Er wordt een vergelijkende wervingsselectie georganiseerd voor assistent hoofd van dienst en hoofd van dienst Kinderdagverblijf in contractueel verband. Alle geslaagden van deze selectie worden opgenomen in een werfreserve. De geldigheidsduur van de werfreserve bedraagt vier jaar, ingaande de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin het proces-verbaal van de selectie wordt afgesloten. Vanaf september 2017 wordt in het kinderdagverblijf De Pelikaan een hoofd van dienst aangeworven ter vervanging van een zwangerschapsverlof (prestatiebreuk 4/5 = 30.4u/week) Vanaf september 2017 wordt bij de dienst voor Onthaalouders De Puzzel een hoofd van dienst aangeworven ter vervanging van onbetaald verlof tot en met 28 februari 2018 (prestatiebreuk voltijds = 38u/week) De Stad heeft verschillende kinderopvanginitiatieven. De 4 kinderdagverblijven Wiegelied, Panukkel, De Driewieler en De Pelikaan vangen kinderen op van 0 tot en met 3 jaar. Daarnaast heeft de Stad ook een dienst voor onthaalouders De Puzzel. De aangesloten onthaalouders vangen kinderen op van 0 tot en met12 jaar. Als hoofd van dienst neem je de dagelijkse leiding van het opvanginitiatief op en verdeel je de werkzaamheden. Je bouwt samen met je team een pedagogisch kwaliteitsbeleid uit en volgt de kinderen op. Je overlegt dagelijks met ouders, personeel en collega s en je neemt ook deel aan verschillende overleggroepen. Daarnaast sta je ook in voor het opvolgen en afwerken van administratieve taken. Zo maak je bijvoorbeeld de persoonlijke dossiers van de ouders en de kinderen op, je berekent de facturen, je verwerkt de opvangvragen, je behandelt de briefwisseling, je communiceert met verschillende instanties, Als assistent hoofd van dienst sta je het hoofd van dienst bij en vervang je hem of haar tijdens afwezigheidsperiodes. DEELNEMINGSVOORWAARDEN 1. de burgerlijke en politieke rechten bezitten; 2. van een gedrag zijn dat in overeenstemming is met de eisen van de betrekking wat bewezen wordt door een uittreksel uit het strafregister dat niet ouder is dan één maand; 3. houder zijn van het vereiste diploma en getuigschrift behaald in het Nederlands; bij ontstentenis van dergelijk diploma en getuigschrift moet de kennis van het Nederlands vooraf bewezen worden door een examen georganiseerd door SELOR (voorheen Vast Wervingssecretariaat); 4. houder zijn van een diploma of getuigschrift HO1C (niveau B), diploma getuigschrift of bacheloropleiding in de medische, sociale of pedagogische richting. Het diploma wordt gecontroleerd en moet in aanmerking komen volgens Kind en Gezin; 5. medisch geschikt bevonden worden door de Arbeidsgeneesheer; 6. slagen voor een vergelijkende wervingsselectie. Aan al deze voorwaarden moet voldaan zijn op het ogenblik van de indiensttreding. Bovendien moet reeds bij het sluiten van de oproep voldaan zijn aan de voorwaarden vermeld onder de nummers 3 en 4.
Selectieprogramma 2. Schriftelijke proef : In het schriftelijk gedeelte wordt de kandidaat geconfronteerd met één of meer concrete cases die verband houden met de functie. Daarin wordt gepeild naar de kennis van de kandidaat en naar de wijze waarop de kandidaat zijn/haar algemene inzichten en vakkennis weet toe te passen in een concrete situatie. Duur : 3 uur Vereiste minimum : 25/50 Mondelinge proef : De mondelinge proef bestaat uit een gesprek met de juryleden dat verloopt als een traditioneel selectie-interview en waarbij een terugkoppeling naar de cases van het schriftelijke gedeelte mogelijk is. Duur : 30 minuten Vereiste minimum : 25/50 Om te slagen moet de kandidaat ten minste 60 op 100 halen. De schriftelijke proef wordt georganiseerd op dinsdag 08 augustus 2017 om 08.30 uur in de Gemeenteraadzaal. U ontvangt hiervan een persoonlijke uitnodiging per e-mail. De geslaagde kandidaten worden nadien uitgenodigd voor de mondelinge proef in de tweede helft van augustus. INDIENEN VAN DE KANDIDATUUR De kandidatuur bestaande uit een gemotiveerde sollicitatiebrief, een kopie van het vereiste diploma en een curriculum vitae moet uiterlijk op 23 juli 2017 via het digitaal loket (www.oostende.be/vacatures) aan de dienst Personeel worden bezorgd. Gelieve duidelijk te vermelden of u voor één of beide functies solliciteert. BIJKOMENDE INLICHTINGEN kunt u verkrijgen in de dienst Personeel, Stadhuis, Vindictivelaan 1, 8400 Oostende (tel. 059/25.82.09) Contactpersoon : Miguelle Dejaeghere. GEMEENTELIJK EMANCIPATIEBELEID Het stadsbestuur van Oostende streeft diversiteit op de werkvloer na. Iedereen mag zich dan ook kandidaat stellen, ongeacht geslacht, filosofische overtuiging, afkomst, hetero- of holebigeaardheid of handicap. FUNCTIEBESCHRIJVING Als bijlage gaan de functiebeschrijvingen van hoofd van dienst en assistent hoofd van dienst Kinderdagverblijf. Namens het College, de Stadssecretaris namens de Burgemeester i.o. de Schepen Kristof Beuren Jean Vandecasteele
Functie- en competentieprofiel Hoofd van dienst 3. 1. Identificatiegegevens Functietitel Functiefamilie Cluster Dienst Niveau Graad Hoofd van dienst Leidinggevenden dienst administratief personeel Directie Kinderopvang, jeugd, onderwijs en sport - kinderopvang B B1-B3 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van Geeft leiding aan/ Coördinator Kinderopvang Medewerkers kinderdagverblijf 3. Doel van de functie Staat in voor de coördinatie van de kwalitatieve opvang (verzorging en begeleiding) en het welzijn van de baby s en peuters die aan de kinderdagverblijven en onthaalouders worden toevertrouwd. 4. Resultaatgebieden 1 Mee-voorbereiden, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst gerealiseerd worden o Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig o Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van analyse van signalen uit het werkveld o Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking de dienst o Formuleren beleidsvoorstellen, nota s en adviezen o Voorstellen formuleren om de operationele planning bij te sturen 2 Coördineren van de werking van de dienst met het oog op een kwalitatieve, efficiënte en effectieve dienstverlening. o Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties o Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst o Implementeren, stimuleren en waken over kwaliteitszorg binnen de dienst o Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen o Instaan voor budgetbeheer en controle van de afdeling in functie van een financieel gezond beleid 3 Instaan voor de dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en het toezien op een kwalitatieve behandeling van het takenpakket van de dienst. o Instaan voor praktische en administratieve ondersteuning o Instaan voor de taakverdeling en opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering o Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten o Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt o Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen 4 Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers o Begeleiden van medewerkers o.a. door middel van de regelmatige feedback en instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) o Begeleiden en ondersteunen van onthaalouders o.a. via huisbezoeken o Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden o Openstaan voor vragen van de medewerkers en helpen conflicten oplossen indien nodig o Versterken van de samenhorigheid, het polyvalent meewerken en de loyale samenwerking en goede sfeer (binnen) de dienst o Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat 5 Samenwerkingsverbanden en externe vertegenwoordiging invullen en onderhouden o Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met het OCMW, buurgemeenten o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het gemeentebestuur
o 4. Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, 6 Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn o Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement o Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten, o Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) 5. Gedragscompetenties KERNCOMPETENTIES Kwaliteitsvol werken Trap 3 streven naar continue kwaliteitsverbetering, anderen hiertoe stimuleren, kwaliteitsborging Ontwikkelt en benoemt kwaliteitscriteria Stimuleert de kwaliteitsvolle uitvoering van taken en projecten en volgt de (tussentijdse) resultaten op Stelt de geleverde kwaliteit regelmatig ter discussie en spreekt anderen aan op de kwaliteit van het geleverde werk Stimuleert verbeteringsvoorstellen Loyaal samenwerken Trap 3 stimuleren van betrokkenheid Vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze bij anderen en externe contacten Kan anderen motiveren en stimuleert de betrokkenheid met de organisatie Handelt in overeenstemming met de belangen van de organisatie Is mee verantwoordelijke voor de realisatie van de gewenste organisatiecultuur Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit en verdedigt de belangen
5. Trap 3 creëren van samenwerkingsverbanden met en tussen andere afdelingen Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere afdelingen Creëert structuren om de samenwerking met andere afdelingen te verbeteren Creëert een draagvlak voor problemen of beslissingen die de eigen afdeling overschrijden Draagt samenwerking als een belangrijke waarde uit en spreekt anderen hierop aan Integriteit Trap 2 discreet handelen Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid Zelfontwikkeling Trap 3 zorg dragen voor een goed leerklimaat Neemt verantwoordelijkheid op voor de eigen professionele ontwikkeling en werkt met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties Neemt verantwoordelijkheid op voor de professionele ontwikkeling van anderen Creëert een leerklimaat SPECIFIEKE COMPETENTIES Adviseren Trap 2 alternatieven afwegen en innemen van standpunten, vertalen van beleid naar acties Plaatst dossiers of problemen in een ruimere context Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten Verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen Participeert in kennisnetwerken Ondernemen Trap 2 ondernemerschap, verbeteringsgericht en vernieuwend handelen, anderen ondersteunen Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken Netwerken Trap 2 leggen van nieuwe contacten, doorzien van belangen en posities van anderen Legt en onderhoudt nieuwe relaties met mensen in en buiten de organisatie uit wederzijds belang Kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei Traps Doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten
6. Besluitvaardigheid Trap 2 beslissingen nemen met onzeker resultaat Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat Kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen Beargumenteert de genomen beslissingen Betrekt anderen bij de besluitvorming Leidinggeven Trap 2 middellange termijn, resultaat- en ontwikkelingsgericht Zorgt ervoor dat mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op een gezamenlijke doelstelling Begeleidt medewerkers om hun competenties te ontwikkelen Bouwt overleg in met het team en stimuleert onderlinge communicatie Beloont medewerkers voor individuele en gezamenlijk behaalde resultaten Geeft ruimte en verantwoordelijkheid om initiatief te nemen Delegeren Trap 2 verantwoordelijk voor grotere of diverse kleinere dienst(en), ruimere taken en verantwoordelijkheden Wijst opdrachten toe volgens kennis/ervaring en motivatie Geeft medewerkers ruimte om beslissingen te nemen Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Staat open voor initiatieven van medewerkers Onderhandelen Trap 2 onderhandelen in complexere situaties, verenigen van belangen Weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten Brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen Zoekt actief naar gemeenschappelijke belangen Hanteert argumenten die zoveel mogelijk aansluiten bij de belangen van de ander Deze functieomschrijving is niet beperkend. Rekening houdend met de competenties kunnen bepaalde nieuwe taken toevertrouwd worden.
Functie- en competentieprofiel Assistent hoofd van dienst 7. 1. Identificatiegegevens Functietitel Functiefamilie Cluster Dienst Niveau Graad Assistent hoofd van dienst Leidinggevenden dienst administratief personeel Directie Kinderopvang, jeugd, onderwijs en sport - kinderopvang B B1-B3 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van Geeft leiding aan/ Hoofd van dienst en coördinator Kinderopvang Medewerkers kinderdagverblijf 3. Doel van de functie Staat mee in voor de coördinatie van de kwalitatieve opvang (verzorging en begeleiding) en het welzijn van de baby s en peuters die aan de kinderdagverblijven worden toevertrouwd. 4. Resultaatgebieden 1 Mee-voorbereiden, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen van de dienst gerealiseerd worden o Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig o Aanbrengen van nieuwe beleidsitems op basis van analyse van signalen uit het werkveld o Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking de dienst o Formuleren beleidsvoorstellen, nota s en adviezen o Voorstellen formuleren om de operationele planning bij te sturen 2 Coördineren van de werking van de dienst met het oog op een kwalitatieve, efficiënte en effectieve dienstverlening. o Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties o Toezien op een effectieve en efficiënte dienstverlening binnen de dienst o Implementeren, stimuleren en waken over kwaliteitszorg binnen de dienst o Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen o Instaan voor budgetbeheer en controle van de afdeling in functie van een financieel gezond beleid 3 Instaan voor de dagdagelijkse coördinatie van de activiteiten en het toezien op een kwalitatieve behandeling van het takenpakket van de dienst. o Instaan voor praktische en administratieve ondersteuning o Instaan voor de taakverdeling en opvolgen van de voortgang van de taakuitvoering o Zorgen voor de aan- en bijsturing van processen en projecten, bijspringen bij moeilijke dossiers of opdrachten o Organiseren en leiden van vergaderingen met medewerkers naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier of behandeling van een probleem of knelpunt o Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen 4 Coachen en begeleiden van de medewerkers zodat de dienst beschikt over gemotiveerde en competente medewerkers o Begeleiden van de medewerkers o.a. door middel van de regelmatige feedback en instrumenten uit de evaluatiecyclus (plannen, functioneren, evalueren) o Zorgen voor een duidelijke formulering van taken, rollen, opdrachten, verantwoordelijkheden o Openstaan voor vragen van de medewerkers en helpen conflicten oplossen indien nodig o Versterken van de samenhorigheid, het polyvalent meewerken en de loyale samenwerking en goede
o sfeer (binnen) de dienst Leiden van de dienst naar een gezamenlijk resultaat 8. 5 Samenwerkingsverbanden en externe vertegenwoordiging invullen en onderhouden o Invulling geven aan samenwerkingsverbanden met het OCMW, buurgemeenten o Deelnemen aan diverse werkgroepen buiten het gemeentebestuur o Fungeren, op vlak van de werkdomeinen als contactpersoon naar toezichthoudende overheid en andere openbare besturen, 6 Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn o Organiseren van een werkoverleg of een overleg naar aanleiding van een specifiek project of evenement o Ervoor zorgen dat iedere medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren o Rapporteren aan de leidinggevende/verantwoordelijke(n) in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten, o Verzorgen van top-down en bottom-up communicatie tussen de overlegfora (bvb. werkoverleg en diensthoofdenoverleg) 5. Gedragscompetenties KERNCOMPETENTIES Kwaliteitsvol werken Trap 3 streven naar continue kwaliteitsverbetering, anderen hiertoe stimuleren, kwaliteitsborging Ontwikkelt en benoemt kwaliteitscriteria Stimuleert de kwaliteitsvolle uitvoering van taken en projecten en volgt de (tussentijdse) resultaten op Stelt de geleverde kwaliteit regelmatig ter discussie en spreekt anderen aan op de kwaliteit van het geleverde werk Stimuleert verbeteringsvoorstellen Loyaal samenwerken Trap 3 stimuleren van betrokkenheid Vertegenwoordigt de organisatie op passende wijze bij anderen en externe contacten Kan anderen motiveren en stimuleert de betrokkenheid met de organisatie Handelt in overeenstemming met de belangen van de organisatie Is mee verantwoordelijke voor de realisatie van de gewenste organisatiecultuur Draagt de doelen en waarden binnen en buiten de organisatie uit en verdedigt de belangen
9. Trap 3 creëren van samenwerkingsverbanden met en tussen andere afdelingen Werkt actief aan het creëren van een vertrouwensband met andere afdelingen Creëert structuren om de samenwerking met andere afdelingen te verbeteren Creëert een draagvlak voor problemen of beslissingen die de eigen afdeling overschrijden Draagt samenwerking als een belangrijke waarde uit en spreekt anderen hierop aan Integriteit Trap 2 discreet handelen Neemt verantwoordelijkheid voor eigen werk en komt open uit voor fouten Gaat zorgvuldig en discreet om met gevoelige of vertrouwelijke informatie Houdt vast aan normen, ook wanneer dit voor zichzelf niet de meest gunstige keuze is Toont voorbeeldgedrag in respect, eerlijkheid en betrouwbaarheid Zelfontwikkeling Trap 3 zorg dragen voor een goed leerklimaat Neemt verantwoordelijkheid op voor de eigen professionele ontwikkeling en werkt met een duidelijk plan voor de verbetering van de eigen prestaties Neemt verantwoordelijkheid op voor de professionele ontwikkeling van anderen Creëert een leerklimaat SPECIFIEKE COMPETENTIES Adviseren Trap 2 alternatieven afwegen en innemen van standpunten, vertalen van beleid naar acties Plaatst dossiers of problemen in een ruimere context Onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten Verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, Vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen Participeert in kennisnetwerken Ondernemen Trap 2 ondernemerschap, verbeteringsgericht en vernieuwend handelen, anderen ondersteunen Onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren Ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten Betrekt personen (binnen of buiten de eigen dienst) die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering Stimuleert en ondersteunt anderen om verbeteringsgericht en/of vernieuwend te werken Netwerken Trap 2 leggen van nieuwe contacten, doorzien van belangen en posities van anderen Legt en onderhoudt nieuwe relaties met mensen in en buiten de organisatie uit wederzijds belang Kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei Traps Doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen van andere diensten
10. Besluitvaardigheid Trap 2 beslissingen nemen met onzeker resultaat Kan beslissingen nemen op basis van onvolledige informatie of met onzeker resultaat Kan alleen beslissen, zonder overleg met anderen Beargumenteert de genomen beslissingen Betrekt anderen bij de besluitvorming Leidinggeven Trap 2 middellange termijn, resultaat- en ontwikkelingsgericht Zorgt ervoor dat mensen en middelen efficiënt ingezet worden met het oog op een gezamenlijke doelstelling Begeleidt medewerkers om hun competenties te ontwikkelen Bouwt overleg in met het team en stimuleert onderlinge communicatie Beloont medewerkers voor individuele en gezamenlijk behaalde resultaten Geeft ruimte en verantwoordelijkheid om initiatief te nemen Delegeren Trap 2 verantwoordelijk voor grotere of diverse kleinere dienst(en), ruimere taken en verantwoordelijkheden Wijst opdrachten toe volgens kennis/ervaring en motivatie Geeft medewerkers ruimte om beslissingen te nemen Maakt de medewerker mee verantwoordelijk voor het eindresultaat Staat open voor initiatieven van medewerkers Onderhandelen Trap 2 onderhandelen in complexere situaties, verenigen van belangen Weerlegt de mening of bezwaren van anderen door middel van argumenten Brengt uiteenlopende visies, behoeften en standpunten samen Zoekt actief naar gemeenschappelijke belangen Hanteert argumenten die zoveel mogelijk aansluiten bij de belangen van de ander Deze functieomschrijving is niet beperkend. Rekening houdend met de competenties kunnen bepaalde nieuwe taken toevertrouwd worden.