Stappenkaart Voor beheerders Mijn PostNL is de vernieuwde omgeving waar u eenvoudig al uw post- en pakketzaken regelt. De voordelen op een rij: Een website voor al uw post- en pakketzaken Gebruiksvriendelijke en overzichtelijke website Klaar voor de toekomst Gaat u als beheerder voor het eerst aan de slag met Mijn PostNL? Dan is het goed om te weten dat alle belangrijke instellingen, zoals kostenplaatsen, autorisatie-instellingen, veelgebruikte producten en het adresboek, nog steeds beschikbaar zijn. In deze stappenkaart leest u o.a. hoe u de instellingen voor gebruikers en uw klantnummer kunt aanpassen in Mijn PostNL. Stap 1. Log in op Mijn PostNL Log in op Mijn PostNL met uw bestaande gebruikersnaam en wachtwoord. Heeft u geen verzendcontract bij PostNL? Dan vragen we u de eerste keer dat u (of een collega) inlogt op Mijn PostNL om akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden. We doen dit eenmalig. U hoeft dus niet per partij of zending opnieuw akkoord te geven. Stap 2. Ga naar Mijn Account Plaats uw muis op uw gebruikersnaam (rechtsboven in uw scherm) en klik vervolgens op Mijn Account. 1 van 7
Stap 3. Persoonlijke instellingen beheren Kies voor het tabblad Persoonlijke informatie. Controleer uw gegevens en pas deze aan indien nodig Stel uw voorkeuren in, zoals in welke taal u Mijn PostNL wilt bekijken Bekijk uw klantnummer(s) en de beheerders voor ieder klantnummer Stap 4. Klantnummerinstellingen beheren Bij Klantnummer-instellingen kunt u als beheerder gebruikers, klantspecifieke gegevens en voorkeuren beheren. Bent u beheerder van meerdere klantnummers? Selecteer dan eerst het juiste klantnummer. Vervolg Stap 4. Klantnummerinstellingen beheren 2 van 7
Vervolg Stap 4. Klantnummerinstellingen beheren Klantinformatie Controleer uw gegevens. Mocht u onjuiste gegevens tegenkomen neem dan contact op met onze klantenservice op telefoonnummer 088 868 6868. Autorisaties Bij Autorisaties kunt u instellen tot welke modules u uw gebruikers toegang wilt geven. U kunt dit instellen per klantnummer en per individuele gebruiker. Het voordeel van instellen per klantnummer is dat u grote groepen gebruikers in één keer toegang kunt geven (bijvoorbeeld in het geval van een mailinghouse). Instellen per gebruiker Kies het klantnummer waartoe de gebruiker behoort. Klik op het tabblad Gebruiker Kies de betreffende gebruiker, of voeg een nieuwe gebruiker toe Selecteer de gewenste autorisaties onder Instellingen Klik op opslaan. Instellen per klantnummer Klik op het tabblad Klantnummer Kies het klantnummer waartoe de gebruikers (bv uw mailinghouse) behoren, of voeg een nieuw klantnummer toe Selecteer de gewenste autorisaties onder Instellingen Klik helemaal onderaan de pagina op opslaan. Toegangsaanvragen Onder Toegangsaanvragen kunt u zien of zich nieuwe gebruikers hebben aangemeld voor Mijn PostNL klantnummers waarvan u beheerder bent. U kunt de aanvragen goedkeuren of afkeuren. Als u een aanvraag goedkeurt ontvangt de gebruiker een e-mail met daarin een link waarmee hij zijn account kan activeren. Daarna kan de gebruiker meteen inloggen in Mijn PostNL. Als u ervoor kiest om de aanvraag af te keuren, dan ontvangt de aanvrager ook een e-mail ter bevestiging. Vervolg Stap 4. Klantnummerinstellingen beheren 3 van 7
Vervolg Stap 4. Klantnummerinstellingen beheren Velden & Waarden* Onder Velden & Waarden kunt u per klantnummer de namen aanpassen van een aantal velden die u tegenkomt in de modules Partijenpost, Aangetekend, Pakketten & Vracht en Print & Verzend tijdens het aanmaken van partijen en zendingen: Omschrijving Dit is een verplicht veld. Kostenplaats Dit veld is optioneel te gebruiken Referentie Dit veld is optioneel te gebruiken. U kunt dit veld voor uw gebruikers verplicht stellen. Deze velden ziet u terug op uw orderbevestigingen, facturen en rapportages (m.u.v. demodule Pakketten & Vracht). Op die manier kunt u de gegevens van uw partijen en zendingen gemakkelijk gebruiken in uw eigen administratie. Stap 5. Module-instellingen Bij Module-instellingen kunt u als beheerder een aantal module-specifieke gegevens en voorkeuren instellen. Bent u beheerder van meerdere klantnummers? Selecteer dan eerst het juiste klantnummer. Vervolg Stap 5. Module-instellingen 4 van 7
Vervolg Stap 5. Module-instellingen Afzenders en Retouradressen Hier kunt u afzenders instellen voor uw pakketzendingen en retouradressen voor uw aangetekende en pakketzendingen. Als u geen adressen heeft ingesteld kunt u geen zendingen aanmaken in de modules Pakketten & Vracht, Aangetekend en Print & Verzend. Controleer voordat u gaat werken in Mijn PostNL of uw adressen juist zijn overgezet naar Mijn PostNL. Vervolg Stap 5. Module-instellingen 5 van 7
Vervolg Stap 5. Module-instellingen Aangetekend Als u klikt op Aangetekend komt u vanzelf in het tabblad Productselectie. Hier kunt u een selectie maken van de producten die u het meest gebruikt. Dit scheelt u tijd bij het aanmaken van een nieuwe partij of zending. U voegt de gewenste producten toe door ze te slepen naar het overzicht. Sla vervolgens de ingestelde favorieten op. In het tabblad Barcodeboek kunt u aangeven dat u gebruik maakt van barcodes uit een barcodeboek om uw aangetekende zendingen te versturen. U kunt deze codes vervolgens invoeren in de module Aangetekend om de bezorgstatus van uw zendingen te bekijken. 6 van 7 Vervolg Stap 5. Module-instellingen
Vervolg Stap 5. Module-instellingen Maakt u gebruik van een Frankeermachine om uw aangetekende zendingen te versturen? Dan kunt u dit aangeven in het tabblad Frankeermachine. Partijenpost Als u klikt op Partijenpost komt u vanzelf in het tabblad Klantcode. Hier vindt u de klantcode die u nodig heeft om uw partijenpost te kunnen volgen met Track & Check of Track & Trace. In het tabblad Productselectie kunt u een selectie maken van de producten die u het meest gebruikt. Dit scheelt u tijd bij het aanmaken van een nieuwe partij of zending. U voegt de gewenste producten toe door ze te slepen naar het overzicht. Sla vervolgens de ingestelde favorieten op. In het tabblad Voorkeuren kunt u instellen hoe uw gebruikers het gewenste product selecteren als zij een nieuwe partij aanmaken. Print & Verzend Geef uw voorkeuren voor het printen en verzenden aan en upload indien gewenst uw logo voor uw brief Mijn PostNL Connector Mijn PostNL Connector is uw persoonlijke lokale werkomgeving gekoppeld aan uw backendsysteem waarmee u pakketzendingen (automatisch) kunt importeren en uw verzendlabels lokaal kunt printen. Wilt u gebruik maken van de Mijn PostNL Connector? Dan kunt u deze vanuit de module downloaden en installeren. Hulp nodig? Op elke pagina in Mijn PostNL vindt u onder de link Hulp nodig? een lijst met veelgestelde vragen, de handleiding(en) over de pagina waar u bent en het telefoonnummer van de PostNL klantenservice. 7 van 7