gemeente Eindhoven InitiatiefvoorstelPlan van aanpak raadsverkenning naar aanleiding van AcM2 (Orgelplein)

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 13R5353 Inboeknummer Dossiernummer InitiatiefvoorstelPlan van aanpak raadsverkenning naar aanleiding van AcM2 (Orgelplein) Inleiding In de raadsvergadering van 26 maart 2013 is de Actuele Motie raadsverkenning naar aanleiding van het dossier Orgelplein (AcM2) aangenomen. De raad heeft met deze motie besloten tot het instellen van een werkgroep met als taak: - om in overleg met het college vóór 1 mei een notitie voor te bereiden; - in die notitie een vraagstelling uit te werken voor een verkenning van huidige maatschappelijke ontwikkelingen en daarbij horende aanpassingen aan cultuur, vorm en taakstelling van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie en van de cultuur van controle van de gemeenteraad; - in de notitie de wijze van verkennen aan te geven en de voorwaarden (begeleiding, budget, tijd, etc.). In de verklaring die mevrouw Fiers heeft afgelegd op 11 maart 2013 waarin zij haar aftreden heeft aangekondigd en de brief van het college inzake dat aftreden en het proces Orgelplein d.d. 12 maart 2013 zitten aanknopingspunten voor een verkenning naar de wisselwerking tussen het bestuur en het ambtelijk apparaat. De vraag naar Hoe heeft het dossier Orgelplein zich zo kunnen ontwikkelen? kan een startpunt zijn voor een bredere verkenning van de cultuur binnen het Stadhuis. De veranderende rol van de overheid vraagt om een andere organisatiecultuur en om een herijking van de definitie bestuurlijke verantwoordelijkheid. In de motie is aangegeven dat het verleden vooral gebruikt moet worden om te leren hoe het in de toekomst beter kan. De raadsverkenning kan een goed middel zijn om te komen tot aanbevelingen om de wisselwerking tussen politiek, bestuur en organisatie te versterken. Samenspraak tussen de raad en het college is essentieel om recht te doen aan de eigen onderscheiden verantwoordelijkheid. Dit initiatiefvoorstel is het resultaat van de werkgroep die is ingesteld waarbij het bovenstaande als uitgangspunt heeft gediend. Daarbij vindt de werkgroep het van belang om in de verkenning ook heel nadrukkelijk de verhoudingen tussen binnen en buiten mee te nemen. De maatschappelijke ontwikkelingen maken dat de rol die de overheid kan en moet spelen aan herbezinning toe is. De samenleving verandert,

2 de samenstelling van de stad verandert en welke rol heeft de overheid daarin te spelen? Het college is in de werkgroep vertegenwoordigd door wethouder Depla. Hij heeft als adviseur opgetreden. In dit voorstel wordt door de werkgroep een plan van aanpak gepresenteerd. Bestuurlijk kader a Uitvoering geven aan aangenomen Actuele Motie (AcM2) d.d. 26 maart 2013 In deze motie is opgenomen dat er vóór 1 mei een notitie wordt voorbereid. Dit initiatiefvoorstel is deze gevraagde notitie. Doelstelling De raadsverkenning geeft inzicht in wat de huidige maatschappelijke ontwikkelingen betekenen voor de cultuur, rol en werkwijze van de raad, college en ambtenaren naar de toekomst. Het biedt aanbevelingen voor de werkwijze van de raad. Hiermee kan de nieuwe raad (verkiezingen in maart 2014) haar werkwijze verbeteren. Ook kan dit inzicht als input dienen voor het coalitieakkoord in Voorstel 1. In te stemmen met het houden van een Raadsverkenning door vier cases te onderzoeken: a. Orgelplein; b. WijEindhoven in de startgebieden; c. 18 Septemberplein; d. Metavisie cultuur. 2. Een raadswerkgroep in te stellen die het proces van de Raadsverkenning voorbereidt en begeleidt. Argumenten 1. Raadsverkenning is op de toekomst gericht Het dossier Orgelplein is de aanleiding geweest om een raadsverkenning te starten. Het wordt steeds meer duidelijk dat door diverse maatschappelijke ontwikkelingen de rol die de overheid kan en moet spelen aan herbezinning toe is. Wat betekenen de huidige ontwikkelingen voor de cultuur, rol en werkwijze van de raad, college en ambtenaren naar de toekomst? Hoe verhouden de raad, college en ambtenaren zich tot de stad? Hoe zou een casus als het Orgelplein nu worden aangepakt? Wat is er te leren uit het verleden met het oog op de toekomst? De werkgroep wil aan de hand van 4 centrale thema s de verkenning vorm geven. De thema s zijn ontleend aan het rekenkamerrapport Sturen op de achterbank uit Bij de 4 thema s staat een aantal vragen die de richting geven van de verkenning. Dit zal in de verkenning zelf verder worden uitgewerkt. 2

3 1. Leiderschap - Hoe organiseer je macht en tegenmacht? - Wat voor een soort leiderschap is er nodig? 2. Samenspel raad en college - Hoe om te gaan met horizontale verantwoording? - Wat is de rol die de raad dient te spelen in verschillende situaties? - Wat is de rol de het college dient te spelen in verschillende situaties? 3. Samenwerking externe partijen - Hoe om te gaan met de inwoners van de stad? - Wat betekent van buiten naar binnen werken voor het bestuur? - Wat betekent van buiten naar binnen werken voor de organisatie? 4. Organisatie - Welke competenties worden van ambtenaren verwacht in verschillende situaties? 2. Selectie van 4 cases De werkgroep wil bovenstaande vraagstellingen uitwerken door een aantal cases nader te onderzoeken. Daarom is aan het college gevraagd om een gemotiveerde lijst van circa 10 cases op basis van een goede mix tussen: - groot/klein - sterk/zwak - zacht/hard - routinematig/innovatief - succesvol/frictie (te verwachten). Uit deze lijst (zie bijlage) heeft de werkgroep 3 cases geselecteerd. Het betreft: - WijEindhoven in de startgebieden; - 18 Septemberplein; - Metavisie cultuur. Uiteraard heeft de werkgroep eerder besloten het Orgelplein als casus toe te voegen. Vandaar dat deze ook niet op de lijst van het college was opgenomen. De gekozen cases geven een goede mix op basis van bovenstaande criteria. 3. Werkwijze verkenning De werkgroep stelt zich de volgende werkwijze voor. Workshops Per casus wordt een workshop georganiseerd. De workshop wordt door een ambtelijke groep (bestaande uit de griffie, lid directieraad en inhoudelijk betrokkene) voor de raadswerkgroep voorbereid. Voor deze workshop worden 3

4 uitgenodigd: raadsleden, college, directieraad, inhoudelijk betrokken ambtenaren, burgers en instellingen. Onder leiding van een externe workshopleider wordt gestructureerd gewerkt aan de vraagstellingen onder argument 1 genoemd. Voor elke workshop zal een zelfde aanpak en vraagstelling worden gehanteerd. Hiermee wordt het vergelijkbaar en kunnen er conclusies worden getrokken voor het totaal. De workshops zijn interne werkbijeenkomsten waarin deelnemers de gelegenheid krijgen om open en veilig hun inbreng te leveren. Een rapporteur zal zorgen voor een verslag van de workshop dat als input dient voor de raadsconferentie en eindrapportage. Externe oriëntatie Wat kan Eindhoven leren van een ander? Een externe oriëntatie maakt onderdeel uit van de verkenning op elk van de vier cases. Deze oriëntatie kan bestaan uit het bezoeken van een andere gemeente, het uitnodigen van een deskundige, etc. Raadsconferentie en eindrapportage De opbrengsten uit de workshops en externe oriëntatie komen bij elkaar in een raadsconferentie. De uitkomsten worden neergelegd in een eindrapportage. Deze eindrapportage kan als input dienen voor het verbeteren van de werkwijze van de raad en voor de formatiebesprekingen 2014, bijvoorbeeld afspraken over gewenste leiderschapsstijlen in de organisatie of keuzen voor verscheidende rollen van de raad op diverse dossiers. 4. Instellen raadswerkgroep De werkgroep die bij de actuele motie is ingesteld, heeft met de oplevering van dit initiatiefvoorstel de opdracht vervuld. Het is echter belangrijk dat de raad expliciet betrokken blijft bij de uitvoering van deze raadsverkenning. Voorgesteld wordt dan ook om een kleine, slagvaardige raadswerkgroep in te stellen bestaande uit 4 tot 5 raadsleden. Deze raadswerkgroep heeft een procesrol in het voorbereiden en begeleiden van de raadsverkenning. Kosten Naast de inzet van raadsleden, college, griffie en ambtelijk apparaat zullen de kosten voor de raadsverkenning bestaan uit: 1. externe procesbegeleider; 2. gespreksleider(s) workshops; 3. opstellen eindrapportage; 4. reis- en verblijfskosten (bus en broodje) externe oriëntatie. Uitgangspunt is sober en doelmatig. Het bedrag kan gedekt worden uit het raadsbudget voor maatschappelijke verkenningen en van de Rekenkamercommissie (op dit budget wordt per 2014 een bezuiniging doorgevoerd; in 2013 blijft budget over). Extra budget is niet nodig. 4

5 Planning en uitvoering Workshops: juni / augustus/ september (Planning is om de casus 18 Septemberplein in juni te doen en de overige 3 cases na het zomerreces.) Externe oriëntatie: augustus/september Conferentie: september Rapportage: oktober Evaluatie De werkgroep stelt drie evaluatiemomenten voor: 1. na oplevering van het eindproduct 2. na presentatie van het coalitieakkoord halverwege de raadsperiode Op deze momenten zal gerapporteerd worden over de doorwerking van de raadsverkenning. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: b AcM2 Raadsverkenning n.a.v. het dossier Orgelplein (d.d. 26 maart 2013) b De lijst met 10 cases a De bijlagen zijn geplaatst op het Raadsinformatiesysteem. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. De werkgroep Raadsverkenning. Eindhoven, 1 mei 2013 M. van Dorst B. van Kaathoven T. van den Nieuwenhuijzen K. Rijnders J. Rozendaal M. Verhees C. Weijs (voorzitter) 5

6 Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien de aangenomen AcM2 in de raadsvergadering van 26 maart 2013; gezien het initiatiefvoorstel van de werkgroep Raadsverkenning van 1 mei 2013; besluit: 1 In te stemmen met het houden van een Raadsverkenning door vier cases te onderzoeken: a. Orgelplein; b. WijEindhoven in de startgebieden; c. 18 Septemberplein; d. Metavisie cultuur. 2 Een raadswerkgroep in te stellen die het proces van de Raadsverkenning voorbereidt en begeleidt. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier. jve/ha