Bijeenkomst 22 juni 2017

Transcriptie

1 Notitie Rekenkamercommissie AOGW Bijeenkomst 22 juni 2017 Aan Raadswerkgroep Rekenkamercommissie Aalten, Oost-Gelre, Winterswijk Vught, 19 juni 2017 Van Dr. Igno Pröpper

2 Inhoudsopgave 1 Agenda Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen... 2

3 Pagina 1 1 Agenda 1 Bespreken voortgang en resultaten van de lopende onderzoeken. 2 Afstemming met college over onderzoek naar doelmatigheid en effectiviteit van het door het college gevoerde bestuur (zie ook verslag 13 maart jl.) 4 Inventarisatie en opstarten van nieuwe onderzoeken (zie volgende pagina). 3 Wat verder ter tafel komt.

4 Pagina 2 2 Groslijst mogelijke onderzoeksonderwerpen Onderwerpen die al op de groslijst staan/ stonden Wmo De decentralisaties zijn zeer belangrijk voor de gemeenten. Op dit moment is nog veel onduidelijk en is het de vraag wat de rekenkamercommissie precies zou moeten onderzoeken, maar het onderwerp moet wel in beeld blijven. Onderwerp zal waarschijnlijk de komende jaren interessant blijven. Mogelijk nog onderzoeken nav nieuwe ontwikkelingen. Wellicht in het geval van nieuwe ontwikkelingen onderzoeken. Onderwerp dus in beeld houden door het in de onderzoeksagenda 2014 op te nemen als mogelijk onderwerp. Inrichten organisatie en administratie op decentralisaties. In hoeverre is de administratie van de gemeente toegerust ten aanzien van de nieuwe taken die meekomen met de decentralisaties? Het is belangrijk dat de raden straks de goede informatie krijgen om te kunnen controleren of het geld in overeenstemming met de gestelde kaders besteed wordt (bijv. hoeveel van elke euro is er nu bij de hulpbehoevende aan bed terecht gekomen?). Nu moet dus al nagedacht worden hoe het systeem wordt ingericht. Er is nog veel onzeker tav de decentralisaties en de kaders die raden willen stellen. De kaders moeten eerst gesteld worden voor dit onderzocht kan worden. Onderwerp in beeld houden door het in de onderzoeksagenda 2014 op te nemen als mogelijk onderwerp. Uit het overleg van de raadswerkgroep d.d. 13 maart 2017 Nagaan in hoeverre het relevant is om de drie lopende onderzoeken (Gronduitgifte, Gemeenschapshuizen, Sportbeleid) ook uit te voeren in de andere gemeenten. Eventueel in de vorm van een quick scan. Nagaan of het IT onderzoek Winterswijk ook in de andere gemeenten kan worden uitgevoerd (al dan niet als quick scan). Inventariseren van nieuwe onderwerpen Aangezien de rekenkamercommissie de ruimte wil hebben om in te spelen op actualiteiten en ook graag de raden / raadswerkgroep wil betrekken bij de onderwerpkeuze, heeft nog geen besluitvorming plaatsgevonden over nieuwe onderzoeken.de rekenkamercommissie staat altijd open voor suggesties vanuit de gemeenteraden en hoort het dus graag wanneer deze er zijn.

5 Pagina 3

6 Verslag vergadering Rekenkamercommissie AOGW concept- Datum: 13 maart 2017 Locatie: Gemeentehuis Oost Gelre (Lichtenvoorde) Aanwezig: Richard Klein Tank (voorzitter, Oost Gelre); Hans Bongers (OG): Tom de Graaf (Winterswijk); Rudi Wossink (Aalten); John Vinke (griffie OG); Igno Pröpper en Freddie Vaags (Partners+Pröpper) Afwezig: Frank Roerdinkholder (Winterswijk) en Martin Veldhuizen (Aalten) 1. en 2. Opening en vaststelling agenda Richard Klein Tank opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. In het bijzonder Freddie Vaags die voor het eerst aanwezig is. Freddie introduceert zich kort. Hij is senior adviseur/ onderzoeker bij Partners+Pröpper. Hij is betrokken bij de uitvoering van de drie rekenkameronderzoeken bij de gemeenten. De agenda wordt vastgesteld zoals toegestuurd. Van de vorige bijeenkomst is geen verslag opgesteld. 3. Stand van zaken 3 onderzoeken 2016 Op hoofdlijnen wordt de status en de inhoudelijke stand van zaken gedeeld. Alle onderzoeken zijn nog onderhanden. Het betreft dus voorlopige bevindingen. Uitgangspunt is om voor de drie onderzoeken voor de zomer een conceptrapport op te leveren. Oost-Gelre Gronduitgifte Onderzoek zit in uitvoeringsfase. Betreft nu voornamelijk het reconstrueren van de gebeurtenissen en context. Aan de hand van gesprekken met en documentatie van enerzijds de gemeente en anderzijds de burgers die de klagers vertegenwoordigen. Naar verwachting zal eerste concept over een paar weken worden opgeleverd. Aalten Gemeenschapshuizen Betreft onderzoek bij negen gemeenschapshuizen. Gesprekken met wethouders, begeleidingscommissie raad en ambtenaren zijn gevoerd. Van de werkateliers ter plaatse zijn de meeste uitgevoerd. 1

7 Gemeente hecht nadrukkelijk belang aan inbreng van gemeenschapshuizen bij vaststelling toekomstig beleid. Vandaar dat in het proces van oplevering van het rapport een stap wordt ingelast waarbij aan de besturen van de gemeenschapshuizen een terugkoppeling wordt gegeven waarin de geleerde lessen van en voor de gemeenschapshuizen centraal staan. Hierbij is van belang om onderscheid te maken naar type gemeenschapshuis: de bevindingen, geleerde lessen en aanbevelingen gelden niet in gelijke mate voor alle gemeenschapshuizen. Winterswijk Sportbeleid In uitvoeringsfase. Gesprekken met gemeente zijn gevoerd. Drietal werkateliers staan gepland voor eind maart. 4. Verzoek vanuit Winterswijk om gezamenlijk onderzoek ICT in 2017 Vanuit Winterswijk is de vraag gekomen om een onderzoek naar de toekomstvastheid van de IT-huishouding uit te voeren. De gemeente wil hier expliciet (nieuw) beleid voor maken. Van belang is om maximaal aan te sluiten op de huidige externe ontwikkelingen en na te gaan in hoeverre de IT zelfstandig ( in eigen beheer ) ingevuld moet blijven worden. Hiervoor is een werkgroep gevormd. Opdracht wordt uitgevoerd door Partners+Pröpper. Vanuit Aalten en Oost Gelre bestaat ook interesse om deels aan te haken. Dit wordt de komende tijd verkend. Vanuit Winterswijk wordt hierbij aangegeven dat het aanhaken van Aalten en Oost Gelre niet tot vertraging van de doorlooptijd mag leiden. Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat IT een middel blijft en geen doel. Maar óók dat IT nieuwe beleidswegen kan openen (vliegwielfunctie). 5. Afstemming van rekenkameronderzoek op de verplichte onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid Afstemming van de rekenkameronderzoeken op de verplichte onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur is een verplichting volgens artikel 213a, lid 3 van de Gemeentewet: Het college stelt de rekenkamer of, indien geen rekenkamer is ingesteld, personen die de rekenkamerfunctie uitoefenen, tijdig op de hoogte van de onderzoeken die hij doet instellen en zendt haar, onderscheidenlijk hen, een afschrift van een verslag als bedoeld in het tweede lid. Op dit moment is onduidelijk in welke mate doelmatigheid en doeltreffendheid onderdeel zijn van onderzoeken binnen de gemeenten. Denk hierbij aan kwaliteitsonderzoeken, (interne) audits, externe accountantscontrole. Afgesproken wordt om dit in de volgende vergadering verder te bespreken. 2

8 6. Inventarisatie mogelijke onderzoeksonderwerpen Besloten wordt om de lopende drie onderzoeken vanuit de rekenkamer alsmede het IT onderzoek voor Winterswijk eerst af te ronden voordat andere worden opgestart. Vanuit de eerste inventarisatie komen de volgende suggesties voor nieuwe onderzoeksonderwerpen naar voren. Nagaan in hoeverre het relevant is om de drie lopende onderzoeken (Gronduitgifte, Gemeenschapshuizen, Sportbeleid) ook uit te voeren in de andere gemeenten. Eventueel in de vorm van een quick scan. Daarom is van belang dat de uitkomsten (bevindingen, conclusies, aanbevelingen) van de onderzoeken ook met de andere gemeenten worden gedeeld. Ook expliciet nagaan of het IT onderzoek Winterswijk ook in de andere gemeenten kan worden uitgevoerd (al dan niet als quick scan). 7. Wat verder ter tafel komt Geen punten. 8. Rondvraag en sluiting Geen punten voor de rondvraag. De volgende vergadering is te plannen, op een nader te bepalen datum in juni, voor het zomerreces. ============================= 3