TOELICHTING BIJ DE HANDLEIDING

TOELICHTING BIJ DE HANDLEIDING De voorbeeldsite van waaruit vertrokken is, is de standaardsite aangeboden door het KU Leuven-SharePoint team Elke site heeft standaard één sitebeheerder (kan de standaardsite aanpassen voor iedereen zichtbaar) 4

Client configureren voor optimaal gebruik van SharePoint https://admin.kuleuven.be/icts/services/groupware/sharepoint/c lients Weergavetaal instellen: klik rechts bovenaan op link met uw naam en kies Mijn instellingen / Mijn taal en regio. Taal die eerst staat onder My Display Languages, zal worden weergegeven (duurt even alvorens wijziging actief wordt) Klik onderaan op Save all and close. 6

Titelbalk Groupware portal Uw naam knop Instellingen knop Help tabbladen Bladeren en Pagina knop Volgen knop Sync: enkel beschikbaar in documentenbibliotheken. Hiermee maakt u een gesynchroniseerd exemplaar van de documentenbibliotheek op uw pc. Zo hebt u toegang als u offline bent en worden updates automatisch gesynchroniseerd naar de server als u terug online bent knop Bewerken knop Focus op inhoud Logo links boven Naam van de site met daarvoor knop Omhoog (broodkruimel) om te navigeren Zoekfunctie Navigatiedeelvenster (werkbalk Snel starten ) Bibliotheek Gedeelde documenten Lijsten: Koppelingen, Agenda, Taken, Aankondigingen Hoofdvenster Welkom Gedeelde documenten Standaardafbeelding SharePoint-site Aan de slag 7

DOCUMENTENBIBLIOTHEEK Standaard: lege documentenbibliotheek Als member kan je met andere groepsleden bestanden maken, bewerken en beheren De sitebeheerder kan nieuwe documentbibliotheken maken & aanpassen. 10

VOORBEELDEN VAN METADATA Type bestand Bestandsnaam Titel Onderwerp DOCUMENT ID Let op! Document verwijderen en later opnieuw uploaden met zelfde naam > krijgt nieuw document id! 11

DOCUMENTEN UPLOADEN (max. 500 MB per bestand) Via Bladeren: slechts één bestand of via slepen: ook meerdere maar geen mappen, mappen uploaden kan wel via Sharepoint Verkenner (zie dia 31) Versl2016_01.docx (uit map Oefeningen onder Gedeelde documenten) Versl2016_02.docx Versl2016_03.docx Versl2016_04.docx Versl2016_05.docx Versl2016_06.docx Versl2016_07.docx Versl2016_08.docx Zap.xlsx GebruikReferenceManager.pptx RichtlijnenProefschrift.pdf 12

EIGENSCHAPPEN (METADATA) WEERGEVEN DOCUMENT-ID Kopiëren & Plakken: niet: rechtermuisknop op naam en Snelkoppeling kopiëren maar: Klik met rechtermuisknop op document-id en kies Snelkoppeling kopiëren Plak deze in het gewenste bestand bv. Word-document of in een webpagina EIGENSCHAPPEN BEWERKEN 13

MAAK DE MAP PUBLICATIES Open de map Upload het bestand Publicaties.xlsx (uit map Oefeningen) 14

Mappen om lijstitems te ordenen: standaard kunnen enkel mappen worden aangemaakt in de lijst Koppelingen maar de sitebeheerder kan dit aanpassen. 15

Weergave Dag-, week- of maandweergave Navigatie Via datumnavigator links boven Instellingen Klik op uw naam rechts bovenaan / Mijn instellingen / Mijn taal en regio (o.a. werkweek definiëren) Een afspraak/gebeurtenis maken Klik in het lint op Nieuwe gebeurtenis of klik op knop Toevoegen van de gewenste datum of dubbelklik in vak van datum waar u afspraak wilt toevoegen 17

Via krijgt u extra opties te zien. 18

Bibliotheek Gedeelde documenten Weergave maken: type Standaardweergave: Eerste voorbeeld: Naam: 5 recent gewijzigde bestanden Doelgroep: Persoonlijk Kolommen: Type Naam (gekoppeld aan document met menu Bewerken) Titel Gewijzigd Gewijzigd door Document-id Sorteren: op kolom Gewijzigd in Aflopende volgorde Mappen: alle items zonder mappen weergeven Itemlimiet: totale aantal geretourneerde items beperken tot 5 items Tweede voorbeeld: weergave Per gewijzigd door waarin aflopend gesorteerd wordt op Gewijzigd en gegroepeerd wordt op Gewijzigd door, knop Bewerken toevoegen (om snel eigenschappen te wijzigen) Derde voorbeeld: weergave Gewijzigd door mij, filteren op: Gewijzigd door [Mij] Lijst Aankondigingen - maken Standaardweergave: Naam: Niet verlopen aankondigingen Kolommen: Bijlagen, Titel en Verloopt Sorteren: op Verloopt Filter: Verloopt is groter dan of gelijk aan [Vandaag] Lijst Taken: aantal weergaven standaard beschikbaar bv. Mijn taken Weergave Snel bewerken : tab Lijst/knop Snel bewerken 20

Weergave verwijderen: kan via Weergave wijzigen / knop Verwijderen 21

Bv. voor Gedeelde Documenten: tab Bibliotheek / Waarschuw mij / Een waarschuwing instellen voor deze bibliotheek Men kan een e-mailwaarschuwing ook instellen voor een map of een bestand: vink de map of het bestand aan klik in de tab Bestanden op Waarschuw mij en klik op Een waarschuwing instellen voor dit document Waarschuwingen beheren kan via de tab Bibliotheek of Bestanden: klik op de knop Waarschuw mij en klik op Mijn waarschuwingen beheren of klik rechts bovenaan op uw naam, klik op Mijn instellingen en klik op Mijn waarschuwingen 22

Bestand verwijderen: selecteer bestand en druk Delete of selecteer bestand en klik op lint op Of via de knop Menu openen Prullenbak: Knop Instellingen (rechts bovenaan) / kies Inhoud van site / klik rechts bovenaan op Prullenbak Vink de terug te zetten bestanden aan en klik op Selectie herstellen. De bestanden worden teruggezet op hun oorspronkelijke locatie 23

Zoeken kan in de site (vak rechts bovenaan) of binnen een bibliotheek Zoek naar: Verhuis: geeft als resultaat verhuis maar ook alle samenstellingen met verhuis bv. verhuisplannen verh* verhuisplannen verhuis NOT verhuisplannen verhuis AND labo congres HIV: stel bij de verfijningen in dat u enkel de Excel-bestanden wilt zien onderzeoksgroep: er verschijnt: Bedoelt u onderzoeksgroep? met link op onderzoeksgroep zodat je direct deze zoekresultaten krijgt title:verslag: geeft ook waar als titel verslagen staat title: verslag : enkel waar ergens in de titel het woord verslag staat (dus niet verslagen ) title: verslag AND author: Greet Schoovaerts title: verslag AND author: Greet Schoovaerts OR author: Lydia Debroeck verschil met haakjes: title: verslag AND (author: Greet Schoovaerts OR author: Lydia Debroeck ) 24

Geschikt voor aanbrengen van eenvoudige wijzigingen Bewerkingsmogelijkheden zijn minder uitgebreid dan volledige Office-versie Via File/Print: mogelijkheid om PDF te maken van bestand 25

Bestanden bekijken Via knop rechts van bestandsnaam, klik nogmaals op knop rechts onderaan en kies Weergeven in browser Bestanden bewerken (gezamenlijk bewerken mogelijk) Via knop rechts van bestandsnaam, klik nogmaals op knop rechts onderaan en kies Bewerken in browser Word: zelf opslaan Excel: onderaan rechts wordt weergegeven of collega s ook aan de slag zijn in het bestand; wijzigingen worden automatisch bewaard (eventueel ongedaan maken); sluiten via kruisje of Bestand/Afsluiten PowerPoint: wijzigingen worden automatisch bewaard (eventueel ongedaan maken); sluiten via kruisje of Bestand/Afsluiten 26

Office moet geïnstalleerd zijn Office integratie met SharePoint Op Windows pc s: https://admin.kuleuven.be/icts/services/groupware/sharepoin t/tutorials/nl/office-integratie-met-sharepoint Op Mac: https://admin.kuleuven.be/icts/services/groupware/sharepoin t/tutorials/nl/office-integratie-op-mac Office integratie check: klik rechts bovenaan op uw naam 27

Bestanden bekijken klik op naam (= hyperlink), bestand wordt geopend als Alleen lezen Bestanden en metadata bewerken klik op naam (= hyperlink), bestand wordt geopend als Alleen lezen, klik op knop Document bewerken Gezamenlijk werken aan bestand kan in Word 2013, PowerPoint 2013 en OneNote 2013, niet in Excel 2013. Bestanden maken vanuit SharePoint tab Bestanden/Nieuw document Bestanden maken vanuit een Office-programma maak het document in Office en bewaar het rechtstreeks op uw site bv. https://www.groupware.kuleuven.be/sites/naam_site/gedeelde documenten/naam.docx of kies Bestand/Opslaan als/opslaan in SharePoint 28

Uitchecken en offline bewerken Via knop rechts van bestandsnaam, klik nogmaals op knop rechts onderaan en kies Uitchecken of vink het uit te checken bestand aan en klik in de tab Bestanden op de knop Uitchecken. Het bestand wordt als uitgecheckt weergegeven op de SharePoint-site (groen pijltje verschijnt bij pictogram). Klik op knop rechts van het uitgecheckte bestand, klik nogmaals op deze knop rechts onderaan en kies Download een exemplaar of vink het uitgecheckte bestand aan en klik in de tab Bestanden op de knop Een exemplaar downloaden. Kies Opslaan als. Selecteer de locatie waar u het bestand wenst te bewaren. Nu kunt u het bestand lokaal bewerken en opslaan. Opmerking Wanneer u de muisaanwijzer op een uitgecheckt pictogram plaatst (groen pijltje), wordt de naam van de persoon die het bestand heeft uitgecheckt weergegeven als scherminfo. Wijzigingen die iemand in een bestand aanbrengt wanneer het is uitgecheckt, zijn niet zichtbaar voor anderen tot het bestand weer wordt ingecheckt. Uploaden en inchecken Na het lokaal bewerken van het bestand moet dit opnieuw worden geüpload en ingecheckt. Zie Eén of meerdere bestanden uploaden. Bij het uploaden van het bestand, krijgt u ook de vraag om het in te checken (tenzij u via slepen werkt, dan moet u het vervolgens zelf inchecken). Inchecken is nodig zodat ook andere gebruikers de aanpassingen te zien krijgen. 29

De geselecteerde bestanden worden gedownload in een gecomprimeerd ZIP-bestand (al dan niet incl. mappenstructuur). Het is een download, de bestanden worden dus niet uitgecheckt. 30

Bv. Takenlijst of Gedeelde documenten exporteren naar Excel 32

Bv. Takenlijst 33

Bv. Agenda synchroniseren met Outlook 34