praktijkcase Saxion hogeschool Comm ant helpt ons bij het verbeteren van de opleiding

Transcriptie

1 praktijkcase Saxion hogeschool Comm ant helpt ons bij het verbeteren van de opleiding

2 Hoogwaardig onderwijs Met vestigingen in Enschede, Deventer en Apeldoorn en bijna studenten is Saxion één van de grootste hogescholen in Nederland. Saxion biedt zeer uiteenlopende opleidingen en een groot aantal bijzondere afstudeerrichtingen of specialisaties, zowel nationaal als internationaal. Het onderwijs van Saxion is hoogwaardig, innovatief en ondernemend. De studenten en medewerkers vormen het kloppende hart van de onderwijsinstelling. Alles is erop gericht om de studenten zo goed mogelijk voor te bereiden op de arbeidsmarkt. De samenwerking tussen bedrijven en instellingen is essentieel om de brug naar de beroepspraktijk te slaan. De uitdaging Het doorgeven van kennis en kunde om studenten op te leiden tot professionals blijft een uitdaging. Goede docenten, maar vooral goede methodes van lesgeven zijn een must. Hoe kun je de studenten aanspreken en hun leerontwikkeling optimaliseren? Software representatief voor kwaliteit lesmateriaal Docenten Rik Teunissen en Jan Röttjers van de opleiding Bedrijfseconomie en accountancy staan voor een soortgelijke uitdaging. Een aantal voorbeeldvakken zijn: Controleleer, Bestuurlijke informatievoorziening en Management informatiesystemen. De meeste vakken bevatten een theoretische invalshoek, echter de belangrijkste lessen worden in de praktijk geleerd. De praktijk kan worden gesimuleerd door gebruik te maken van relevante software. Bij software valt in dit geval te denken aan business procesmanagement systemen en kwaliteitswaarborging programma s. Deze software is dan ook onderdeel van het lesmateriaal en dus toonaangevend voor de kwaliteit ervan. Problemen met softwarepakketten Het probleem is echter dat softwarepakketten van alles kunnen bieden, maar niet datgene waar de docenten écht om vragen. Docent Rik Teunissen is van mening dat veel pakketten te complex en ingewikkeld zijn: Studenten zijn soms een hele maand bezig met het begrijpen van de tools voordat ze zelfstandig aan de slag kunnen. Docent Jan Röttjers vindt dat het lange leertraject niet alleen funest is voor studenten, maar ook voor docenten. Vooral in de eerste weken worden fouten gemaakt welke lastig zijn te herstellen, dit gaat ten koste van de motivatie van studenten en de planning van docenten.

3 Hoe kiezen? Hoe kan er een softwarepakket gekozen worden dat representatief is voor het lesmateriaal en tegelijkertijd de studenten aanspreekt? Om deze vraag te beantwoorden hebben Rik Teunissen en Jan Röttjers een lijst met eisen opgesteld. Een bruikbaar softwarepakket is: gebruiksvriendelijk procesgericht intuïtief in de omgang helder en gestructureerd Verder is het van belang dat de software overal toegankelijk moet zijn. Voorheen was de software slechts een paar dagen per week beschikbaar in een beperkt aantal lokalen. Rik Teunissen vond dat deze beperking een zeer belemmerende werking heeft op de onderwijsdoelstellingen: Het is frustrerend om een jaarplanning op te stellen met beperkingen in tijd en locatie, vooral met betrekking tot de deeltijdstudenten. Software, beschikbaar via het internet (webbased), zou in dit geval een oplossing kunnen bieden. De juiste keuze Nadat de lijst met eisen was opgesteld vielen de meeste softwarepakketten direct af: Teveel toeters en bellen en veel te ingewikkeld, meenden de heren. Na een aantal presentaties, online demonstraties en knoppentrainingen hebben zij uiteindelijk gekozen voor de software van Comm ant. Jan Röttjers staat er op dat de student in een kort tijdsbestek moet kunnen denken en werken in processen: Kunnen denken in inputs, processen en outputs, dit is heel duidelijk in Comm ant, dit ontbrak vaak bij andere pakketten. Verder was de look en feel en het feit dat je documenten kunt verbinden met processen een grote pre voor Rik Teunissen: Het is cruciaal om documenten, die je bij de processen gebruikt in het systeem te kunnen koppelen. Anders wordt er met verschillende versies gewerkt waardoor communicatiefouten ontstaan.

4 All systems up and running! Beide docenten van Saxion Hogeschool hebben inmiddels langer dan een jaar met de software van Comm ant gewerkt en delen met ons hun ervaringen: Jan Röttjers is van mening dat de implementatie goed is verlopen, zelfs onder moeilijke omstandigheden en hoge tijdsdruk: Natuurlijk is het een leerproces met vallen en opstaan, maar jullie service en reactietijd is lovenswaardig. Voor het snelgroeiend aantal studentengebruikers kon de server moeiteloos naar 327 projectomgevingen worden opgevoerd, zonder problemen. Verder merkten ze op dat studenten na een korte introductie vaak al weten waar ze moeten zijn in de schermen. Ook is de software van Comm ant breed toepasbaar, niet alleen voor de AO/IC, maar ook voor proceskwaliteit, ITsystemen, kennis en human resource management. Daarnaast hebben de heren de voordelen van de cloud ervaren, niet alleen vanuit het oogpunt van ICT (installatie) maar ook vanuit gebruikservaring: Je hoeft niet meer op een specifieke pc te werken, je kan simpelweg overal via Internet inloggen. Tot slot voegen Jan Röttjers en Rik Teunissen er aan toe dat Comm ant de studenten stimuleert en daadwerkelijk bijdraagt aan de inhoudelijke verbetering van het onderwijs. De software slaat zo goed aan dat de docenten tijdens de les tijd te kort komen om er nog meer mee te doen: Het maakt de studenten nieuwsgierig en daardoor leergierig. De docenten hebben de samenwerking als positief en aangenaam ervaren: Er wordt niet alleen gepraat over software, maar ook hoe wij middels onze lessen het onderwijs kunnen verbeteren. Dat hebben we samen gedaan, dat voelt goed.

5 Over Comm ant Comm ant Nederland is leverancier van kennis en software op het gebied van procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Zij helpt daarmee klanten bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Comm ant voorziet sinds 1996 wereldwijd bedrijven en instellingen van instrumenten om de organisatie integraal als proces te besturen. Hiermee helpt Comm ant efficiënter te werken, het resultaat te optimaliseren en te innoveren. RESULTAATGERICHT PROCESMODEL 1. PROCESWIJZER 2. HOOFDPROCES 3. PROCESBESCHRIJVING activiteit informatiespecificatie beschrijving beheersaspecten uitvoerende bevoegdheden documenten systemen documenten 4. ACTIVITEITEN EN......BERICHTEN 5. DOCUMENTEN EN LINKS De oplossingen van Comm ant zijn gebaseerd op een combinatie van Comm ant tooling, training en consultancy. De implementatie van Comm ant bestaat uit een gestructureerd en helder traject dat is afgestemd op het unieke karakter van uw organisatie. Comm ant zorgt voor inzicht, overzicht en vooruitzicht in de bedrijfsprocessen voor zowel directie, management als de medewerkers op operationeel niveau. De praktische oplossingen ondersteunen en/of au tomatiseren het operationele proces zodat uw medewerkers goed geïnformeerd zijn en de gewone dingen uitzonderlijk goed doen!

6 Top 10 redenen om te kiezen voor Comm ant Waarin onderscheidt de oplossing van Comm ant zich? 1. Comm ant stuurt op een krachtig resultaat gericht business procesmodel. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend 7. Comm ant is volledig web gebaseerd 8. Comm ant is altijd in de lucht 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. Enkele overtuigende argumenten voor onze unieke propositie en wat dat voor uw organisatie kan betekenen. Vanuit het gezichtspunt van het management 1. Comm ant stuurt op een resultaat gericht business procesmodel. In plaats van te gaan tekenen in vrije formaten en het opstellen van onsamenhangende procedures en documenten, stuurt Comm ant de procesontwerpers d.m.v het business procesmodel. Zij kunnen zich concentreren op de functionele proceseenheden van de organisatie en hun onderlinge samenhang via het input-output proces model. Een verdere integratie met beleid, risk en control, performance indicatoren, etc. behoort tot de mogelijkheden. Management en operationele staf kunnen zich op deze manier focussen op de resultaten cq. de procesoutput. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. In plaats van handmatige tekeningen zonder consistentie, wordt het processchema automatisch opgebouwd en is uiteindelijk de bron van alle informatie bekend en heeft alle informatie output een intern of extern business proces als bestemming. Iedere in- of output specificatie brengt de relevante vragen naar voren over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV), de interne en externe eisen, risk en control s, en het systeem of gereedschap dat nodig is om de informatie eenduidig te produceren en verspreiden. Het gebruik van het Comm ant model laat systematisch de verbeterkansen zien.

7 Top 10 - vervolg Vanuit het gezichtspunt van de gebruiker 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. In plaats van met ingewikkelde technische vaardigheden, bouwen gebruikers op eenvoudige wijze samen hun proces modellen en de daaraan gerelateerde informatie in een geïntegreerd Comm ant systeem. Eenvoudig houden zij het systeem up-to-date en communiceren zij met collega s door middel van de geïntegreerde functionaliteit. Zo valideren zij de inhoud en informeren zij de gebruikers over aanstaande, grote en kleine, organisatiewijzigingen. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. In plaats van een ingewikkelde procedure om de inhoud te publiceren, wordt met Comm ant de publicatie van de inhoud via Intranet real-time on-line gebracht en zijn, indien gewenst, de wijzigingen meteen beschikbaar voor alle gebruikers van het systeem. Ook kunnen er verschillende systemen tegelijk beschikbaar zijn op een server zodat de actuele versie gescheiden wordt van organisatorische ontwikkelingen die nog in aanbouw zijn. Een selectie van betrokken medewerkers kan worden uitgenodigd om de nieuwe ontwikkelingen kritisch te bekijken voordat zij live gaat voor alle medewerkers. Vanuit het gezichtspunt van het kwaliteitsbeleid 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig. In plaats van een digitaal handboek per onderwerp, (bijv. KAM = Kwaliteit, Arbo, Milieu) is Comm ant het managementsysteem voor alle aspecten van het Business Proces Management waarbij interne en externe eisen en control maatregelen voor het dagelijks handelen ingebed zijn in een handelbaar en sterk controleerbaar geïntegreerd systeem. 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend. In plaats van het verzamelen van niet op waarde geschatte informatie en document beheer, beweegt de functie van de Kwaliteitsmanager zich naar die van een efficiënte interne procesanalist en adviseur die het management helpt bij het actief signaleren van verbeterkansen die zichtbaar worden door Comm ant. Het verbeteren en optimaliseren van de processtromen en de proceskwaliteit wordt dan vanzelfsprekend een vervolgstap. Vanuit het gezichtspunt van de ICT 7. Comm ant is volledig web gebaseerd. In plaats van aparte ontwikkeltools en via website verspreiding, gebruiken zowel de ontwikkelaars als de gebruikers een standaard webbrowser om het systeem te bedienen. Er is geen speciale software nodig voor de ontwikkelaars op zijn werkstation om het systeem

8 Top 10 - vervolg inhoudelijk te vullen. De verspreiding via Intranet van de inhoud is real-time on-line, dus daar zorgt Comm ant ook niet voor extra belasting van de ICT systeembeheerder. Een speciaal aangewezen gebruiker vanuit de business kant wordt aangewezen als applicatiebeheerder en bepaalt de rechten van de gebruikers op het systeem. Netwerkbelasting is minimaal dankzij de gebruikte webtechnologie en Comm ant zorgt voor excellente responstijden op een voor de taak berekend hardware platform. Deze aspecten maken Comm ant best in class in termen van cost of ownership. 8. Comm ant is altijd in de lucht. In plaats van ingewikkelde en kwetsbare client-serversystemen, is de Comm ant webtechnologie erg robuust en betrouwbaar. Omdat zowel bouwers als lezers alleen gebruik maken van hun webbrowser kan het serversysteem niet down gaan. Eens per jaar komt Comm ant met een grondig geteste update om nieuwe functionaliteit en aanpassingen naar de laatste stand van de techniek door te voeren. Updates worden automatisch geïnstalleerd, zijn upward compatible en zorgen daarmee voor technische stabiliteit. Vanuit het gezichtspunt van het financiële management 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI. In plaats van tekeningen met tekst en digitale verspreiding, met alle tijdrovende onderhouds- en beheerproblemen, reduceert u met Comm ant de werkbelasting van de medewerkers. Zij zijn het immers zelf die, zonder specialistische ondersteuning van externen, het business process management systeem snel kunnen opbouwen en onderhouden. Hierdoor wordt uw investering beschermd. De costs of ownership zijn ongekend laag, dankzij optimaal gebruik van web-based technologie. Het feit dat Comm ant gaat leven onder de mensen en aanzet tot proces- en gedragsverbetering geeft u een optimaal rendement. 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. In plaats van een documentatietool met veel verborgen kosten en inspanning, is Comm ant ontworpen voor business process management en constant herontwerp vanwege de overal aanwezige snelle veranderingen. De business logica van Comm ant stuurt de betrokkenen door een helder input-output model waardoor bottlenecks, overtolligheden, kwaliteitshiaten en andere risico s snel zichtbaar worden. Oorzaken van costs of poor performance (COPP) worden snel en systematisch herkend en zorgen voor beheersbare aanpak om knelpunten om te zetten in oplossingen. Overtuigd? Doe de demo op

9 webbased oplossingen voor kwaliteit- en procesmanagement Comm ant Nederland b.v. Joan Muyskenweg AN Amsterdam Tel. +31 (0) Tip! Meld u aan voor onze pro/cessor: een bron van inspiratie, tips en relevante informatie op het gebied van proces- en kwaliteitsmanagement. Ga naar