Projectleiderschap: raketwetenschap of mensenwerk? Een bescheiden handreiking 9 februari 2017 Denise Baecklant
Agenda Basis van mijn presentatie Wat is een project? Basale structuur van een project De vier basis elementen Motivatie De vier creatiekrachten van een succesvol project Commitment gaat boven structuur Projectleiders in soorten en maten Rollen en verantwoordelijkheden projectleider Inkoopproces en projectleiderschap Event projectleiderschap
Basis van mijn presentatie Projectmatig creëren 2.0 Jo Bos & Ernst Harting Geheel herziene versie 3
Wat is een project? Je kiest voor de projectvorm in deze situaties: - Er is een complexe uitdaging of probleemstelling - Er is een duidelijke opdrachtgever - Het probleem moet door (multidisciplinair) team worden opgelost - Er kan een eenduidig resultaat bepaald worden - Duidelijke opleverdatum, maximaal drie jaar - Je kunt een scherp budget benoemen en dat budget is beschikbaar PS Als er op korte termijn een oplossing voor een dringend probleem moet komen, is geen sprake van een project maar van improvisatie (of paniekvoetbal)
De basale (FLIB)structuur Opdrachtgever en boegbeeld: voorzitter van de betrokken programmaraad (of lid daarvan) Stuurgroep: opdrachtgever, vertegenwoordiger IFV, en en ter zake deskundige Opdrachtgever stelt projectleider aan Projectleider richt projectgroep in Uitgebreide ontzorging vanuit de FLIB door portfoliomanager, accountmanager, communicatie medewerker, administratieve ondersteuning
De vier basiselementen Opdrachtgever: ligt er op het juiste niveau iemand wakker van dit project? Eenduidig resultaat: je moet hetzelfde voor ogen hebben (al is het om een andere reden) Opleverdatum: die moet er toe doen en op het juiste niveau zijn vastgesteld Budget is geregeld: Projectkosten: capaciteit, kennis, ondersteuning Geld om het doel te bereiken, bijvoorbeeld producten inkopen, lesmateriaal ontwikkelen
Motivatie Er zijn twee soorten projecten: - Die lopen als een zonnetje, binnen budget en binnen planning - Die energie vreten, niet vooruit komen, nooit af komen, ver buiten budget raken Oorzaak van het zonnetje: opdrachtgever, opdrachtnemer, projectleden, ondersteuners hebben allemaal het gevoel iets zinvols te doen. Ook als dat verschillende zaken zijn! Oftewel: kan iedereen het project verbinden met iets wat voor die persoon van belang is?
Samengevat: de vier creatiekrachten die een project succesvol maken - De zij - of omgevingskracht : wie ligt er wakker van, als het project niet gerealiseerd wordt? - De ik - of leiderschapskracht : voel ik me verbonden met het project? What s in it for me? - De wij - of samenwerkingskracht : de sociale en relationele aspecten die een rol spelen in en om projecten - De het - of structuurkracht: systeem, structuur, procedures, beheersaspecten als tijd, informatie, geld
Commitment gaat boven structuur Projectmatig werken veronderstelt fundamentele invulling van de vier creatiekrachten Structuur van het project staat daarmee niet langer centraal, maar is één van de vier; met alleen structuur kom je er niet Individuen gaan op basis van hun commitment, ambities en voorkeuren samenwerking aan en vullen de gewenste structuur in Gevolg: relatief lichte structuur met zware gedelegeerde verantwoordelijkheden, en minimale aansturing in de uitvoering Want iedereen doet wat hij zinvol vindt en waar hij goed in is
Projectleiders in soorten en maten Het bestuurlijke type: veel gevoel voor wat opdrachtgever wil Valkuil: te weinig oog voor wat de andere projectleden motiveert Het spaghetti type: ontwart lijntjes binnen een project, organiseert die netjes Valkuil: te veel oog voor details werkt niet motiverend Het opjagende type: jaagt de projectleden aan (of op ) Vraag: waarom is dat nodig? De inhoudelijk expert Valkuil: heeft een mening over de uitkomst van het project, waar hij zich zou moeten richten op het scheppen van kaders en randvoorwaarden En de waarheid ligt in het midden
Wat zijn dan de taken en rollen projectleider? In elk project: - Sturen op de hoofdlijnen, op scope en planning - Organiseren van de randvoorwaarden - Bewaken evenwicht creatiekrachten Het verschil met projectleider FLIB-aanbesteding?
Inkoopproces en projectmanagement Beïnvloedbaarheid kwaliteit en kosten Energie inkopers Portfoliomanagement Categoriem anagement Specificatie Selectie Contract Bestellen Monitoren Nazorg Nadenken Inkopen Gebruiken
Event projectmanagement De FLIB en de Academie voor Talent en Leiderschap Veiligheidsregio s gaan samen een training projectleiderschap ontwikkelen. SAVE THE DATE: DINSDAG 11 APRIL 2017 Denise.Baecklant@ifv.nl Marianne.Heijndijk@ifv.nl 06 48 13 72 43 06 12 04 26 03
? www.ifv.nl