gemeente Eindhoven 16R6760 Raadsnummer Inboeknummer 16bst00558 Beslisdatum B&W 26 april 2016 Dossiernummer 15.17.351 Raadsvoorstel Locatiekeuze ambtelijke huisvesting lange termijn, vanaf 2020 Inleiding Eind 2015 bent u geïnformeerd over de uitgangspunten voor de lange termijn ambtelijke huisvesting vanaf 2020, de scenario s, uitgangspunten en eerste berekeningen van de benodigde m2 voor deze huisvesting en de toekomstverkenning lange termijn huisvesting. Ook is toen gemeld dat wij dit alles inbrengen in de aanbesteding Slim Verduurzamen Gemeente Gebouwen (SVGG). Inmiddels zijn de inschrijvingen van de aanbesteding SVGG ontvangen en beoordeeld en zijn we gestart met de pre-award fase. Daarom leggen we u nu de volgende besluiten voor over de ambtelijke huisvesting vanaf 2020 m.b.t. de locatiekeuzes 1. Wettelijke taak Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Onvermijdelijk Vervolg op het dossier en raadsinformatiebrief 15bst01311 en noodzakelijk voor het vervolg van de aanbesteding SVGG en de ambtelijke huisvesting. Tijdens de presentatie op 12 april heeft wethouder Schreurs dit dossier over de locatiekeuze toegezegd. Doelstelling Een locatiekeuze maken voor de ambtelijke huisvesting vanaf 2020 die past bij de eerder vastgestelde kaders, de toekomstverkenning en scenario s en de resultaten uit de aanbesteding SVGG (tot nu toe). Voorstel 1. Kennisnemen dat de drie consortia die hebben ingeschreven voor de aanbesteding SVGG aan verduurzaming en het regulier invullen van de taken (renovatie, onderhoud en beheer) alle drie invulling geven door: a. een (nieuwe) manier van werken die uitgaat van verdergaande samenwerking (intern en extern) b. een plan dat mee kan ademen met de organisatie (snelheid 1 t/m 5 van de huisvestingsscenario s (raadsinformatiebrief 15bst01311) c. de gevraagde doelstellingen en taken, waaronder portefeuilleflexibiliteit door 1 Het betreft dan de keuzes die in alle drie de inschrijvingen voorkomen.
vertrek uit het Stadskantoor in 2020. d. het verplaatsen van het Inwonersplein naar een centrale locatie rond het e. eventuele verdere krimp (groter dan de 11.000 m2 Stadskantoor) te realiseren in Mercado en/of NRE-gebouw f. de locaties Stadhuis en Stadhuistoren als centraal punt binnen de ambtelijke huisvesting te beschouwen g. geen gebruik te maken van het pand Stadhuisplein 6 voor ambtelijke huisvesting. 2. Kennisnemen van de flexibele werkplekken in de stad, zoals benoemd in RIB 15bst01311, niet inhouden dat we sub locaties voor onze huisvesting in de stad gaan huren of kopen, maar dat dit vooral betekent dat we het werken in de stad technisch faciliteren (plaats- en tijdonafhankelijk werken), zodat samenwerken in brede zin in de stad mogelijk is. 3. Gezien de voorstellen 1 en 2 hiervoor en de eerder aangegeven kaders (huisvesting rond het Stadhuisplein en in eigen gebouwen) in te stemmen met: a. het aanhouden van het Stadhuis en de Stadhuistoren als vaste kern voor de ambtelijke huisvesting b. het verlaten van het Stadskantoor in 2020 c. de huisvesting van de vaste kern vanaf dan te concentreren in het Stadhuis en de Stadhuistoren (na renovatie), Mercado en het NRE-gebouw en mogelijk (afhankelijk van de uitkomst aanbesteding SVGG) het Designhuis. d. het realiseren van een nieuw inwonersplein op een centrale locatie rond het e. het feit dat gebouw Stadhuisplein 6 niet meer gebruikt wordt als locatie voor ambtelijke huisvesting lange termijn en kennisnemen van het feit dat een alternatief scenario van verkoop in een vergevorderd stadium is. Argumenten 1.1 Wat is de actuele status van de aanbesteding SVGG? Na de marktverkenning, de exploratiedagen, het matchmaking event en de verdiepingssessies zijn we gestart met de aanbesteding 2 zelf. In de eerste fase (selectiefase) gingen we terug van 17 naar 5 consortia waarmee we de dialoogrondes gestart zijn. Na twee rondes is het aantal verder teruggebracht naar 3 consortia op basis van de kwaliteit van hun plannen voor samenwerking. Na nog twee dialoogrondes zijn de drie consortia uitgenodigd om een definitieve inschrijving te doen. Deze inschrijvingen zijn begin maart ontvangen en beoordeeld. De best scorende partij 3 heeft inmiddels een uitnodiging gehad voor de pre-award fase. De bedoeling is dat we deze fase voor de zomer afronden met een B&W-besluit over de definitieve gunning. 1.2 Wat kan er al geconcludeerd worden uit de drie inschrijvingen SVGG? 2 Een combinatie van een concurrentiegerichte dialoog en best value procureren. 3 Op basis van kwaliteit: verduurzamingsprestatie, soliditeit van de business case, risico s en kansen en de geschiktheid van sleutelfunctionarissen.
De drie consortia die hebben ingeschreven voor de aanbesteding SVGG vertaalden alle drie de ingebrachte toekomstverkenning, tezamen met hun eigen expertise, in een (nieuwe) manier van werken. Deze manier van werken gaat uit van verdergaande interne en externe samenwerking en dus een werkomgeving die daarbij aansluit (cross-sectoraal, adaptief, van buiten naar binnen en living lab). De drie consortia geven in hun plannen ook invulling aan de gevraagde flexibiliteit (meebewegen, mee ademen met de organisatie) doordat ze mee kunnen bewegen met alle 5 de huisvestingsscenario s uit de raadsinformatiebrief 15bst0311 (fysiek en financieel) en de wijze waarop de samenwerking wordt ingevuld (flexibiliteit in het contract). 1.3 Wat betekent dit voor de locatiekeuze ambtelijke huisvesting? In alle drie de inschrijvingen worden het Stadhuis en de Stadhuistoren in gezamenlijkheid gezien als centrale locatie voor de ambtelijke huisvesting. In alle drie de inschrijvingen is daarnaast het vertrek uit het Stadskantoor in 2020 opgenomen als de beste keuze gezien de doelstellingen, de gevraagde portefeuilleflexibiliteit en de ingebrachte toekomstverkenning en huisvestingsscenario s. Alle drie geven ze ook aan dat het verplaatsen van het Inwonersplein dan een logisch en noodzakelijk gevolg is. Ze hebben dat meegenomen in hun plannen op basis van de dienstverleningsvisie Reis van de Ze hebben dat niet alle drie op dezelfde wijze ingevuld, maar wel alle drie op een centrale locatie rond het Stadhuisplein gepositioneerd. Verdere krimp, bovenop de 11.000 m2 Stadskantoor, vullen de drie consortia verschillend in (Mercado en/of NRE). Tot slot hebben de drie consortia het pand Stadhuisplein 6 geen van allen opgenomen in hun plannen voor ambtelijke huisvesting. 1.4 Hoe verloopt het verdere proces van de aanbesteding SVGG? Zoals bij argument 1.1 beschreven zijn we net gestart met de pre-award fase. Ervan uitgaande dat we met name de verificatie daarin goed afronden, krijgt het college voor de zomer het verzoek om in te stemmen met de definitieve gunning. Voorafgaand daaraan wordt u verzocht in te stemmen met dit dossier (locatiekeuze) en met een dossier over de definitieve financiële uitgangspunten die onder uw mandaat vallen. Mocht tijdens de verificatie blijken dat de nu geselecteerde partij haar aanbod uit de inschrijving niet gestand kan doen, dan valt zij af en starten we met de nummer 2 van de beoordeling een pre-award fase. 2.1 Hoe organiseren we de flexibele werkplekken in de stad? In de adviesnota en raadsinformatiebrief 15bst01311 is aangegeven dat we in 2020 afwisselend werken vanuit de vaste kern, flexibele werkplekken in de stad of thuis. Dat houdt in dat we voor de vaste kern huisvesting moeten regelen (o.a. dit dossier) en dat we voor de andere twee onderdelen vooral de technische voorzieningen moeten faciliteren om werken in de stad en thuis mogelijk te maken. Door dit plaats- en tijdonafhankelijk werken goed te faciliteren, maken we het samenwerken in de stad mogelijk en ondersteunen we middels de mogelijkheid om thuis te werken een betere balans werk-privé. Wellicht ten overvloede de vermelding
dat het dus niet de bedoeling is dat we sub locaties in de stad gaan huren/kopen om daar fysieke werkplekken te realiseren. 3.1 Hoe gaat het proces verder met betrekking tot de locaties? Het besluit over dit dossier wordt ingebracht in de pre-award fase van de aanbesteding SVGG en verder uitgewerkt. Deze uitwerking, o.a. financieel en juridisch en kansen en risico s, wordt aan B&W voorgelegd bij het dossier over de definitieve gunning SVGG binnen de financiële kaders zoals eerder aangegeven in de raadsinformatiebrief 15bst01311. Waar van toepassing volgens het mandaatregister zullen deelbesluiten (o.a. financieel) aan u worden voorgelegd. Kanttekeningen 3.1 Wat gebeurt er als u niet akkoord gaat met de voorgestelde locatiekeuze? Indachtig de gekozen resultaten uit de marktverkenning en de daaruit volgende projectvisie SVGG (lange termijn benadering, systeembenadering en samenwerken) hebben we ervoor gekozen eerst de dialoog met de markt te voeren en hun plannen af te wachten en pas daarna de locatiekeuze voor de ambtelijke huisvesting aan u voor te leggen. Op die manier volgen we de projectvisie, maken we optimaal gebruik van de expertise van de markt en behalen we het maximale resultaat voor de doelstellingen SVGG. Vraag is dan wel wat er gebeurt met deze aanbesteding als u nee zegt tegen de voorgestelde locatiekeuze in dit dossier? Een negatief besluit op de nu voorgestelde locatiekeuze heeft geen effect op de aanbesteding en gunning van de opdracht SVVG. Wel dwingt het tot een ingrijpende herziening van de planvorming wat effect heeft op de doelrealisatie van SVVG. Kort gezegd komt het neer op een vermindering van de duurzaamheidsprestaties die worden gerealiseerd voor het beschikbaar gestelde budget. 3.2 Is er een risico dat we straks te weinig werkplekken hebben? De aanbesteding en straks het contract SVGG is zo opgezet dat het mee kan ademen met de organisatie. Snelheid 1 t/m 5 van de huisvestingsscenario s zijn daarbij nu al aantoonbaar verwerkt in de ingediende plannen zodat meebewegen fysiek en financieel mogelijk is. En zelfs bij snelheid 1, waarbij het aantal m2 gelijk blijft aan de meters die nu in gebruik zijn, moet het, zoals beschreven in dossier 15bst01311, in 2020 mogelijk zijn om zonder het Stadskantoor de benodigde huisvesting te organiseren. Dan nog kan het zijn, dat er onverwachte ontwikkelingen zijn die maken dat we buiten deze 5 scenario s terecht komen en bv. toch meer werkplekken nodig hebben. Is dat dan mogelijk? Het antwoord is ja, dat is mogelijk binnen het af te sluiten contract SVGG. Dit contract is gericht op samenwerking en flexibiliteit en de consortia zijn hierop mede beoordeeld. Mocht zich deze situatie voordoen, dan gaan we samen in gesprek om dit goed op te lossen. Dat wil overigens niet zeggen dat dit altijd met gesloten beurs kan, wel dat dit maximaal nagestreefd wordt en dat eventuele extra kosten tot een minimum beperkt worden, goed onderbouwd zijn en nooit meer dan marktconform. Kosten De aanbesteding SVGG kent de volgende hoofddoelstelling: Het, onder een sluitende Business Case, realiseren van duurzame ambtelijke huisvesting in het stadshart van Eindhoven, gegeven de transformatie naar het nieuwe
werken, qua gebouwinrichting(en) en werkwijze(n). In het dossier 15bst01311 is hieraan nog het besluiten toegevoegd die aan het begrip sluitende businesscase verder invulling geven. De consortia zijn bij hun inschrijving uitgegaan van snelheid 3 (en dus de bijbehorende krimp in m2 en budgetten), maar moesten tevens aantonen dat ze mee kunnen bewegen tussen snelheid 1 t/m 5 (fysiek en financieel). Alle drie voldoen ze aan de minimaal gestelde criteria, echter wel op verschillende wijze. In het dossier over de definitieve gunning wordt de daarbij behorende businesscase vanzelfsprekend toegevoegd. Communicatie Bij de hele aanbesteding SVGG is steeds contact geweest met de betrokken sectoren. Zij zijn dus op de hoogte van de plannen van de consortia en hebben de inschrijvingen ook mede beoordeeld. In het vervolgproces (pre-award en beheer) spelen zij vanzelfsprekend ook een rol. Planning en uitvoering De nu gestarte pre-award fase loopt tot eind juli 2016. Evaluatie Deze vindt plaats via de reguliere P&C-cyclus en daarnaast waar nodig via separate dossiers. Bijlage(n) N.v.t. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,, secretaris.
Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 26 april 2016 ; besluit: 1. Kennisnemen dat de drie consortia die hebben ingeschreven voor de aanbesteding SVGG aan verduurzaming en het regulier invullen van de taken (renovatie, onderhoud en beheer) alle drie invulling geven door: a. een (nieuwe) manier van werken die uitgaat van verdergaande samenwerking (intern en extern) b. een plan dat mee kan ademen met de organisatie (snelheid 1 t/m 5 van de huisvestingsscenario s (raadsinformatiebrief 15bst01311) c. de gevraagde doelstellingen en taken, waaronder portefeuilleflexibiliteit door vertrek uit het Stadskantoor in 2020. d. het verplaatsen van het Inwonersplein naar een centrale locatie rond het e. eventuele verdere krimp (groter dan de 11.000 m2 Stadskantoor) te realiseren in Mercado en/of NRE-gebouw f. de locaties Stadhuis en Stadhuistoren als centraal punt binnen de ambtelijke huisvesting te beschouwen g. geen gebruik te maken van het pand Stadhuisplein 6 voor ambtelijke huisvesting. 2. Kennisnemen van de flexibele werkplekken in de stad, zoals benoemd in RIB 15bst01311, niet inhouden dat we sub locaties voor onze huisvesting in de stad gaan huren of kopen, maar dat dit vooral betekent dat we het werken in de stad technisch faciliteren (plaats- en tijdonafhankelijk werken), zodat samenwerken in brede zin in de stad mogelijk is. 3. Gezien de voorstellen 1 en 2 hiervoor en de eerder aangegeven kaders (huisvesting rond het Stadhuisplein en in eigen gebouwen) in te stemmen met: a. het aanhouden van het Stadhuis en de Stadhuistoren als vaste kern voor de ambtelijke huisvesting b. het verlaten van het Stadskantoor in 2020 c. de huisvesting van de vaste kern vanaf dan te concentreren in het Stadhuis en de Stadhuistoren (na renovatie), Mercado en het NRE-gebouw en mogelijk (afhankelijk van de uitkomst aanbesteding SVGG) het Designhuis. d. het realiseren van een nieuw inwonersplein op een centrale locatie rond het e. het feit dat gebouw Stadhuisplein 6 niet meer gebruikt wordt als locatie voor ambtelijke huisvesting lange termijn en kennisnemen van het feit dat een alternatief scenario van verkoop in een vergevorderd stadium is. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 21 juni 2016. J. Verheugt, griffier.