Uitwerking beheer en exploitatie

Transcriptie

1 A gemeente Eindhoven Uitwerking beheer en exploitatie NatLab mediacluster Oktober 2011 bba/jg

2 Colofon Uitgave Gemeente Eindhoven Datum Oktober 2011 gemeente Eindhoven

3 Inleiding Proces schema: De verdere uitwerking van diverse exploitatiebegrotingen en businessplannen gaan conform onderstaand stroomschema waarbij de verbanden tussen de diverse concepten is aangegeven: Ruimtelijk concept: Sector GV Beheer en exploitatie: Sector EC/GV Inhoudelijk concept: sector EC Programmaraad Uitwerking: Op basis van de eerste exploitatiebegroting NatLab 2.0 (zie rapport van 14 oktober 2011 van Hospitality Consultants), is met behulp van het ruimtelijk concept een eerste businessplan maatschappelijk beheerbedrijf NatLab 2.0 opgesteld. Deze begroting is de basis voor de verdere uitwerking van de diversen fasen. Tevens zullen er criteria moeten worden ontwikkeld voor het selecteren van de nieuwe partners. gemeente Eindhoven 3

4 1. Ruimtelijk concept ( Definitief ontwerp) ( Uitvoeren raadsbesluit 28 juni 2011). Het NatLab is eigendom van de gemeente. De huidige kosten (grond/ opstal/ gemaakte ontwikkelkosten) worden tegen boekwaarde (afgerond 2,9 miljoen) ingebracht in het project (conform gemeentelijke boekhoudregels). Op basis van het DO is door een extern deskundige een investeringsbegroting opgesteld. Daarnaast wordt in het kader van het gemeentelijk beleid, waarbij sprake is van verhuur van functies ook de functionele inrichting verzorgd. De totale investeringskosten komen uit op 14 miljoen. De investeringskosten worden gedekt door gemeenten en derden (zie paragraaf kosten van deze notitie). Het doorschuiven van het krediet naar eind 2012 leidt tot voordeel op de kapitaallasten die ingezet worden voor de aanlooprisico s. Post onvoorzien is hoger in verband met de risico s van renoveren. De totale post bedraagt 1miljoen. Daarnaast wordt rekening gehouden met BTW risico s ten lasten van 4 ton. Voor de berekening van de exploitatiekosten is rekening gehouden met de BVO inclusief verkeersruimtes. Totale BVO van het oorspronkelijke plangebied bedragen 5.000m2. Voor de verdere berekening wordt rekening gehouden met een NVO van 3.588m2. (door o.a. het afbreken van vloeroppervlakte). De totale investeringskosten bedragen per m2 nvo 2.800,- exclusief BTW en inclusief theater en filmzaal inrichting. 4 gemeente Eindhoven

5 2. Beheer en exploitatie Conform programma van eisen geldt de volgende tijden en normering: Gebruikstijden: Theater Repeteren Film Café/restaurant Kantoren Werkplaatsen uur tot en met uur 24 uur per dag uur tot en met uur uur tot en met uur uur tot en met uur uur tot en met uur Ruimtenormering Bezetting Met de volgende bezettingen door bezoekers dient rekening te worden gehouden: - theaterzaal 195 personen (tijdens voorstelling met zitplaatsen) 350 personen (staanplaatsen) - filmzaal 1 54 personen - filmzaal 2 72 personen - filmzaal 3 40 personen - filmzaal 4 50 personen - filmzaal 5 25 personen - filmzaal 6 20 personen - Auditorium 135 personen - café/restaurant 150 personen (120 couverts) - Kantoren 25 werkplekken Ruimtetoedeling: Een groot deel van de ruimte wordt multifunctioneel gebruik. Conform het voorstel. Voor het bepalen van de gebruiksvergoeding zal er een indeling van de ruimtes plaats in de volgende categorieën : 1. mono functioneel gebruik 2. medegebruik 3. multifunctioneel gebruik gemeente Eindhoven 5

6 Toelichting beheer model (toelichting van het figuur bij onderdeel 3 businessplan maatschappelijk beheer bedrijf) Eigenarenbeheer De sector Grond en Vastgoed sluit een contract af met het Maatschappelijk Beheerbedrijf. In dit contract wordt de fiscale huur vastgelegd en afspraken over het onderhoud en zijn randvoorwaarden opgenomen die te maken hebben met huur horeca en commercieel gebruik (beide marktconforme huur en kan worden uitgewerkt in een vast en flexibel deel), met de verhouding commercieel-inhoudelijk en over de financiering van de plus-programmering. De commerciële tarieven zijn dus marktconform (= kostendekkend + marge) rekening houdend met de omgeving, de accommodatie en de aanvullende dienstverlening. Exploitatie en facilitair beheer De verantwoordelijkheid voor de exploitatie ligt bij het Maatschappelijk Beheerbedrijf. Het Maatschappelijk Beheerbedrijf maakt op basis van de totale programmering afspraken over het culturele gebruik van de ruimtes. Met de gebruikers van het NatLab worden jaarlijkse dienstverleningsovereenkomsten gesloten, waarin afspraken worden vastgelegd over doorberekening fiscale huur (op basis van feitelijk gebruik) en van service-kosten. Daarnaast selecteert en contracteert dit beheerbedrijf de horeca-ondernemer en eventuele partijen, nodig voor (onderdelen van) het facilitair beheer (schoonmaak etc.). Plaza Futura kan één van de partijen zijn die meedingen naar horeca-functie. Het Maatschappelijk Beheerbedrijf draagt zorg voor optimaal gebruik van de ruimtes, waarbij ook commercieel gebruik mogelijk is. Wanneer gekozen wordt voor culturele invulling buiten het programma van de programmaraad (bijv. gebruik van theaterzaal door Parktheater) wordt dit vooraf kortgesloten met de programmaraad. De directe kosten voor het exploitatiebeheer worden ten laste gebracht van de exploitatie van het Natlab 2.0 en dus in mindering gebracht op de commerciële opbrengst. Consequenties Belangrijke consequenties van deze keuze zijn, dat met de culturele partijen in het Natlab nu geen huurcontract meer afgesloten hoeft te worden met een looptijd van minimaal 5 jaar, maar een dienstverleningsovereenkomst van één jaar, waardoor de duur hiervan gelijk loopt met de duur van de jaarlijkse subsidieverlening. Dit maakt het invullen van functies in het Natlab flexibeler. Bij onvoldoende culturele prestaties kan de relatie sneller worden afgebouwd en kan gezocht worden naar een nieuwe partner om die culturele functie in te vullen. Hiermee wordt invulling gegeven aan een eerdere uitspraak van de raad in het kader van Cultuur Totaal, waarin is aangegeven, dat de functie centraal dient te staan en niet de instelling. Een tweede belangrijke consequentie is, dat de huidige subsidie aan Plaza Futura en overige participanten, waarin elementen van exploitatiebeheer en horeca zitten ontvlochten dient te worden op productniveau. Deze posten worden in het nieuwe beheermodel op een andere plaats neergelegd. 6 gemeente Eindhoven

7 3. Businessplan Maatschappelijkbeheerbedrijf Op basis van de huidig bekende informatie is aan de hand van de ruimte behoefte van de participanten een berekening gemaakt voor de kosten en opbrengsten van het Maatschappelijk beheer bedrijf. Dit betreft een conservatieve inschatting van het medegebruik en multifunctioneel gebruik. Taakstelling commerciële invulling wordt kleiner naarmate er meer partijen bijdragen. De uitwerking van deze berekeningen moet nog met alle participanten besproken worden. Voor bepaling van de kosten MBB is gebruik gemaakt van het rapport eerste exploitatieberekening van Hospitality consultants van 14 oktober Schematisch ziet het model er als volgt uit: sector Economie & Cultuur gemeente Eindhoven sector Fiscale huur Marktconform Totale kosten MBB MAATSCHAPPELIJK BEHEERBEDRIJF Totale opbrengsten MBB dienstverleningsovereenkomst, vergoeding voor Marktconforme huur Horeca cie invulling DVO Plaza Theater Broet Baltan Plaza Film Avec Brabant Commerciele invulling Taakstelling commerciele invulling Samenvatting van de eerste begroting bedraagt: Totale kosten bedragen aldus ,- Totale opbrengsten bedragen aldus: ,- Op de volgende pagina vindt u een verdere uitwerking, waarbij de vergoeding voor het beschikbaar stellen van de ruimte bestaat uit een huurcomponent en een facilitaire component. gemeente Eindhoven 7

8 Totale opbrengsten Maatschappelijk beheerbedrijf: INKOMSTEN Gebruik functie omschrijving aantal bedrag Totaal Basisprogrammering: Mono Baltan aantal m2 ruimte Mono Baltan fte voor baltan 4fte werkplek mede Baltan 24 voorstelling Mono Broet aantal m2 ruimte Mono Broet fte voor broet 3fte werkplek mede Broet theaterzaal 5 premiere mede Broet filmvoorstellingen wekelijks do/vr/za mede Plaza film 7zalen 365 dagen 1,2 voorstelling per dag 4500 filmvoorstellingen Mono Plaza film 16 fte cultuur 160m mede Plaza theater 110 theatervoorstelling Plusprogrammering: Multi Plusprogrammering Multi horeca Marktconforme huur horeca 200 per m Totale dienstverleningsovereenkomsten: Totale kosten Maatschappelijk beheerbedrijf: BEHEER EN EXPLOITATIE KOSTEN Facilitairbeheer Eigenarenbeheer Personeel NatLab Manager 0,75 fte beheerder 0,86 fte Directe exploitatielasten Schoonmaak Indirecte exploitatielasten beheer Communicatie, PR en gezamenlijke programmering Administratie en algemeen Energie Huurdersonderhoud Inrichting (gemeenschappelijk) Inboedelverzekering OZB belasting huurder Eigenarenlasten Eigenarenonderhoud Verzekeringen eigenaar OZB belasting eigenaar Totale kosten gemeente Eindhoven

9 4.a Exploitatiebegrotingen participanten: Iedere partner heeft daarnaast zijn eigen begroting. Een aantal voorbeelden hiervan zijn al eerder aangegeven in eerdere bijlagen aan de raad verstrekt. Voor de volledigheid, hierbij nog een overzicht van de potentiële opbrengsten voor theater en film. De kosten bestaan in beide gevallen dus uit de bijdrage voor het beschikking krijgen van de ruimte (dvo vergoeding), personeelskosten van de activiteit, algemene kosten en promotiekosten van de activiteit. Voor een gedetailleerde beschrijving van de exploitatie begroting wordt verwezen naar de nadere toelichting bij het raadsvoorstel van mei en de bijlagen bij dat dossier. VOORSTELLINGEN FILM Begroting Film stoelen vrst/dag vrst/ jaar opbr/ bez bezetting bez/gem bez/jaar bez/dag verkoop ink. perc. inkoop omzet/dag omzet/mnd filmzaal , % % filmzaal , % % filmzaal , % % filmzaal , % % filmzaal , % 12, % filmzaal , % % filmzaal , % 67, % totaal film Opbrengsten excl subsidies verhuur pasverkoop filmkring Europa cinema Reclame inkomten subtotaal opbrengsten incl verkoop film Begroting Theater gemeente Eindhoven 9

10 VOORSTELLINGEN THEATER 4.b Begroting Theater stoelen vrst/dag vrst/ jaar opbr/ bez bezetting bez/gem bez/jaar bez/dag verkoop ink. perc. inkoop omzet/dag omzet/mnd multifunctionele zaal vlakke vloer % 136, % amateur ,5 70% 136, % werkplaats % % theater Opbrengsten bijdragen stichting steunpilaren PlazaNatlabPodium programma subsidie (provincie N.Brabant) project verwerving subsidie fondsen subtotaal opbrengsten resultaat na aftrek doorgerekende kosten incl inkoopkosten programmering gemeente Eindhoven

11 5. Lijst met bezoekers aantallen andere steden. NVB info centrum dd mei 2011 Filmtheaters Lijstje van Bunnik dd 2008 Stoelen schermen schermen groei inwonertal gemeente filmbezoek gemeente filmhuis bez % inwonertal Filmtheater Bussum Filmhuis Bussum Bussum Filmhuis % % Filmtheater Middelburg Filmtheater `t Schuttershof86 1 Middelburg Cinema Middelburg % % Filmtheater Zutphen Luxor 80 1 Zutphen Filmtheater Luxor** % % Filmtheater Gouda Filmhuis Gouda 80 1 Gouda Filmhuis % % Filmtheater Hilversum Filmhuis Hilversum Hilversum/ Filmtheater % % Filmtheater Helmond Filmhuis Helmond Helmond Filmhuis % % Filmtheater Leeuwarden Filmhuis Leeuwarden Leeuwarden/ Filmhuis % % Filmtheater Alkmaar Provadja Alkmaar Provadja % % Filmtheater Delft FilmhuisLumen Delft Lumen % % Filmtheater Deventer Filmhuis De Keizer Deventer Filmhuis De Keizer % % Filmtheater Den Bosch Verkade fabriek s-hertogenbosch/ Verkadefabriek voor verbouwing % % Filmtheater Dordrecht Cinode 81 1 Dordrecht Filmhuis Cinode % % Filmtheater Leiden Kijkhuis Leiden Kijkhuis % % Filmtheater Zwolle Fraterhuis Zwolle Filmtheater Het Fraterhuis % % Filmtheater Maastricht Lumière Maastricht/ Lumiere % % Filmtheater Amersfoort De Lieve Vrouw Amersfoort/ Lieve Vrouw % % Filmtheater Arnhem Focus Filmtheater Arnhem244 3 Arnhem/ Focus % % Filmtheater Zaandam De Fabriek Zaanstad/ De Fabriek* % % Filmtheater Haarlem Filmschuur Haarlem Filmschuur % % Filmtheater Enschede Concordia Enschede Concordia % % Filmtheater Apeldoorn Gigant Apeldoorn Gigant % % Filmtheater Nijmegen LUX/Cinemarienburg/Villa 948 LUX 11 Nijmegen Lux % % Filmtheater Breda Chassé Cinema Breda Chasse % % Filmtheater Groningen Forum Images Groningen Images % % Filmtheater Tilburg Filmfoyer Tilburg 43 1 Tilburg/ Filmfoyer % % Filmtheater Eindhoven Plaza Futura Eindhoven Plaza Futura voor verbouwing % % Filmtheater Utrecht 't Hoogt Utrecht t Hoogt % % Filmtheater Den Haag Haags Filmhuis Den Haag Filmhuis % % Filmtheater Rotterdam Lantaren/Venster Rotterdam Lantaren Venster voor verbouwing % % Filmtheater Amsterdam EYE Film Instituut Nederland Amsterdam Filmmuseum % % Filmtheater Amsterdam Het Ketelhuis Amsterdam Het Ketelhuis % % Filmtheater Amsterdam Rialto Amsterdam/ Rialto % % gemeente Eindhoven 11