praktijkcase Van Hattum en Blankevoort Meer in control

Transcriptie

1 praktijkcase Van Hattum en Blankevoort Meer in control

2 Meer inzicht: betere werkafspraken en gedrag Van Hattum en Blankevoort ontwerpt, bouwt en onderhoudt civiele constructies voor de infrastructuur, energie- en vastgoedmarkt. Zij focust zich op constructies in de verkeersinfrastructuur, op projecten aan en op het water en in de grond. Van Hattum en Blankevoort onderneemt met technische creativiteit en is sterk in breed projectmanagement. Van Hattum en Blankevoort heeft het verbeteren van haar organisatie continu op de agenda staan. Zij toont ondernemerschap, is resultaatgericht en legt de nadruk op samenwerken. Wij realiseren projecten door goed te plannen en te organiseren hierdoor kunnen wij de kosten zo laag mogelijk houden. Veiligheid, gezondheid en milieu staan hoog in het vaandel, met de focus op klant en omgeving. Van Hattum en Blankevoort is zich bewust van haar verantwoordelijkheid richting de maatschappij. Het einde van de RAW-bestek systematiek De bedrijfsomgeving in de bouw is continu aan veranderingen onderhevig. Om met deze wijzigingen om te gaan moet een organisatie flexibel zijn. Ook Van Hattum en Blankevoort ondervond dit aan den lijve. In 2004 besloten haar opdrachtgevers afstand te nemen van de traditionele RAW-bestek systematiek. Het hield voornamelijk in dat Van Hattum en Blankevoort voorheen uitvoerde wat de klant bedacht en voorgeschreven had, en tegenwoordig ook verantwoordelijk is voor ontwerp, realisatie en onderhoud, waarbij ook omgevings- en procesbeheersing hoort. Hans Berkien is KAM-manager binnen Van Hattum en Blankevoort en hij liep hier tegenaan. De andere systematiek vergde een andere aanpak binnen de organisatie, er was sprake van moeizamere samenwerking en er moest anders worden gecommuniceerd. Hans Berkien ervoer met name in het voortraject van elk project grote uitdagingen: Veel belanghebbende partijen moesten met elkaar samenwerken en het eens worden. Dat verliep soms inefficiënt waardoor er vaak sprake was van onbegrip, dubbele afspraken en met als gevolg ook mindere resultaten. Deze nijpende situatie is de reden geweest om de organisatie onder de loep te nemen en de primaire processen opnieuw vorm te geven en in te richten. Beheer en onderhoud Van Hattum en Blankevoort moest aansluiten bij de nieuwe marktsituatie, waardoor de organisatie opnieuw moest worden gestructureerd. Hans Berkien vond dat een solide proces- en kwaliteitsmanagementsysteem noodzakelijk was om de herstructurering te bewerkstelligen. Hij was van mening dat met het

3 bestaande beheerssysteem het beoogde resultaat niet voldoende efficiënte kon worden gerealiseerd: We maakten gebruik van losse Word en Excel documenten. Binnen het oude systeem met documenten was er een mogelijkheid om met hyperlinks te werken, maar dan moest er telkens een hele structuur worden gebouwd wat veel tijd en aandacht vergt. Het was een soort matrix waarin elk document en proces kon worden gestopt, een vrij simpele en platte manier. Daarnaast leidden wijzigingen in desbetreffende documenten er toe, dat de linkjes abrupt verdwenen en er weer opnieuw kon worden gestart. Het beheer en onderhoud van deze beheeromgeving was erg arbeidsintensief. Verder bood de toenmalige werkwijze geen oplossing voor het herstructureringsprobleem. Op zoek naar een oplossing Het werd de hoogste tijd voor verandering. Hans Berkien ging op zoek naar een methode en pakket dat uitkomst zou bieden aan deze situatie. Via een adviesbureau kwam hij in aanraking met drie pakketten. Eentje viel direct af gezien de prijs en complexiteit. Hij is vervolgens met de twee pakketten parallel gaan draaien binnen de organisatie, waarna is gekozen voor Manual Master: We hebben dat toen gekozen omdat het eenvoudig was onze Word documenten binnen het systeem te implementeren. Op dat moment was dat de beste keuze. Hans Berkien ondervond echter hetzelfde probleem als voorheen, een gebrek aan gebruiksgemak bij het bouwen en weinig consistentie op het aanwezige ICTplatform. Dit zorgde enerzijds voor veel vrijheid binnen het systeem waardoor er allerlei processen en tekeningen konden worden gemaakt, maar anderzijds tot extra werk. Hans Berkien: De aanschaf van het systeem was een stapje vooruit, maar het bood geen oplossing voor het herstructureringsprobleem. Daarnaast ontstond er een behoefte om steeds kritischer naar processen van de grotere projecten te kijken. De juiste oplossing Opnieuw werd er besproken of de keuze nu op Comm ant zou vallen of op een geheel ander systeem. Hans Berkien had tijdens het voorgaande keuzetraject proefgedraaid met Comm ant. Nadat de keuze was gevallen op Manual Master, had hij de proef door laten draaien met een selecte groep werknemers. Hij vond het erg prettig en nuttig werken: Met een groep van 15 man hebben we toen een bedrijfsvoering systeem gebouwd in Comm ant voor één bedrijfsonderdeel. We konden heel snel vanuit nul een systeem opzetten met een betrouwbare structuur. Het was een kwestie van simpelweg vakjes invullen. Het voordeel daarbij is, dat je echt met de inhoud bezig bent. Ook is Comm ant gebaseerd op een outputgericht procesmodel, dat zorgt ervoor dat je je automatisch focust op het eindresultaat. Zo voorkom je dat je afdwaalt en bezig bent met onnodige details in schema s. Bovendien liepen we fluitend door de ISO-

4 certificatie heen! Onze keuze viel daarom uiteindelijk overtuigend op Comm ant. Een prettige implementatie Comm ant was al geïmplementeerd binnen één bedrijfsonderdeel. Vervolgens werd Comm ant stapsgewijs per bedrijfsonderdeel verder uitgerold. Hans Berkien is momenteel beheerder van bedrijfsvoering systeem, hij heeft de implementatie als positief ervaren: We hebben het bedrijfsvoering systeem opgezet door o.a. processen, in- en outputs van die processen, rollen, functies, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in Comm ant te benoemen en met elkaar te koppelen. Daarnaast hebben we werkinstructies op de juiste plekken in het systeem geplaatst, waardoor er ook echt inhoudelijke functies en rollen worden gecreëerd. Het geheel verliep opvallend soepel. De betrokkenheid van de medewerkers is in deze fase van cruciaal belang. Als niemand tijd en aandacht besteedt aan de implementatie dan zal het systeem niet alleen gebreken vertonen, maar uiteindelijk ook niet gebruikt worden. MyComm ant ondersteunt het gewenst gedrag. Het biedt persoonlijke functiegerichte informatie, je ziet het systeem als het ware vanuit het ik-perspectief. Je hebt direct een overzicht van Mijn processen, Mijn taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, Mijn documenten etc. : Tijdens de systeemtrainingen zagen we al meteen dat medewerkers het leuk vinden om het systeem te ervaren vanuit hun rol in de organisatie. Je ziet dat ze dan een stapje extra willen doen en hun kennis delen om niet alleen het systeem maar vooral het inzicht en de samenwerking te optimaliseren.

5 Eenvoud door logische samenhang De organisatie maakt inmiddels negen jaar gebruik van Comm ant. Een reden voor deze langdurige overeenkomst is de gebruiksvriendelijkheid van het pakket. Veel aanbieders van proces- en kwaliteitsmanagementsystemen beweren dat hun tools eenvoudig in gebruik te zijn, maar in de praktijk blijkt dit niet altijd het geval. Hans Berkien ervaart wel de laagdrempeligheid van het Comm ant systeem: Omdat de logica op dermate wijze in het systeem is geïntegreerd, word je als het ware gedwongen om op de juiste manier te werken. Het aantal niveaus, de processen en de verbindingen zijn op logische wijze beperkt gehouden. Uiteraard kan je het geheel aanvullen met plaatjes, documentjes en video s maar de bouwstenen blijven coherent. Met behulp van bedrijfsonderdelen kun je de toegang nog specifieker maken. Flexibel maar consistent Het systeem van Comm ant is gebaseerd op een logische samenhang. Daardoor is het systeem volledig automatisch consistent. Dat houdt in dat het systeem met alle linkjes en verbindingen niet wordt aangetast wanneer er iets wordt aangepast. Ook tijdens intensief gebruik van het systeem, zoals het met vele mensen doorzoeken en raadplegen van processen, het opvragen van documenten etc. blijft het systeem solide werken. Dit betekent dat ook de ontwikkelaars met een gerust hart live in het systeem kunnen werken en ook aanpassen zonder angst voor schadelijke handelingen. Hans Berkien merkt verder op dat het creëren en aanpassen van processtructuren probleemloos verloopt: Het voordeel van een consistent systeem als Comm ant is, dat je meteen de losse eindjes in beeld krijgt. Als je een database hebt voor een bepaald model, dan hoef je slechts de losse eindjes te verbinden en je hebt een goed lopend proces. Projecten in control Eerder werd al genoemd dat de projecten van de organisatie niet zo soepel verliepen en dat dit zich uitte in een minder goed eindresultaat. Hans Berkien merkte een duidelijke verandering in werkwijze nadat de processen

6 opnieuw in Comm ant waren gezet: Door Comm ant hebben we meer inzicht gekregen en dit heeft geleid tot betere werkafspraken en gedrag. Comm ant is hierbij een goed hulpmiddel geweest en is dit nog steeds. Kennisborging Comm ant kan vergeleken worden met een kapstok waar je allerlei informatie aan hangt. Wanneer blijkt dat iets niet naar behoren verloopt of dat er sprake is van een uitzonderlijke situatie, wordt aanvullende kennis aan de proceskapstok gehangen. Zo ontwikkel je een steeds slimmere en rendabelere bedrijfsvoering met een soort collectief geheugen. Dat is erg belangrijk omdat werknemers komen en gaan, en de kennis hiermee binnen de organisatie blijft. Daarnaast vormt het een basis voor het trainen van nieuwe werknemers met functie gerelateerde informatie. Hans Berkien merkt dat nieuwe werknemers de draad sneller oppakken door Comm ant: Als een nieuwe werknemer het bedrijf binnenkomt dan laten we hem eerst in het bedrijfsvoering systeem kijken. Op deze manier heeft de werknemer meteen een goed beeld van zijn rol binnen de organisatie en wordt bovendien voorkomen dat het wiel steeds weer moet worden uitgevonden. Een helpende hand daarbij is dat Comm ant is voorzien van een heel goede zoekfunctie. Deze zoekfunctie kan zelfs binnen de documenten zoeken, ideaal!. Samenwerking Hans Berkien geeft aan dat hij de service van Comm ant als goed ervaart: Ik heb er nooit klachten over. Het maakt niet uit of je een stuurt of belt, binnen zeer korte tijd word je geholpen, daarnaast wordt er alles aan gedaan om het punt op te lossen. Een prettige samenwerking!.

7 Over Comm ant Comm ant Nederland is leverancier van kennis en software op het gebied van procesmanagement en kwaliteitsmanagement. Zij helpt daarmee klanten bij het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Comm ant voorziet sinds 1996 wereldwijd bedrijven en instellingen van instrumenten om de organisatie integraal als proces te besturen. Hiermee helpt Comm ant efficiënter te werken, het resultaat te optimaliseren en te innoveren. RESULTAATGERICHT PROCESMODEL 1. PROCESWIJZER 2. HOOFDPROCES 3. PROCESBESCHRIJVING activiteit informatiespecificatie beschrijving beheersaspecten uitvoerende bevoegdheden documenten systemen documenten 4. ACTIVITEITEN EN......BERICHTEN 5. DOCUMENTEN EN LINKS De oplossingen van Comm ant zijn gebaseerd op een combinatie van Comm ant tooling, training en consultancy. De implementatie van Comm ant bestaat uit een gestructureerd en helder traject dat is afgestemd op het unieke karakter van uw organisatie. Comm ant zorgt voor inzicht, overzicht en vooruitzicht in de bedrijfsprocessen voor zowel directie, management als de medewerkers op operationeel niveau. De praktische oplossingen ondersteunen en/of au tomatiseren het operationele proces zodat uw medewerkers goed geïnformeerd zijn en de gewone dingen uitzonderlijk goed doen!

8 Top 10 redenen om te kiezen voor Comm ant Waarin onderscheidt de oplossing van Comm ant zich? 1. Comm ant stuurt op een krachtig resultaat gericht business procesmodel. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend 7. Comm ant is volledig web gebaseerd 8. Comm ant is altijd in de lucht 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. Enkele overtuigende argumenten voor onze unieke propositie en wat dat voor uw organisatie kan betekenen. Vanuit het gezichtspunt van het management 1. Comm ant stuurt op een resultaat gericht business procesmodel. In plaats van te gaan tekenen in vrije formaten en het opstellen van onsamenhangende procedures en documenten, stuurt Comm ant de procesontwerpers d.m.v het business procesmodel. Zij kunnen zich concentreren op de functionele proceseenheden van de organisatie en hun onderlinge samenhang via het input-output proces model. Een verdere integratie met beleid, risk en control, performance indicatoren, etc. behoort tot de mogelijkheden. Management en operationele staf kunnen zich op deze manier focussen op de resultaten cq. de procesoutput. 2. De procesmodellen kunnen gemakkelijk geanalyseerd worden op hun kwaliteit, consistentie en het in lijn zijn met bedrijfsbeleid. In plaats van handmatige tekeningen zonder consistentie, wordt het processchema automatisch opgebouwd en is uiteindelijk de bron van alle informatie bekend en heeft alle informatie output een intern of extern business proces als bestemming. Iedere in- of output specificatie brengt de relevante vragen naar voren over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden (TBV), de interne en externe eisen, risk en control s, en het systeem of gereedschap dat nodig is om de informatie eenduidig te produceren en verspreiden. Het gebruik van het Comm ant model laat systematisch de verbeterkansen zien.

9 Top 10 - vervolg Vanuit het gezichtspunt van de gebruiker 3. De software is zeer gebruikersvriendelijk en snel te implementeren. In plaats van met ingewikkelde technische vaardigheden, bouwen gebruikers op eenvoudige wijze samen hun proces modellen en de daaraan gerelateerde informatie in een geïntegreerd Comm ant systeem. Eenvoudig houden zij het systeem up-to-date en communiceren zij met collega s door middel van de geïntegreerde functionaliteit. Zo valideren zij de inhoud en informeren zij de gebruikers over aanstaande, grote en kleine, organisatiewijzigingen. 4. Ontwikkeling en verspreiding/communicatie is real-time on-line. In plaats van een ingewikkelde procedure om de inhoud te publiceren, wordt met Comm ant de publicatie van de inhoud via Intranet real-time on-line gebracht en zijn, indien gewenst, de wijzigingen meteen beschikbaar voor alle gebruikers van het systeem. Ook kunnen er verschillende systemen tegelijk beschikbaar zijn op een server zodat de actuele versie gescheiden wordt van organisatorische ontwikkelingen die nog in aanbouw zijn. Een selectie van betrokken medewerkers kan worden uitgenodigd om de nieuwe ontwikkelingen kritisch te bekijken voordat zij live gaat voor alle medewerkers. Vanuit het gezichtspunt van het kwaliteitsbeleid 5. Compliance management was nog nooit zo eenvoudig. In plaats van een digitaal handboek per onderwerp, (bijv. KAM = Kwaliteit, Arbo, Milieu) is Comm ant het managementsysteem voor alle aspecten van het Business Proces Management waarbij interne en externe eisen en control maatregelen voor het dagelijks handelen ingebed zijn in een handelbaar en sterk controleerbaar geïntegreerd systeem. 6. Kwaliteitsmanagement wordt zichtbaar en winstgevend. In plaats van het verzamelen van niet op waarde geschatte informatie en document beheer, beweegt de functie van de Kwaliteitsmanager zich naar die van een efficiënte interne procesanalist en adviseur die het management helpt bij het actief signaleren van verbeterkansen die zichtbaar worden door Comm ant. Het verbeteren en optimaliseren van de processtromen en de proceskwaliteit wordt dan vanzelfsprekend een vervolgstap. Vanuit het gezichtspunt van de ICT 7. Comm ant is volledig web gebaseerd. In plaats van aparte ontwikkeltools en via website verspreiding, gebruiken zowel de ontwikkelaars als de gebruikers een standaard webbrowser om het systeem te bedienen. Er is geen speciale software nodig voor de ontwikkelaars op zijn werkstation om het systeem

10 Top 10 - vervolg inhoudelijk te vullen. De verspreiding via Intranet van de inhoud is real-time on-line, dus daar zorgt Comm ant ook niet voor extra belasting van de ICT systeembeheerder. Een speciaal aangewezen gebruiker vanuit de business kant wordt aangewezen als applicatiebeheerder en bepaalt de rechten van de gebruikers op het systeem. Netwerkbelasting is minimaal dankzij de gebruikte webtechnologie en Comm ant zorgt voor excellente responstijden op een voor de taak berekend hardware platform. Deze aspecten maken Comm ant best in class in termen van cost of ownership. 8. Comm ant is altijd in de lucht. In plaats van ingewikkelde en kwetsbare client-serversystemen, is de Comm ant webtechnologie erg robuust en betrouwbaar. Omdat zowel bouwers als lezers alleen gebruik maken van hun webbrowser kan het serversysteem niet down gaan. Eens per jaar komt Comm ant met een grondig geteste update om nieuwe functionaliteit en aanpassingen naar de laatste stand van de techniek door te voeren. Updates worden automatisch geïnstalleerd, zijn upward compatible en zorgen daarmee voor technische stabiliteit. Vanuit het gezichtspunt van het financiële management 9. Comm ant geeft een zeer lage TCO en hoge ROI. In plaats van tekeningen met tekst en digitale verspreiding, met alle tijdrovende onderhouds- en beheerproblemen, reduceert u met Comm ant de werkbelasting van de medewerkers. Zij zijn het immers zelf die, zonder specialistische ondersteuning van externen, het business process management systeem snel kunnen opbouwen en onderhouden. Hierdoor wordt uw investering beschermd. De costs of ownership zijn ongekend laag, dankzij optimaal gebruik van web-based technologie. Het feit dat Comm ant gaat leven onder de mensen en aanzet tot proces- en gedragsverbetering geeft u een optimaal rendement. 10. Comm ant helpt uw organisatie om systematisch kosten te besparen en winst te genereren. In plaats van een documentatietool met veel verborgen kosten en inspanning, is Comm ant ontworpen voor business process management en constant herontwerp vanwege de overal aanwezige snelle veranderingen. De business logica van Comm ant stuurt de betrokkenen door een helder input-output model waardoor bottlenecks, overtolligheden, kwaliteitshiaten en andere risico s snel zichtbaar worden. Oorzaken van costs of poor performance (COPP) worden snel en systematisch herkend en zorgen voor beheersbare aanpak om knelpunten om te zetten in oplossingen. Overtuigd? Doe de demo op

11 webbased oplossingen voor kwaliteit- en procesmanagement Comm ant Nederland b.v. Joan Muyskenweg AN Amsterdam Tel. +31 (0) Tip! Meld u aan voor onze pro/cessor: een bron van inspiratie, tips en relevante informatie op het gebied van proces- en kwaliteitsmanagement. Ga naar