Handleiding InSite InSite is een modern, gebruikersvriendelijk zelf in te richten intranet. Het zorgt ervoor dat medewerkers en leidinggevenden de voor hen belangrijke personeelsgegevens en informatie makkelijk zelf kunnen vinden. Daarnaast kun je als medewerker zelf acties starten en mutaties invoeren die in sommige gevallen direct in de personeelsadministratie en digitaal dossier worden verwerkt. De volgende zaken zijn beschikbaar: Nieuwsberichten lezen (Pilot) Overzicht Verjaardagen Smoelenboek Persoonsgegevens inzien en eventueel wijzigen Digitale salarisstroken opvragen Digitale jaaropgaven opvragen Bankrekeningnummer wijzigen Reiskosten declareren Diploma s en certificaten insturen Opgeven voor cursussen die via de Groevenbeek Academie worden gegeven Scholing (extern) aanvragen Inzage Dossier / Bekwaamheidsdossier Fietsenplan aanvragen Ouderschapsverlof aanvragen Nevenbetrekkingen doorgeven Saldering reiskosten aanvragen Het beginscherm van InSite 1
InSite starten Je kunt InSite op twee manieren benaderen. Op de computer (i.p.v. de ipad) heeft de voorkeur vanwege ruimte op het scherm en de snelheid. Op de computer: 1. Klik met de rechtermuisknop op een lege plek op je bureaublad 2. Klik op Nieuw -> Snelkoppeling 3. Typ bij locatie het volgende adres in: http://insite.groevenbeek.nl en klik op volgende. 2
4. Geef de snelkoppeling een naam, bijvoorbeeld Afas InSite, en klik op Voltooien. Op de ipad: 1. Ga in Safari naar insite.groevenbeek.nl 3
2. Tik op het vierkantje met de pijl. 3. Tik op Voeg toe aan beginscherm. 4
4. Tik op Voeg toe. Eventueel kun je de naam van de snelkoppeling nog wijzigen. 5. De ipad gaat nu terug naar het eerste scherm, en daar vind je ook de snelkoppeling naar InSite. Deze kun je eventueel verplaatsen naar een plaats waar je dat handig vindt. 5
Inloggen op InSite Als je op de computer of ipad op InSite komt, krijg je als eerste onderstaand scherm: 1. Voer bij gebruikersnaam 45306.xxx in (xxx=je eigen afkorting invullen) 2. Vul bij wachtwoord het wachtwoord in zoals verstrekt door Personeelszaken. Wanneer je InSite hebt opgestart krijg je een beginscherm met een aantal tabbladen. We zullen per tabblad beschrijven wat de mogelijkheden zijn. Bij het werken op de ipad moet je op de tabbladen 2 keer klikken om verder te kunnen. 6
Home Nieuws - Nieuwsberichten Hierop wordt het laatste nieuws vermeld, dit is nog een pilot fase, het weekbericht wordt hiermee (nog) niet vervangen. Informatie - Verjaardagen De verjaardagen van de komende week worden hier weergegeven. Informatie - Wie is wie Het smoelenboek van Groevenbeek incl. sector, tel.nr., afkorting, e-mailadres en adresgegevens. Je kunt door het klikken op het emailadres, rechtstreeks een e-mail versturen. Cursussen - Cursussen deze maand Hier worden de cursussen voor deze maand weergegeven. Cursussen - Evaluaties Na het volgen van een cursus kan hier de evaluatie voor de gevolgde cursus worden ingevuld. Onderaan de pagina staan de tabbladen workflowtaken en signalen, hier komt informatie te staan die afgehandeld moet worden. Aanvragen voor o.a. ouderschapsverlof. In een later stadium facturen die geaccordeerd moeten worden, in de zogenaamde workflow. 7
Mijn Groevenbeek: In mijn Groevenbeek zijn je persoonlijke gegevens terug te vinden, je loonstroken en jaaropgaven. Hier kun je je declaraties invoeren voor reiskosten, je diploma s cq certificaten insturen en eventueel gegevens wijzigen. Mijn gegevens Op deze pagina, rechts bovenin, onder acties kun je zelf de gegevens aanpassen waar nodig, en het wachtwoord wijzigen. NAW gegevens, bevat de tabbladen Personalia - Privégegevens - Burgerlijke staat - Contactgegevens werk en Contactgegevens Privé. Door te klikken op het tabblad naar keuze kun je je gegevens inzien. Dossier, bevat de tabbladen Loonstroken - Jaaropgaven - Declaraties reiskosten - Ouderschaps-/zwangerschapsverlof en Nevenbetrekkingen. Bekwaamheidsdossier, bevat de tabbladen Gesprekscyclus (verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en Vils) - Interne scholing (Groevenbeek Academie) - Externe scholing - Mijn diploma s/certificaten. Loonstrook / jaaropgave Je kunt je loonstroken en jaaropgaven direct opvragen. Declareren reiskosten Je hebt hierbij de keuze tussen declaratie kilometers en declaratie openbaar vervoer. De layout moet de 1 e keer zelf aangepast worden, de kolommen kun je breder maken op je PC (dus niet op de ipad). 1. Klik op Declaratie kilometers of Declaratie openbaar vervoer (wat van toepassing is). 8
2. Klik op de knop Selecteren. 3. Klik op de kalender om een datum te selecteren. 4. De omschrijving wordt automatisch gevuld. Vul het veld van, naar en doel in. 5. Vul het aantal km s retour in, (bij declaratie openbaar vervoer het bedrag). 6. Het bedrag wordt bij km s automatisch berekend. 7. Voeg evt. een bijlage toe. 8. Controleer je declaratie en klik op Voltooien. De afdelingsdirecteuren kunnen vervolgens onder Mijn medewerkers de declaraties goedkeuren of afkeuren, na goedkeuring komen deze automatisch in de salarisadministratie. De beschrijving voor de leidinggevenden volgt onder Mijn medewerkers. De ingevoerde declaraties zijn terug te vinden in je digitale dossier ( Mijn Groevenbeek Mijn gegevens Dossier Declaraties Reiskosten). 9
Insturen diploma s/certificaten Met dit formulier kun je diploma s en andere certificaten insturen voor je eigen bekwaamheidsdossier. 1. Vul het onderwerp in, vermeld ook welke opleiding je gevolgd hebt (b.v. Lerarenopleiding Engels). 2. Geef eventueel nog een toelichting indien nodig. 3. Voeg het document toe als bijlage. Bij voorkeur als PDF (op de PC). Je kunt ook een foto maken met je ipad of telefoon, en die uploaden. Controleer wel of deze goed leesbaar is. 4. Indien van toepassing, geef bij Soort aan of het om de 1 e, 2 e of 3 e gr. bevoegdheid gaat. 5. Klik op Aanmaken om het document in te sturen. Adres wijzigen 1. Voer de gewijzigde gegevens in. De datum kan aangepast worden door op de kalender te klikken. 2. Klik op de knop Aanmaken. Rekening wijzigen 1. Voer de gewijzigde gegevens in. 2. Klik op de knop Aanmaken. 10
Mijn Medewerkers Dit tabblad is alleen zichtbaar voor leidinggevenden, zij hebben de mogelijkheid de gegevens van de medewerkers van hun afdeling in te zien. Medewerkers In het zoekveld onder medewerker kun je een naam (verkort) intypen om een medewerker te selecteren. Typ (een deel van) de achternaam in. Overeenkomstige namen verschijnen onder het zoekvak. Klik de betreffende medewerker aan om de gegevens in te zien. De volgende gegevens zijn in te zien: NAW gegevens. Contractgegevens. Dossier, bevat de tabbladen: Gesprekscyclus - Interne scholing - Externe scholing, Diploma s/certificaten - Ouderschaps-zwangerschapsverlof en Nevenbetrekkingen. Door te klikken op het betreffende onderdeel kun je deze openen. Rechts bovenin kun je via het pijltje, de gegevens exporteren naar Excel. 11
Reiskosten accorderen Maandelijks voor het afsluiten van de maand kan een afdelingsdirecteur/directeur bestuurder voor zijn eigen afdeling de ingediende declaraties accorderen of, indien niet correct, afkeuren. 1. Vink de declaraties aan die je wilt accorderen. Je kunt er meer dan één tegelijk doen. Eventueel kun je de bijlage openen die in de meest rechter kolom staat. Om deze zichtbaar te maken, scroll je naar rechts. 2. Klik op Accorderen indien akkoord. Sociale analyse 12
1. De cockpit is opgebouwd uit de volgende elementen: Voortschrijdend Je ziet de voortschrijdende kengetallen en actuele cijfers van verzuimpercentage, meldingsfrequentie en verzuimduur van je eigen team. Als het actuele cijfer boven de norm uitkomt, dan krijgt het cijfer een rode rand. Per periode Je ziet de kengetallen en actuele cijfers per periode van verzuimpercentage, meldingsfrequentie en verzuimduur. Als het actuele cijfer boven de norm uitkomt, dan krijgt het cijfer een rode rand. Extra elementen Je hebt inzicht in meerdere sociale kengetallen. 2. Klik op de actie met de omschrijving van de organisatorische eenheid. Voor iedere organisatorische eenheid waarvoor de gebruiker autorisatierechten heeft, is een actieknop beschikbaar. De organisatorische eenheden zie je per laag in het organigram. Personeelszaken Hierin zijn de regelingen opgenomen waarop personeelsleden rechtstreeks aanvragen kunnen doen of inschrijven voor bepaalde zaken op personeelsgebied. Onder informatie zijn een aantal regelingen opgenomen, waaronder de CAO. Rechts onderin staan de banners van Loyalis en ABP. Door te klikken op Loyalis kom je rechtstreeks op de website. Voor het ABP moet je links bovenin op ABP klikken om op de website te komen. Hier heb je ook de mogelijkheid om in te loggen, zodat je je persoonlijke gegevens kunt opvragen. 13
Fietsenplan 1. Rechts bovenin kun je rechtstreeks naar de regeling door op Regeling fietsenplan te klikken. 2. Vul de volgende gegevens in: Medewerker: Je naam wordt automatisch gevuld Onderwerp: Vul Fietsenplan in Bijlage: Voeg een kopie van de originele factuur toe (bijvoorbeeld als PDF) Aankoopbedrag fiets: Bedrag invoeren wat verrekend moet/kan worden (max. 749,00) Verzekering: Bedrag invoeren Afstand in km s: Aantal km s woon-werk verkeer (enkel) Gegevens fiets: De betreffende gegevens invoeren Wijze van verrekening: Aanvinken wat van toepassing is en bedrag vermelden. 3. Klik op Aanmaken om de aanvraag in te dienen. 14
Ouderschapsverlof De aanvraag ouderschapsverlof gaat naar je direct leidinggevende voor goedkeuring. Na goedkeuring wordt deze naar personeelszaken doorgestuurd voor verdere afhandeling. 1. Rechts bovenin kun je rechtstreeks naar de regeling door op Regeling ouderschapsverlof te klikken. 2. Vul de volgende gegevens in: Onderwerp: Bijlage: Bestemming / Medewerker: Aanvraag ouderschapsverlof Adresuittreksel uploaden Je naam wordt automatisch gevuld 3. Geef aan of je eerder gebruik hebt gemaakt van ouderschapsverlof, wanneer en voor welk kind. 4. Geef aan of je betaald of onbetaald ouderschapverlof wenst en wanneer. Selecteer de juiste datum via de kalender. 5. Klik op Aanmaken om de aanvraag in te dienen. 6. Na toestemming/accordering door je leidinggevende wordt de aanvraag geregistreerd in je digitale dossier ( Mijn Groevenbeek Mijn gegevens Dossier Ouderschaps-/Zwangerschapsverlof). 15
Scholing Na het klikken op Scholing kun je een keuze maken in scholing kort en scholing lang. De aanvraag scholing kort gaat naar je direct leidinggevende voor goedkeuring. 1. Rechts bovenin kun je rechtstreeks naar de regeling door op Nota scholing te klikken. 2. Vul de volgende gegevens in: Bestemming / Medewerker: Onderwerp: Bijlage: Je naam wordt automatisch gevuld Aanvraag scholing kort Een kopie van de inschrijving uploaden 3. Vul de velden in met de informatie voor de te volgen cursus/seminar. 4. Klik op Aanmaken om de aanvraag in te dienen. De aanvraag komt vervolgens in een workflow naar je direct leidinggevende. 5. Na toestemming/accordering door je leidinggevende wordt de cursus/seminar geregistreerd in je digitale dossier ( Mijn Groevenbeek Mijn gegevens Bekwaamheidsdossier Externe scholing). 16
De aanvraag scholing lang gaat naar de afdelingsdirecteur voor goedkeuring. 1. Rechts bovenin kun je rechtstreeks naar de regeling door op Nota scholing te klikken. 2. Vul de volgende gegevens in: Algemeen/Onderwerp: Bijlage: Bestemming/Medewerker: Aanvraag scholing lang. Een kopie van de inschrijving downloaden. Je naam wordt automatisch gevuld. 3. Vul de velden in met de informatie voor de te volgen opleiding. 4. Geef een indicatie van de kosten. 5. Klik op Aanmaken om de aanvraag in te dienen. De aanvraag komt vervolgens in een workflow naar de afdelingsdirecteur. 6. Na toestemming/accordering door de afdelingsdirecteur wordt de opleiding geregistreerd in je digitale dossier ( Mijn Groevenbeek Mijn gegevens Bekwaamheidsdossier Externe scholing). 17
Nevenbetrekkingen 1. Vul de volgende gegevens in: Bestemming/Medewerker: Je naam wordt automatisch gevuld. Onderwerp: Nevenbetrekkingen 2014/2015. 2. Vul de betreffende nevenbetrekking(en) in, wanneer je meerdere nevenbetrekkingen hebt, kun je d.m.v. de tabbladen klikken naar de volgende. 3. Klik op Aanmaken om de nevenbetrekking(en) te registreren. 4. De nevenbetrekkingen worden geregistreerd in je digitale dossier ( Mijn Groevenbeek Mijn gegevens Dossier Nevenbetrekkingen). 18
Saldering Reiskosten 1. Rechts bovenin kun je rechtstreeks naar de regeling/toelichting door op Reglement salderingsregeling/toelichting salderingsregeling te klikken. 2. Vul de volgende gegevens in: Algemeen/Onderwerp: Aanvraag saldering reiskosten 2015 Medewerker: Je naam wordt automatisch gevuld. 3. Vink deelnemen aan en klik op Aanmaken om de aanvraag in te dienen. 4. De aanvraag komt vervolgens bij Personeelszaken terecht en wordt verder afgehandeld. 19
Groevenbeek Academie Via de Groevenbeek Academie kun je je inschrijven voor de interne cursussen die bij Groevenbeek gegeven worden. De cursussen worden schoolbreed gegeven. Klik bovenin op Groevenbeek Academie 1. Klik daarna op Cursussen Algemeen voor een overzicht van de te volgen cursussen. 2. Klik de gewenste cursus aan voor een beschrijving van de cursus en om in te schrijven. 3. Klik op de datum om je in te schrijven voor de te volgen cursus. Het kan voorkomen dat een cursus op meerdere data gegeven wordt. 20
4. Klik op Inschrijven. Nadat je je hebt ingeschreven volgt er een bevestiging per e-mail. Uiterlijk één week voor aanvang van de cursus ontvang je een reminder, hierin worden de locatie en tijd nogmaals vermeld. Indien je verhinderd bent, dit graag tijdig per e-mail doorgeven aan je teamleider met een cc. naar de cursusleider. Na afloop van de cursus vul je het evaluatieformulier digitaal in. Dit kan via tabblad Home onder Cursussen / Evaluaties. De punten aanvinken die van toepassing zijn. Eventueel kun je nog opmerkingen en/of suggesties invullen. 21
Nadat je de evaluatie hebt ingevuld kun je meteen Definitief maken aanklikken. De cursus wordt geregistreerd in het dossier van de medewerker ( Mijn Groevenbeek - Mijn Gegevens - Bekwaamheidsdossier - Interne scholing). 22