b b 14R5998 Raadsvoorstel Pilot meerjarige evenementenvergunning

Transcriptie

1 Raadsnummer Inboeknummer 14R bst01312 Beslisdatum B&W 16 september 2014 Dossiernummer Raadsvoorstel Pilot meerjarige evenementenvergunning Inleiding Bij de behandeling van de herijking van het evenementenbeleid op 18 februari 2014 is een amendement ingediend ten aanzien van meerjarige evenementenvergunningen. Dit amendement is aangenomen en geeft het college de opdracht om met een aanvulling op het beleid te komen waarbij meerjarige evenementenvergunningen mogelijk worden gemaakt. In het amendement zijn er door de Raad drie categorieën evenementen aangedragen waarvoor de meerjarige evenementenvergunning van toepassing zou moeten zijn: - alle kleinschalige wijkevenementen; - alle evenementen die de afgelopen vijf jaar ononderbroken hebben plaatsgevonden; - alle evenementen waar op basis van de degelijke staat van dienst er vanuit gegaan kan worden dat een meerjarige vergunning afgegeven kan worden. Er is afgesproken dat de Raad geïnformeerd zou worden over de wijze waarop dit ten uitvoer gebracht gaat worden, met de richtlijn dat de meerjarige vergunning op 1 januari 2015 algemeen toegepast zou gaan worden. Hierbij heeft de toenmalige wethouder Helms al het voorbehoud gemaakt dat dit enkel in 2015 doorgevoerd zou worden als dit juridisch houdbaar en veilig zou plaats kunnen vinden. b b Wettelijke taak Artikel APV gemeente Eindhoven 2012 Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college Citymarketing en evenementen b Onvermijdelijk De afbreukrisico s die evenementen met zich meebrengen moeten zoveel mogelijk worden voorkomen/worden geborgd. Doelstelling Het opzetten van een pilot meerjarige evenementenvergunning op basis waarvan na drie jaar een beslissing genomen kan worden over een eventuele gemeentebrede invoer van de meerjarige evenementenvergunning.

2 Voorstel 1. In te stemmen met een pilot meerjarige evenementenvergunning waarbij in een periode van drie jaar gekeken wordt naar de consequenties van de meerjarige evenementenvergunning. 2. In te stemmen met de volgende voorwaarden voor deelname aan de pilot meerjarige evenementenvergunning: - Drie opvolgende edities van het evenement in de periode ; - Het evenement vindt ieder jaar op dezelfde locatie plaats; - Deelnemende organisatoren leggen de datum van het evenement vast voor drie jaar, zijnde de periode ; - Het betreft een A-evenement (vergunningsplichtig als bedoeld in artikel APV. Laag risico-evenement waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en/of het verkeer); - Er zijn geen grote wijzigingen in het programma in de periode ; - Er waren geen grote incidenten gedurende het evenement in de afgelopen drie jaar; - Het betreffen geen evenementen die gekoppeld zijn aan Koningsdag of public viewings bij grote sportevenementen. 3. In te stemmen dat binnen de pilot meerjarige evenementenvergunning gewerkt wordt met een steekproef van 25% van het totaal aantal evenementen dat voldoet aan de voorwaarden genoemd onder punt 2, waarbij de volgende evenementen in ieder geval in aanmerking komen voor deelname: Sint Nicolaas intocht, Fakkeltocht, Lichtjesroute en 18 september defilé. 4. Het college en de burgemeester opdracht te geven om de procedureregels voor de Pilot meerjarige vergunningen uit te werken en vast te stellen. Argumenten 1. We willen graag meerjarige vergunningen mogelijk maken. Het is van belang dat we in de Eindhovense situatie ervaring opdoen met deze voorgestelde werkwijze. De gemeente Eindhoven wil een bruisende evenementenstad zijn, maar wel enkel met evenementen waar het juiste veiligheidsetiket opgeplakt kan worden. Ons evenementenbeleid heeft niet voor niets de titel Gastvrij en Veilig. In het kader van de gastvrijheid willen we middels een pilot wel gaan onderzoeken wat de mogelijkheden zijn met meerjarige evenementenvergunningen waarbij veiligheid één van de randvoorwaarden is. Met behulp van de driejarige pilot krijgen we meer duidelijkheid over de aspecten. Rechtspositie vergunninghouder bij gewijzigd beleid gemeente Gedurende de looptijd van een meerjarige evenementenvergunning kan het beleid van de gemeente Eindhoven veranderen. Het valt bijvoorbeeld voor te stellen dat er lopende de evenementenvergunning wordt besloten om de openbare ruimte aan te 2

3 passen. Concreet heeft zich zo n situatie voorgedaan bij de Carnavalsoptocht afgelopen jaar, waarbij de straat vanwege een gaslek is afgesloten. Als gevolg waarvan de route moest worden aangepast.. Wanneer de openbare ruimte dusdanig wordt aangepast dat het evenement op de aangewezen locatie niet meer plaats kan vinden dan heeft dit juridische consequenties. Er is op dit moment nog te weinig zicht op deze consequenties. Intrekken van vergunning bij niet naleven van de vergunningsvoorwaarden Wat is de rechtspositie van de organisator op het moment dat deze een meerjarige vergunning heeft en wel de vergunningvoorwaarden overtreedt. Kan en mag de meerjarige vergunning dan ingetrokken worden of gelden die overtredingen enkel voor dat jaar? En kunnen de vergunningsvoorwaarden op basis van ervaringen bij een evenement tussentijds aangepast worden? Wijzigingen binnen het evenement voldoende afdekken van openbare orde, veiligheid, gezondheid en milieu. Het merendeel van de evenementen dat jaarlijks terugkeert en vrijwel hetzelfde van opzet is voert ieder jaar toch wijzigingen door. De ene wijziging is groter dan de andere, maar er zijn maar heel weinig evenementen die een exact zelfde uitvoering hebben als de editie van het jaar daarvoor. Deze wijzigingen kunnen voor een organisator wellicht klein lijken, maar kunnen voor de gemeenten en de hulpdiensten juist essentieel en waardevol zijn, bijvoorbeeld: Hel van Brabant, een wielerwedstrijd waarbij het parcours regelmatig wijzigt of het multicultureel feest PODER, waarbij de organisatie regelmatig wisselt van evenementenlocatie. Dit betekent dat de organisator ieder jaar toch stukken zal in moeten dienen en dat deze stukken ook ieder jaar door de gemeente en hulpdiensten getoetst moeten worden. De reikwijdte van deze toets is onderdeel van de jaarlijkse evaluatie zoals die beschreven staat onder planning, uitvoering en evaluatie op bladzijde 6. In aansluiting op het vorige argument is het essentieel dat de elementen van openbare orde, veiligheid, gezondheid en milieu bij iedere editie voldoende getoetst kunnen worden. Dit betekent dat ieder jaar een toetsing van het evenement plaats moet vinden. Om deze toetsing uit te kunnen voeren zullen jaarlijks indien van toepassing verkeersplan, veiligheidsplan, terreintekeningen e.d. aangeleverd moeten worden omdat die door de ketenpartners beoordeeld moeten worden. Deze plannen moeten tevens ingediend worden om zicht te houden op eventuele wijzigingen in bezoekersaantallen, startdatum- en tijd opbouw en wijziging van programmering (vooral ten aanzien van artiesten) en de daaraan verwante doelgroep. 2. Niet alle evenementen komen in aanmerking voor een meerjarige vergunning, hier moeten voorwaarden aan worden verbonden. 3

4 Het verlenen van een meerjarige vergunning is alleen mogelijk bij evenementen die al meerdere jaren in Eindhoven plaats hebben gevonden. Wanneer een evenement namelijk al meerdere keren heeft plaatsgevonden heb je informatie met betrekking tot risico s, wijzigingen en incidenten. Evenementen die voor de eerste, tweede of derde keer georganiseerd worden komen zodoende niet in aanmerking voor de meerjarige evenementenvergunning. Evenementen met een laag of gemiddeld risico uit de A-evenement kunnen in aanmerking komen voor een meerjarenvergunning. Van belang is dat de aanvragen voor een meerjarenvergunning aan een aantal specifieke criteria voldoen. De criteria waaraan de vergunningverlener toets of het evenement in aanmerking kan komen voor een meerjarenvergunning zijn; b Een laag of gemiddeld risico hebben; b Het moet een A-evenement zijn; b Ieder jaar vrijwel dezelfde programmering hebben; b Geen grote incidenten hebben gehad in de afgelopen jaren. b Het evenement ieder jaar op dezelfde locatie plaatsvindt b De organisator de datum van het evenement voor drie jaar vastlegt. Bovengenoemde criteria worden opgenomen in de meerjarenvergunning waardoor deze criteria elk jaar als toetsing dient van de bestaande afspraken. Hierdoor wordt het mogelijk om, bij eventuele afwijkingen van de eerder vastgelegde criteria, de verstrekte meerjarenvergunning tussentijds in te trekken 3. Om de pilot op een gedegen manier uit te kunnen voeren moet er sprake zijn van een realistisch en behapbaar aantal deelnemende evenementen. Om te bepalen welke evenementen in aanmerking komen voor eventuele deelname aan de pilot is er allereerst gekeken welke vergunningsplichtige evenementen 1 in de periode ieder jaar hebben plaatsgevonden. Van deze selectie is vervolgens gekeken welke evenementen ook aan de overige voorwaarden voldoen (zelfde locatie, laag risico, weinig wijzigingen in programmering en geen incidenten). In totaal zorgen de voorwaarden er voor dat er 44 evenementen in aanmerking komen voor deelname aan de pilot. Van deze 44 evenementen vallen 8 evenementen in de categorie buurtfeest/braderie/vlooienmarkt en 36 evenementen in de categorie overig. Om een juiste afspiegeling van beide categorieën te creëren zal er met behulp van een loting een steekproef van 25% genomen worden uit beide categorieën. Dit zal er toe leiden dat er 2 evenementen in de pilot zullen deelnemen die vallen in de categorie buurtfeest/braderie/vlooienmarkt en 9 evenementen uit de categorie overig. Bij deze laatste categorie overig komen 4 van de 9 1 We spreken hier bewust over vergunningsplichtige evenementen omdat er genoeg wijkfeesten zijn die al diverse jaren plaatsvinden, maar die met een melding worden afgedaan. Het afgelopen jaar zijn er zes wijkfeesten/braderieën/vlooienmarkten afgedaan met een melding, daar waar ze in de jaren daarvoor een vergunning kregen. Voor deze wijkfeesten is het derhalve niet nodig om mee te doen met de pilot meerjarige vergunningen. 4

5 evenementen (Sint Nicolaas intocht, Fakkeltocht, Lichtjesroute en 18 september defilé) op voorhand in aanmerking voor deelname aan de pilot. De resterende 5 worden geloot. Omdat er wellicht evenementenorganisatoren zijn die niet deel willen nemen aan de pilot zullen er enkele reserve evenementen geloot worden die door zullen schuiven wanneer een organisator bedankt voor deelname aan de pilot. Kanttekeningen 1. Invoering van de meerjarige evenementenvergunning, al is het maar voor een beperkt aantal evenementen in een pilot, heeft financiële consequenties. Wanneer er gekozen wordt voor een driejarige evenementenvergunning zal er slechts eenmaal leges worden geheven, dit betekent dat er twee jaar geen leges worden geheven. Algemeen uitgangspunt bij legesheffing is een zoveel mogelijk kostendekkend tarief. Voor de legestarieven evenementen is daarbij een 100% kostendekkend tarief vanuit maatschappelijk oogpunt niet verantwoord geacht. Om deze reden zijn de legestarieven evenementen met de navolgende kostendekkenheidspercentages voor de verschillende categorieën door uw raad vastgesteld: A: 19%, B: 40 %, 96 C: %. Wanneer voor een evenement met een meerjarige vergunning 1 keer leges worden geheven betekent dit iets voor de bovengenoemde kostendekkendheidspercentages omdat er ieder jaar toch een toetsing plaats moet vinden van de stukken (programmering, veiligheidsplannen, verkeersplannen etc.). Dit betekent ieder jaar wel werk aan de vergunning maar niet ieder jaar de legesinkomsten. Deze pilot gaat inzicht geven in de werkelijke kosten. Afhankelijk van dit inzicht wordt te zijner tijd besluitvorming voorbereid. Kosten De evenementen die in aanmerking komen voor de meerjarige evenementenvergunning betreffen allemaal zogeheten A-evenementen. De legeskosten voor een A-evenement zijn 500. Bij een driejarige vergunning betekent dit per deelnemend evenement een vermindering van leges van 1.000, bij 11 deelnemende evenementen binnen de pilot meerjarige vergunningen is dit een totale kostenpost van De sector VB, afdeling Veiligheid, cluster evenementen heeft geen werkbudget. Het budget van het cluster evenementen beslaat enkel de personeelskosten waarbij er tevens een bepaald bedrag aan inkomsten middels leges gegenereerd moeten worden. De vermindering van de legesopbrengsten van zal worden opgevangen binnen de bestaande budgetten van de afdeling Veiligheid. Communicatie De opzet van de pilot meerjarige vergunning is afgestemd met de externe partners SHE en EPE. Zodra er geloot is en bekend is wie er deel mogen nemen aan de pilot zal er contact worden opgenomen met deze organisatoren. Met hen zal een duidelijk 5

6 tijdspad worden doorgesproken en zal aangegeven worden wanneer zij de meerjarige vergunning kunnen verwachten. Planning, uitvoering & evaluatie Om iets te kunnen zeggen van de risico s en maatregelen die er getroffen moeten worden voor een brede meerjarige vergunning is het zaak dat de pilot drie jaren duurt. Op deze manier wordt er gewerkt met drie edities van ieder deelnemend evenement. De eerste editie van de evenementen in de pilot vinden plaats in 2015, het proces van voorbereiding en vergunningverlening van een meerjarige vergunning kan zodoende eind 2015 geëvalueerd worden. In het jaar 2016 vinden de tweede edities plaats van alle deelnemende evenementen en in het jaar 2017 vinden alle derde edities plaats. Bij de jaarlijkse evaluaties zal gekeken worden naar de uitkomsten van dat moment en of er nog zaken zijn die direct opgepakt kunnen worden in het voordeel van de organisator.. Daarvoor is het van belang expliciet te kijken naar: - Wat hoeft niet meer; - Welke stukken dienen niet meer aangeleverd te worden; - Welke ervaringen hebben we opgedaan? Op deze gedegen manier kan gesteld worden wat wijzigingen in beleid, het naleven van vergunningsvoorwaarden en wijzigingen in programmering voor effect hebben. Bovenstaande levert het volgende tijdspad op: eind 2014: start pilot meerjarige vergunning. In de gesprekken met de deelnemende evenementen wordt er voor het jaar 2015 toegewerkt naar een 3-jarige vergunning. December 2015: Eerste tussentijdse evaluatie December 2016: Tweede tussentijdse evaluatie December 2017: Afronding pilot Bijlage(n) b N.v.t. Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,, secretaris. 6

7 Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van 16 september 2014 ; besluit: 1. In te stemmen met een pilot meerjarige evenementenvergunning waarbij in een periode van drie jaar gekeken wordt naar de consequenties van de meerjarige evenementenvergunning. 2. In te stemmen met de volgende voorwaarden voor deelname aan de pilot meerjarige evenementenvergunning: - Drie opvolgende edities van het evenement in de periode ; - Het evenement vindt ieder jaar op dezelfde locatie plaats; - Deelnemende organisatoren leggen de datum van het evenement vast voor drie jaar; - Het betreft een A-evenement (vergunningsplichtig als bedoeld in artikel APV. Laag risico-evenement waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en/of het verkeer); - Er zijn geen grote wijzigingen in het programma in de periode ; - Er waren geen grote incidenten gedurende het evenement in de afgelopen drie jaar; - Het betreffen geen evenementen die gekoppeld zijn aan Koningsdag of public viewings bij grote sportevenementen. 3. In te stemmen dat binnen de pilot meerjarige evenementenvergunning gewerkt wordt met een steekproef van 25% van het totaal aantal evenementen dat voldoet aan de voorwaarden genoemd onder punt 2, waarbij de volgende evenementen in ieder geval in aanmerking komen voor deelname: Sint Nicolaas intocht, Fakkeltocht, Lichtjesroute en 18 september defilé. 4. Het college en de burgemeester opdracht te geven om de procedureregels voor de Pilot meerjarige vergunningen uit te werken en vast te stellen. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van, voorzitter., griffier. 7