gemeente Eindhoven Raadsnummer Inboeknummer 12R5168 12bst02051 Beslisdatum B&W 18-12-2012 Dossiernummer 12.51.451 RaadsvoorstelBeheer en exploitatie NatLab 2.0 Inleiding In de raadscommissie Ruimte en Vastgoed van15 november 2011 is het raadsvoorstel Definitief Ontwerp en beheermodel voor Natlab 2.0 (vervolg) besproken. Vervolgens is besloten het raadsvoorstel te knippen in het besluit over het Definitief Ontwerp NatLab 2.0 en het Beheermodel NatLab 2.0. Op 20 december 2011 heeft de raad ingestemd met het Definitief Ontwerp (DO) voor Natlab 2.0. Bij die gelegenheid heeft de raad ingestemd "...met het feit dat op basis van het DO het proces wordt gestart t.b.v. een beheer- en organisatiemodel met de aanbevelingen van Hospitality Consultants (HC) (zie bijlage 1) als uitgangspunt (en in dat licht ook het gestelde over eigenaarskosten, facilitaire en exploitatie-beheerkosten en de doorkijk naar fase 2 te zien), en de uitwerking hiervan middels een commissienotitie of raadvoorstel voor te leggen". HC past een zogenoemd drie-sporenmodel toe als ondersteuning voor de ontwikkeling van een multifunctionele accommodatie. Het eerste spoor is inhoudelijk van aard. De partijen die een bijdrage aan de inhoudelijke ontwikkeling gaan geven zijn Plaza Futura, Baltan en Broet. Dat resulteert in een meerjaren programmavisie. Sinds begin van dit jaar zijn er inspanningen geweest om ook SintLucas als partij toe te voegen, zowel programmatisch als bij het beheer. Dit is uiteindelijk niet gelukt. Het tweede spoor is het bouwproces. De aanbesteding is afgerond en de bouw is daadwerkelijk gestart. Het derde spoor is het proces om tot een beheer- en organisatiemodel te komen. Hierbij wordt vooral uitgegaan van een permanent gebruik van het Natlab door Plaza Futura, Baltan, en Broet. De mogelijke deelname door Avec Brabant is niet langer aan de orde omdat deze organisatie zichzelf inmiddels heeft opgeheven. De drie sporen vormen samen een integraal ontwikkeltraject, maar dit raadsvoorstel concentreert zich uitsluitend op het toekomstige beheer en de exploitatie van het NatLab 2.0, waarbij de eerdere aanbevelingen van HC impliciet zijn meegewogen. In de uitwerking is tevens gebruik gemaakt van het rapport Aanbestedingsstrategie Beheer en exploitatie Natlab 2.0 van ICSadviseurs (zie bijlage 2) waarin diverse beheer- en exploitatiemodellen voor wat betreft de zakelijke elementen zijn genuanceerd. Hierdoor ontstaat géén spanning met de bevindingen en adviezen van
HC maar is er sprake van verfijning. De inhoud van dit raadsvoorstel is op 20 november in een informatiebijeenkomst gepresenteerd aan de raadscommissies RV en MC. Bestuurlijk kader a Wettelijke taak <Klik hier voor toelichting> X Kerntaak gekoppeld aan het werkprogramma van het college De ontwikkeling van het NatLab 2.0 is een kerntaak, die voorkomt uit het feit dat de gemeente Eindhoven eigenaar is van het betreffende vastgoed. a Onvermijdelijk <Klik hier voor toelichting> Doelstelling Een toekomstproof beheer- en exploitatiemodel ontwikkelen dat de hoofddoelstelling ondersteunt om in het NatLab op Strijp S een culturele invulling te geven aan diverse functies zoals film, theater, nieuwe media en events, dat kan rekenen op draagvlak bij de vaste gebruikers én dat formeel (juridisch en fiscaal) in balans is. Voorstel 1. Instemmen met de uitgangspunten voor het beheren en exploiteren van het NatLab 2.0: a. Multifunctioneel- en optimaal (mede)gebruik b. Optimale verrekenbaarheid van btw c. Sluitende exploitatie d. De winst uit horeca komt voor een deel ten goede aan de plusprogrammering van het NatLab 2.0 e. Plaza Futura is binnen voorwaarden voorkeurskandidaat voor de horecaexploitatie voor tenminste drie jaar. 2. Kennisnemen van de verschillende beheer- en exploitatiemodellen.. 3. Instemmen met het aanwijzen van model 1b als voorkeursmodel voor het toekomstig beheer en de exploitatie van het NatLab 2.0 - het college van B&W het mandaat verlenen deze variant verder uit te werken. Argumenten 1.1 De uitgangspunten hebben invloed op de keuze van het beheer- en exploitatiemodel. Door de gemeente Eindhoven zijn randvoorwaarden op functioneel, financieel, juridisch en fiscaal vlak gesteld. Deze randvoorwaarden hebben invloed op de uiteindelijke beheervorm: a. In het gebouw moet multifunctioneel gebruik en medegebruik worden gestimuleerd. Dit moet leiden tot een efficiënt ruimtegebruik en een hoge 2
bezettingsgraad. In het gebouw moeten het beheer en het gastheerschap zo geregeld zijn dat alle gebruikers optimaal kunnen functioneren. De uitgangspunten (visie) voor beheer&exploitatie maken deel uit van de verdere detaillering (zie bijlage 5). b. Bij de keuze voor een beheer- en exploitatiemodel moet gelet worden op de fiscale gevolgen. Uitgangspunt is een zo groot mogelijke btw-teruggaaf (doel: volledig). De investering in NatLab 2.0 is begroot op 14 miljoen exclusief btw. Indien daar de aankoopsom voor het gebouw van wordt afgetrokken resteert het bedrag voor de verbouwingsuitgaven. Hiermee is ongeveer 2,2 miljoen aan btw gemoeid. Voor teruggaaf dient het gebouw ten minste voor 90% gebruikt te worden voor btwbelaste activiteiten. Zie ook de fiscale paragraaf; c. De exploitatie van het concept NatLab 2.0 moet sluitend zijn. Voor eventuele aanloopverliezen is de niet benutte stelpost kapitaallasten Plaza Futura 2011/2012 gereserveerd. Een en ander conform de kostenparagraaf van het raadsbesluit van 20 december 2011. d. De huur die de horeca betaalt aan de beheerder/exploitant en een eventueel surplus van de winst uit de horeca-activiteiten (na saldering met het resultaat bij Plaza Futura als gebruiker) moet aangewend worden ter dekking van diverse kosten die gemaakt worden binnen het NatLab. Dit betreft ondermeer kosten voor de culturele (plus) programmering. e. In de nadere toelichting bij het raadsvoorstel Definitief Ontwerp en beheermodel voor Natlab 2.0 (vervolg) dat op 20 december 2011 is vastgesteld, is aangegeven dat in eerste instantie met Plaza Futura gesproken zal worden over de invulling van de exploitatie van de horeca. Daarbij zullen de horecavoorwaarden zoals genoemd bij argument 2.2 leidend zijn. Zie ook bijlage 3, Horeca NatLab 2.0 Eindhoven. 2.1 Het beheer- en exploitatiemodel van het NatLab 2.0 is samengesteld uit de functies: horeca, exploitatie en beheer. Horeca: Het uitbaten van de horecavoorziening. Hoofddoel is het faciliteren van de activiteiten in het NatLab 2.0. Subdoel: restaurant voor de omgeving. Voor de eerste drie jaar is Plaza Futura de voorkeurskandidaat voor de exploitatie van de horeca (beslispunt 1e). Dit is conform het raadsbesluit van 20 december 2011 (zie de nadere toelichting van dat raadsbesluit). De hiertoe strekkende horecavoorwaarden zijn ontwikkeld met advisering door Horeca Development (bijlage 3 Horeca Natlab 2.0 Eindhoven ). Deze voorwaarden zullen, aangevuld met de voorwaarden met betrekking tot de plusprogrammering, worden verbonden met de toekomstige exploitatie. Exploitatie: Alle werkzaamheden die te maken hebben met het in de markt zetten van de ruimten van NatLab 2.0 met als doel een zo hoog mogelijke bezettingsgraad te realiseren met activiteiten die binnen de doelstelling van NatLab vallen. Dit omhelst ondermeer de verhuur van de ruimten en het gastheerschap voor zowel de vaste (Plaza Futura, Broet en Baltan) als incidentele gebruikers. Door te kiezen voor verhuur op basis van behoefte en dagdeeltarieven is het mogelijk om ook naast de 3
vaste gebruikers de ruimte te verhuren aan derden. Hierdoor wordt de mogelijkheid gecreëerd voor optimaal medegebruik van de ruimten en de benodigde inkomsten te genereren. Beheer: Alle werkzaamheden die voor de realisatie van de (culturele) activiteiten in het pand noodzakelijk zijn. Hieronder wordt onder andere verstaan: het dagelijks onderhoud, de schoonmaak, de openstelling, het zorgdragen voor een veilig gebruik, inkoop en het afsluiten van (inboedel, WA) verzekeringen. Voor het eigenaars- en gebruikersonderhoud (planmatig) is de gemeente verantwoordelijk. Hierbij wordt uitvoering gegeven aan de door de raad vastgestelde beheersystematiek cultureel maatschappelijk vastgoed 1 (09.R3073.001, 09bst00462). 2.2. De drie onderdelen kunnen vertaald worden naar verschillende beheer- en exploitatiemodellen. Er zijn verschillende mogelijkheden om het beheer en de exploitatie van het NatLab 2.0 uit te werken. Drie hoofdmodellen en twee submodellen zijn nader uitgediept (zie ook het rapport Aanbestedingsstrategie Beheer en exploitatie Natlab 2.0 in bijlage 2). Bij deze studie heeft als vertrekpunt gegolden dat de horeca-exploitatie tenminste voor drie jaar zal worden uitgevoerd door Plaza Futura. Figuur 1. De drie hoofdmodellen. Model 1 Model 2 Model 3 Horeca Horeca Horeca Exploitatie Beheer Exploitatie Beheer Exploitatie Beheer In model 1 worden de onderdelen exploitatie en het beheer samen in de markt gezet en wordt de horeca bij Plaza Futura ondergebracht. 1 De gemeente realiseert conform dit uitgangspunt een culturele voorziening inclusief alle noodzakelijke inventaris en hulpmiddelen. De gemeente houdt deze voorziening vervolgens in stand. Gebruikers maken gebruik van de voorzieningen en betalen hiervoor een vergoeding. Deze vergoedingen leiden niet tot eigendom, noch tot medeaansprakelijkheid. Als de overeenkomst vervalt vertrekt de gebruiker maar blijft de voorziening met alle functies in tact. 4
In submodel 1a gaat de gemeente -muv de horeca exploitatie- zelf de exploitatie en het beheer in combinatie uitvoeren. In submodel 1b worden deze functies -muv de horeca exploitatie- gezamenlijk in een beheerstichting ondergebracht waarin alle belanghebbenden positie hebben, terwijl binnen dit model ook de gemeente Eindhoven voor nader te bepalen periode direct betrokken kan zijn. In model 2 worden de horeca en exploitatie van NatLab 2.0 als één opdracht in de markt gezet en wordt het beheer gezien als een als losstaande opdracht die bij derden wordt ondergebracht. Gezien de eerdere besluitvorming inzake de horeca wordt de exploitatie gekoppeld aan Plaza Futura. In model 3 worden de drie onderdelen bij één partij ondergebracht. Op basis van het besluit inzake de horeca kan deze partij uitsluitend Plaza Futura zijn. Voor de effectiviteit van deze drie modellen speelt de horeca-exploitatie een cruciale rol. De verwachting is dat het NatLab 2.0 slechts suboptimaal zal presteren als de horeca niet in bedrijf is. Daarnaast kunnen diverse werkzaamheden gecombineerd worden met de horeca-exploitatie zoals het openen en sluiten van het pand, toezicht en gastheerschap. Tot slot kan horeca ook een belangrijke inkomstenbron zijn voor een beheerder/exploitant. Als gevolg van het in argument 2.1 genoemde beheersystematiek cultureel maatschappelijk vastgoed en omdat de horeca geen deel uitmaakt van het pakket, blijft er slechts weinig (speel)ruimte voor ondernemerschap over voor een beheerder/exploitant. Door deze omstandigheden zal de rol van beheerder/exploitant alleen interessant zal zijn voor partijen die in die rol tevens andere doelen kunnen realiseren dan alleen de met de rol van beheerder/exploitant samenhangende. Hiervan is, naast de gemeente/de eigenaar zelf, sprake bij de volgende partijen: 1. Plaza Futura: Plaza Futura kan als beheerder/exploitant de combinatie waarmaken met de horecafunctie waardoor voor hen een integrale en optimale combinatie ontstaat van Beheer, Horeca en Exploitatie. Omdat de horeca feitelijk al aan Plaza Futura is toegezegd is zij de enige kandidaat die in staat is deze integraliteit te realiseren. 2. Stichting Ruimte: Deze stichting beoogt een steviger positie als exploitant van cultureel maatschappelijk vastgoed in Eindhoven en heeft sterke behoefte aan een diversiteit van businesscases. Beheer en exploitatie van het Natlab past, ondanks de genoemde beperkingen van ondernemersmogelijkheden, in deze gedachte. 5
SintLucas leek in eerste instantie ook belang te hechten aan een rol met betrekking tot het beheer en exploitatie, maar heeft op 13 november 2012 aangegeven dat er (nog) teveel risico's en onzekerheden voor hen zijn. SintLucas wil zich daarom als eerste richten op goed buurmanschap met verkenning van wederzijdsheden, zoals de mogelijkheid om studenten in te zetten voor een aantal werkzaamheden in het NatLab, het creëren van een inspirerende leer/werk omgeving en het mogelijkerwijs breder benutten van de ruimtes die SintLucas in fase 2 tot haar beschikking heeft. Op termijn zal met SintLucas opnieuw worden beoordeeld of en hoe er gekomen kan worden tot een steviger verbinding met de structuur. 2.3.Fiscale aspecten samenhangend met het NatLab 2.0. De btw kan worden teruggevraagd indien de gemeente het NatLab 2.0 voor minimaal 90% 'btw-belast' verhuurt. Dit kan door een btw-belaste verhuur aan, hetzij een onafhankelijke exploitatie/beheerstichting, hetzij rechtstreeks aan de gebruikers middels btw-belaste verhuur of verhuur-plus, hetzij door aan één gebruiker te verhuren die voldoende btw-belast onderverhuurt. Lukt dit niet, dan kan het niet terug te vorderen btw-deel opgeteld worden bij de (fiscale)huur die in rekening wordt gebracht bij de beheerder/exploitant van het NatLab. Tevens gaat de fiscale huur verder omhoog als gevolg van niet terug te vorderen btw op toekomstige eigenaars (onderhouds)kosten. Deze zal dan natuurlijk proberen de hogere kosten te verhalen op de veroorzaker. Thans zijn gesprekken gaande met de Belastingdienst teneinde te bepalen over de verbouwing van het NatLab 2.0 aan te merken is als vernieuwbouw (in de omzetbelasting een levering die tien jaar gevolgd moet worden) of een verbouwing (in de omzetbelasting een dienst, het jaar van ingebruikname is bepalend voor teruggaaf van btw). In beide gevallen speelt: voor btw-belaste verhuur is een 90%- verklaring nodig. Het is dus van groot belang dat de exploitatie van het NatLab minimaal 90% btwbelast is. In bijlage 7 (fiscale aspecten) wordt van de partijen die bij argument 2.2 zijn genoemd, aangegeven of zij aan dit criterium kunnen voldoen. 2.4.De ontwikkeling van het NatLab 2.0 is een complexe aangelegenheid en brengt diverse risico's met zich mee. Het ontwikkelen van het NatLab tot culturele hotspot, in samenwerking met meerdere actoren, waar diverse factoren invloed op hebben, brengt diverse risico's met zich mee. Deze risico's zijn beschreven, tezamen met een inschatting van de grootte van het risico en de kans dat deze zich voordoet (impact). Het rapport van Horeca Consultants (bijlage 1) is hierbij als leidraad gebruikt. Een overzicht is te vinden in de bijlage 4, evenals een beschrijving van de instrumenten voor risicobeheersing. 6
3.1 De modellen met elkaar vergeleken. Op basis van bovenstaande punten worden de diverse modellen onderstaand met elkaar vergeleken. Tabel 3. De hoofd- en submodellen met elkaar vergeleken. Besluit dat PF de horeca mag doen wordt vervuld. Model 1 Model 1a Model 1b Model 2 Model 3 Beheer en exploitatie Exploitatie NatLab 2.0 (B&E) door gemeente; icm horeca. Beheer Horeca bij PF. elders. Beheer en exploitatie (B&E) gecombineerd; Horeca bij PF. Stichting van belanghebbenden tbv Beheer en exploitatie (B&E); Horeca bij PF. Mits PF de exploitant is. Horeca en E&B gecombineerd in een exploitant. Mits PF de exploitant is. Synergie voordeel combinatie horeca, exploitatie en beheer Ondernemerschap (mn obv de combinatie horeca en exploitatie) wordt gestimuleerd. Aanwezige competenties/ expertise tav exploitatie en beheer van een multi mediale accommodatie. Aanwezige competenties/ expertise tav horeca exploitatie Integraliteit verantwoor-delijkheid tav het NatLab. Borging gebruikers-onafhankelijk beheer. Risico voor gemeente bij tegenvallers. Draagvlak voor het model bij de verschillende gebruikers. NB Gelet op het gestelde bij argument 2.3 is het btw-criterium niet onderscheidend, zolang SintLucas niet de beheerder/exploitant wordt. 3.2 Model 1b voldoet het beste en wordt door de vaste gebruikers gedragen. Zoals in de informatiebijeenkomst van 20 november is aangegeven, zijn de drie belangrijkste criteria om te komen tot een keuze van het beheer- en exploitatie model: de mate waarin een model toekomstproof is, de mate waarin wordt voldaan aan de financiële, fiscale en juridische aspecten en, van het grootste belang, de mate van draagvlak bij de gebruikers. Op basis van deze criteria is het advies om te kiezen voor model 1b. Dit advies wordt door alle gebruikers gedeeld. Als in de toekomst SintLucas toch een rol wil hebben in het beheer en exploitatie van het NatLab of als er andere gegadigden in zicht komen, dan kunnen die in dit model aansluiten bij de stichting. Conform beslispunt 3 zal de verdere uitwerking van dit model door het college van B&W ter hand worden genomen. Kanttekeningen Geen 7
Kosten De exploitatie rekeningen van de eigenaar, exploitant, de gebruikers en de gemeente als subsidie verstrekker zijn opgenomen in bijlage 6. Hieronder per categorie een beknopte exploitatie begroting. Totalen exploitatie rekeningen 2014 2014 2014 2015 2015 2015 2016 2016 2016 Opbrengsten Opbrengsten Opbrengsten Kosten Resultaat Kosten Resultaat Kosten Resultaat Exploitant 685.532 688.694 3.162 599.581 707.024 107.443 565.863 727.132 161.269 Gebruikers: Plaza Futura 1.787.942 1.787.942 0 1.940.457 1.940.457 0 2.094.860 2.094.861 0 Plaza Futura - horeca 1.082.500 1.082.500 0 1.212.500 1.212.500 0 1.309.285 1.364.997 55.712 Broet 83.755 83.755 0 84.557 84.557 0 85.375 85.375 0 Baltan 216.527 216.527 0 216.984 216.984 0 217.450 217.450 0 Totaal Natlab 3.856.256 3.859.418 3.162 4.054.078 4.161.521 107.443 4.272.833 4.489.814 216.981 Eigenaar 799.000 799.000 0 803.080 803.080 0 807.242 807.242 0 Subsidie verstrekker 966.077 966.077 0 967.336 967.336 0 968.619 968.619 0 De cijfers zijn ramingen die in overleg met de gebruikers zijn opgesteld. Om aan uitgangspunt 1c (sluitende exploitatie) te voldoen is de mix film (winstgevend) - theater (verliesgevend) bij Plaza Futura aangepast ten opzichte van de huidge mix. Daarnaast wordt het resultaat van Plaza Futura en Plaza Futura horeca eerst met elkaar gesaldeerd, zoals dat bij het huidige Plaza Futura ook het geval is, waarna het winst-surplus van de horeca ten goede komt aan de plusprogrammering, conform argument 1.1d. In deze ramingen wordt uitgegaan van een verhuur potentie van 40% van de leegstandscapaciteit. Deze opbrengst is toegerekend aan de exploitant. Alleen voor 2014 en 2015 wordt er vanuit dit verhuur potentieel een bijdrage geleverd aan Plaza Futura om de exploitatie rond te krijgen. Mocht in de eerste jaren blijken dat de exploitatie toch niet sluitend te krijgen is, dan kan dat opgevangen worden met de post voor aanloopverliezen. Zie beslispunt c. Communicatie Er vinden regelmatig gesprekken plaats met de gebruikers en de inhoud van dit raadsvoorstel is op 20 november in een informatiebijeenkomst gepresenteerd aan de raadscommissies RV en MC. Planning en uitvoering Voor 1 september 2013 een getekende huurovereenkomst. 8
Evaluatie De eerste drie jaar evalueert de eigenaar jaarlijks het beheer- en exploitatie model met de betrokkenen (exploitant en vaste gebruikers). Bijlage(n) Als bijlage(n) bij dit voorstel behoren: 1. Beheermodel NatLab 2.0 - Hospitality Consultants 2. Aanbestedingsstrategie Beheer en exploitatie NatLab 2.0 - ICSadviseurs 3. Horeca Natlab 2.0 Eindhoven - Horeca Development 4. Risico analyse 5. Visie op Beheer & Exploitatie NatLab 2.0 6. Exploitatie begroting 7. Fiscale aspecten a De bijlagen worden meegestuurd X De bijlagen liggen ter inzage in de leeskamer Een ontwerpraadsbesluit bieden wij u hierbij ter vaststelling aan. Burgemeester en wethouders van Eindhoven,,secretaris. 9
Ontwerp Raadsbesluit De raad van de gemeente Eindhoven; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van ; <Klik hier voor tekst vóór besluit> besluit: 1. Instemmen met de uitgangspunten voor het beheren en exploiteren van het NatLab 2.0: a. Multifunctioneel- en optimaal (mede)gebruik b. Optimale verrekenbaarheid van btw c. Sluitende exploitatie d. De winst uit horeca komt voor een deel ten goede aan de plusprogrammering van het NatLab 2.0 e. Plaza Futura is binnen voorwaarden voorkeurskandidaat voor de horecaexploitatie voor tenminste drie jaar. 2. Kennisnemen van de verschillende beheer- en exploitatiemodellen.. 3. Instemmen met het aanwijzen van model 1b als voorkeursmodel voor het toekomstig beheer en de exploitatie van het NatLab 2.0 - het college van B&W het mandaat verlenen deze variant verder uit te werken. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van <Klik hier voor datum>, voorzitter., griffier. 10