Comm ant & Bouw. Comm ant helpt ons écht procesgericht te werken. K l a n t c a s e

Transcriptie

1 Methode en web-based software voor proces en resultaatverbetering Comm ant & Bouw Comm ant helpt ons écht procesgericht te werken. K l a n t c a s e Frans Münninghoff Sandra Steijvers Heijmans gebruikt Comm ant als proces en kwaliteitsmanagement systeem

2 Heijmans Heijmans is een beursgenoteerde onderneming die de activiteiten op het gebied van vastgoed, woningbouw, utiliteit, wegen en civiel combineert. Zij is actief in Nederland, België en Duitsland. Door te sturen op een integrale aanpak en kwaliteit van de uitvoering, biedt ze toegevoegde waarde voor haar klanten. Heijmans realiseert integrale, innovatieve projecten voor grote bedrijven, overheden en woningen voor beleggers en woonconsumenten. Met ruim medewerkers bouwen ze aan de ruimtelijke contouren van morgen. Kwaliteit Om de ambities van Heijmans te realiseren zijn voortdurende verbetering van de organisatie en de processen van levensbelang. Heijmans werkt aan deze verbetering met behulp van het Lean6sigma programma. Dit programma is een combinatie van de methodieken Lean Thinking en Six Sigma. Six Sigma is een methodiek die zich richt op kwaliteitsverbetering door de oorzaken van fouten weg te nemen en afwijkingen te minimaliseren. Lean Thinking staat voor slimmere processen waardoor goedkoper wordt geproduceerd. Heijmans richt zich met het Lean6Sigma -programma onder andere op het terugbrengen van het aantal restpunten. Het uiteindelijke doel is om nul restpunten op elk project te realiseren. Lean6Sigma draagt bij aan het streven naar tevreden klanten, goed lopende projecten en een winstgevende organisatie. Onderhoud vs. Kwaliteit Frans Münninghoff is manager Kwaliteit & Veiligheid bij Heijmans Vastgoed & Woningbouw en Sandra Steijvers is coördinator Kwaliteit & Veiligheid van Heijmans Utiliteit. Ze hebben allebei de ambitie om de kwaliteit van Heijmans naar een hoger niveau te tillen. Daarnaast spelen ook veiligheid en milieu een belangrijke rol. Heijmans is een gecertificeerde organisatie volgens de normen ISO9001, 14001, VCA, FSC en PEFC. Voorheen werkten zij met papieren kwaliteitshandboeken en losse documenten om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te bewerkstelligen. Het bijhouden van veranderingen was een tijdrovende klus. Aangepaste pagina s van handboeken moesten worden vervangen, dit nam veel tijd in beslag. Alle tijd die werd besteed aan onderhoud, ging ten koste van de kwaliteit. Frans: Wij merkten dat de handboeken nauwelijks werden geraadpleegd. De meeste kwaliteitshandboeken en voortgangsdocumenten bleven in de kast liggen, het leefde niet. Verder was het een risico dat werknemers verouderde versies gebruikten. Comm ant is standaard voorzien van een documentmanagement omgeving. De lezers krijgen altijd de meest actuele versie van documenten zoals

3 werkinstructies, checklists, procedures etc. Oudere exemplaren zijn toegankelijk voor de beheerders van Commant. Op deze manier is er ook geen wildgroei aan eilandjes van informatie. Procesmanagement vs. Microsoft Office Naast kwaliteitsmanagement houden Frans en Sandra zich bezig met procesmanagement. Voorheen werd er gewerkt met Word en Excel om de bedrijfsprocessen in kaart te brengen en te besturen. Deze methode vereiste, net als bij de kwaliteitshandboeken, veel tijd aan onderhoud en versiebeheer. Ze werkten immers met losse Word-bestanden waarbij elk bestand een klein deel van het totale proces beschreef. Sandra: Wanneer er iets veranderde in het ene document, dan werd deze verandering niet doorgevoerd in de rest van de relevante documenten. Alles moest handmatig worden aangepast. Comm ant is een integraal management systeem en kan voor meerdere aspecten worden gebruikt zoals kwaliteit, veilig- heid, milieu met als doel effectieve en efficiënte processen. In de snel veranderende wereld moet een management systeem automatisch consistent en tegelijk flexibel zijn. Opzoek naar een oplossing Het was duidelijk dat de oude methode niet optimaal was. De procesen kwaliteitsmanagementsystemen vereisten veel onderhoud en er ontbraken cruciale functionaliteiten. Heijmans ging op zoek naar een nieuw systeem. Zij onderzocht een aantal pakketten, uiteindelijk viel de keus op het systeem van Comm ant: We mochten het systeem van Comm ant eerst uitproberen, toen hebben we écht het gebruiksgemak en de functionaliteit kunnen ervaren. Implementatie Nadat de keuze was gevallen op Comm ant is het systeem en de methodiek geïmplementeerd. De procestekeningen zijn eenvoudig digitaal geïmplementeerd in het

4 Comm ant systeem. Na een snel en soepel implementatietraject was het systeem van Comm ant up and running. Sandra merkt op dat draagvlak van alle lagen binnen de organisatie van cruciaal belang is. Zonder draagvlak zou de implementatie en de verandering zeker hebben gefaald. Gevoel van zekerheid door consistentie Na de implementatie van Comm ant ervoer Sandra al snel de voordelen van de nieuwe werkwijze. Het eerste wat haar opviel is dat ze veel minder tijd kwijt was aan onderhoud, het systeem is namelijk automatisch consistent: Als je het hebt over proces- en kwaliteitsmanagement binnen een organisatie merk je meteen het verschil tussen het gebruik van losse procestekeningen en het gebruik van een echt managementsysteem. Frans: Vergeleken met de voormalige werkwijze kunnen we met Comm ant relaties leggen tussen processen binnen én tussen afdelingen. Dat communiceert veel soepeler omdat werknemers precies zien wie welke rol vervult binnen de organisatie. Volgens Sandra is de gehele bedrijfsvoering transparanter geworden na de implementatie van Comm ant: Je ziet dat er een uniforme werkwijze binnen de organisatie ontstaat. Werknemers gebruiken dezelfde begrippen, processtructuren (in- en outputs) en methodes. Daarnaast hebben we het volledige kwaliteitssysteem openstaan voor elke werknemer. Dit houdt in dat iedereen toegang heeft tot alle afdelingsprocessen waardoor het inzicht in eigen bedrijfsvoering naar een hoger niveau stijgt. Daarnaast hebben werknemers de mogelijkheid om kennis op te slaan en te delen via het systeem. Door documentmanagement leren de werknemers écht van elkaar en kan Heijmans zich steeds sterker profileren als kennisbedrijf. Frans: Een ander voordeel is dat werkzaamheden bij afwezigheid van een collega gewoon doorlopen. De kennis is centraal geborgd in het systeem! ook veiligheid en milieu naar een hoger niveau te tillen. Dat willen we bereiken door ons te focussen op de normen en eisen van VCA, ISO 9001, ISO 14001, FSC en PEFC. Comm ant biedt de mogelijkheid om deze normen te integreren in de bedrijfsvoering, aldus Frans. Alle normen en eisen zijn gekoppeld aan de bedrijfsprocessen en de outputs waar deze normen van toepassing zijn. Op deze manier kunnen we uitstekend aan externe partijen tonen waar we staan. Zo gebruiken we Commant ook bij de interne- en externe audits. Het herkennen van afwijkingen verloopt snel en effectief. Verder kunnen er tabellen van specifieke data worden gegenereerd. Goede service Frans en Sandra hebben de service van Commant beiden als zeer positief ervaren: We zijn niet voor niets al zo lang klant van Comm ant. Al vanaf het begin van de implementatie tot op de dag van vandaag verloopt de samenwerking erg soepel. Mochten we vragen of opmerkingen hebben dan krijgen we daar dezelfde dag nog antwoord op. We zijn tot nu toe zeer tevreden en we vertrouwen op een blijvende samenwerking! Kwaliteit door constante certificering De ambitie van Heijmans is om naast kwaliteit

5 [ Methode en web-based software voor proces en resultaatverbetering Over Comm ant Comm ant Nederland is leverancier van kennis en software op het gebied van procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Zij helpt daarmee klanten bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Comm ant voorziet sinds 1996 wereldwijd bedrijven en instellingen van instrumenten om de organisatie integraal als proces te besturen. Hiermee helpt Comm ant efficiënter te werken, het resultaat te optimaliseren en te innoveren.. De oplossingen van Comm ant zijn gebaseerd op een combinatie van Comm ant tooling, training en consultancy. De implementatie van Comm ant bestaat uit een gestructureerd en helder traject dat is afgestemd op het unieke karakter van uw organisatie. Comm ant zorgt voor inzicht, overzicht en vooruitzicht in de bedrijfsprocessen voor zowel directie, management als de medewerkers op operationeel niveau. De praktische oplossingen ondersteunen en/of au- tomatiseren het operationele proces zodat uw medewerkers goed geïnformeerd zijn en de gewone dingen uitzonderlijk goed doen! [ Bezoek onze website Methode en software voor proces- en resultaatverbetering Joan Muyskenweg CK Amsterdam - Telefoon Fax info@commant.nl -