Handleiding Portal HHNK medewerkers

Transcriptie

1 Handleiding Portal HHNK medewerkers Heerhugowaard, mei 2014 Versie: 1.0 Auteur: T. Tromp

2 Inleiding HHNK maakt gebruik van externe dienstverlening t.b.v. het callcenter. Het callcenter maakt gebruik van een portal welke de belangrijkste gegevens vanuit het belastingsysteem toont. Deze portal is de frontoffice. Ook het callcenter heeft inzage in de inbox. Het callcenter zet middels actieknoppen WMS procedures klaar of voert in enkele gevallen direct de wijzigingen door in het belastingsysteem. Naast de portal voor het callcenter is er de digitale balie. Pagina 2

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 3 Gebruik portal... 4 Inloggen... 4 Zoekscherm... 5 Resultatenscherm... 6 Terug naar een vorig scherm... 6 Actieknoppen... 7 Actie Melding / Mutatie / Vraag... 7 Actie Incasso SEPA intrekken... 8 Actie Kwijtscheldingsformulier... 8 Inbox... 9 Filter Inbox berichten na filter Inbox details van een gekozen bericht Afhandeling van een bericht Aanmaken nieuwe notitie n.a.v. een bericht Pagina 3

4 Gebruik portal Inloggen De portal van HHNK is te benaderen via een snelkoppeling in het startmenu Vervolgens verschijnt het volgende scherm Hier kan middels een gebruikersnaam en wachtwoord worden ingelogd. Na het inloggen verschijnt het volgende scherm Pagina 4

5 Zoekscherm Om te zoeken kan worden geklikt op zoeken in ghs4all waarna het volgende scherm verschijnt Na het klikken op subject verschijnt het volgende scherm Als er wordt gekozen voor op vorderingsnummer verschijnt het volgende scherm Pagina 5

6 Resultatenscherm Na het klikken op zoeken verschijnt het resultatenscherm. In dit scherm worden de belangrijkste gegevens van het subject getoond onder details subject. Standaard verschijnt het tabblad Algemeen Op de verschillende tabbladen staat gedetailleerde informatie die past bij het betreffende tabblad. De informatie die op de tabbladen wordt getoond in veel gevallen aan te klikken zodat meer informatie kan worden verkregen. Terug naar een vorig scherm Met de pijl naar links kan in diverse schermen terug worden gegaan naar een vorig scherm. Pagina 6

7 Actieknoppen Op een aantal plaatsen bevinden zich actieknoppen. De actieknoppen bevinden zich rechts boven in het scherm. Middels de actieknoppen is het mogelijk om snel acties klaar te zetten. De volgende actieknoppen zijn beschikbaar: - Melding / mutatie / vraag - Incasso SEPA intrekken - Automatische incasso - Kwijtscheldingsformulier Op het tabblad Algemeen zijn de volgende actieknoppen beschikbaar. Actie Melding / Mutatie / Vraag Na het klikken op de knop Melding / Mutatie / Vraag verschijnt het volgende scherm. In dit scherm is het subjectnummer automatisch gevuld. Het object- of aanslagnummer is een aanvullende mogelijkheid om aan te geven waarover de vraag gaat. In het veld bericht kan de vraag worden ingevoerd. Hierna moet het veld Naar afdeling worden gevuld. Het callcenter weet welke vragen bij welke afdeling horen en maken hier een keuze. Na het kiezen voor opslaan wordt een bericht geplaats in de Inbox van de betreffende afdeling. Pagina 7

8 Actie Incasso SEPA intrekken Na het klikken op de knop verschijnt het volgende scherm. Het subjectnummer is in dit scherm automatisch gevuld. Door op de knop opslaan te klikken wordt bij HHNK een procedure gestart om de incasso in te trekken. Actie Kwijtscheldingsformulier Na het klikken op de knop Kwijtscheldingsformulier verschijnt het volgende scherm. Het subjectnummer is in dit scherm automatisch gevuld. Door op de knop opslaan te klikken wordt bij HHNK een procedure gestart om een formulier te versturen. Pagina 8

9 Inbox In de inbox worden vragen van het callcenter geplaatst. Na het klikken op de knop inbox verschijnt het volgende scherm Dit scherm is opgebouwd uit drie delen: - Het filter aan de linkerzijde - De meldingen in de inbox in het midden - De details van een (in het midden) geselecteerd bericht Pagina 9

10 Filter In het filter kan worden geselecteerd op status. De mogelijkheden zijn: - Nieuw - In behandeling - Afgehandeld De berichten met de status Nieuw zijn de nog niet behandelde berichten. Indien gewenst kan een datum filter worden ingesteld. Bij van gebruiker kan de portal gebruiker of de aanbieder van het bericht worden gekozen om te filteren. Bij behandelaar worden berichten getoond van de geselecteerde behandelaar i.c.m. een ander deel van het filter. Bij behandelende afdeling kun je de berichten van de eigen afdeling selecteren, maar indien gewenst kunnen ook berichten van een andere afdeling. Pagina 10

11 Inbox berichten na filter In het middendeel van de inbox verschijnt het resultaat van het gekozen filter Inbox details van een gekozen bericht In het rechtergedeelte van de inbox verschijnen de details van het geselecteerde bericht. Pagina 11

12 Afhandeling van een bericht Let op: Zorg ervoor dat er altijd een notitie wordt gemaakt bij het afhandelen van een bericht. Het Callcenter en collega s kunnen deze berichten altijd inzien. In het volgende scherm staat een bericht die is binnengekomen via het callcenter. Om de status van een bericht te wijzigingen moet een keuze worden gemaakt in het volgende scherm. Door te klikken op wijzig wordt de status gewijzigd. Op het moment dat een bericht bij de verkeerde afdeling staat is het mogelijk deze te verplaatsen naar een andere inbox. Pagina 12

13 Dit kan als volgt worden gedaan. Kies in het volgende scherm de juiste afdeling en geef de status. (maak een keuze) en klik op verstuur. Het bericht wordt vervolgens verplaatst naar een andere afdeling. Pagina 13

14 Aanmaken nieuwe notitie n.a.v. een bericht Vanuit een bericht is het mogelijk om een notitie aan te maken. Deze notitie is vervolgens door medewerkers van HHNK en het Callcenter in te zien. Pagina 14