praktijkcase Huisman Equipment Procesgericht denken en werken

Transcriptie

1 praktijkcase Huisman Equipment Procesgericht denken en werken

2 Op zoek naar één gemeenschappelijke taal Huisman is een wereldwijd opererende onderneming met uitgebreide ervaring in het ontwerpen en bouwen van zware constructie installaties voor s-werelds meest toonaangevende on- en offshorebedrijven. Het productassortiment kan in zes hoofdcategorieën worden onderverdeeld: kranen, pijplegsystemen, boorinstallaties, lieren, scheepsontwerpen en speciale projecten. De projecten variëren van de levering van standalone componenten tot zeer geavanceerde, geïntegreerde systemen. Medewerkers van Huisman delen de nodige passie voor techniek, creativiteit en uitdagingen om zo aan klanten de best mogelijke producten in de markt te kunnen bieden. Huisman houdt zich voortdurend bezig met de ontwikkeling van nieuwe concepten, ontwerpen, technische oplossingen en technieken waarvan zij geloven dat ze waarde toevoegen voor de markt. Het hoofdkantoor is gevestigd in Schiedam. Daarnaast beschikt Huisman over productielocaties in China, Tsjechië en de US met een nieuwe productievestiging in Brazilië in aanbouw. Aanvullende verkoop-, engineering- en service-ondersteunende activiteiten vinden plaats vanuit vestigingen in Nederland, Australië, Noorwegen, Brazilië, China, Tsjechië, Singapore en de US. De keuze voor Comm ant Wij zijn in deze case in gesprek met Wil Mathijssen en Erik van Emst. Wil Mathijssen is Manager QESH, eindverantwoordelijke voor het beheer en onderhoud van het kwaliteitsmanagement systeem, kwaliteit van de bedrijfsvoering, standaardisering, certificering, evenals de veiligheid. Wil is ook program owner van dit project. Erik van Emst is Proces Analist QESH. Binnen de aspecten kwaliteit en veiligheid focust Erik zich op de vormgeving van de processen. Ook is hij Projectmanager FLOW, een project voor Business Development en het schetsen van processen die uiteindelijk in Comm ant worden gevisualiseerd. Dit wereldwijde, grootschalige project wordt ondersteund door KPMG. Het projectteam bestaat uit 4 mensen die een team van 17 business process owners aansturen. Wereldwijd zijn er 130 man die met dit project bezig zijn. Time for action! Veel medewerkers van Huisman gaven aan dat er onduidelijkheid was over taken en processen binnen de organisatie. Zo was er geen duidelijk overzicht van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Het voormalige kwaliteitsmanagementsysteem voldeed ook niet in die behoefte. Ook was het systeem niet gebruiksvriendelijk, zo konden medewerkers niet goed zoeken

3 naar de gewenste informatie. De informatie die in het voormalige systeem werd opgeslagen was veelal afdelingsgericht, een verticale benadering van de processen. Hierdoor ontstonden er informatie eilandjes en werd interne miscommunicatie in de hand gewerkt. Huisman heeft haar organisatie de afgelopen jaren uitgebreid met buitenlandse vestigingen. We zijn een internationale organisatie, daarom is de voertaal binnen Huisman Engels. Alle vestigingen zijn autonome organisaties die samen werken aan dezelfde projecten. Vanzelfsprekend is hierbij de afstemming en uniformiteit in processen zeer belangrijk, maar bovenal, hoe kan Huisman voldoen aan de verwachtingen van de klant. Na goedkeuring van het projectplan door het managementteam zijn we van start gegaan, het roer moest om! One team, one company Sindsdien staat binnen Huisman procesgericht werken centraal. One team, one company; alle vestigingen moeten in goede harmonie en op dezelfde manier werken. Hierdoor ontstaat er een efficiënte en flexibele bedrijfsvoering, waar fouten tot een minimum worden beperkt. Je ontkomt er als bedrijf dan niet aan om continu de bedrijfsvoering bij te stellen en te verbeteren. Deze signalisatie en doorvoering kan alleen met een systeem wat dat doel ondersteunt. Huisman had de wens om wereldwijd met een Enterprise Resource Planning (ERP) systeem te werken. Om dit te kunnen realiseren moest er een basis worden gelegd: Het maken van een blauwdruk. Op deze bouwtekening zijn de bedrijfsprocessen beschreven en op elkaar afgestemd. We zijn vervolgens op zoek gegaan naar een leverancier. Uit de longlist rolde uiteindelijk een shortlist. We hebben met vier partijen onze wensenlijst besproken. We hadden vrij snel een klik met de mensen van Comm ant. Voor ons werkte ook mee dat Comm ant al meer dan 15 jaar een betrouwbare speler is op het gebied van procesorganisatie. Hun methode en de software zijn toegankelijk en je hebt het snel onder de knie. Integraal management systeem Voor ons integraal management moesten we een totaaloverzicht krijgen van onze processen, met Comm ant worden automatisch relaties gelegd. De Comm ant methode en software wordt gebruikt om taak of afdelingsgerichte zaken om te zetten naar proces- en resultaatgericht. Het is een nieuwe denkwijze en het gaat hier natuurlijk niet alleen om de tool maar ook om de methodiek: Procesgericht denken én werken. De processen worden horizontaal vormgegeven en er worden relaties gelegd met alle andere processen. Comm ant legt deze relaties automatisch en dat geeft de gebruikers de ruimte om ook andere aspecten te bekijken. Ook wordt Comm ant gebruikt voor interne

4 audits, want ook alle werkafspraken staan er namelijk in. Alle normen (ISO, OHSAS, API) worden aan outputs gekoppeld in Comm ant, hierdoor kunnen we continu verbeteren en bijstellen. Zo worden de normen en eisen dichter bij de gebruikers gebracht. Een ander groot voordeel is dat we met één druk op de knop aan kunnen tonen dat we voldoen aan de gestelde eisen. Implementatie Na onze keuze voor Comm ant hebben we intern eerst het e.e.a. voorbereid, dit is van essentieel belang. We hebben een strakke planning gemaakt en gehaald! We zijn en waren ervan overtuigd dat een dergelijk proces zo snel mogelijk moest worden doorgevoerd, zodat er snel resultaten konden worden geboekt en alle neuzen dezelfde kant op wezen. Zo hebben we een basisindeling gemaakt, draaiboeken, instructies en zijn er workshops georganiseerd. De software is snel geïnstalleerd, waarna wij zijn gestart met de training. Hierna hebben we onszelf verder opgeleid, gewoon door het zelf te doen. Hierdoor leer je de gereedschappen goed te gebruiken en gelukkig is Comm ant intuïtief en eenvoudig in gebruik. Goed gereedschap is het halve werk! Zoals gezegd hadden we een strak schema waarbinnen de dagelijkse werkzaamheden gewoon door moesten gaan. Ook werden sommige collega s uit hun comfort zone gehaald door deel te nemen aan de implementatie van onze BPM tool. Niet iedereen is gewend om procesgericht en resultaatgericht te denken, dit eist goede begeleiding en ondersteuning, anders wordt er geen

5 draagvlak gecreëerd. Tijdens de implementatie zagen we dat bepaalde deadlines niet werden gehaald, door met elkaar naar oplossingen te zoeken ontstond er commitment. Het design werd direct in Comm ant ingevoerd, waardoor de werkgroep de volgende dag de resultaten al kon bekijken, dit gaf hen een enorme boost. We hebben het echt met elkaar gedaan. Door te blijven communiceren komt er een omslag en ontstaat er binnen de organisatie meer commitment, dat is prachtig om te zien! Gemeenschappelijke taal Met Comm ant hebben we een gemeenschappelijke taal voor verschillende partijen. Comm ant wordt gebruikt om te discussiëren en processen met elkaar af te stemmen. Er wordt duidelijkheid geschept dat de output van de één de input is voor de ander. Soms wordt het duidelijk dat iets niet voldoet, met elkaar wordt dan naar de beste oplossing gekeken. Het totaaloverzicht is helder, medewerkers kunnen de gewenste informatie snel vinden, want alle relevante informatie staat in één omgeving. Comm ant dwingt de medewerkers om na te denken over de resultaten. Het is erg prettig om alle normen en eisen in één integraal management systeem te hebben, dit bespaart tijd bij nieuwe normen. Ook voor combi audits voor meerdere normen kunnen we vertrouwen op Comm ant.

6 Over Comm ant Comm ant Nederland is leverancier van kennis en software op het gebied van procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Zij helpt daarmee klanten bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Comm ant voorziet sinds 1996 wereldwijd bedrijven en instellingen van instrumenten om de organisatie integraal als proces te besturen. Hiermee helpt Comm ant efficiënter te werken, het resultaat te optimaliseren en te innoveren. RESULTAATGERICHT PROCESMODEL 1. PROCESWIJZER 2. HOOFDPROCES 3. PROCESBESCHRIJVING activiteit informatiespecificatie beschrijving beheersaspecten uitvoerende bevoegdheden documenten systemen documenten 4. ACTIVITEITEN EN......BERICHTEN 5. DOCUMENTEN EN LINKS De oplossingen van Comm ant zijn gebaseerd op een combinatie van Comm ant tooling, training en consultancy. De implementatie van Comm ant bestaat uit een gestructureerd en helder traject dat is afgestemd op het unieke karakter van uw organisatie. Comm ant zorgt voor inzicht, overzicht en vooruitzicht in de bedrijfsprocessen voor zowel directie, management als de medewerkers op operationeel niveau. De praktische oplossingen ondersteunen en/of au tomatiseren het operationele proces zodat uw medewerkers goed geïnformeerd zijn en de gewone dingen uitzonderlijk goed doen!

7 Top 10 redenen om te kiezen voor Comm ant Waarin onderscheidt de oplossing van Comm ant zich? 1. Comm ant stuurt op een krachtig resultaat gericht business procesmodel. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend 7. Comm ant is volledig web gebaseerd 8. Comm ant is altijd in de lucht 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. Enkele overtuigende argumenten voor onze unieke propositie en wat dat voor uw organisatie kan betekenen. Vanuit het gezichtspunt van het management 1. Comm ant stuurt op een resultaat gericht business procesmodel. In plaats van te gaan tekenen in vrije formaten en het opstellen van onsamenhangende procedures en documenten, stuurt Comm ant de procesontwerpers d.m.v het business procesmodel. Zij kunnen zich concentreren op de functionele proceseenheden van de organisatie en hun onderlinge samenhang via het input-output proces model. Een verdere integratie met beleid, risk en control, performance indicatoren, etc. behoort tot de mogelijkheden. Management en operationele staf kunnen zich op deze manier focussen op de resultaten cq. de procesoutput. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. In plaats van handmatige tekeningen zonder consistentie, wordt het processchema automatisch opgebouwd en is uiteindelijk de bron van alle informatie bekend en heeft alle informatie output een intern of extern business proces als bestemming. Iedere in- of output specificatie brengt de relevante vragen naar voren over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV), de interne en externe eisen, risk en control s, en het systeem of gereedschap dat nodig is om de informatie eenduidig te produceren en verspreiden. Het gebruik van het Comm ant model laat systematisch de verbeterkansen zien.

8 Top 10 - vervolg Vanuit het gezichtspunt van de gebruiker 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. In plaats van met ingewikkelde technische vaardigheden, bouwen gebruikers op eenvoudige wijze samen hun proces modellen en de daaraan gerelateerde informatie in een geïntegreerd Comm ant systeem. Eenvoudig houden zij het systeem up-to-date en communiceren zij met collega s door middel van de geïntegreerde functionaliteit. Zo valideren zij de inhoud en informeren zij de gebruikers over aanstaande, grote en kleine, organisatiewijzigingen. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. In plaats van een ingewikkelde procedure om de inhoud te publiceren, wordt met Comm ant de publicatie van de inhoud via Intranet real-time on-line gebracht en zijn, indien gewenst, de wijzigingen meteen beschikbaar voor alle gebruikers van het systeem. Ook kunnen er verschillende systemen tegelijk beschikbaar zijn op een server zodat de actuele versie gescheiden wordt van organisatorische ontwikkelingen die nog in aanbouw zijn. Een selectie van betrokken medewerkers kan worden uitgenodigd om de nieuwe ontwikkelingen kritisch te bekijken voordat zij live gaat voor alle medewerkers. Vanuit het gezichtspunt van het kwaliteitsbeleid 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig. In plaats van een digitaal handboek per onderwerp, (bijv. KAM = Kwaliteit, Arbo, Milieu) is Comm ant het managementsysteem voor alle aspecten van het Business Proces Management waarbij interne en externe eisen en control maatregelen voor het dagelijks handelen ingebed zijn in een handelbaar en sterk controleerbaar geïntegreerd systeem. 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend. In plaats van het verzamelen van niet op waarde geschatte informatie en document beheer, beweegt de functie van de Kwaliteitsmanager zich naar die van een efficiënte interne procesanalist en adviseur die het management helpt bij het actief signaleren van verbeterkansen die zichtbaar worden door Comm ant. Het verbeteren en optimaliseren van de processtromen en de proceskwaliteit wordt dan vanzelfsprekend een vervolgstap. Vanuit het gezichtspunt van de ICT 7. Comm ant is volledig web gebaseerd. In plaats van aparte ontwikkeltools en via website verspreiding, gebruiken zowel de ontwikkelaars als de gebruikers een standaard webbrowser om het systeem te bedienen. Er is geen speciale software nodig voor de ontwikkelaars op zijn werkstation om het systeem

9 Top 10 - vervolg inhoudelijk te vullen. De verspreiding via Intranet van de inhoud is real-time on-line, dus daar zorgt Comm ant ook niet voor extra belasting van de ICT systeembeheerder. Een speciaal aangewezen gebruiker vanuit de business kant wordt aangewezen als applicatiebeheerder en bepaalt de rechten van de gebruikers op het systeem. Netwerkbelasting is minimaal dankzij de gebruikte webtechnologie en Comm ant zorgt voor excellente responstijden op een voor de taak berekend hardware platform. Deze aspecten maken Comm ant best in class in termen van cost of ownership. 8. Comm ant is altijd in de lucht. In plaats van ingewikkelde en kwetsbare client-serversystemen, is de Comm ant webtechnologie erg robuust en betrouwbaar. Omdat zowel bouwers als lezers alleen gebruik maken van hun webbrowser kan het serversysteem niet down gaan. Eens per jaar komt Comm ant met een grondig geteste update om nieuwe functionaliteit en aanpassingen naar de laatste stand van de techniek door te voeren. Updates worden automatisch geïnstalleerd, zijn upward compatible en zorgen daarmee voor technische stabiliteit. Vanuit het gezichtspunt van het financiële management 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI. In plaats van tekeningen met tekst en digitale verspreiding, met alle tijdrovende onderhouds- en beheerproblemen, reduceert u met Comm ant de werkbelasting van de medewerkers. Zij zijn het immers zelf die, zonder specialistische ondersteuning van externen, het business process management systeem snel kunnen opbouwen en onderhouden. Hierdoor wordt uw investering beschermd. De costs of ownership zijn ongekend laag, dankzij optimaal gebruik van web-based technologie. Het feit dat Comm ant gaat leven onder de mensen en aanzet tot proces- en gedragsverbetering geeft u een optimaal rendement. 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. In plaats van een documentatietool met veel verborgen kosten en inspanning, is Comm ant ontworpen voor business process management en constant herontwerp vanwege de overal aanwezige snelle veranderingen. De business logica van Comm ant stuurt de betrokkenen door een helder input-output model waardoor bottlenecks, overtolligheden, kwaliteitshiaten en andere risico s snel zichtbaar worden. Oorzaken van costs of poor performance (COPP) worden snel en systematisch herkend en zorgen voor beheersbare aanpak om knelpunten om te zetten in oplossingen. Overtuigd? Doe de demo op

10 webbased oplossingen voor kwaliteit- en procesmanagement Comm ant Nederland b.v. Joan Muyskenweg AN Amsterdam Tel. +31 (0) Tip! Meld u aan voor onze pro/cessor: een bron van inspiratie, tips en relevante informatie op het gebied van proces- en kwaliteitsmanagement. Ga naar