestand (alleenstaande, kinderen ten laste ) - indien je al werkte voor een overheid: huidige anciënniteit Loonsimulatie: ALLEENSTAANDE ZONDER KINDERLAST Beginwedde (zonder anciënniteit): Wordt na 4 jaar: bruto 1.939,74 /maand netto 1.542,37 /maand bruto 2.197,73 /maand netto 1.598,42 /maand GEHUWD/SAMENWONEND MET 2 KINDEREN TEN LASTE Beginwedde (zonder anciënniteit): Wordt na 4 jaar: bruto 1.989,94 /maand netto 1.618,59 /maand bruto 2.247,92 /maand netto 1.676,38 /maand EXAMENPLANNING SCHRIFTELIJKE PROEF Plaats wordt meegedeeld bij uitnodiging 20 november om 18.30u MONDELINGE PROEF Stadskantoor de Seylsteen - Fractiezaal 7 december 2017 vanaf 9.30u PSYCHO-TECHNISCHE TEST Konvert Office, Smedenstraat 61, 8000 Brugge 8, 11 en 12 december 2017
4 WIL JE SOLLICITEREN: Je vult het elektronisch sollicitatieformulier in via www.veurne.be/vacatures en voegt volgende verplichte bijlagen toe: Sollicitatiebrief CV Uittreksel uit het strafregister Een kopie van je diploma Je sollicitatie is enkel geldig als je de opgesomde bijlagen toevoegt. Kandidaturen indienen ten laatste op 5 november 2017. Meer info kan verkregen worden bij de personeelsdienst: tel. 058/33 55 14 of personeelsdienst@veurne.be
5 Stadsbestuur Veurne Functiebeschrijving Afdeling Dienst Functiebenaming Diverse afdelingen Diverse diensten Administratief medewerker balie Niveau C1-3 Datum functiebeschrijving 20 juli 2011 PLAATS IN HET ORGANOGRAM Secretaris AFDELING DIENST DIENST Diensthoofd Administratief medewerker(s) Diensthoofd Administratief medewerker(s) Rapporteert aan het diensthoofd van de dienst of aan de afdelingsverantwoordelijke van de afdeling waaronder de dienst ressorteert, als er geen diensthoofd is.
6 HOOFDDOEL VAN DE FUNCTIE Correcte uitvoering van administratieve handelingen die rechtstreeks of onrechtstreeks een dienstverlening aan de burger betekenen. FUNCTIE-INHOUD T.a.v. de leden van de diverse gemeentelijke organen Verleent correcte en stipte medewerking bij de samenstelling van de dossiers van de dienst die ter bespreking worden voorgelegd aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Verleent correcte en stipte medewerking bij de opmaak van voorstellen van beslissing voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Verleent correcte en stipte medewerking bij de opmaak van akten en documenten die ter ondertekening worden voorgelegd aan de burgemeester en de gemeentesecretaris. Verleent correcte en stipte medewerking bij de uitvoering van de besluiten van de gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen. Verleent correcte en stipte medewerking bij de opmaak van briefwisseling van de gemeente. T.a.v. de persoon aan wie wordt gerapporteerd Pleegt overleg inzake een vlotte afhandeling van de dossiers van de dienst. Houdt registers, lijsten, inventarissen, statistieken en grafieken bij ten behoeve van beleidsvoorbereiding en rapportering. Verleent hulp bij het bijhouden van wet- en regelgeving. Wisselt relevante informatie uit. Vervangt het diensthoofd bij diens tijdelijke afwezigheid op vraag van het diensthoofd of van de gemeentesecretaris. Zorgt voor het correct invoeren van gegevens in geautomatiseerde bestanden. Klasseert en archiveert documenten en bestanden volgens het afgesproken systeem. T.a.v. eventuele collega s op de dienst Pleegt overleg inzake een vlotte afhandeling van de dossiers van de dienst. Wisselt relevante informatie uit. Werkt volgens de afgesproken processen en systematiek. T.a.v. de andere stadsdiensten Gebruikt de huisstijl. Geeft relevante informatie voor het extranet door. T.a.v. externe organisaties Neemt in overleg met het diensthoofd contact op met de diensten van de federale, Vlaamse of provinciale overheid, met intercommunales en/of verenigingen, die zich inlaten met materies die tot het takenpakket van de dienst behoren. Bezorgt tijdig informatie aan organisaties die door het stadsbestuur belast zijn met het uitvoeren van een opdracht. T.a.v. de burgers en doelgroepen Neemt aanvragen in ontvangst. Staat aan loket en telefoon de burger op een efficiënte en correcte wijze te woord. Verleent op passende wijze informatie en assistentie. Zorgt ervoor dat elke burger binnen een redelijke termijn een antwoord op zijn vraag bekomt. Hanteert een algemeen begrijpelijke en correcte taal. FUNCTIEPROFIEL Kennis Kent de werking van de gemeente. Kent en gebruikt de typedocumenten en de huisstijl. Kent en gebruikt het extranet. Kent de middelen om snel en adequaat informatie te vinden over de materies die tot het takenpakket van de dienst behoren.
7 Competenties Kerncompetenties Integriteit - Geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten. - Gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie. - Beschikt over het vermogen om respectvol en efficiënt om te gaan met verscheidenheid (o.a. sociale, etnische en religieuze achtergrond, seksuele geaardheid, anders-validiteit). - Is zich bewust van normen en waarden en handelt hier consequent naar. - Geeft aan wanneer verwacht gedrag buiten de eigen normen en de beroeps- of organisatienormen valt. Klantgerichtheid - Toont begrip voor de wensen en de belangen van een klant en streeft naar klanttevredenheid. - Verzorgt een klantvriendelijk en discreet onthaal. - Geeft gerichte informatie aan de burger over het dienstenpakket en de dienstverlening. - Vraagt door, overtuigt zich van de bedoeling van een vraag. - Maakt duidelijke afspraken en zorgt voor follow up. - Aanvaardt verantwoordelijkheid voor geleverde diensten en met name voor gemaakte fouten. - Reageert op klacht met prompt herstel, zonder defensief gedrag. Inlevingsvermogen - Toont aandacht voor behoeften van de andere(n). - Geeft de andere(n) ruimte om een mening naar voor te brengen. - Past zijn/haar gedrag aan dat van de andere(n) aan. - Toont begrip voor andere meningen en omgangsvormen. - Toont erkenning en respect voor de andere(n). Flexibiliteit - Objectiveert, toont, afstand te kunnen nemen van emotionele situatie. Resultaatgericht werken - Gebruikt verhelderende voorbeelden. - Wisselt tijdens het gesprek van informeren naar vragen, van inhoud naar procedure. - Verandert van gedragslijn bij weerstand. - Kan overweg met diverse opdrachten en plotse veranderingen. - Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen. - Spreekt zichzelf en anderen tijdig en regelmatig aan op het nakomen van afspraken en het behalen van doelen. - Gebruikt de beschikbare middelen. - Zoekt naar de meest optimale werkmethoden. - Grijpt in wanneer resultaten niet voldoen. - Is vasthoudend en weet doelen te
8 Kwaliteitsvol werken realiseren ondanks tegenslag of kritiek. - Bouwt pro-actief de dienstverlening uit en past daartoe n.a.v. meldingen of verzoeken de databank aan. Indien hij/zij de vraag zelf niet kan oplossen, signaleert hij/zij dit aan zijn/haar diensthoofd voor bespreking in team. - Verzorgt een correcte doorverwijzing. - Evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen. - Informeert de leidinggevende bij steeds terugkerende vragen, thema s en klachten. - Voorkomt dat er fouten worden gemaakt. Inzet - Toont enthousiasme en bereidheid. - Ziet kansen in plaats van problemen. - Doet iets om lacunes in kennis en vaardigheden aan te vullen. - Heeft bewezen, aan het eigen functioneren hoge eisen te stellen en daaraan te voldoen. - Participeert actie en stelt verbetering voor. Functiegerichte competenties Ordelijk werken - Houdt de werkomgeving overzichtelijk. - Behandelt het materiaal met zorg. - Bewaart documenten en bestanden logisch en/of op de juiste of afgesproken plaats en/of wijze. Nauwgezetheid - Komt gemaakte afspraken na. - Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig. - Houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking. - Is aandachtig, werkt geconcentreerd. - Beheert juist en veilig de eigen ontvangen inkomsten (tellen, opbergen, registreren). Zelfstandig werken - Kan met de nodige instructies aan de slag. Mondeling communiceren Schriftelijk communiceren - Is stipt in het nakomen van afspraken. - Kan werken zonder externe controle. - Stuurt bij als er fouten optreden. - Werkt taken volledig en tijdig af. - Formuleert helder en duidelijk. - Spreekt in begrijpelijke taal. - Kiest zorgvuldig de juiste woorden. - Pauzeert, let op reacties van toehoorder(s). - Lichaamstaal en gebaren zijn effectief en correct. - Brengt de bedoeling van de boodschap goed over. - Toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen. - Schrijft een correcte brief of nota. - Schrijft logisch opgebouwde en overzichtelijk ingedeelde teksten. - Past taalgebruik aan de doelgroep aan. Initiatief - Vraagt uit zichzelf nadere informatie. - Reageert meer proactief dan reactief. - Onderneemt ongevraagd actie om de voortgang te versnellen.
9 - Komt uit eigen beweging met idee of oplossing. - Start zelf een nieuwe taak op als het werk klaar is of vraagt naar een nieuwe opdracht. - Is actief in woord en gedrag. Samenwerken - Stelt het gezamenlijk belang boven het eigen belang. - Kan eigen sterktes en zwaktes analyseren en hier adequaat op inspelen. - Leeft afspraken met leidinggevenden en collega s na. - Doet toegevingen als het erom gaat tot een gezamenlijk resultaat te komen. - Stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep. - Pakt ideeën van anderen positief op. - Helpt collega s. - Uit zich positief over prestaties van een collega. - Brengt dynamiek in de groep en vermindert spanningen. De algemene toelatingsvoorwaarden en de algemene aanwervingsvoorwaarden 1 Art. 5. 1. Om toegang te hebben tot een functie bij het gemeentebestuur, moeten de kandidaten: 1 een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren. Dit wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2 de burgerlijke en politieke rechten genieten. 3 medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. ( ) Art. 6. 1. Om in aanmerking te komen voor aanwerving, moeten de kandidaten: 1 voldoen aan de vereiste over de taalkennis opgelegd door de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 2 slagen voor de selectieprocedure. 2. Het personeelslid dat tewerkgesteld is in een deeltijdse functie nadat het geslaagd is voor selectieproeven, is vrijgesteld van nieuwe selectieproeven wanneer de wekelijkse prestaties binnen die functie uitgebreid worden of wanneer de functie voltijds wordt. In afwijking van 1, 2, kan een kandidaat die eerder heeft deelgenomen aan een gelijkwaardige selectieprocedure, die niet ouder is dan drie jaar, voor een functie in dezelfde graad als de vacante functie, gedeeltelijk of volledig vrijgesteld worden van de deelname aan de nieuwe selectie, als hij daarvoor al slaagde of geschikt bevonden werd. Voor de nieuwe selectie gelden in dat geval de resultaten die de kandidaat behaalde voor de eerder afgelegde overeenstemmende proeven. De kandidaat vraagt de vrijstelling aan. De aanstellende overheid beslist over de vrijstelling en deelt ze schriftelijk mee aan de kandidaat en aan de selectiecommissie. 1 Volgens de rechtspositieregeling voor administratief en technisch personeel gecoördineerde versie 28 augustus 2017