Hoe past ú de PDCA-cirkel toe op uw auditsysteem?

Transcriptie

1 Hoe past ú de PDCA-cirkel toe op uw auditsysteem? LOKmml-bijeenkomst Alice Mulder 19 januari 2012

2 Programma Resultaatverbetering realiseren door Resultaatgericht Auditen Theorie van de verspillingen Het formuleren van resultaatgerichte vragen en dóórvragen op verbetermogelijkheden

3 Resultaatverbetering Wat is de rol van resultaatgericht auditen hierin?

4 Ontwikkeling binnen kwaliteitsmanagement Eind Systeem KAM Verbeter controleur manager manager manager Jaren 70 Jaren 80 Jaren Toekomst

5 Audits ontwikkelen mee! Verschillende methodieken Procesgerichte audits AUDITSYSTEEM Themagerichte audits Systeemgerichte audits Risico gerichte audits Waarderende audits Resultaatgerichte audits

6 Alle methodieken op een rij! a) Procesgericht auditen b) Themagericht auditen c) Waarderend auditen d) Resultaatgericht auditen e) Systeemgericht auditen f) Risicogericht auditen

7 Wanneer welke methodiek? Methodiek Procesgericht auditen Themagericht auditen Waarderend auditen Resultaatgericht auditen Systeemgericht auditen Risicogerichte audits Fase/Kenmerk Start (en doorlopend) Strategie en beleid Bevorderen kwaliteitsdenken Efficiëntere processen Cliënt/medewerker gericht (Cliënt)proces/veiligheid optimaliseren

8 Resultaatgericht auditen Naar efficiëntere werkprocessen

9 Achterliggende reden Wat versta jij er onder? Waarom zou je het toepassen?

10 Wie herkent weleens dat een audit na enkele keren auditen alleen aanpassingen op punten en komma s oplevert? dat processen inhoudelijk nauwelijks veranderd zijn (revisiedatum aantal jaren terug) Dat betekent dat het systeem toe is aan resultaatgericht auditen!

11 Kenmerken van resultaatgericht auditen Op zoek naar niet waarde toevoegende elementen in het proces Bevindingen zeggen iets over de kwaliteit van de stappen in een proces Stimuleert de auditee om met een andere bril naar het werk te kijken Onderzoekt of je het doel van een proces haalt Goed te combineren met procesgerichte audits

12 Focus in resultaatgerichte audit: opsporen van niet waarde toevoegende elementen Zoek de mogelijke niet waarde toevoegende elementen in het proces Oftewel die activiteiten die: o o o o o niet efficiënt verlopen, of niet waarde verhogend voor de klant zijn, of niet noodzakelijk zijn voor het proces, of niet slim uitgevoerd worden, of etc.

13 Procesgericht vs Resultaatgericht Resultaatgericht auditen Stimuleert de intrinsieke motivatie van auditee om anders naar werkprocessen te kijken Focus op niet waarde toevoegende elementen Verbeteringen gericht op hoe een procedure sneller, efficiënter en beter kan Inzicht in hoeverre een procedure ook daadwerkelijk werkt Procesgericht auditen Focus op procedure & norm Verbeteringen gericht op afwijkingen in de procedure Verbeteringen gericht op details in de procedure Inzicht in hoeverre een procedure in de praktijk wordt nageleefd Deze benadering is geschikt wanneer de processen al meerdere keren geaudit zijn

14 Uitgelicht Theorie van de verspillingen

15 3 soorten activiteiten Noodzaak: activiteiten die nodig zijn voor het proces, maar geen waarde toevoegen in ogen van klant Verminderen Verspilling: activiteiten, die de waarde van de dienst niet verhogen in de ogen van de klant en niet noodzakelijk zijn voor het proces Verwijderen Interne klant vs. Externe klant Noodzaak Verspilling NoodzaakVerspilling Waarde Waarde Waarde: iedere activiteit waarvoor de klant/ financierder wil betalen, omdat het in zijn ogen waarde toevoegt aan de dienst Optimaliseren

16 7 of 8 Typen verspillingen Herplannen van afspraken Talent Ieder geval waarin niet Administratieve volledig gebruik klussen wordt gemaakt van de tijd en het talent van medewerkers Onderhanden werk Transport Reistijd Ieder niet-noodzakelijk naar afspraak - transport Op 1 dag is verspilling naar Verschillende locaties Beweging Zoeken Iedere beweging informatie die op geen de. waarde schijf toevoegt Buffers Overbewerking Eerst Meer op bewerkingen een formulier dan en dan in de nodig computer Wachten Wachten op goedkeuring informatie, papierwerk manager of beslissingen

17 Vingeroefening In tweetallen: Bedenk welke mogelijke verspillingen in het proces interne audits voor kunnen komen. Dus leidend tot een inefficiënt of te lang durend proces. Gebruik hiervoor het stroomschema van het auditproces.

18 Doorvragen naar verbeteringen

19 Vragen stellen in het resultaatgerichte auditgesprek Hoe verloopt het proces in de praktijk? Waar kan het anders? Wat gebeurt er binnen dit proces? Wat gebeurt er binnen een processtap? Hoe werkt dit in de praktijk? Hoe zorg je dat je het doel van het proces bereikt? Waar kan het sneller? Waar kan het anders? Waar kan het beter? Resultaatgerichte audit Proces volgen en inzoomen op verspillingen Voorbereiding op mogelijke verspillingen!

20 Doorvragen middels goede open vragen Wat is hier de oorzaak van? Hoe kunnen we dit volgens jou verbeteren? Als er een nieuwe medewerker in dienst komt, hoe kent hij/zij deze informatie? Stel het gaat. wat doe je dan? En dan? Kijkend naar het gehele proces: o Wat loopt goed? o Wat kan nog beter? o Hoe kan het beter?

21 Mogelijke vervolgvragen Wat is de norm? o Bijv. in de praktijk is de doorlooptijd van een audit 6 weken; volgens procedure 3. Waarom haal je die niet? Wat is de oorzaak? Wat is het gevolg? Hoe kan het beter, sneller, efficiënter? Oorzaak Bevinding Gevolg Verbetering 21

22 Interesse in nog meer handvatten voor het optimaliseren van uw auditsysteem? Medio 2012 komt boek uit als vervolg op Auditen met Zorg. Een boek over het optimaliseren van het auditsysteem door Luluk van de Water Astro en Alice Mulder! Houd het in de gaten!

23 Open eindjes?

24 Heel veel succes met het verbeteren van resultaat uit audits! Bedankt voor je aandacht!