HANDLEIDING INDIVIDUEEL KEUZEBUDGET

HANDLEIDING INDIVIDUEEL KEUZEBUDGET

HANDLEIDING Versie: 1.0 Datum: 27-07-2016 Afdeling: HR & Payroll Solutions Versie: 1.0 HANDLEIDING INDIVIDUEEL KEUZEBUDGET

Inhoudsopgave 1 Inleiding 4 2 Menu IKB 5 2.1 Individueel Keuzebudget 6 2.2 Informatie IKB 9 3 Voorbeelden van doelen 10 3.1 Doel Uitbetalen IKB 10 3.2 Doel kopen verlof 11 3.3 Doel opleidingskosten 12 3.4 Doel uitruil woon-werkverkeer (optioneel) 12 3.5 Doel Fiets (optioneel) 13 3.6 Te veel of te vaak besteed aan een bepaald doel 14 4 Proces IKB 16 Copyright 2016, Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder schriftelijke toestemming van Centric Netherlands BV Versie 1.0

1 Inleiding Voor u ligt de gebruikershandleiding van de module Individueel Keuzebudget (IKB) voor Your Personal Portal (YouPP). Deze handleiding is bedoeld voor de eindgebruikers van YouPP IKB binnen de organisatie (de medewerker). Dit document beschrijft de handelingen en procedures die nodig zijn om optimaal gebruik te kunnen maken van, en meer inzicht te krijgen in, de module IKB. Per onderwerp beschrijft de handleiding de werking van een functionaliteit. Individueel Keuzebudget Meer keuzevrijheid. Dat is het doel van het IKB. Geld uit diverse regelingen is voortaan overzichtelijk beschikbaar voor u als medewerker in één vrij besteedbaar budget. Dit levert een grote keuzevrijheid en ruimte op voor het realiseren van individuele wensen, ambities en doelen. De IKB-regeling wordt per 1 januari 2017 bij de gemeenten ingevoerd. Het geld in het budget komt voort uit: het vakantiegeld (8%) de eindejaarsuitkering (6%) de levensloopbijdrage (1,5%) het bovenwettelijk verlof (0,8%) daarnaast kan de organisatie lokaal vaststellen dat er aanvullende bronnen aan het IKB kunnen worden toegevoegd Het IKB individualiseert zo een deel van de arbeidsvoorwaarden. Als medewerker bepaalt u voortaan zelf - binnen grenzen - waar het budget voor wordt ingezet. U kunt uw maandelijkse inkomen als medewerker beïnvloeden door het budget in te zetten op de door uw werkgever gedefinieerde doelen, het budget te reserveren voor een later moment, of het uit laten betalen. Het IKB is een vast percentage van uw salaris dat maandelijks wordt toegekend. U kunt als medewerker het IKB laten uitbetalen, maar u kunt er ook voor kiezen om het (soms met fiscaal voordeel) in te zetten voor andere doelen. Versie 1.0 4

2 Menu IKB Binnen uw eigen YouPP Portal is de module IKB terug te vinden in het menu. Als u het IKB menu opent, komen er twee submenu s in beeld. Individueel Keuzebudget Informatie IKB Versie 1.0 5

2.1 Individueel Keuzebudget Wanneer u het submenu Individueel Keuzebudget opent, komt u in het invoerformulier waar u als medewerker keuzes kunt maken. De volgende blokken staan in het invoerformulier van IKB en zullen hieronder één voor één worden uitgelegd. Selecteer Functie (optioneel) Persoonsgegevens Componenten (optioneel) Beschikbaar IKB Doelen Resultaat Berekening Selecteer Functie Wanneer u meerdere functies bekleed binnen uw organisatie dan wordt dit onderdeel zichtbaar. U kunt hier de functie selecteren waarvoor u de keuzes willen maken binnen IKB. Persoonsgegevens In dit blok ziet u uw eigen persoons- en salarisgegevens. Individuele IKB Componenten (optioneel) Uw werkgever kan er voor kiezen om u de mogelijkheid te geven bepaalde individuele componenten toe te voegen aan uw budget. In onderstaande voorbeeld is er een toegekende gratificatie in het HR-systeem opgevoerd om uitbetaald te worden in de eerstvolgende periode. In het invoerformulier van het IKB ziet u dan onderstaande verschijnen. Versie 1.0 6

Met een klik op het pennetje krijgt u onderstaande pop-up te zien en kunt u de gratificatie toevoegen aan uw IKB. Uw IKB budget zal dan worden opgehoogd en de uitbetaling van de gratificatie in de eerstvolgende periode zal niet meer plaatsvinden. Deze zal worden tegengeboekt. Beschikbaarheid IKB Dit onderdeel toont uw huidige beschikbare budget en uw cumulatieve toekomstige budget. Saldo t/m [maand]: dit is het beschikbare IKB tot en met de maand augustus. In dit geval is de maand augustus de actieve/actuele maand. Individuele componenten (optioneel): zodra er individuele componenten worden toegevoegd aan het IKB worden deze hier weergeven. Opbouw IKB: dit is het bedrag dat t/m de huidige maand is opgebouwd inclusief het geld wat reeds is besteed. Reeds besteed: hier wordt het IKB getoond wat al ingezet is. Hier wordt echter ook het bedrag getoond van de korting IKB in verband met bijvoorbeeld ouderschapsverlof of onbetaald verlof. Saldo cumulatief: Dit is het totale IKB tot en met december. Dit bedrag is het bedrag van saldo tot en met augustus, aangevuld met een prognose voor de maanden september tot en met december. Versie 1.0 7

Doelen U kunt binnen het blok doelen uw IKB inzetten door op het icoon te klikken. Wanneer u hier op klikt, opent onderstaande pop-up. In dit scherm worden alle doelen zichtbaar die uw werkgever voor u beschikbaar stelt. Hier staat minimaal het doel kopen verlof, uitbetalen IKB en opleidingskosten. Iedere werkgever heeft naast deze 3 doelen de keuze om meerdere lokale doelen toe te voegen. Zodra u een doel heeft gekozen krijgt u in dit scherm de gekozen periode te zien, inclusief de hoeveelheid budget dat daarvoor wordt gebruikt. Hierin is ook de status af te leiden en kunt u het doel wijzigen, verwijderen of een opmerking toevoegen. Resultaat Dit onderdeel toont het resultaat van de keuze die u maakt. Actueel: In het onderstaande voorbeeld is er bijvoorbeeld 749 ingezet voor een doel waaraan u een fiscaal voordeel heeft. Het fiscale voordeel (in dit geval 314,58) krijgt u dan ook direct in beeld. Verdere uitleg is later per doel te vinden. Versie 1.0 8

Cumulatief: Hier is te zien hoeveel IKB er is ingezet over het gehele jaar. De ingezette 749,- is hier weer terug te vinden. Netto: Onder netto is te zien wat het oude netto salaris is en wat het nieuwe netto salaris. Hieronder wordt het verschil tussen nieuw en oud weergeven. Belangrijk om te weten is dat dit per doel geldt. Eenmaal een doel gekozen en ingediend, begint netto oud en netto nieuw weer opnieuw. 2.2 Informatie IKB Onder dit submenu kunt u terecht voor algemene informatie over het IKB. Hierin staat kort en krachtig beschreven hoe het IKB is opgebouwd en hoe het proces werkt. Wanneer u de link opent verschijnt het onderstaande scherm. Versie 1.0 9

3 Voorbeelden van doelen Hieronder zijn een aantal voorbeelden van doelen uitgelegd. 3.1 Doel Uitbetalen IKB Wanneer u kiest voor het doel Uitbetalen IKB krijgt u onderstaande pop-up te zien. Binnen dit scherm kunt u aangeven hoeveel u in welke maand uit wilt laten betalen. In de kolom Beschikbaar ziet u hoeveel budget er nog over is om uit te laten betalen. In de kolom Bedrag kunt u het aantal euro s invoeren dat u uit wilt laten betalen. Door het hokje aan te vinken wordt het volledige beschikbare bedrag uitbetaald. De maanden januari tot en met juli zijn in dit scherm uit gegrijsd. Dit wil zeggen dat deze maanden zijn verstreken en er alleen nog maar keuzes gemaakt kunnen worden voor de huidige en toekomstige maanden. In het voorbeeld staat er een vinkje bij de maand augustus. Dit betekent dat de volledige opbouw die maand zal worden uitbetaald. In de maand september is 500 gevuld. Dit vastgestelde bedrag zal dus in september worden uitbetaald. In de maand december is er een vinkje uit gegrijsd. Dit vinkje zorgt ervoor dat het resterende budget in de maand december volledig zal worden uitbetaald. Versie 1.0 10

3.2 Doel kopen verlof In onderstaand voorbeeld ziet u de pop-up van het doel kopen verlof. U kunt het aantal uren invullen dat u wenst te kopen. YouPP berekent automatisch de waarde van de opgegeven verlofuren. Dit betekent dat het IKB budget omlaag gaat en de verlofuren na verwerking zullen worden bijgeboekt. In het onderstaande voorbeeld is in totaal 5 uur gekocht. Deze uren kunt u verdelen over toekomstige maanden met de kalenderknop. Elke maand opnieuw zullen de uren na verwerking worden bijgeschreven en daarbij zal het bedrag dat voor de uren staat worden verrekend. Het te verrekenen bedrag zal per periode opnieuw worden bekeken en bij een eventuele salarisverhoging worden aangepast. Versie 1.0 11

3.3 Doel opleidingskosten Voor het doel opleidingskosten kunt u de kosten van een gevolgde studie uitruilen. Hierbij geeft u aan wat de naam is van de opleiding, en hoeveel deze heeft gekost. Vervolgens kunt u via het kalendertje wederom de kosten verdelen over toekomstige maanden. Het doel opleidingskosten geeft u een fiscaal voordeel. Dit fiscale voordeel is terug te vinden onder het kopje Resultaat op de hoofdpagina van IKB. 3.4 Doel uitruil woon-werkverkeer (optioneel) Wanneer u als medewerker kiest voor het doel Uitruil woon-werkverkeer krijgt u onderstaand scherm te zien. Hier staat bovenaan weergeven wat uw opbouw van het IKB is t/m de huidige maand. Daaronder staat aangegeven wat de fiscale ruimte is t/m de huidige maand die u kunt uitruilen. Binnen dit doel is er geen kalendertje weergeven, dus is het niet mogelijk om bedragen in de toekomst vast te leggen. Versie 1.0 12

Eventueel reeds vergoede bedragen komen naar voren in de pop-up en worden van de fiscale ruimte afgetrokken. Indien u in een bepaalde periode geen keuze maakt voor dit doel dan wordt de fiscale ruimte de volgende periode pro-rato opgehoogd. Dit geldt ook voor de reeds ontvangen vergoedingen. 3.5 Doel Fiets (optioneel) Wanneer u kiest voor het doel Fiets krijgt u de onderstaande pop-up te zien. In deze pop-up kunt u aangeven welk bedrag u voor de aangeschafte fiets in wilt zetten. Er kan een maximum worden aangegeven op het moment dat u een te hoog bedrag heeft ingezet. Dit kan verschillen per werkgever. Naast het budget wat in te zetten is voor de aankoop van een fiets, heeft u de mogelijkheid om een fiets verzekering af te sluiten en dit uit te laten ruilen binnen het IKB. Bij dit doel is het wederom mogelijk om de kosten te verspreiden over de toekomstige maanden middels het kalendertje. Spreiding kan tot december van het lopende kalenderjaar. Versie 1.0 13

3.6 Te veel of te vaak besteed aan een bepaald doel Als u teveel of een te hoog budget inzet voor een bepaald doel, zal het systeem hiervoor waarschuwen. Zolang er nog fout meldingen in het scherm staan, is het niet mogelijk om het doel in te dienen. In onderstaand voorbeeld is er 800 euro ingezet voor een fiets. De fout melding geeft aan dat het maximale bedrag voor een fiets 749,- bedraagt. Het is dan ook niet mogelijk om dit doel in te dienen zolang er een fout melding wordt weergeven. Teveel IKB ingezet Wanneer u meer budget inzet dan u voor de huidige maand beschikbaar heeft, verschijnt er een foutmelding in beeld. Versie 1.0 14

Wanneer u op het kalendertje klikt, ziet u uw budget en het in te zetten bedrag rood gekleurd staan. U ziet dus precies hoeveel u nog over heeft, en wat u eventueel in kunt zetten voor toekomstige maanden. Versie 1.0 15

4 Proces IKB In onderstaand voorbeeld is er voor gekozen om IKB uit te laten betalen en verlof te kopen. Voordat de doelen worden ingediend, kunt u de doelen nog wijzigen of weggooien. Zodra uw keuze definitief is, dient u uw aanvraag in te dienen. Hiervoor gebruikt u de groene indienknop. Nadat u de aanvraag heeft ingediend wordt er een proces aangemaakt en zal de achterliggende workflow gevolgd gaan worden. Bij enkele doelen zal het verplicht zijn om een bewijsstuk aan te leveren. Zodra u een doel in wilt dienen waarbij dit bewijsstuk verplicht is, zult u eerst deze melding krijgen. Door op de knop Voorblad Printen te drukken zal er een formulier openen waar u de bewijsstukken aan vast kunt hechten. Dit kunt u inleveren bij de salarisadministratie. Zodra het doel is ingediend kan het zijn dat deze eerst gefiatteerd dient te worden door de werkgever. Dit kan per werkgever verschillen. Vervolgens gaat de mutatie naar de salarisadministratie. Deze zullen de mutatie goed moeten keuren, eventueel na ontvangst en controle van de bewijsstukken. Zodra de salarisadministratie de mutaties heeft goedgekeurd, zal het proces wachten tot een bepaalde datum in de maand. 1x per maand worden alle mutaties verzonden en wordt de maand afgesloten. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat u tot 1 augustus doelen in kunt dienen voor de maand augustus. Hierna wordt de maand augustus uit gegrijsd en kunt u doelen indienen van de maanden september t/m december. Nadat het doel is goedgekeurd door de salarisadministratie, kunt u het doel eventueel aanpassen, of alvast een keuze maken voor de toekomstige maanden. Versie 1.0 16