ONDERWIJSGROEP TILBURG Handleiding Verseon Behandelaar Doxis Informatiemanagers 20-06-2013 Versie 1.1
Inhoud 1. Processtappen... 2 2. Starten van het behandelen van een zaak (activiteit)... 4 3. Behandeling van een zaak beëindigen... 5 4. Zaak doorsturen naar een andere behandelaar... 7 5. Versturen van een bericht met een Verseon-document of -zaak of PDF als bijlage... 8 6. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise)... 10 7. Aanmaken van een taak... 13 8. Toewijzen van een taak... 14 9. Behandelen van taken... 15 10. Uitloggen en wachtwoord wijzigen... 16 Versie 1.3 13 juni 2013 1
1. Processtappen De werkinstructie is gericht op het werken met zaken in Verseon. Dus het binnenkomen van poststukken, het aanmaken, beheren, behandelen van zaken en alle hierbij behorende handelingen en functies van Verseon. In het onderstaande schema wordt allereerst de levensloop van een document weergegeven zodra deze binnenkomt bij de Onderwijsgroep. Aan de hand van dit schema zullen wij een toelichting geven op de verschillende processtappen. Afbeelding 1. Het generieke proces van ingekomen fysieke post 1. Ingekomen post: nieuwe zaak of nieuw document? Nieuwe zaak Wanneer een binnengekomen poststuk het eerste document is, wordt er een nieuwe zaak voor aangemaakt door de registrator. Deze zaak wordt vervolgens doorgezet naar een afdeling waar een werkverdeler/secretariaat deze op naam zet van de betreffende behandelaar. Deze zaak verschijnt dan in jouw werkvoorraad onder de map Actueel. Nieuw document Wanneer een binnengekomen stuk bij een bestaande zaak hoort, wordt hij (bij poststukken) door de registrator geregistreerd en toegevoegd aan de zaak in jouw werkvoorraad. De zaak wordt dan door Verseon verplaatst naar de map Nieuwe documenten toegevoegd. 2. Wat doet een behandelaar met een nieuwe zaak? Wanneer jij een zaak in je werkvoorraad hebt ontvangen, ben jij verantwoordelijk voor de zaak. Jij bent de behandelaar van de zaak en verantwoordelijk voor de afhandeling. De volgende stappen horen bij het behandelen van een zaak. Versie 1.3 13 juni 2013 2
Afbeelding 2. De te nemen stappen bij het behandelen van een zaak. Starten van de behandeling van een zaak 1. Controleer of de zaak van wel bij jou thuis hoort. Als dit het geval is, start je de zaak. (Indien dit niet het geval is, kijk dan bij Hoofdstuk 4 hoe je een zaak kunt doorsturen naar een andere behandelaar). Waarom is het belangrijk om de zaak te starten? Als je een zaak hebt gestart, kan iedereen zien dat je gecontroleerd hebt of jij de juiste behandelaar bent. Het is heel vervelend als je pas na een paar weken tot de conclusie komt dat het poststuk niet bij jou hoort en hij vervolgens doorgezet wordt naar een collega. Daarnaast is het is de enige manier om te zien dat er een nieuwe zaak aangemaakt is. Wanneer de zaak niet bij jou thuishoort, kan je twee dingen doen, je kunt de zaak op naam van iemand anders zetten door: 1. starten en beëindigen (Hoofdstuk 2 en 3); 2. de behandelaar wijzigen (Hoofdstuk 4); Bij optie 1 wordt dit gelogd en bij optie 2 niet. Optie 2 is overigens alleen handig als je de activiteit nog niet hebt gestart. Zorgen dat een zaak compleet en volledig is Zelf stukken toevoegen aan de zaak Je kunt zelf in Verseon documenten en e-mails toevoegen aan een zaak. Je kunt hierbij denken aan uitgaande brieven, memo s een toelichting per e-mail. In Verseon zijn er verschillende mogelijkheden om documenten toe te voegen. Je kunt de methode voor het toevoegen van een e-mail vinden onder hoofdstuk 6. Stukken toegevoegd door de registrator (nieuwe documenten toegevoegd) Wanneer de map nieuwe documenten toegevoegd in je werkvoorraad verschijnt, betekent dit dat er nieuwe post voor je is binnen gekomen. Wanneer je deze map opent, zie je daar de zaak waaraan een nieuw document is toegevoegd. Alle nieuwe toegevoegde documenten staan onder het tabblad documenten/notities. Om de map weer naar je de map actueel te verplaatsen moet je op gezien drukken (Hoofdstuk 9). Versie 1.3 13 juni 2013 3
Het overdragen of archiveren van de zaak. Wanneer jij jouw werkzaamheden overdraagt of wanneer je geen verdere communicatie ten aanzien van het dossier verwacht en de zaak gearchiveerd kan worden, kan je beëindigen hiervoor gebruiken (Hoofdstuk 4). 2. Starten van het behandelen van een zaak (activiteit) 1. Ga naar de werkvoorraad in het linkerscherm en kies voor Mijn Werk en de map Actueel. Let op: je moet eerst op de plusjes klikken om in je werkvoorraad te kunnen kijken. In het rechter boven scherm verschijnen nu alle zaken/activiteiten die jij verder moet behandelen. Klik één keer op de activiteit die je wilt gaan starten. Deze map bevat ook het werk dat de behandelaar al heeft gestart. NB: Per document vind je informatie in vier tabbladen: 1. Startdocument, 2. Algemeen, 3. Proces, 4. Documenten/Notities. De drie meest gebruikte tabbladen: Tabblad Startdocument: Hier vind je (een scan van) het eerste binnengekomen document. Tabblad Algemeen: Hier vind je (onder meer) de Afdeling waartoe het document behoort, de NAW-gegevens en het onderwerp. Tabblad Proces: Hier vind je wie de behandelaar is wat, wat de taak is en in welke fase de activiteit zich bevindt. Tabblad Documenten/Notities: Hier vind je mogelijk een notitie (opmerking, vraag) van je directeur of afdelingshoofd. 2. Voor het starten van de activiteit gebruik je de knop Starten in de knoppenbalk. Met Starten geef je aan dat je de zaak/activiteit/inkomende post in behandeling neemt. 3. Nu kun je de zaak/activiteit behandelen. Bijvoorbeeld een brief maken, etc. In deze eerste fase maken we deze documenten buiten Verseon. De registrator scant de documenten (na afronding of bij verzending) en voegt deze toe aan je zaak in Verseon. Zie afbeelding 3 op de volgende bladzijde voor een visuele weergave van de te nemen stappen. Wanneer doe je dit? Wanneer een zaak aan jou is toegewezen en deze zaak hoort bij je in behandeling te zijn, dan dien je de zaak te starten. Hierdoor kunnen de werkverdelers en jouw collega s zien dat deze zaak door jou in behandeling is genomen. Gerelateerde handelingen Wanneer de zaak bij iemand anders thuis hoort, kan je de zaak op een andere naam (laten) zetten. Zie ook hoofdstuk 4 Zaak doorsturen naar een andere behandelaar en de werkafspraken. Tip: je kunt door in het weergavevenster van de map Actueel de zaken te sorteren op status onderscheid maken tussen nieuwe en gestarte zaken. Versie 1.3 13 juni 2013 4
Afbeelding 3. Starten van het behandelen van een zaak (activiteit). 2 1 1 3. Behandeling van een zaak beëindigen Als je jouw zaak/activiteit behandeld hebt, kun je deze beëindigen. Hiervoor is het vanzelfsprekend belangrijk dat de zaak volledig is, ofwel dat alle documenten aan de zaak zijn toegevoegd. Na het beëindigen van de zaak verdwijnen schrijfrechten voor de behandelende afdeling en is het niet meer mogelijk documenten toe te voegen. 1. Ga naar je eigen werkvoorraad Mijn werk. En selecteer de te beëindigen zaak/activiteit met één klik. 2. Ga naar het tabblad Proces. 3. Klik op de knop Beëindigen in de knoppenbalk. 4. Sla de wijzigingen op. Versie 1.3 13 juni 2013 5
Afbeelding 4. Behandeling van een zaak beëindigen. 4 3 1 2 Wanneer doe je dit? Een zaak wordt beëindigd wanneer de behandelaar klaar is met de behandeling van de zaak. Dit is wanneer er geen verdere communicatie en besluitvorming ten aanzien van de betreffende zaak verwacht wordt. Met het beëindigen van een zaak verdwijnt deze uit je werkvoorraad. Wanneer je ervoor kiest om de zaak te archiveren kan alleen de registrator nog handelingen uitvoeren ten aanzien van de zaak. Gerelateerde handelingen Wanneer je een zaak door wilt zetten naar een collega ter behandeling, dan kan je ook de instructie in hoofdstuk 4 Zaak doorsturen naar een andere behandelaar gebruiken. Vergeet ook de bijbehorende werkafspraken niet. Tip: Heb je per ongeluk de zaak beëindigd of blijkt er toch nog iets aan gedaan te moeten worden? Neem dan contact op met de registrator. Zij kunnen de zaak weer openen en ter behandeling op jouw naam zetten. Versie 1.3 13 juni 2013 6
4. Zaak doorsturen naar een andere behandelaar Let op! Je kunt een zaak doorsturen door de behandelaar te wijzigen (uitleg hieronder) maar ook door de activiteit te beëindigen (hoofdstuk 3). 1. Ga naar je werkvoorraad en de map Mijn werk en kies vervolgens voor de map Actueel. 2. Open de zaak zonder deze te starten (door middel van dubbel te klikken). 3. Selecteer het tabblad proces. Je ziet nu in het weergave venster verschillende activiteiten. Dubbelklik op de activiteit behandelen. 4. Wijzig de afdeling en/of de behandelaar op tabblad proces. De mogelijkheden van het wijzigingen van de afdeling is afhankelijk van de rechten van de werkverdeler. Als je het veld Behandelaar leeg maakt, komt de activiteit in de werkvoorraad van de afdeling in de map Niet toegewezen. De procedure wijzigen van behandelaar is ook op de activiteiten in deze map van toepassing. 5. Sla de wijzigingen op met de knop in de menubalk en klik op OK. Afbeelding 5. Wijzigen van behandelaar. 4 3 Wanneer doe je dit? Wanneer een zaak per ongeluk aan de verkeerde behandelaar is toegewezen. In de praktijk zullen de behandelaren als ze weten wie de juiste behandelaar binnen subsidie is zelf de behandelaar aanpassen. In de praktijk zal dit waarschijnlijk dus niet veel voorkomen. Tip! Door middel van beëindigen en niet archiveren kan je een zaak ook op naam van een andere behandelaar zetten. Dit wordt dan gelogd in de audittrail. Versie 1.3 13 juni 2013 7
5. Versturen van een bericht met een Verseon-document of - zaak of PDF als bijlage 1. Klik op de knop Zoeken in het linker scherm. Vervolgens kies je voor de categorie Inhoud en dan voor de gewenste categorie waarin je wilt zoeken. Selecteer een document of zaak (of meerdere door het ingedrukt houden van de Shifttoets) uit de resultaatlijst. 2. Klik na het selecteren van het gewenste document of zaak op de knop Verzenden in de bovenste menubalk. Deze is voor extern gebruik (dus géén Verseongebruikers) en hiermee worden alleen brondocumenten van de geselecteerde zaken/documenten verzonden. Zie afbeelding 15. 3. Een nieuw e-mailbericht opent zich. Dit bericht bevat de bijlage van de geselecteerde stukken. Ook zie je nog wat gegevens staan in het bericht zelf. Deze kun je selecteren (Ctrl+A) en verwijderen. 4. Schrijf een bericht voor de ontvanger van de e-mail. Verstuur de e-mail. Afbeelding 6. Versturen van een bericht met een Verseon-document of zaak of PDF als bijlage. 2 1 1 Versie 1.1 8
Afbeelding 7. Het e-mailbericht. 3 Je kunt ook een dergelijke e-mail verzenden vanuit de werkvoorraad! Gebruik hiervoor de knop op de balk waar je ook de knoppen Starten en Beëindigen vindt. Het is gemakkelijk om alles vanuit hetzelfde scherm (t.w. Werkvoorraad) te kunnen doen. Afbeelding 8. Verzenden vanuit de Werkvoorraad. Wanneer doe je dit? Deze functie zal je voornamelijk gebruiken wanneer je een collega wilt informeren of een advies wilt aanvragen. Ook zou deze methode geschikt kunnen zijn om gegevens naar externen te sturen. Let op! Zorg dan wel dat je alleen de relevante informatie meestuurt. Versie 1.1 9
6. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise) 1. Open de map van het e-mailadres. 2. Open de bewuste e-mail die je wilt toevoegen aan de zaak door te dubbelklikken. Tip! Wanneer de behandelaar het oorspronkelijke e-mailbericht als bijlage heeft bijgesloten, open dan deze bijlage. Het oorspronkelijke e-mailbericht opent zich in een GroupWisevenster en deze kan je dan door middel van het tabblad opslaan in DMS direct opslaan in Verseon. Hierdoor wordt de e-mail van de behandelaar aan de administratie niet onnodig geregistreerd. 3. Kijk goed wat er van je gevraagd wordt (aanmaken nieuwe zaak of koppelen aan bestaande zaak) en om wat voor een document het gaat: verzoek tot uitstel, voortgangsrapportage schriftelijke verzoek/vraag. Zijn er bijlagen bij? Zo ja, wat zijn de bijlagen en hoe kan je ze het beste omschrijven? Leg het dan terug bij de behandelaar. Als er heel veel bijlagen bijgesloten zijn, vraag dan aan de behandelaar of het noodzakelijk is om ze allemaal te registreren. 4. Selecteer het tabblad Opslaan in DMS (dubbel klikken, het kan even duren voordat je wordt doorgestuurd). De wizard zal zich openen in een nieuw venster. Afbeelding 9. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise) (1/3). 2 4 4 5A 5. Volg de stappen van de wizard. a) Het eerste venster is een venster met een algemene introductie. Druk op volgende om de intro over te slaan. b) Er wordt je gevraagd hoe je de e-mail wilt opslaan. Er worden drie opties gegeven: koppelen aan een bestaande registratie. Of de e-mail is een losse registratie. De e-mail hoort bij een bestaande zaak in Verseon. Dit is de meest voorkomende situatie. Selecteer dan dus koppelen aan een bestaande registratie. Versie 1.1 10
De e-mail is het begin van een nieuwe zaak. Wanneer er nog niets van dit dossier geregistreerd is in Verseon kies je Nieuwe registratie van een zaak. De optie Losse registratie van een document wordt door ons niet gebruikt omdat documenten niet los van een zaak in Verseon geregistreerd worden. Afbeelding 10. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise) (2/4). 5B Koppelen aan een bestaande zaak c) Selecteer koppelen aan een bestaande registratie en druk vervolgens op de knop achter het lege veld. d) Het zoekscherm wordt geopend. Voer in het zoekvenster het zaaknummer in waaraan je de e-mail wilt koppelen. Selecteer de betreffende zaak en druk op overnemen. De zaak verschijnt in het lege veld. e) Druk vervolgens op Volgende. f) Er verschijnt nu een venster waar je kunt aangeven welke onderdelen je wilt registreren. In Verseon dien je de e-mail en de bijlage apart te registreren. Wil je alleen de e-mail of ook (of alleen) de bijbehorende bijlagen? Selecteer de onderdelen die je wilt registreren (let op! Als je alles wilt registeren, dan loop je ze gewoon één voor één af). Let op! Soms laat hij hier ook afbeeldingen zien die onderdeel zijn van de opmaak van de e-mail. Deze hoef je niet te registreren. g) Er verschijnt een registratievenster waarbij je aan kan geven wat voor een soort document het betreft. Selecteer het soort document (zie hiervoor ook de werkafspraken). h) Vink het vakje registratieformulieren tonen aan. i) Druk vervolgens op Voltooien. j) Nu verschijnt opeenvolgend een Verseon documentregistratievenster voor alle onderdelen die jij hebt geselecteerd die geregistreerd moeten worden. Vul dit venster zo volledig mogelijk in. Let op! Vul bij datum de datum in wanneer de e-mail is binnen gekomen (bij e- mail van externen zoals verzoek tot uitstel of voortgangsrapportage) of verzonden (bij rappel, of vraag van subsidieverlener). Vul bij onderwerp een duidelijke omschrijving van het type document. Begin bij het registreren van bijlagen met: Bijlage bij (documentnummer e-mail) Noteer dan wel het kenmerk van de geregistreerde e-mail. Selecteer de optie NAW-gegevens overnemen. Versie 1.1 11
Sla de gegevens op en druk op OK. Loop wanneer je meerdere documenten geselecteerd hebt alle registratievensters die verschijnen door. Afbeelding 11. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise) (3/4)). 5D 5C 5E 5D Koppelen aan een nieuwe zaak a) Selecteer 'Nieuwe registratie van een zaak' en druk vervolgens op de knop achter het lege veld. Het zoekscherm wordt geopend. Selecteer het type zaak dat je wilt aanmaken (dit is meestal ingekomen zaak). b) Druk op volgende. Er wordt nu aan jou gevraagd welk document in het initiërende document van de zaak moet worden. Selecteer De inhoud van het e-mail bericht (niet de bijlage), tenzij de behandelaar heeft aangegeven dat hij een ander document als initiërend document wil registreren. c) Druk op Volgende. d) Er wordt nu gevraagd of je de bijlage bij de e-mail ook gelijk bij de zaak wilt registeren. Wanneer dit het geval is, selecteer dan de betreffende bijlage. Let op! Soms laat hij hier ook afbeeldingen zien die onderdeel zijn van de opmaak van de e- mail (bestanden die eindigen op.jpg,.png,.gif). Deze hoef je niet te registeren. e) Vink het vakje Registratieformulieren tonen aan en druk op voltooien. a) Het registratievenster voor het aanmaken van een zaak wordt geopend. Vul deze in zoals omschreven in de handleiding Aanmaken zaak op pagina 3, punten 3 en 4. Druk na afronding op OK. Let op! Vul het onderwerp in volgens de afspraken. Daarna verschijnt het registratievenster voor de bijlage als je deze hebt geselecteerd. Vul deze in zoals hierboven omschreven bij punt i. Druk na afronding op OK. Versie 1.1 12
Afbeelding 12. Registreer e-mail als bijlagen bij zaak (Novell GroupWise) (4/4). 7. Aanmaken van een taak 1. Ga naar Werkvoorraad en kies de map Mijn werk en dan de map Actueel (of kies de werkvoorraad van de afdeling). Selecteer een Zaak (indien nodig met de activiteit behandelen ). 2. Ga naar het tabblad Proces en Taken. 3. Klik de knop Taak (Algemeen). Het venster Taak opent zich nu. 4. Vul in de nieuwe taak de sector in en voor wie de taak bedoeld is. De taak zal direct bij die collega/manager in de werkvoorraad terecht komen. 5. Vul een korte omschrijving in van de taak bij het veld Taak. Bij Opmerkingen kun je de taak uitgebreider toelichten. 6. Optioneel: Geef een einddatum voor de taak aan. 7. Sluit af met ok. Wanneer doe je dit Wat is een taak? Een taak is een vraag of opdracht naar een collega over een bepaald dossier. Je stuurt de taak vanuit het betreffende dossier. Het voordeel van het aanmaken van een taak in Verseon is dat de ontvanger van de taak direct toegang heeft tot de relevante informatie om de gestelde vraag te beantwoorden en dat het direct bij de zaak wordt opgeslagen en zodoende dan ook zichtbaar is. Je kunt het gebruiken als je bijvoorbeeld een financieel advies nodig hebt voor in het dossier maar je kunt het ook gebruiken als je wilt dat een collega en/of manager met je meedenkt. Versie 1.1 13
Afbeelding 13. Aanmaken van een taak. 2 3 4 5 6 8. Toewijzen van een taak Instructies 1. Ga naar de Werkvoorraad en kies voor de map Werk van mijn afdeling(en) en de map Niet toegewezen. Selecteer vervolgens een taak. 2. Open de taak door dubbel te klikken en geef aan wie de taak gaat uitvoeren. Wijs de taak toe aan jezelf of aan een collega. (Klik vervolgens op ok.) 3. De Taak is nu te vinden in de werkvoorraad van de toegewezen persoon. Als je de taak aan jezelf hebt toegewezen dan is deze terug te vinden in de map Actueel van de map Mijn werk. Versie 1.1 14
Afbeelding 14. Toewijzen van een taak. 1 2 Wanneer doe je dit? Het toewijzen van een taak kun je bijvoorbeeld gebruiken als de registrator een verkeerd document in jouw zaak heeft geplaatst en deze verwijderd dient te worden. Je stuurt het secretariaat dan het bericht dat er een document aan de zaak is gekoppeld die niet bij de zaak hoort. De werkverdeler kan dan zorgen dat het hersteld wordt. Maar ook voor het vragen van advies kan je taken uitzetten. 9. Behandelen van taken 1. Open de taak en lees goed wat je moet doen. In het veld Opmerkingen staat een uitgebreidere omschrijving van de taak. 2. Voer de taak uit. 3. Beëindig de taak wanneer je deze voltooid hebt met de knop Afgehandeld. 4. De taak verdwijnt vervolgens uit de werkvoorraad. Versie 1.1 15
Afbeelding 15. Behandelen van taken. 1 3 10. Uitloggen en wachtwoord wijzigen Om Verseon up-to-date te houden, is het raadzaam om dagelijks uit te loggen als je de computer gaat uitzetten. In de uitleg hieronder wordt geïllustreerd hoe je dit doet. Daarnaast is het aan te raden om je wachtwoord te wijzigen als je eenmaal bent gewend aan het werken met Verseon en de functioneel beheerder hoeft niet meer in jouw Verseonaccount om je te ondersteunen in het gebruik. Hiervoor klik je met je rechter muisknop op het Verseon-icoontje (zie rechts) dat te zien rechts onder in je scherm (mocht je deze niet direct zien, klik dan op het pijltje naar links). Door te klikken op Stop sessie word je uitgelogd en bij Wijzig wachtwoord kun je je wachtwoord wijzigen. Versie 1.1 16