Het kantoor en de werkplek van morgen, de vernieuwende visie van ASPA

m tec Magazine van Magnus, editie 2010 Het kantoor en de werkplek van morgen, de vernieuwende visie van ASPA Een wendbaarder SAP Business Warehouse: terug naar de kern Agility, incasseren of sturen? Syntus optimaliseert rooster- en matchingprocessen voor openbaar vervoersdiensten

Edwin Ardon Agility: incasseren of sturen? Het thema van deze m tec is agility ofwel wendbaarheid. Een onderwerp waar al veel over gesproken en geschreven is, veelal vanwege de beperkingen die organisaties ervaren bij het inspelen op ontwikkelingen en uitdagingen. Beperkingen die ze voelen in hun applicaties, processen en zelfs bedrijfscultuur. Sommige strategische analyses reppen van organisaties die gevangen worden gehouden in in beton gegoten, traditionele ERP-procesondersteuning. De opkomst van ERP-applicaties in de jaren 90 werd ingegeven door de behoefte om bedrijfsprocessen op een eenduidige manier te definiëren en zo de productiviteit, bestuurbaarheid én flexibiliteit te verhogen. In de eerdergenoemde discussies lijken deze bedrijfsprocessen juist een bijna onoverkomelijke hindernis op te werpen. Een beeld dat ik hier graag wil rechtzetten. Veel van de gewenste aanpassingen hebben te maken met het herpositioneren van een organisatie in haar bedrijfsketen en het veranderen van de wijze waarop zij met leveranciers en klanten samenwerkt. Vaak leidt dit slechts tot een wijziging in de externe raakpunten van de organisatie, bij die punten in een bedrijfsproces waar contact met andere partijen is. In essentie blijven basisprocessen zoals de financiële, voorraad- en personeelsadministratie ongewijzigd. Voor u misschien wel een geruststellende gedachte. Hier spelen de door de hardcore agility predikers geschetste beperkingen dus maar beperkt. Grip op bedrijfsprocessen helpt om de noodzaak tot aanpassen vroegtijdig eerder dan de concurrentie te onderkennen. En om proactief gerichte keuzes met betrekking tot de benodigde aanpassingen in de bedrijfsvoering, applicaties en processen te maken. Wachten tot uw concurrent haar bedrijfsvoering al heeft aangepast of tot leveranciers of klanten dat afdwingen? Dat is meestal een pijnlijk proces dat gevoelsmatig veel tijd en geld kost. Het als eerste detecteren van de noodzaak van veranderingen geeft vrijheidsgraden voor de organisatie. Door die veranderingen vervolgens te initiëren in plaats van te ondergaan, heeft u in ieder geval het gevoel master of your own destiny te zijn. welkom colofon m tec is een uitgave van Magnus. Oplage 2.000 stuks. magnus Gooimeer 5-39, 1411 DD Naarden, Postbus 5021, 1410 AA Naarden, telefoon: 035 699 60 60, e-mail: info@magnus.nl concept en realisatie Kimm van Splunter-Mazer en Peter-Jan Simons. eindredactie Caroline Jooren Tekstproducties. design Jeroen Roset. copyright 2010 Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie of op enige andere wijze zonder voorafgaande toestemming van Magnus. 2 Magnus m tec - editie 2010

Inhoud Agility, incasseren of sturen? Een wendbaarder SAP Business Warehouse: terug naar de kern SAP BPC brengt de business in control over het planningsproces Het kantoor en de werkplek van morgen, de vernieuwende visie van ASPA Creditmanagement volgens Joan Knight Integratie: essentieel voor mediabedrijven Enhancement packages: naar eigen keuze nieuwe SAP-functionaliteit inschakelen Easy Maintenance: een krachtige tool voor bedrijven met SAP EAM Effectief testen met realistische business data Meer effectiviteit door toepassing van Lean-Six Sigma op uw SAP-systeem Syntus optimaliseert rooster- en matchingprocessen voor openbaar vervoersdiensten Microsoft SharePoint met Office 2010: een potentieel juridisch orakel? 2 4 6 8 10 12 13 14 15 16 18 19

Een datawarehouse moet zowel stabiel als wendbaar zijn om te kunnen beantwoorden aan de snel veranderende informatiebehoeften. Door terug te gaan naar de kern van de datawarehousing-filosofie kunnen organisaties SAP BW beter benutten, betogen Steven Groot en Gerard Bot. Een WENDbaarder SAP Business Steven Groot & Gerard Bot Sinds SAP in 1998 de eerste stappen op de datawarehousing-markt zette, is er veel gebeurd. SAP BW onderscheidde zich destijds door de meegeleverde business content: voorgedefinieerde dataflows en op best practices gebaseerde objecten. Hiermee kon snel data uit vrijwel alle SAP-modules ontsloten worden. Het simpelweg activeren van een pakket standaardrapportages maakte de weg vrij naar business intelligence. Meer mogelijkheden voor het ontsluiten van data gaan echter ook gepaard met continu veranderende vragen. En wie kent de volgende problemen niet? Verschillende BW-objecten die één klant typeren. Lange ontwikkeltrajecten om velden aan een rapportage toe te voegen. Problematische koppeling van een kalenderjaar en een fiscaal jaar. Trage performance omdat één kubus in veel verschillende rapportages moet voorzien Functie Terug naar de kern Het management wil gegevens uit verschillende modules kunnen combineren en uit verschillende invalshoeken naar data kunnen kijken. Ontwikkelaars willen een dynamisch platform in plaats van een oerwoud aan dataflows. Met SAP NetWeaver BW kun je hierop inspelen door de stabiliteit en wendbaarheid van het datawarehouse te vergroten. Daarbij gaan we in feite terug naar de kern van de datawarehousingfilosofie. Deze is gebaseerd op een gelaagde opbouw: dataacquisitie, corporate memory en datamart. Elke laag heeft een specifieke functie. De data-acquisitielaag onttrekt de gegevens één op één uit het bronsysteem. In het corporate memory worden de data opgeschoond, geïntegreerd en eventueel getransformeerd opgeslagen. In datamarts krijgen gegevens de juiste vorm en het benodigde aggregatieniveau voor rapportagedoeleinden. Data-acquisitie Snelle ontvangst data Corporate memory Uniformiteit van data Architected datamart Snelle rapportage Data-acquisitie De eerste laag haalt de onbewerkte data uit de bronsystemen, zonder transformaties of filters. In de datasources wordt gedefinieerd welke data ontsloten worden. De granulariteit blijft gelijk. Standaard datasources zijn, in tegenstelling tot standaardrapportages, kubussen en objecten, vrijwel altijd te hergebruiken in een datawarehouseconcept. Pas op een hoger niveau wordt bedrijfsspecifieke logica ingezet. Omdat het datavolume in de acquisitielaag snel groeit, is het belangrijk om data zo efficiënt mogelijk te extraheren. Hiertoe biedt SAP BW sinds versie 7.0 het write-optimized data store object (DSO) aan. Doordat dit type DSO uit slechts één actieve tabel bestaat, hoeft de data niet geactiveerd te worden. Ook worden geen systeem ID s (SID s) gegenereerd. De writeoptimized DSO kent geen aggregatie, de gegevens worden met een technische sleutel (een aanvraag-id, datapakket en recordnummer) opgeslagen. U kunt het datavolume beperken door de write-optimized DSO op dezelfde manier als een Persistant Staging Area (PSA) op te schonen. Zo kunnen de oude, doorgeboekte aanvragen verwijderd worden. Eigenaar ICT-afdeling ICT-afdeling Business Detailniveau Hoog Hoog Zoveel als nodig Datahistorie Zes maanden Vier jaar Twee jaar Karakteristieken per datawarehouse-laag Corporate memory In het corporate memory staat het verrijken met bedrijfsoverkoepelende stamgegevens en geharmoniseerde objecten voorop. Hier worden data uit verschillende bronnen geïntegreerd en vinden de transformaties plaats. Zo wordt een oplossing gezocht voor het eeuwenoude probleem van het koppelen van kalender- en boekingsperiodes, bijvoorbeeld Magnus m tec - editie 2010

Warehouse: terug naar de kern Rapportages Datamart laag (DM) door beiden in de klassieke DSO op te nemen. Andere, meer bedrijfsafhankelijke objecten worden geharmoniseerd in een nieuw object. Dit zijn bijvoorbeeld de verschillende zakenpartners met hun eigen unieke kenmerken: debiteur, CRMzakenpartner, algemeen zakenpartner, et cetera. De data in deze laag is voor eindgebruikers niet direct beschikbaar voor rapportage, maar wel toegankelijk te maken via een report-to-report interface. Zo is een rapport via kleine, snelle selecties te verrijken met detailinformatie. In SAP BW 7.0 kunnen bij transformatie eindroutines worden ingezet voor het nabewerken van de geladen gegevens die al door eventuele startroutines zijn gelopen. We adviseren om altijd start- en eindroutines te gebruiken boven routines op veldniveau. Dit komt de performance en beheersbaarheid ten goede. Corporate memory laag (CM) Data-acquisitie laag (DA) Architected datamarts De architected datamart ofwel de rapportagelaag wordt opgezet op basis van de behoefte van de business. Met de business als eigenaar van deze laag zal de betrokkenheid en acceptatie sterk toenemen. Aangezien het model in de voorgaande laag geharmoniseerd is, zullen in de datamart Web application designer BEx (web) analyzer Xcelsius Crystal reports Algemene tips & tricks Gebruik includes voor de ABAP-codering in de transformaties voor betere beheersbaarheid (versiebeheer) Gebruik transformaties en data transfer processen (DTP s) voor het laden. Deze werken efficiënter dan transfer & update rules Beperk het gebruik van formules in transformaties voor transparantie en verbeterde performance Hanteer duidelijke naamgevingconventies door het hele datawarehouse Archivering is sterk aan te raden, vooral voor de corporate memory laag. Near Line Storage (NLS) kan een goede tussenoplossing zijn als gearchiveerde data incidenteel snel beschikbaar moeten zijn. veel objecten in de verschillende functionele gebieden hergebruikt worden. Denk hierbij aan de organisatie- en tijdsdimensie. Data worden geaggregeerd opgeslagen om goede performance te garanderen. Voor meer detail kan de reportto-report koppeling gebruikt worden. Wend- en weerbaarheid De terugkeer naar de basisprincipes van datawarehousing draagt in alle lagen bij aan meer flexibiliteit. Door betere harmonisatie in het systeem nemen de eigendomskosten en Web intelligence benodigde ontwikkelinspanningen voor het invullen van nieuwe rapportagebehoeften af. De prestaties verbeteren, zowel aan de rapportagekant als aan de back-end waar de laadprocessen sterk verkorten. Ook kunt u uw voordeel doen met de krachtige nieuwe SAP BusinessObjects rapportagetools. Deze zullen beter presteren op door de business ontworpen datamarts dan op de stovepipes die business content biedt. Minstens zo belangrijk is de betrokkenheid van de business. Door hun informatievragen en de informatievoorziening beter te laten aansluiten, kunnen organisaties hun wend- en weerbaarheid fors vergroten. Het business eigenaarschap van de rapportagelaag biedt daarin een sleutel tot succes. Bronsystemen Het SAP BO BI-landschap

BusinessObjects Planning and Consolidation for NetWeaver (BPC NW) is een van de nieuwste ontwikkelingen van SAP. Wereldwijd zijn de eerste bedrijven live, maar er heerst nog onzekerheid in de markt over de toepasbaarheid. Hoe werkt het in de praktijk? Met de eerste implementatie van BPC NW in Nederland geeft Magnus u graag een kijkje in de keuken. SAP BPC brengt de business in control over het planningsproces Planningsapplicaties zoals SAP Business Planning & Simulation (BPS) en Integrated Planning (IP) leunden altijd zwaar op de IT-organisatie, doordat ze gebaseerd werden op het bestaande Business Warehouse. Dit zorgde voor langdurige, complexe implementaties die uiteindelijk weinig wendbare oplossingen opleverden. SAP BusinessObjects Planning & Consolidation for NetWeaver brengt hier verandering in. De kracht van SAP BPC NW is de combinatie van flexibel decentraal plannen en geïntegreerd, snel rapporteren. De financiële afdeling is zelf verantwoordelijk voor het planningsmodel en de templates voor planning, consolidatie en financiële verslaglegging. Via een vertrouwde Excel-omgeving zijn deze templates eenvoudig te ontwikkelen en te onderhouden. Zo zijn efficiënte rapportages met realisatie- versus plandata te realiseren, waarmee strategische beslissingen sneller tot stand kunnen komen. Sanoma Uitgevers Sanoma Uitgevers is met bijna 80 publiekstijdschriften, circa 180 websites, 15 mobiele sites en alle bijbehorende extensies en evenementen Nederlands grootste mediabedrijf in bereik. Vanwege de dynamiek in de mediamarkt voert de onderneming meerdere decentrale planningsrondes per jaar uit. Dit geeft een compleet en gedetailleerd beeld van de verwachtingen, maar legt ook een zware belasting op de financiële afdeling. Tot voor kort bood Excel als enige pakket voldoende flexibiliteit in parameters, berekeningen en gebruiksvriendelijkheid om een goed beeld te krijgen van de verwachte resultaten. Per planningseenheid werd hiervoor een Excel-bestand uitgestuurd naar de betrokken medewerkers. De resultaten werden vervolgens samengevoegd om in SAP ECC in te lezen voor verdere verwerking en rapportages in BW. Dit waren per planningsronde meer dan 100 bestanden. In 2009 is besloten om SAP BPC NW 7.0 te implementeren, vanwege de mogelijkheid om deze complexe planningsmodellen in een BW-omgeving te behouden. Shoulder-to-shoulder aanpak In het projectteam werkten de key users nauw samen met de BPC-consultants van Magnus en het functioneel beheerteam. Allereerst moest exact duidelijk zijn hoe de BPC-templates moesten gaan werken. In veel gevallen konden de bestaande templates gebruikt worden, met enige aanpassingen naar de nieuwe mogelijkheden. Op basis hiervan is een efficiënt, goed onderhoudbaar datamodel opgezet. Cruciaal was dat zowel het beheerteam als de key users hiermee konden werken. Nadat het model gereed was, is gestart met het ombouwen van de Excel-bestanden naar BPC Excel-templates. Door de verschillende expertisegebieden kon hierin een sterke combinatie gemaakt worden van planningsprocessen, BPC-functionaliteit en BW-integratie. Leo van Dam, hoofd planning & control bij Sanoma: Door de shoulder-to-shoulder projectaanpak waren de gebruikerseisen, de mogelijkheden van het systeem en de lange termijn beheerbaarheid voor iedereen duidelijk. Na goedkeuring van de templates konden onze medewerkers echt aan de slag. Eerst is de volledige vorige planningsronde ingevoerd. Zo kwamen alle uitzonderingen aan bod en raakte de afdeling vast bekend met de nieuwe werkwijze. Ook was er een compleet startpunt voor alle eindgebruikers beschikbaar. Forse tijdsbesparing In plaats van 100 bestanden per ronde te maken, kunnen de gebruikers nu de templates gebruiken. Dit zijn er nog geen 15. De key users kunnen wijzigingen veelal zonder ondersteuning van de IT-afdeling doorvoeren. In de templates zijn de gerealiseerde data en plandata te combineren, wat direct inzicht in de marktontwikkelingen geeft. Dit is een flinke Magnus m tec - editie 2010

- een case study Vincent Beumer & Ellen Fikke Best practices bij SAP BPC implementaties: Do s: Stel een multidisciplinair projectteam samen Geef de key users van de financiële afdeling een belangrijke rol Betrek IT-beheerders bij het opstellen van templates Leg het ontwerp van de templates duidelijk vast alvorens het datamodel te definiëren Don ts: Neem geen uitgebreide rapportages in de planningstemplates op aangezien de performance cruciaal is bij een bedrijfsbrede uitrol Vervang BW-rapportages niet door BPC-rapportages, maar laad de plandata door naar de bestaande BW-rapportages stap vooruit, al is er op het integratiegebied nog ruimte voor verbetering. Toch kan er nu al gerekend worden op een tijdsbesparing van minimaal 60 werkdagen op jaarbasis. snel en gedetailleerd te vertalen naar planningen. Zonder daarbij de financiële afdeling te overbelasten, aldus Leo van Dam. Techniek Kenmerkend voor de eindgebruiker is de flexibiliteit van BPC om in Excel data vanuit de bron uit te lezen of te versturen. Op de achtergrond wordt nog steeds het BW-systeem gebruikt. Niet meer via de BW Administrator Workbench, maar met de BPC Administrator die automatisch BW-objecten genereert. Zo heb je aan de front-end de voor planning, consolidatie en financiële verslaglegging benodigde flexibiliteit, met op de achtergrond de robuustheid van het datawarehouse. SAP BPC is ontwikkeld door OutlookSoft, dat sinds 2007 deel uitmaakt van SAP. Begin 2009 resulteerde de integratie van het pakket in het NetWeaver platform in de eerste NW-versie van BPC. In versie 7.5 is de integratie met SAP BW nog sterker geworden. Ook valt integratie van de SAP BusinessObjects tools te verwachten, zoals Xcelsius (dashboards) voor simulaties en het wegschrijven van data. De beschikbaarheid van alle plandata in één centrale database heeft grote voordelen. Alle data zijn direct voor allerlei rapportagevormen te gebruiken. Ad hoc kunnen de controllers via de Excel-interface rapporten maken op plan- en gerealiseerde data. Data hoeven niet meer samengevoegd te worden, er is direct inzicht in tussentijdse resultaten op ieder niveau. Complexere BW-rapportages worden nu ook voorzien van actuele plandata. Tot slot is het heel eenvoudig om scenarioanalyses te maken. Data kunnen gekopieerd worden naar een nieuwe versie, waar andere planwaarden ingevuld kunnen worden. De rekenkracht van Excel helpt om de effecten van verschillende scenario s direct zichtbaar te maken. Met het verzenden van de data is ook de bedrijfsbrede invloed meteen inzichtelijk. Slagkracht De arbeidslast voor de financiële afdeling in planningscycli is met het in gebruik nemen van SAP BPC NW aanzienlijk verminderd. De ondersteuning van functioneel beheerders zorgt bovendien voor extra slagkracht in het planningsproces, terwijl de financiële afdeling in control blijft over het planningsproces. BPC stelt ons in staat om marktinzichten Uniformiteit en consistentie In de BPC Administrator worden de dimensies en eigenschappen van de applicatie bepaald. Op de achtergrond worden in SAP BW objecten en de kubus gegenereerd. Door de BPC-dimensies te vullen met masterdata uit de BW InfoObjecten wordt de uniformiteit gegarandeerd. Met de BPC versie 7.5 kan ook dit proces met standaardfunctionaliteit uitgevoerd worden. Let wel, de structuur van dimensies in BPC is anders dan die van BW. Een applicatie in BPS of IP kan dus niet gemigreerd worden naar BPC. Het toevoegen van specifieke masterdata voor planning is eenvoudig uit te voeren. Zowel BW masterals transactiedata (voor vergelijkende cijfers) kunnen na het inlezen in SAP BPC worden teruggeschreven om in het datawarehouse onderdeel uit te maken van de managementrapportages. Dit garandeert uniformiteit en consistentie. Magnus heeft sinds de eerste implementatie van SAP BPC (for NetWeaver) in Nederland naam gemaakt als dé SAP BPC NW specialist. BPC is speerpunt voor twee van onze expertisegroepen: Business Intelligence en Financieel Management. Waar het gaat om efficiënt plannen en consolideren met behulp van SAP, weten steeds meer organisaties ons te vinden.

Het creëren van eigentijdse werkomgevingen die zich moeiteloos laten aanpassen aan de veranderende maatschappij en manier van werken, dat is de missie van ASPA. Naast partner in office identity is ASPA één van de grootste kantoormeubelfabrikanten in de Benelux. Daarbij steunt het bedrijf op een uitgebreid eigen verkoopnet, business partners en onafhankelijke dealers. Sterke relaties met klanten en aandacht voor partnerrelaties kenmerken de bedrijfsvoering. In een tijd waarin steeds meer mensen tijd- en plaatsonafhankelijk werken, geeft ASPA een helder antwoord op de vraag welke rol het kantoor en de werkplek kunnen spelen in de organisaties van morgen. The Village Office ASPA s Europese hoofdkantoor in Houten imponeert. Het van buitenaf onopvallende kantoorpand droeg vroeger de bijnaam de bunker. Na de revitalisatie door ASPA is het een schoolvoorbeeld van hoe je verouderde panden voor leegstand kunt behoeden. Wat je hier ziet is een working showroom van de werkomgeving als intelligent, multitoepasbaar instrument in het werkproces. Met allerlei industriële ondernemingen in Nederland. Toch is er niets stoffigs aan ASPA en de manier waarop zij haar visie als office identity totaalpartner uitdraagt. In onze visie is kantoorinrichting een essentieel element van het vormgeven, behouden en borgen van de identiteit van een organisatie. Het maakt aan medewerkers, klanten Het kantoor en de werkplek van morgen, sferen en mogelijkheden, waarin flexibel werken een vanzelfsprekendheid is. Het is een belevingskantoor met herkenbare structuren, waar het ontmoeten en delen van kennis centraal staan. Dit maakt the Village Office tot een belangrijke bron van inspiratie voor het creëren van een plezierige, productieve en duurzame werkomgeving, zegt Valerie Gonçalves, manager marketing & communicatie bij ASPA. Office identity In de Village Office heeft niemand een vaste werkplek. De financieel directeur geeft er wel de voorkeur aan om dikwijls op dezelfde plaats te gaan zitten. Tegenover hem hangt trouwens de foto van Adriaan Spaander, die ASPA in 1923 oprichtte als kantoorboekhandel. In de rijke historie van ASPA vinden we wortels die nog verder terugreiken, naar de oprichting van Assenburg in 1864 als één van de eerste en de omgeving duidelijk waar een organisatie voor staat. Daarbij vervult ASPA de rol van sparringpartner, inspirator en initiator van nieuwe ideeën, compleet met realisatie en nazorg. Onze dienstverlening strekt van interieurarchitectuur, interieurbouw en projectmanagement tot kabelmanagement en chairwash. Naast onze fabriek met 150 medewerkers, verkoopafdelingen en binnendienst hebben we ook een eigen studio waar tien interieurarchitecten en -adviseurs werken. The Village Office lijkt in niets op een nine to five werkomgeving. Het is een ontmoetingsplaats die de ASPA visie in alle opzichten illustreert. Naast werkplekken zijn er net als in een echt dorp marktpleinen en is er een bibliotheek, fitnesscentrum en klimwand, een restaurant en bar. De bioscoop cq. seminarruimte wordt ook door externe bedrijven benut. Magnus m tec - editie 2010

Flexibiliteit Eén van de uitgangspunten is dat een organisatie aan flexibiliteit wint als er minder verplaatst en ingesteld hoeft te worden. Volgens de ICT-manager bij ASPA wordt dit op productniveau geconcretiseerd door zo min mogelijk moertjes en knoppen te gebruiken, wat zich onder andere vertaalt in bureaustoelen die zich via een synchroonmechanisme aanpassen aan het lichaamsgewicht. In de realiteit van het nieuwe werken hebben managers, medewerkers, werkplek en technische infrastructuur een heel andere relatie met elkaar dan voorheen. Bij ASPA wordt alles hierop aangepast, van de stoel tot de stroomaansluiting. van ministeries, politieorganisaties, provincies, gemeenten, banken, zorg- en onderwijsinstellingen en consumentenbedrijven. Bedrijven en inrichtingsconcepten van uiteenlopende aard en omvang. Zo raakten we pas in gesprek met een accountantsorganisatie vanwege hun behoefte aan nieuwe meubels, wat uiteindelijk resulteerde in een verzoek om een voorstel voor de volledige interieurarchitectuur, vertelt Gonçalves. Net als een IT-project heeft de inrichting van werkomgevingen in de visie van ASPA baat bij een integrale aanpak, betoogt zij. Hoe eerder we erbij betrokken raken, hoe beter. Door ons de vernieuwende visie van ASPA Uiteraard maken we ook gebruik van innovatieve ICT zoals transpondertechnieken voor automatische aanpassing van instellingen. Er wordt regelmatig gevraagd hoe we het voor elkaar gekregen hebben om helemaal draadloos te werken. Ook vragen klanten vaak om de gebruikte technische snufjes toe te lichten. Desgewenst brengen we hen ook in aanraking met de juiste specialisten voor specifieke uitdagingen, zoals Cisco of Magnus. Met Magnus hebben we recent een driejaarcontract voor technische ondersteuning van de SAPbedrijfsapplicatie afgesloten. Met deze partner klikt het goed, mede doordat we dezelfde cultuur hebben: no nonsense, korte lijnen. Integrale aanpak Met haar visie op werken en kantoorinrichting raakt ASPA de juiste snaar bij veel bedrijven. Op de klantenlijst prijken tal te verdiepen in de missie en identiteit van de klant, kunnen we die optimaal vertalen in de werkomgeving. Tegelijkertijd kunnen we bedrijven helpen om efficiëntie en productiviteit te verenigen met werkplezier. Daarbij is het goed mogelijk om de facilitaire kosten tot een minimum te beperken en vierkante meters te besparen. Gerechtvaardigde investering De totale kantoorkosten bestaan voor 80 procent uit kosten voor mensen en voor 20 procent uit facilitaire kosten. Slechts twee procent gaat naar de kantoorinrichting. Deze relatief kleine investering versterkt de identiteit van een organisatie, heeft een grote invloed op de efficiëntie, op de tevredenheid en motivatie van medewerkers en daarmee ook op de productiviteit. Niet vreemd dus dat steeds meer bedrijven en instellingen hiervoor maatwerkoplossingen kiezen. Peter-Jan Simons

Professioneel creditmanagement zorgt voor vergroting van de rentabiliteit en weerbaarheid van een onderneming. Als International Credit Controller bij Akzo Nobel Aerospace Coatings en bestuurslid van de Vereniging voor Credit Management (VVCM) heeft Joan Knight goed zicht op de trends en de oplossingen van SAP voor geavanceerd creditmanagement. Creditmanagement volgens Greetje Gompelman-Kooima Basel II luidde in 2007 een grote wijziging in op de kapitaalmarkt. Dit akkoord noodzaakt banken om het inzicht in het risicoprofiel van hun klanten te vergroten, onder andere door interne credit ratings. Daarmee zijn credit ratings bepalend voor de kosten van bankkredieten en andere -producten. De kredietcrisis heeft ons geleerd dat de gerenommeerde credit rating agencies niet heilig zijn. Dat banken conform Basel II gedetailleerde methodieken van risicobepaling gebruiken, vindt Joan Knight een goede ontwikkeling. Ze hanteren modellen om te bepalen hoeveel en tegen welke condities er geleend kan worden. Ook voor middelgrote en kleinere bedrijven wordt het op orde hebben van het risicoprofiel en de externe verslaggeving belangrijker. Daartegenover staat dat steeds meer banken reorganiseren, besparen en uitbesteden, waardoor expertise afneemt en de ouderwetse één op één relatie in het gedrang komt. Werkkapitaal en kredietwaardigheid Creditmanagement behelst onder andere het innen van uitstaande facturen, beoordelen van debiteurenrisico s, beheer van het risicoprofiel en onderhouden van financiële contacten. Goed creditmanagement verhoogt het rendement op het werkkapitaal. De voorraden grondstoffen en eindproducten of het onderhanden werk, de debiteurenpositie en de liquide middelen moeten in balans zijn. Naast het bepalen van de kredietlimieten en betalingstermijnen moet de creditmanager ook betrokken zijn bij de orderacceptatie en het voorraadbeheer. Voor goedbetalende klanten kan men besluiten voorraad aan te houden, terwijl voor slecht betalende klanten pas na betaling geproduceerd wordt. Ondernemingen moeten de kredietwaardigheid van hun klanten en leveranciers goed in de gaten houden, en regelmatig controles uitvoeren. Kredietwaardigheid is immers geen constante factor. SAP kan hier goed mee omgaan. SAP Financial Supply Chain Management (FSCM) Credit Management helpt om de risicogroep en kredietwaardigheid voor een klant te bepalen. Daarbij is het mogelijk om de ratings van bijvoorbeeld Dun en Bradstreet aan het systeem te koppelen. Dit kan direct gebruikt worden bij acceptatie van nieuwe klanten en orders. Omgekeerde facturatie en e-billing Door automatisering van het order-to-cash proces kan een klant orders rechtstreeks invoeren in het systeem van de leverancier. Dit leidt tot sneller en beter factureren. Foutloos factureren leidt tot sneller betalen. Vooral op een nationale markt kan dit rendabel zijn. De afnemer hoeft de factuur niet te controleren en de leverancier kan facturen automatisch versturen. Daarvoor is een directe link tussen klant en leverancier nodig. Niet iedereen werkt met dezelfde systemen en niet alle systemen praten zomaar met elkaar. SAP biedt de mogelijkheid om via allerlei typen connecties een koppeling met externe systemen te maken. Credit policies De credit policy is de hoeksteen van creditmanagement. Wanneer lever je wel of niet? Je moet onveranderlijk scherp zijn in de signalering van bijvoorbeeld betalingsachterstanden en de procedures periodiek herzien. Als de credit policy goed is, zal de kredietwaardigheid van de klanten meebewegen met de economische situatie. Door hun betaalgedrag nauwlettend te monitoren, neemt de noodzaak tot incasso af. Creditmanagers willen op dit gebied steeds meer automatiseren. Dit kan voor bijvoorbeeld rapportages en agendering, evenals toezeggingen en aanmaningen. Bij betalingsproblemen is het belangrijk precies te weten wat er speelt en om toezeggingen of eventuele klachten te registreren. Als een klant heeft toegezegd te betalen, is een aanmaning overbodig. De toezegging van de klant om te betalen kan vastgelegd worden in SAP FSCM Collection Management. SAP FSCM Dispute Management dient om klachten van klanten op factuurniveau te registreren. Zo zijn toezeggingen en disputen altijd zichtbaar en beschikt iedereen in de organisatie over de juiste informatie. 10 Magnus m tec - editie 2010

Joan Knight Joan Knight is International Credit Controller bij Akzo Nobel Aerospace Coatings. Ze is bestuurslid van de Vereniging voor Credit Management (VVCM). Ook heeft ze de SAP Creditmanagement User Group opgericht. Hiervoor is Magnus het aanspreekpunt voor vragen en informatie over SAP-functionaliteit. Rapportages Rapportages zijn een krachtig instrument voor credit- management: de balans, verlies- en winstrekening en overdues van openstaande posten, cashflow-overzichten en agendering. Het is essentieel om de ontwikkelingen in de debiteurenportefeuille overzichtelijk in beeld te houden. Alle betrokkenen moeten op de hoogte blijven van acties, aanmanings- en incassotrajecten. Als niet op tijd betaald wordt, volgt meteen eem melding dat contact met de klant opgenomen dient te worden. Belangrijk is om de factuurhistorie van een klant bij te houden. Bij het uit handen geven van een zaak, moet het dossier meegegeven worden. Een dossier voor advocaten, incassokantoren of gerechtsdeurwaarders is eenvoudig uit het SAP-systeem te halen. Creditmanagers willen steeds meer automatiseren. Dit kan voor rapportages en agendering, evenals toezeggingen en aanmaningen. Commercieel vanuit een financieel oogpunt Waar positioneer je creditmanagement, onder verkoop of financiën? Dit maakt niet zoveel uit. Het is een grote discussie binnen het vakgebied. Essentieel is welke autorisaties en bevoegdheden een creditmanager krijgt. De ideale creditmanager combineert denken en handelen uit financieel oogpunt met een commerciële instelling. Een hoge debiteurenstand kost geld, maar klanten blijven klanten. Het is belangrijk om bewustwording te creëren bij sales. Dat kan onder andere door sales medeverantwoordelijk te maken voor de days sales outstanding ofwel DSO: het aantal dagen dat de facturen gemiddeld openstaan. Zo wordt het belang van creditmanagement steeds breder ondersteund in een bedrijf en neemt het begrip voor bepaalde beslissingen van de creditmanager toe. Door de creditmanager en verkoop gezamenlijke doelen te geven, doe je wat het beste is voor je bedrijf. 11

Een mediaproduct samenstellen is per definitie complex, mede vanwege het grote aantal betrokken partijen. Al is er vaak wel een vastomlijnd kader, de werkelijke inhoud is telkens nieuw. In combinatie met de verkoop van advertentieruimte wordt het nog ingewikkelder. Juist deze dynamiek maakt het voor mediabedrijven de moeite waard om processen te optimaliseren en door de gehele keten heen op elkaar af te stemmen. Procesintegratie noemen we dat. SAP for Media biedt hier passende standaardhulpmiddelen voor. Integratie: essentieel voor mediabedrijven Sjaak van den Berg De meest tot de verbeelding sprekende vorm van integratie ligt op het gebied van productie. Dit kun je bezien vanuit de fysieke mediaproducten: een DVD, boek, tijdschrift, MP3, tv-uitzending of een bepaalde soort advertentie zoals een insert in de vorm van een leaflet of boekje. Je kunt ook kijken naar de inhoudelijke productie: de redactionele content, muziek, een manuscript of advertenties. Intellectueel eigendom wordt afgehandeld via de geïntegreerde functionaliteit van SAP Intellectual Property Management. De redactionele content wordt buiten SAP om in een redactioneel systeem gecreëerd. Fysieke productie Van oudsher is SAP bij uitstek geschikt voor het ondersteunen van logistieke taken zoals materiaalplanning, inkoop en productie. Dus voor het verkopen, op voorraad houden, inkopen, transporteren en produceren van producten. SAP heeft de standaardoplossingen voor deze processen verrijkt met mediaspecifieke schermen, gegevens, velden en functies. Vanuit productieoogpunt gedraagt een mediaproduct zich niet zo bijzonder: het is een kwestie van via bepaalde bewerkingen combineren van grondstoffen zoals papier en inkt. Soms vergt dit een bepaalde manier van denken. Voor het produceren van een boek kan ook het manuscript als materiaal beschouwd worden. Mediaspecifieke factoren die de productie van een krant of magazine beïnvloeden zijn bijvoorbeeld de publicatieplanning, abonnees en productverkopen. Deze informatie bepaalt op welk moment en in welke hoeveelheden het mediaproduct beschikbaar moet zijn, wanneer de productie moet aanvangen en wat de capaciteitsbelasting is. Advertentieproductie Advertenties zijn een belangrijke inkomstenbron: efficiënte afhandeling ervan heeft direct impact op de bottom line. SAP for Media dekt het overgrote deel van de advertentieproductieprocessen, van het verwerken van boekingen, bepalen van plaatsingsmogelijkheden tot de financiële afhandeling. Het enige dat ontbreekt, is een redactioneel systeem. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van, via een standaard-interface geïntegreerde, partneroplossingen. Het redactionele systeem ondersteunt de paginaplanning, de zogenaamde plank. Hierin wordt de indeling gemaakt en de locatie van advertenties bepaald. De advertentiegegevens komen direct uit SAP. Hier wordt bij het ingeven van de order real time contact gemaakt met het redactioneel systeem om te zien of de gevraagde ruimte beschikbaar is. Het redactioneel systeem bevestigt of de advertentie conform de wensen is geplaatst. Zo niet, dan geeft het de uiteindelijke plaatsing door zodat herberekening van de prijs kan plaatsvinden. Vervolgens kan in SAP automatisch worden gefactureerd en worden de financiële gegevens geüpdatet. Zonder deze integratie zou elke advertentie gecontroleerd moeten worden op plaatsing, om vervolgens de orders aan te passen en daarna pas te factureren. Integratie administratieve processen In SAP dient de output van het ene proces als input voor het andere proces. De resultaten uit het verkoopproces beïnvloeden processen als inkoop, productie en finance direct. Om deze integratie verder te versterken en de administratieve afhandeling te versnellen zijn er twee tools: Document management system: voor het centraal opslaan en beheren van content. Manuscripten, logos, advertenties en bijvoorbeeld geluidsdragers kunnen gekoppeld worden aan relevante objecten zoals een verkooporder of mediaproduct. Hierdoor wordt de uitwisseling van belangrijke documenten tot een minimum beperkt. Ook beschikt iedereen altijd over de meest recente versie. Workflow management (WFM): een procestool die businessprocessen waarbij meerdere taken op rij moeten worden uitgevoerd faciliteert, en zorgt dat de juiste taak in de juiste volgorde op het juiste tijdstip aan de juiste persoon wordt toegewezen. Uitgangspunt is de positie of rol van de gebruiker. Via bijvoorbeeld Microsoft Outlook of Lotus Notes worden de betrokkenen automatisch op de hoogte gesteld van de taken die zij moeten uitvoeren. Zij kunnen hun taken dan direct vanuit hun vertrouwde omgeving aanroepen en uitvoeren. 12 Magnus m tec - editie 2010

Enhancement packages: naar eigen keuze nieuwe SAP functionaliteit inschakelen Norbert Gundlach Vanaf SAP ECC 6.0 komt nieuwe functionaliteit beschikbaar via enhancement packages in plaats van upgrades. Klanten kunnen deze verbeterpakketten installeren en de geboden functionaliteit vervolgens naar eigen keuze activeren. Zo kunnen zij sneller, gerichter en eenvoudiger over verbeteringen en uitbreidingen beschikken. Daarmee maakt de traditionele alles of niets upgrade plaats voor zelfstandige innovatie. Steeds meer klanten innoveren hun SAP Enterprise Core Component met enhancement packages (EhP s). Daarmee kunnen ze optioneel functionaliteit activeren zonder een nieuwe release te hoeven afwachten. Een belangrijk voordeel ten opzichte van upgrades is de beperkte business impact: in plaats van een business case voor de gehele release kun je nu per functioneel gebied een keuze maken. Andere voordelen zijn de beperkte implementatie- en testinspanningen en risico s. Installeren gaat voor EhP 3 nog via de SAP Add- On Installation Tool (transaction SAINT) en vanaf EhP 4 via de EhP Installer. De doorlooptijd is afhankelijk van de gekozen functionaliteit en kan voor alle componenten behoorlijk oplopen. Technisch gezien wordt de nieuwe functionaliteit pas zichtbaar als je deze activeert en implementeert. Activeren gaat heel eenvoudig via het Switch Framework. EhP s zijn cumulatief: ze bevatten ook de functionaliteit en technolo- gische verbeteringen van hun voorganger. Als component Y geüpgraded wordt met EhP 3, wordt component X dat ook. De maintenance optimizer binnen SAP Solution Manager ziet hierop toe. Een applicatie kan slechts één EhP-niveau hebben. Medio 2010 wordt EhP 5 verwacht. Best practices: Maak een zorgvuldige keuze voor de functionaliteit (technical usage) Houd er rekening mee dat de gekozen functionaliteit ook meegaat in de volgende EhP-update Zorg dat Solution Manager goed bijgehouden wordt met de laatste support packages (stacks) Installeer de EhP bij voorkeur gelijktijdig met een reguliere stack implementatie Omdat Solution Manager hier tijdens de analyse gebruik van maakt, moeten ook de service marktplace system data up to date zijn Het gebruik van een WFM zorgt voor grip op de afhandeling van administratieve processen. Zonder onnodige vertraging of overbodige handelingen worden de doorlooptijden een stuk korter. Door het proces op elke stap te monitoren, worden eventueel vertragende factoren achterhaald en geëlimineerd. Op basis van deadlines en workloads kan proactief gecontroleerd worden en worden problemen tijdig geïdentificeerd en voorkomen. Internetservices Ook belangrijk is het naar internet ontsluiten van gegevens en processen. Daardoor kunnen zaken als het afsluiten van abonnementen, het boeken van advertenties en het registreren van klachten en verhuizingen via het web plaatsvinden. Zo kan een mediabedrijf aanzienlijk besparen op de kosten en zijn bereikbaarheid vergroten, zonder veel extra inspanning. Internetontsluiting van mediadiensten was al mogelijk in oudere versies van SAP for Media, maar gebeurt nu een stuk simpeler en stabieler via enterprise service bundles. Enterprise services zijn objecten die bepaalde processtappen afhandelen. Deze objecten worden in een enterprise service bundle samengevoegd tot een proces. In de tegenwoordig door SAP uitgeleverde enhancement packages zijn deels door externe partijen gemaakte ES bundles standaard voorhanden. Er zijn ook niet-mediaspecifieke bundles voor bijvoorbeeld elektronisch factureren en betalen. Korter op de bal spelen In een dynamische omgeving waar ingewikkelde producten moeten worden gecombineerd met snel handelen en korte doorlooptijden kost elke fout geld. Juist de administratieve processen zijn een grote kostenpost: hier verdient een investering in automatisering zich al snel terug. Door efficiënte, accurate procesafhandeling kan een bedrijf financieel korter op de bal spelen en zonder extra investeringen de capaciteit verhogen. Juist voor mediabedrijven is daarom het zorgvuldig nadenken over en uitwerken van procesintegratie absoluut de moeite waard. 13