Global Information Management Coalition De explosieve groei van nieuwe technologieën gecombineerd met de toegenomen behoefte aan en gebruik van IT binnen organisaties maakt het des te belangrijker dat informatie effectief wordt beheerd. Informatie wordt steeds meer een bedrijfsmiddel dat kritiek is voor de bedrijfsvoering. Het beheer van informatie laat vaak te wensen over, resulterend in potentiele bedrijfsrisico s. De not-for-profit ASL BiSL Foundation heeft de Global Information Management Coalition opgericht om meer bewustwording te creëren voor de waarde van informatiemanagement. De eerste organisaties die aansloten bij de coalitie zijn APMG, Capgemini Academy, GamingWorks, itsmf USA, Quint Wellington Redwood en Van Haren Publishing. De coalitie organiseert informatiemanagement roadshows waarin deelnemers ontdekken hoe BiSL (Business information Service Library) en ondersteunende instrumenten helpen om informatiemanagement succesvol toe te passen. Roadshow gehost door Aranea, VIAG en de Gemeente Oss Adviesbureau Aranea, VIAG (Vereniging van coördinatoren Informatievoorziening en Automatisering in Nederlandse Gemeenten) en de Gemeente Oss hebben op 13 juni 2013 de eerste IM Roadshow voor gemeenten gehouden. Deze roadshow werd bijgewoond door 16 professionals uit verschillende gemeenten. Naast bijgepraat worden over de ontwikkelingen op informatiemanagement, hebben zij ook interactief kennis gemaakt met het belang van informatiemanagement. Dit door middel van een business-simulatie BookStore TM. Frank Roumans, senior account manager bij Aranea, opende de roadshow. 1
Trends in informatiemanagement Om context bij informatiemanagement te geven, deelde Mark Smalley, IT-paradigmaloog bij de ASL BiSL Foundation, verschillende perspectieven, waaronder: Het gat tussen de behoefte van organisaties om informatie te gebruiken om productiviteit, flexibiliteit en omzetgeneratie te verbeteren, versus de moeite die IT-organisaties hebben om deze waarde te leveren; De slechte relatie tussen business mensen en IT mensen; Hoe commoditization van IT de traditioneel lineaire relatie tussen externe leveranciers, IT-afdelingen en de business ontwricht; dit creëert een driehoeksverhouding waarin de IT-afdeling vaak wordt gepasseerd; IT-lente, met andere woorden dat de business het IT-stuur in handen heeft genomen maar nog worstelt met de invulling van deze nieuwe rol; Dat informatie en technologie hoewel nauw met elkaar verweven als twee afzonderlijke entiteiten moeten worden gemanaged; De risico s geassocieerd met slecht informatiemanagement, waaronder productiviteitsverlies, kostbare besluitvorming door verkeerde interpretatie van gegevens, IT-budget aan de verkeerde zaken besteed, vertraagde business-projecten, reputatieschade, concurrentienadeel; Hoe het negenvlaksmodel en het BiSL framework ondersteunen bij het verbeteren van hoe informatiemanagement is georganiseerd 2
Business-simulatie BookStore TM In deze simulatie spelen de deelnemers de rollen van werknemers in een boekenwinkel genaamd Bookstore. Management heeft ambitieuze groeiplannen. Gedurende het spel, introduceert Bookstore nieuwe producten en diensten. BookStore wil smartphones gebruiken om met klanten te communiceren. De spelers beheren gegevensbronnen en applicaties. Zij leren onderkennen welke informatiebehoefte de business heeft. Spelers moeten nadenken over hoe ondersteuning en leveranciersmanagement moeten worden ingericht. Gedurende twee uren, spelen de deelnemers twee ronden van de simulatie om kritieke faalfactoren en succesfactoren te identificeren, die in hun dagelijkse praktijk gebruikt kunnen worden. Zij ervaren hoe zo n business-simulatie gebruikt kan worden om een dialoog tussen business en IT op te zetten, en hoe het als een evaluatie-instrument kan worden ingezet om zwaktes en verbeterkansen te identificeren. Typische faalfactoren zijn: Slechte communicatie en onbegrip tussen business en IT; IT heeft te weinig inzicht en inbreng in de business-strategie en veranderingen; De business heeft moeite om hun behoefte duidelijk te verwoorden; De business wordt onvoldoende betrokken bij IT-projecten; Te weinig begrip en formalisering van rollen: informatiemanager, informatieanalist en functioneel beheerder. 3
Informatiemanagement - praktijk case Na de business-simulatie deelde Stefan Maas, Senior Adviseur bij Aranea, zijn ervaring met het verbeteren van informatiemanagement bij de Gemeente Venray. De verbetergebieden waren: Inzicht in wederzijdse verwachtingen en mogelijkheden Samenwerking Grotere betrokkenheid management Sturing en prioriteiten projecten Over de grenzen heen kijken Balans tussen beheer en vernieuwing Denken in functionaliteit in plaats van IT-producten Concretiseren van de business-vraag Informatievoorziening en management onderdeel van de business Integraal plan In workshops met vertegenwoordigers van zowel business als IT zijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bepaald en in RA(S)CI tabellen vastgelegd, gevolgd door een herdefinitie van de rollen en functiebeschrijvingen. Dit resulteerde in een herstructurering van informatiemanagement en de IT-afdeling. Business Informatie Services Library Om de roadshow af te ronden, heeft Mark Smalley een overzicht van het BiSL framework gegeven, met een verwijzing naar de verschillende onderwerpen die tijdens de simulatie aan bod kwamen. 4
Kritieke succesfactoren Direct na de simulaties deelden de spelers met elkaar de leerpunten die zij van plan zijn om in hun eigen organisatie toe te passen: We hadden beter al vroeg in het begin de driehoek Business-IM-IT bij elkaar aan tafel kunnen zetten We hadden meer oog moeten hebben voor elkaars (toekomstig) belang, en meer de WAAROM vraag over en weer blijven stellen IM niet alleen in boodschapper-functie zetten maar inhoudelijke expertise moet kunnen zorgen voor vertaalslag tussen lange termijn business-strategie en kortere termijn IT focus Vanuit IT meer pushback - consequenties (voordelen, risico s, kosten) terugkoppelen aan de business Informatieplanning gebaseerd op organisatiestrategie geeft richting, houvast en is noodzakelijk -> Projecten die daaruit voortkomen landen beter en behoeven minder uitleg Structuur aanbrengen in overleg, meer afstemming op het juiste niveau -> IT Manager die over incidenten begint veroorzaakt ruis en vertraagt besluitvorming IM is geen doorgeefluik maar heeft een duidelijke eigen rol Vasthouden aan de eigen rol op basis van heldere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden 5
Aanvullende informatie Aranea Aranea is een onafhankelijk adviesbureau dat zich toelegt op het beantwoorden van Business-IT vraagstukken voor haar opdrachtgevers met als doel het creëren van blijvende waarde voor die opdrachtgevers. Aranea heeft sinds 1991 een sterke positie verworven in de branches onderwijs, zorg, rijksoverheid en gemeenten. Voor deze branches geldt dat Aranea beschikt over kennis van de bedrijfsprocessen en de belangrijkste ontwikkelingen binnen die sectoren. Daarnaast levert Aranea haar toegevoegde waarde bij grote nationale en internationale bedrijven. Voor verdere informatie: www.aranea.nl Presentatie casestudie Gemeente Venray: http://prezi.com/wrczoxbyky13 VIAG De Vereniging van coördinatoren I&A van Gemeenten is in 1991 opgericht om gehoor te geven aan de behoefte om overlegstructuren te bundelen voor de groeiende groep van vakgenoten. Het netwerk van leden en bedrijfsleden is een bron van kennis en expertise waar de gemeentelijke ICT medewerker op elk niveau zijn of haar voordeel mee kan doen. De VIAG Denktank wordt ingevuld door een groep actieve leden die initiatieven voorstellen om lokaal e-government te verbeteren. Renk Ruijter (marketing, communicatie en evenementen) sloot de roadshow af. Voor verdere informatie: www.viag.nl Publicaties Conferenties Workshops 6
GamingWorks GamingWorks ontwerpt, ontwikkelt en begeleidt professionele business-simulaties of serious games. Deze zijn gericht op het verbeteren van de vraagstukken zoals in dit document beschreven en op ondersteuning van leren en ontwikkelen binnen organisaties. Deze 'leren-in-de-praktijk' oplossingen worden gebruikt door een wereldwijd netwerk van professionele partners. Informatie bij www.gamingworks.nl BookStoreTM APMG-International APMG-International is het leidend exameninstituut dat training en consulting organisaties accrediteert en programma s voor certificering van professionals beheert. Informatie bij www.apmg-international.com ASL & BiSL certificering Geaccrediteerde leveranciers van training : Van Haren Publishing Van Haren Publishing is een internationaal en toonaangevende uitgeverij, gespecialiseerd in standaarden, best practices en methoden. Informatie bij www.vanharen.net BiSL Framework boek BiSL Pocket Guide BiSL Zelfevaluatie ASL BiSL Foundation Not-for-profit ledenorganisatie die de ASL en BiSL frameworks en best practices beheert en gebruik ervan stimuleert. Voordelen van lidmaatschap zijn invloed op de ontwikkeling van ASL en BiSL, korting, marketingkansen, en professionele en organisatorische ontwikkeling. Informatie bij www.aslbislfoundation.org Publicaties Best practices Lidmaatschap Evenementen Kritieke succesfactoren en leerpunten uit GIMC roadshows Meer informatie: mark.smalley@aslbislfoundation.org 7