Vrstel Instemmen met Beleidsntitie Kaders P&C dcumenten deel 2 van de vier reginale Gemeenschappelijke regelingen en de daaruit vlgende actualisatie van beleidsnta's en verrdeningen Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 1 nvember 2017 AGENDAPUNT Aan het Algemeen Bestuur, De werkgrep P&C van de vier verbnden partijen (4GR) is p initiatief van de gemeentesecretarissen en p basis van een bestuurspdracht van de 4GR in een peride van 1½ jaar actief aan de slag geweest m de gewenste harmnisatie vrm te geven. Deel 1 is in 2016 pgeleverd en is dr de 4GR vergenmen en heeft geleid tt een gelijke methdiek van indexering inwnerbijdrage en synchrnisatie van de aanlevering van diverse P&C dcumenten. We hebben mgen cnstateren dat in de gemeenten zwel p raads-, cllege als ambtelijk niveau zeer psitief is gereageerd p het initiatief en de eerste pbrengst. Vanaf het najaar van 2016 is gewerkt aan het tweede deel van de beleidsntitie kaders P&Cdcumenten, wat heeft geleid tt een harmnisatie van: - Treasurystatuut - Financiële verrdening - Cntrleverrdening - Beleidsregels reserves en vrzieningen - Ntitie algemene reserve - Mdel infrmatie jaarrekening t.b.v. de paragraaf verbnden partijen Op 14 juli is de werkgrep in gesprek gegaan met de gemeentesecretarissen en de directeuren van de 4GR als initiatiefnemers en pdrachtgevers ver Deel 2 van de pdracht. Het betrf hier een cnsulterend karakter met als resultaat een psitief advies. Wel is aandacht gevraagd vr een gede cmmunicatie richten gemeente en gemeenteraden. Afgesprken is dat na vaststelling van de ntitie in de vier Algemeen Besturen van de 4GR, er een gezamenlijke raadsinfrmatiebrief naar de deelnemende gemeenten wrdt gestuurd. De werkgrep P&C van de 4GR nder leiding van Rien Schalkx (gemeentesecretaris Sn en Breugel) is pgeheven nu de bestuurspdracht is afgernd. Cntrllers van de 4GR blijven peridiek bij elkaar kmen. 40288-41981\DRO\HLE\-1
Treasurystatuut De essentie van de treasuryfunctie in een rganisatie is de beheersing, dr besturing en bewaking, van financiële psities en de aan deze psities en strmen verbnden ksten en risic s. Het treasurystatuut beschrijft he mgegaan wrdt met het uitzetten en aantrekken van financiële middelen. Ten pzichte van het ude treasurystatuut van de Metrplregi Eindhven is het nieuwe statuut sterk vereenvudigd; uitgebreide en frmele bepalingen die in de praktijk nit van tepassing bleken, zijn verwijderd en vervangen dr een algemene bepaling dat in vrkmende uitznderingsgevallen het bestuur (anders) kan besluiten. Dit verhgt de lees- en tepasbaarheid van het statuut en sluit aan bij de verminderde betekenis van treasury sinds de invering van het schatkistbankieren en de prudente wijze waarp de 4GR mgaan met treasury. Het treasurystatuut Metrplregi Eindhven wijkt p een tweetal punten af van het standaard mdel: - Art 2.5, leningen in het kader van de Investeringsregeling SIR zijn binnen de Metrplregi wel tegestaan. - Artikel 2.5, middelen in het kader van zrg vr geslten strtplaatsen in het kader van de Wet milieubeheer heven niet in de schatkist te wrden aangehuden. Het betreft hier Gulbergen. Daarnaast zijn de verantwrdelijkheden, bevegdheden en infrmatievrziening (artikelen 3.2, 3.3 en 3.4) in vereenstemming gebracht met de verantwrdelijkheden, bevegdheden en infrmatievrziening zals deze zijn gerganiseerd en vastgelegd binnen de rganisatie Metrplregi Eindhven. Financiële verrdening In een financiële verrdening wrden de uitgangspunten vr het financiële beleid, het financieel beheer en de inrichting van de financiële rganisatie vastgelegd. Deze verrdening met waarbrgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwrding en cntrle wrdt vldaan. Dr de VNG is een mdelverrdening gemaakt waarin k de wijzigingen van de BBV zijn pgenmen. Vanuit deze mdelverrdening is gekeken he de verrdening z eenvudig mgelijk gemaakt kan wrden znder dat elke wijziging in financieel beleid tt aanpassing van de verrdening leidt. In het vrliggende cncept is zveel mgelijk verwezen naar aparte nta s. Wettelijke vereisten zijn niet pgenmen in de financiële verrdening mdat hier niet van afgeweken kan wrden. Daarnaast zijn de afspraken uit de beleidsntitie kaders P&C-dcumenten pgenmen in de financiële verrdening. Ten pzichte van de ude financiële verrdening betekent dit vr de Metrplregi Eindhven dat er aanvullend ng een aparte nta Waardering en afschrijving pgesteld met wrden (nu geïntegreerd in de jaarrekening) en de nta Risicmanagement en weerstandsvermgen geactualiseerd met wrden. Beide zullen u in de lp van 2018 wrden aangebden. Cntrleverrdening Het Dagelijks Bestuur legt verantwrding af aan het Algemeen Bestuur ver het geverde bestuur via de jaarrekening en het jaarverslag. Deze stukken wrden gecntrleerd dr de accuntant. In de cntrleverrdening wrdt pgenmen he de pdrachtverlening en infrmatieverstrekking aan de accuntant plaatsvindt. De pzet van de cntrleverrdening is in grte lijnen hetzelfde bij de 4 GR. De mschrijving van de accuntant die in aanmerking kmt vr het uitveren van de cntrle is divers bij de 4GR. Afgesprken is m aan te sluiten bij het niveau van accuntants dat de deelnemende gemeenten hanteren. 40288-41981\DRO\HLE\-2
Harmnisatie van de cntrleverrdening betekent vr de Metrplregi de rapprteringstlerantie van de accuntant verhgd wrdt van 30.000 naar 50.000 vanaf het cntrlejaar 2018. Vr 2017 gelden ng de bepalingen zals vastgelegd in het cntrleprtcl 2016-2017 (besluit AB 14 december 2016). Beleidsregels reserves en vrzieningen Binnen de kaderstellende en cntrlerende taak van het Algemeen Bestuur (AB) is het van belang dat er een ged zicht bestaat p de financiële psitie van de rganisatie. Dit zicht met niet beperkt blijven tt de jaarlijkse baten en lasten in de explitatiebegrting, maar is tevens van tepassing p de reserves, vrzieningen en het weerstandsvermgen. Veel kaders ver de reserves en vrzieningen liggen vast in wettelijke vrschriften. Dit hudt in dat het niet ndig is deze vrschriften p te nemen in een aparte nta. In aparte beleidsregels kan ingegaan wrden p de kaders en de delstelling van de reserves en vrzieningen, p de criteria vr het instellen van de reserves en vrzieningen en p het verlp en het pheffen van de reserves en vrzieningen. Aan het mdel van de beleidsregels is vr de Metrplregi specifiek aan artikel 4.1.1 Muteren van reserves een bepalingen tegevegd. In een flexibele netwerkmgeving kan de ndzaak ntstaan in te springen p een maatschappelijke ntwikkeling welke bij het pstellen van de primaire begrting niet was vrzien. In de huidige nta reserves en vrzieningen van de Metrplregi is de faciliteit pgenmen dat het Dagelijks Bestuur van het Algemeen Bestuur de bevegdheid heeft gekregen m znder vrafgaande testemming aan de algemene en de bestemmingsreserves, vr zver tereikend, in ttaal maximaal 250.000 per jaar te nttrekken, waarbij een enkele nttrekking uit een reserve het bedrag van 50.000 niet mag vertreffen. Deze bepaling is gehandhaafd in de nu vrliggende beleidsregels reserves en vrzieningen. In artikel 4.1.1 lid 7 van de beleidsregel is bepaald dat in specifieke gevallen het Algemeen Bestuur aan het Dagelijks Bestuur de bevegdheid kan delegeren m de hgte van bepaalde bestemmingsreserves per balansdatum in vereenstemming te brengen met de nderliggende verplichtingen. Vr de Metrplregi betreft het hier de bestemmingsreserves Persnele ksten van de diensten Metrplregi en RHCe. Het betreft hier reserveringen vr niet pgenmen verlf, waarvan het sald pas achteraf bepaald kan wrden. De mutatie ramen in de primaire begrting is niet mgelijk. Aan uw Algemeen Bestuur wrdt, mede p advies van de huisaccuntant, middels afznderlijk besluit gevraagd deze bevegdheid bij het Dagelijks Bestuur neer te leggen. Ntitie algemene reserve Een belangrijk aandachtspunten vanuit de deelnemende gemeenten is de hgte van de algemene reserve bij de gemeenschappelijke regelingen. Indien een gemeenschappelijke regeling een tekrt heeft meten de deelnemers financieel bijstrten m dit tekrt weg te werken. Er is gekeken wat de vr- en nadelen zijn van het aanhuden van een algemene reserve vanuit het gpunt van zwel de gemeenschappelijke regeling als de deelnemers. De cnclusie welke is getrkken dr de werkgrep P&C van de 4GR is dat het zwel vanuit het gpunt van de gemeenschappelijke regeling als de deelnemers het wenselijk is dat er een algemene reserve wrdt aangehuden bij de gemeenschappelijke regeling. Een vrname reden is dat vrdat een tekrt is aangevuld dr de deelnemers een lang prces van besluitvrming drlpen met wrden met zienswijzen. Dit beperkt de mgelijkheden vr de rganisatie van de 4GR m daadkrachtig te reageren p wijzigingen in de mgeving. Indien een algemene reserve wrdt aangehuden kan de rganisatie snel en adequaat handelen p vrgekmen risic s. Daarnaast heeft het aanhuden van een algemene reserve het vrdeel dat de deelnemers niet gedurende het jaar p nverwachte 40288-41981\DRO\HLE\-3
mmenten een verzek krijgen m geld aan te vullen. Een ng bijkmende reden is dat in deel 1 van de Beleidsntitie Kaders P&C dcumenten is afgesprken dat er in een lpend jaar geen nacalculatie plaatsvindt bij tussentijdse verhgingen van de prijs- en lnindexeringen. Deze kmen nu ten laste van de algemene reserve. Omdat de kans dat risic s van de 4GR zich tegelijk vr gaan den zeer gering is, is het mgelijk m de hgte van de algemene reserve niet 1 p 1 te kppelen aan de inschatting van de risic s. Gekzen de hgte van de algemene reserve te kppelen aan de ttale baten in de begrting van de gemeenschappelijke regeling. Dit maakt de hgte van de algemene reserve inzichtelijker vr de deelnemers en er zal minder discussie plaatsvinden ver de inschatting van de risic s. Ok wrdt de besluitvrming ver wel f niet teruggave aan de deelnemers een prces dat p eenzelfde manier verlpt bij de 4GR. In de paragraaf weerstandsvermgen van de gemeenschappelijke regeling zullen de risic s ng steeds afgezet wrden tegen de reserve m z het weerstandsrati te bepalen. Het is aan de deelnemers m het deel van de risic s, dat eventueel niet gedekt wrdt binnen het weerstandsvermgen van de GR, mee te nemen in hun eigen weging van het bendigde weerstandsvermgen. Uitgaande van de uitgangspunten zals deze in de ntitie zijn beschreven, geldt vr de Metrplregi Eindhven: Vr zwel de dienst Metrplregi Eindhven als het RHCe geldt dat de huidige hgte van de algemene reserves zich binnen de gestelde bandbreedtes bevinden. Mdel infrmatie jaarrekening t.b.v. de paragraaf verbnden partijen Sinds enkele jaren neemt de Metrplregi Eindhven in de Bestuursrapprtage een bijlage p met daarin infrmatie welke de deelnemende gemeenten pnemen in de paragraaf verbnden partijen. De 4GR verplichten zich m deze infrmatie dr middel van het frmat uiterlijk 20 februari aan de gemeenten te verstrekken. Hiermee wrdt gebrgd dat de deelnemers tijdig en eenduidig van de vr de jaarrekening bendigde infrmatie wrden vrzien. Ingangsdatum geharmniseerde beleidsregels en verrdeningen De 4GR hebben de intentie uitgesprken m gelijktijdig per 1 januari 2018 de diverse regelingen van kracht te laten wrden. De Cmmissie van Advies vr Financiën vergadert p 11 ktber 2017 ver dit vrstel. Het advies van het verleg zal u p de gebruikelijke wijze ter kennis wrden gebracht. Eindhven, 11 september 2017 Het Dagelijks Bestuur van de Metrplregi Eindhven de vrzitter, J.A. Jrritsma. de secretaris, mevruw drs. J. Wiggers. 40288-41981\DRO\HLE\-4
Het Algemeen Bestuur van de Metrplregi Eindhven; gezien het vrstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 11 september 2017; gehrd de Cmmissie van Advies vr Financiën d.d. 11 ktber 2017 B E S L U I T - Instemmen met de Beleidsntitie Kaders P&C dcumenten, deel 2 van de vier reginale Gemeenschappelijke regelingen Omgevingsdienst Zuidst-Brabant (ODZOB), Veiligheidsregi Brabant-Zuidst (VRBZO), Gemeentelijke Gezndheidsdienst Brabant- Zuidst (GGD) en Metrplregi Eindhven. - Instemmen met en het van kracht laten wrden p 1 januari 2018 van: Treasurystatuut 2018 Metrplregi Eindhven Financiële verrdening 2018 Metrplregi Eindhven Cntrleverrdening 2018 Metrplregi Eindhven Beleidsregels reserves en vrzieningen 2018 Metrplregi Eindhven - Instemmen met de ntitie algemene reserve en deze te te passen met ingang van de jaarrekening 2017 van de Metrplregi Eindhven. - In navlging van het bepaalde in artikel 4.1.1 lid 7 van de Beleidsregels reserves en vrzieningen, aan het Dagelijks Bestuur van de Metrplregi Eindhven de bevegdheid te mandateren m de hgte van de bestemmingsreserves Persnele ksten van de diensten Metrplregi Eindhven en RHCe per balansdatum in vereenstemming te brengen met de nderliggende verplichtingen. Eindhven, 1 nvember 2017 Het Algemeen Bestuur, de vrzitter, de secretaris, 40288-41981\DRO\HLE\-5