b Onvermijdelijk Evenementen brengen afbreukrisico s met zich mee. Deze risico s moeten zoveel mogelijk voorkomen en / of geborgd worden.

Transcriptie

1 gemeente Eindhoven Raadsnummer 12R5089 Inboeknummer 12 bst01789 Beslisdatum B&W 6 oktober 2012 Dossiernummer Raadsvoorsteltot het vaststellen van het Evenementenbeleid in Eindhoven "Gastvrij en veilig". Inleiding Op 21 juli 2009 heeft uw Raad het evenementenbeleid vastgesteld. Zoals aangegeven in de raadsinformatiebrief d.d. 3 juli 2012 laat de huidige situatie een aantal knelpunten zien: - onvoldoende focus en sturing op het uitvoeren van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen. - organisatieonderdelen staan los van elkaar. - advisering en vergunningverlening verloopt onvoldoende gestructureerd en niet tijdig. - onvoldoende transparantie in taakverdeling, procedures en afspraken met partners. Daarbij komt dat ontwikkelingen en incidenten tijdens evenementen in andere steden en landen de noodzaak laten zien van een verdergaande professionalisering en afbakening van de gemeentelijke taken op het gebied van evenementen. In dat verband is aan u toegezegd het huidige evenementenbeleid te herzien. Bij dezen treft u daartoe het raadsvoorstel aan. Bestuurlijk kader b Wettelijke taak Artikel Algemeen Plaatselijke Verordening gemeente Eindhoven 2010 b Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Citymarketing en evenementen b Onvermijdelijk Evenementen brengen afbreukrisico s met zich mee. Deze risico s moeten zoveel mogelijk voorkomen en / of geborgd worden. Doelstelling Met het herijken van het evenementenbeleid van 2009 streven we de volgende effecten na: - Eenheid: in beleid, organisatie, leiding en communicatie - Tijdigheid: in advisering en vergunningverlening

2 - Transparantie: in taakverdeling, procedures en afspraken met partners - Opvolging: handhavingsprotocollen Voorstel 1. Vaststellen van de notitie Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig, met ingangsdatum1 januari 2013, waarbij hoofdpunten van het evenementenbeleid zijn: a. EHV365 vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. b. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid hetgeen wordt vertaald in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. c. Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving binnen de kaders van de gemeente Eindhoven, inclusief bijbehorende kosten. d. Locatiebeleid geeft aan welke evenementen onder welke voorwaarden mogen plaatsvinden. Locatieprofielen geven inzicht in de voorzieningen, maatregelen en kosten die aan deze locatie gekoppeld zijn. e. De evenementenkalender dient als plannings- en sturingsinstrument. f. Bij de evenementen wordt in onderscheid gemaakt in drie (risico) categorieën. g. Hanteren van veiligheidsplannen en toepassen van voorwaarden voor vergunningverlening h. Coördinatie van toezicht en handhaving i. Borging van de gehele keten van eerste initiatief tot en met evaluatie van een evenement. 2. Met ingang van 1 januari 2013 intrekken van het op 21 juli 2009 vastgestelde Evenementenbeleid. 3. Aan het college van Burgemeester en Wethouders de bevoegdheid geven om af te wijken van het beleid na gewogen argumenten. Argumenten 1a. Front-office functie EHV365. Eindhoven vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering over evenementen in Eindhoven. Wanneer een evenement daar wordt aangemeld, zal aan de hand van criteria gekeken worden of het hier een meldingsplichtig of vergunningsplichtig evenement betreft. EHV 365 adviseert de gemeente hierin. De definitieve beoordeling vindt door de gemeente plaats. 2

3 1b. Primaire verantwoordelijkheid van de gemeente. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente ligt op het vlak van de vergunningverlening. Daar waar ondersteuning gewenst is wordt dat gedaan op basis van het nieuwe beleid en de daarin opgenomen kaders. 1c. De organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement, inclusief kosten. De evenementorganisator is nadrukkelijk primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van het evenement. Alle betrokkenen bij een evenement (organisatie, bezoekers, gemeente, hulpdiensten, omwonenden) hebben belang bij een ordelijk en veilig verloop. De organisatie stelt daarom alles in het werk om de veiligheid zoveel als mogelijk te garanderen en om balans aan te brengen in de lusten en lasten bij evenementen. Bij de voorbereiding van een evenement worden veelal ook kosten gemaakt met betrekking tot zaken in de openbare ruimte. In het verleden werd een deel van die kosten door de gemeente gedragen. Met de veranderde rol van de gemeente t.a.v. evenementen en de nadrukkelijk vastgestelde verantwoordelijkheid van de organisator, past het deze kosten bij de organisator te leggen. 1d. Locatiebeleid en locatieprofielen Locatiebeleid geeft aan welke evenementen (qua soort, omvang etc.), met welke frequentie en duur op de beschikbare locaties mogen plaatsvinden. In dit beleid wordt beschreven welke voorwaarden en eisen gesteld worden ten behoeve van veiligheid, overlast, functiebehoud en bereikbaarheid etc. Het locatiebeleid kan op één of meerdere locaties betrekking hebben. In het locatiebeleid gaat het nadrukkelijk ook over de communicatie met en rol van omwonenden en ondernemers. Locatieprofielen geven een meer technische beschrijving van de locaties en geven inzicht in de voorzieningen, maatregelen en servicekosten die aan die locatie gekoppeld zijn. Het locatieprofiel is er vooral ten behoeve van de vergunningverlening en de organisatoren. Zowel het locatiebeleid als de locatieprofielen worden door ons College vastgesteld. Na vaststelling wordt het beleid en de profielen ter informatie aan uw Raad aangeboden. Het locatiebeleid centrum wordt voor de commissiebehandeling van dit raadsvoorstel aan u ter informatie aangeboden. Ook wordt de planning van vaststelling van het locatiebeleid voor de overige gebieden daarbij ter kennisneming aangeboden. 1e. De evenementenkalender. Het aanbod van evenementen kan groot zijn en daardoor kunnen soms knelpunten ontstaan. Dit vraagt om een vroegtijdige planning en sturing. Ook voor de afstemming van inzet door de hulpdiensten is een plannings- en sturingsinstrument 3

4 nodig. Conform de Regionale Handreiking Evenementveiligheid - die hierbij ook wordt toegepast- is dit de evenementenkalender. EHV365 stelt de concept evenementenkalender (als advies) voor 1 oktober van het voorafgaande jaar op. Dit advies wordt doorgezet naar het cluster Evenementen van de gemeente Eindhoven, die de evenementenkalender multidisciplinair afstemt. Daarna vindt afstemming plaats binnen de driehoek (bestaande uit Burgemeester, Openbaar Ministerie en Politie). Ons College stelt de evenementenkalender vervolgens voor 1 december vast. Bij de vaststelling van de evenementenkalender wordt expliciet gekeken naar de beschikbare capaciteit van de hulpverlenende instanties. If. Onderscheid in evenementen. Het evenementenbeleid maakt een onderscheid in A-, B- en C- evenementen. In dit onderscheid komen de mate van risico s op het gebied van openbare orde en veiligheid, de impact op de stad en de gevolgen voor het verkeer tot uitdrukking. Voor de beoordeling van de risico s wordt gebruik gemaakt van een risicoscan. Deze scan wordt uitgevoerd tijdens het proces dat gevolgd wordt in het kader van de vermelding van het evenement op de evenementenkalender. 1g. Hanteren van veiligheidsplannen en toepassen van voorwaarden voor vergunningverlening De gemeente voert een evenwichtig evenementenbeleid waarbij evenementen in principe kunnen plaats vinden tenzij er belemmeringen zijn op grond van: - De inhoud van het evenement - De vastgestelde kalender, zowel algemeen als per locatie - Het locatiebeleid - De APV - Klimaat-, milieu- of toegankelijkheidsaspecten In de APV is vastgelegd dat de Burgemeester voorwaarden kan verbinden aan het verlenen van een evenementvergunning. In het evenementenbeleid is een aantal voorwaarden nader uitgewerkt. Direct aan het begin van het vergunningsverleningsproces wordt bepaald in welke mate voor het betreffende evenement een veiligheidsplan moet worden opgesteld. In het veiligheidsplan neemt de organisator de veiligheidsmaatregelen op die hij heeft getroffen en gaat treffen op het gebied van veiligheid. Daarbij is de risicoanalyse leidend. Uit die analyse blijkt welke risico s zich in welke mate voor kunnen doen. Het veiligheidsplan behoort aan te geven hoe die risico s worden gepareerd. Daarnaast is een aantal algemene voorwaarden van toepassing. 1h. Coördinatie van toezicht en handhaving Het evenementenbeleid is er mede opgericht een balans tussen de lusten en de lasten van evenementen te waarborgen. Het is van groot belang dat de regels en voorschriften die in dat kader zijn opgesteld, nageleefd worden. Toezicht en 4

5 handhaving zijn daarbij onontbeerlijk. De belangrijkste aandachtspunten daar bij zijn integraliteit en de bereikbaarheid van de gemeente. 1i. De gehele keten van eerste initiatief tot en met evaluatie is geborgd. In het nieuwe evenementenbeleid wordt het totale vergunningentraject van eerste idee tot evaluatie beschreven. Hierdoor is zowel voor de interne als externe partners duidelijk beschreven wie welke taken en/of rollen vervult en wat daarbij de verantwoordelijkheden zijn. Om geen dubbelrol te vervullen vervult het cluster Evenementen zelf geen acquisitierol. Het cluster is immers verantwoordelijk voor de vergunningverlening. Overige sectoren binnen de gemeente blijven binnen hun vakgebied aanspreekpunt en behouden waar nodig of wenselijk hun acquisitierol. 2. Intrekking evenementenbeleid d.d. 21 juli met ingang van 1 januari Met het vaststellen van het nieuwe evenementenbeleid komt het evenementenbeleid zoals vastgesteld in juli 2009 te vervallen. 3. De bevoegdheid van het college van Burgemeester en Wethouders om af te wijken van het beleid. Er kunnen zich incidentele situaties voordoen waarbij het nodig / wenselijk is om van het evenementenbeleid af te wijken. In deze situaties is het zaak om snel duidelijkheid te kunnen geven. Vanwege dit tijdsbelang wordt daarom voorgesteld een bevoegdheid bij het college neer te leggen om van het evenementenbeleid in voorkomende situaties af te wijken. Vanzelfsprekend zal de raad in deze gevallen op de hoogte worden gebracht van het afwijken van dit beleid. Kanttekeningen Er zijn geen kanttekeningen Kosten Voor de behandeling van de vergunningaanvraag brengt de gemeente kosten (de zogenaamde leges) in rekening. Aan een melding zijn geen kosten verbonden. De kosten/leges zijn opgenomen in de Legesverordening van de Gemeente Eindhoven. Daarnaast zullen andere kosten zoals het gebruik van de evenementkasten (elektriciteit) en het verplaatsen van straatmeubilair direct bij de organisatoren in rekening gebracht worden. Waar mogelijk zullen de hieraan gerelateerde inkomsten worden ingezet voor de taakstelling binnen het gehele werkveld evenementen. De met het invoeren van dit nieuwe evenementenbeleid gepaard gaande wijzigingen in organisatie en processen, geschieden budgettair neutraal. Communicatie Over het vernieuwde evenementenbeleid heeft afstemming plaatsgevonden met EHV365. Een communicatielijn is opgesteld om alle partijen over het gewijzigde 5

6 beleid te informeren. Algemene lijn is dat degenen die al in een eerder stadium betrokken waren (belanghebbenden, organisatoren, bewoners, betrokken horeca en de veiligheidsdiensten) bij het evenementenbeleid terugkoppeling krijgen. Zo worden deze partijen geïnformeerd over het voorgenomen beleid, de grootste beleidswijzigingen, de wijze van totstandkoming en het verdere proces. Opmerkingen en aanvullingen van deze partijen zijn overigens betrokken in het raadsvoorstel tot het vaststellen van het evenementenbeleid. Het besluit tot vaststelling van het evenementenbeleid wordt opgenomen in het gemeenteblad en gepubliceerd in Groot Eindhoven; wordt ter inzage gelegd en digitaal via de gemeentelijke website ontsloten. Planning en uitvoering Het vernieuwde evenementenbeleid treedt in werking per 1 januari Evaluatie Het evenementbeleid zal medio 2014 gezamenlijk met de betrokken partners worden geëvalueerd. Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: Evenementenbeleid in Eindhoven gastvrij en veilig. b De bijlagen worden meegestuurd a De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,, secretaris. 6

7 Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van; besluit: de notitie Evenementenbeleid in Eindhoven "Gastvrij en veilig", vast te stellen waarbij hoofdpunten van het evenementenbeleid zijn: 1. Vaststellen van de notitie Evenementenbeleid in Eindhoven Gastvrij en veilig, met ingangsdatum1 januari 2013, waarbij hoofdpunten van het evenementenbeleid zijn: a. EHV365 vervult de front-office functie vanuit de gemeente Eindhoven voor alle vragen en advisering met betrekking tot evenementen. b. De primaire verantwoordelijkheid van de gemeente in relatie tot evenementen ligt op het gebied van openbare orde en veiligheid hetgeen wordt vertaald in een transparant proces rondom vergunningverlening en handhaving. c. Een organisator is primair verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement en het beperken / voorkomen van overlast / effecten in de omgeving binnen de kaders van de gemeente Eindhoven, inclusief bijbehorende kosten. d. Locatiebeleid geeft aan welke evenementen onder welke voorwaarden mogen plaatsvinden. Locatieprofielen geven inzicht in de voorzieningen, maatregelen en kosten die aan deze locatie gekoppeld zijn. e. De evenementenkalender dient als plannings- en sturingsinstrument. f. Bij de evenementen wordt in onderscheid gemaakt in drie (risico)- categorieën. g. Hanteren van veiligheidsplannen en toepassen van voorwaarden voor vergunningverlening h. Coördinatie van toezicht en handhaving i. Borging van de gehele keten van eerste initiatief tot en met evaluatie van een evenement. 2. Met ingang van 1 januari 2013 intrekken van het op 21 juli 2009 vastgestelde Evenementenbeleid. 3. Aan het college van Burgemeester en Wethouders de bevoegdheid geven om af te wijken van het beleid na gewogen argumenten. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7

8 , voorzitter., griffier. jve/se