Handleiding Incura (GGZ) Een patiënt aanmelden

Volgnummer: 02-GGZ, versie 1.3 Handleiding Incura (GGZ) Een patiënt aanmelden 2014 Incura

Volgnummer: 02-GGZ, versie 1.3 Inleiding In deze handleiding wordt toegelicht hoe patiënten in Incura van een dossier en/of behandelepisode worden voorzien door gebruik te maken van het aanmeldproces. De uitleg loopt door tot het punt dat er met de dossiervorming kan worden begonnen. Deze handleiding licht toe hoe nieuwe patiënten moeten worden aangemeld in Incura en hoe zij worden voorzien van een dossier en/of behandelepisode. Op het moment dat de patiënt is aangemeld en er met dossiervorming kan worden begonnen eindigt deze handleiding. Na het lezen van deze handleiding bent u bekend met de vier eenheden: aanmelding, afspraak, dossier en behandelepisode, en op welke manier deze eenheden binnen Incura op elkaar inspelen. 2014 Incura

Volgnummer: 02-GGZ, versie 1.3 Inhoud 1 Een patiënt aanmelden... 4 1.1 Van aanmelding naar dossier/behandelepisode... 4 1.2 Een nieuwe aanmelding... 4 1.2.1 Stap 1: Zoek patiënt... 5 1.2.2 Stap 2: Registreer aanmelding... 7 1.2.3 Stap 3: Voltooien... 12 2 De afspraak... 13 2.1 De afspraak maken... 13 3 Een dossier en behandelepisode aanmaken vanuit Overzicht aanmeldingen... 15 3.1 Een dossier en/of behandelepisode aanleggen... 16 3.1.1 Wat doet de knop Dossier/Episode aanmaken?... 16 3.2 De aanmelding wordt vervangen door de behandelepisode... 16 3.3 De aanmelding vooraf van meer informatie voorzien... 17 3.3.1 De melding Behandelaar ontbreekt... 19 4 Een aanmelding verwijderen... 20 2014 Incura

1 Een patiënt aanmelden Incura werkt met een aanmeldsysteem. Zowel nieuwe patiënten als patiënten die u reeds in behandeling heeft of heeft gehad, kunt u van een dossier en/of een nieuwe behandelepisode voorzien. Dit gaat via een aanmeldprocedure. Deze systematiek gaat uit van twee mogelijke situaties: De patiënt is geheel nieuw en komt nog niet in uw kaartenbak voor de patiënt heeft een dossier èn een behandelepisode nodig. De patiënt heeft reeds een dossier er moet alleen een nieuwe behandelepisode aangemaakt worden. Let op: nieuwe aanmeldingen leveren dus altijd een nieuwe behandelepisode op. Immers een leeg dossier zonder behandelepisode bestaat binnen Incura niet. Wilt u enkel een afspraak maken voor een situatie waarin een patiënt reeds een behandelepisode heeft? Leest u dan verder in hoofdstuk 3 hoe u een patiënt een nieuwe afspraak kunt geven. U maakt in dat geval géén nieuwe behandelepisode aan. 1.1 Van aanmelding naar dossier/behandelepisode Alle patiënten die u aanmeldt komen in Incura terecht in Overzicht Aanmeldingen. Dit overzicht is het laatste station van het aanmeldproces. U kunt dit overzicht ook benaderen via Dashboard Overzicht aanmeldingen. Het systeem van het aanmeldproces maakt mogelijk: 1. dat u de klacht van de patiënt eerst aanmeldt en op een later tijdstip besluit het dossier en/of behandelepisode aan te maken; 2. dat u patiënten direct van een dossier en/of behandelepisode voorziet. Aanmeldingen kunt u altijd weer verwijderen. Dus als een patiënt niets meer van zich laat horen, raakt uw kaartenbak niet vervuild met dossiers waar niets meer mee gebeurt. Omwille van de wetgeving is het niet mogelijk dossiers te verwijderen. Inactief zetten van dossiers kan wel. Deze status krijgt een patiëntdossier vanzelf op het moment dat alle behandelepisodes die het omvat van een einddatum zijn voorzien. Hoe aanmeldingen verwijderd kunnen worden komt in hoofdstuk 4 aan de orde. De eerstvolgende paragraven beschrijven hoe u een nieuwe aanmelding kunt starten. 1.2 Een nieuwe aanmelding Een nieuwe aanmelding begint vanuit Dashboard. Klik hier rechts in het vlak Acties op Nieuwe aanmelding (zie figuur 1). Pagina 4 van 20

Figuur 1: Dashboard van Incura Vervolgens verschijnt het scherm in figuur 2. Dit scherm wordt ook wel de 'aanmeldwizard' of 'Wizard aanmelding' genoemd. De aanmeldwizard maakt een groot segment uit aan het begin van het aanmeldproces. Wanneer u een nieuwe patiënt gaat aanmelden wordt eerst uitgezocht of de betreffende patiënt niet al in Incura bekend is. Dit wordt gedaan in 'Stap 1: Zoek patiënt'. 1.2.1 Stap 1: Zoek patiënt Figuur 2: Stap 1: Zoek patiënt Stel voor dat een patiënt zich aanmeldt met de naam Vreeburg. 1. Vul de eerste paar letters van de achternaam van de patiënt in achter het label Naam. Bijvoorbeeld vree (zie figuur 3). Let op: wees vooral niet te volledig. Dus ga niet meteen de voorletter, geboortedatum, BSN et cetera invullen. 2. Klik rechts op de knop Zoek. Pagina 5 van 20

Figuur 3: Zoeken naar eventueel al voorkomende patiënten Er kunnen zich nu twee situaties voordoen: 1. U vindt een patiëntnaam waarvan blijkt dat dit de persoon is die u wilt aanmelden. Dubbelklik in dit geval op de patiëntnaam (zie figuur 4). Figuur 4: patiënt gevonden De geregistreerde gegevens van deze patiënten worden nu in stap 2 gelijk ingevuld. In de volgende stap/paragraaf hoeft u aldus een hoop velden niet in te vullen. 2. U vindt géén patiëntnaam waarvan blijkt dat dit de persoon is die u wilt aanmelden. Klik op de knop 'Nieuwe patiënt' (zie figuur 5). U komt terecht in stap 2 van de 'Nieuwe aanmelding'. Pagina 6 van 20

Figuur 5: geen patiënt gevonden 1.2.2 Stap 2: Registreer aanmelding Deze paragraaf gaat uit van de situatie dat de patiënt in stap 1 van de aanmeldwizard niet werd gevonden (zie punt 2 aan het einde van de voorgaande paragraaf). Uw zoekterm (bijv. vree uit paragraaf 2.2.1) is nu overgenomen in het veld achter het label Geslachtsnaam (zie figuur 6). Meer informatie kan zijn ingevuld, afhankelijk van wat u in stap 1 had ingevuld. Figuur 6: Stap 2: Registreer aanmelding Tip! Door direct bij binnenkomst in dit scherm eerst het telefoonnummer in te vullen van de patiënt, loopt u niet het risico de patiënt kwijt te zijn indien bijvoorbeeld de telefoonverbinding verbreekt. Pagina 7 van 20

Patiëntinformatie vullen door middel van COV Handleiding: Een patiënt aanmelden Een logisch vervolg is het uitvoeren van de COV. U kunt deze stap, bijvoorbeeld omwille van de tijd, ook overslaan. In dat geval moet u later in het dossier de COV alsnog uitvoeren. We raden echter ten sterkste aan de COV zoveel mogelijk toe te passen, omdat u anders kans loopt patiënten toch dubbel in Incura in te voeren. Wat we nu gaan doen is de identiteit van de patiënt nader toekennen. Hierin zijn tal van scenario s denkbaar waarin het in de ene situatie wenselijk is meer informatie van de patiënt vast te leggen en in een andere situatie juist zo weinig mogelijk. Wanneer u bijvoorbeeld midden in een behandeling zit en de telefoon tussendoor moet aannemen om even een patiënt aan te melden, is het prettig dat u daar in zo min mogelijk handelingen mee klaar kunt zijn. Er zijn meerdere routes mogelijk, die worden gefaciliteerd. Deze routes worden door Vecozo zoekpaden genoemd. De volgende twee combinaties heeft u altijd nodig: 1. Geboortedatum + geslachtsnaam. 2. Geboortedatum + BSN-nummer. De eerste combinatie is echter ontoereikend indien er meerdere patiënten via deze zoekpaden gevonden worden. U zult dan specifieker moeten zijn door ook de volledige adresgegevens in te vullen: Geboortedatum + geslachtsnaam én volledige adresgegevens. Eenzelfde meer uitgebreide combinatie met geboortedatum + BSN is natuurlijk ook denkbaar. Echter, omdat het BSN een uniek gegeven betreft zal u hier in praktijk geen gebruik van hoeven maken: Geboortedatum + BSN-nummer én volledige adresgegevens. Let op: in geval van tweelingen/meerlingen raden wij u aan zoveel mogelijk de combinatie geboortedatum + BSN toe te passen. Zie figuur 7: Figuur 7: de cov controles Pagina 8 van 20

Zes gele sleutelvelden in deze aanmeldwizard helpen u bij het identificeren van de patiënt aan de hand van COV. Het gele Geboortedatum -veld met daarin het parapluutje en het vinkje ( ) daaronder is hierin leidend, zoals ook al blijkt uit bovengenoemde combinaties. Met andere woorden: u kunt niet zonder de geboortedatum! Door ten slotte op de COV-knop te klikken ( ), wordt bij Vecozo de check gedaan op de ingevulde gegevens. De gegevens die bij Vecozo bekend zijn zullen worden overgenomen in het scherm. Let op: weet wel dat Incura tijdens het aanmeldproces alléén controleert op de NAW-gegevens(*) van de patiënt. De verzekeringspakketten worden indien aanwezig wel getoond, maar komen pas in het patiëntdossier aan de orde. We zijn nu immers bezig met het aanmelden van de patiënt. Doordat we nu nog geen dossier hebben kunnen de verzekeringsgegevens hier nog niet in worden geplaatst. ( *NAW = Naam, Adres, Woonplaats. ) Patiëntinformatie zonder COV Wanneer het BSN niet bekend is, is het niet mogelijk de patiëntinformatie aan te laten vullen door een COV uit te voeren. Vul in dit geval de patiëntinformatie zelf zo volledig mogelijk aan. Aanmeldingsinformatie opgeven Na het al dan niet vervolledigen van de patiëntinformatie, moet de klacht worden beschreven. Dit gebeurt in het schermonderdeel Aanmeldingsinformatie, direct onder de patiëntinformatie (zie figuur 8). Figuur 8: aanmeldingsinformatie Twee velden zijn hier verplicht: Aanmeldingsdatum. Deze wordt standaard ingevuld met de dag van vandaag. Klacht / probleem. Hier vult u de klacht in waarop de aanmelding binnenkomt. Het veld Opmerkingen is niet verplicht, maar kunt u informatie in kwijt m.b.t. de klacht. Verwijsgegevens invullen In het deelvenster Verwijzing geeft u de verwijsgegevens aan. De gegevens die u hier invult zijn afhankelijk van het GGZ type. Het GGZ type is daarom de eerste keuze die u moet maken. Standaard staat deze op Onbekend. De twee andere mogelijkheden zijn Basis GGZ en Gespecialiseerde GGZ. Bij deze laatste twee mogelijkheden verschijnt het label Verwijstype. Hier selecteert u op welke wijze verwezen is (zie figuur 9). Pagina 9 van 20

Het veld Opmerkingen is optioneel. Figuur 9: verwijsgegevens bij GGZ type Gespecialiseerd Vervolgens geeft u aan wie de verwijzer is. Door te klikken op de knop komt u in een zoekvenster terecht waarin u de verwijzende zorgverlener kunt selecteren. Tot slot geeft u de verwijsdatum aan. Deze wordt standaard ingevuld met de datum van de betreffende dag, maar kunt u wijzigen door een andere datum in te typen of door een nieuwe datum te kiezen via het kalendertje ( ). Voorbeelden van GGZ type: GGZ type = Basis GGZ Indien het Basis GGZ betreft, verandert u de keuze naar Basis GGZ en kiest u eerst een verwijstype en vult u de verwijzer en de verwijsdatum in (zie figuur 10). GGZ type = Gespecialiseerde GGZ Figuur 10: verwijsgegevens bij GGZ type Basis Indien het Basis GGZ betreft verandert u de keuze naar Gespecialiseerde GGZ, kiest u eerst een verwijstype en vult u de verwijzer en de verwijsdatum in (zie figuur 11). GGZ type = Buiten GGZ Figuur 11: verwijsgegevens bij GGZ type Gespecialiseerd Indien het GGZ type niet bekend is laat u de keuze op Buiten GGZ staan en kiest u de verwijzer en de verwijsdatum (zie figuur 12). Pagina 10 van 20

Figuur 12: verwijsgegevens bij onbekend GGZ type GGZ type = Onbekend Weet u het GGZ type op dat moment nog niet dan kunt u Onbekend kiezen (zie figuur 13). Figuur 13: verwijsgegevens bij onbekend GGZ type NB: Bij de GGZ types Basis GGZ, Gespecialiseerde GGZ en Buiten GGZ wordt bij het maken van afspraken in de Agenda rekening gehouden met het gekozen GGZ type. Behandelcomponenten en activiteiten zijn dan passend bij dit type. Ook in het dossier wordt automatisch een set formulieren gekoppeld dat het resultaat is van het gekozen GGZ type vanuit de aanmelding. Zo n set formulieren heet in Incura een macro (of zorgpad ). Welke macro er in het dossier wordt voorbereid kunt u zelf bepalen via Dashboard Instellingen Praktijkinstellingen dubbelklikken op de praktijknaam kopje Default zorgpaden bij aanmaken dossier (zie figuur 14). Figuur 14: standaard zorgpaden bij aanmaken dossier Pagina 11 van 20

Behandelaar en locatie In het laatste schermonderdeel vult u de gewenste behandelaar en eventueel de locatie in (zie figuur 15). Figuur 15: behandelaar en locatie opgeven Let op: indien Locatie hier geen keuze biedt, dan is dit (nog) niet in uw database ingericht. Locaties kunnen worden toegevoegd via Dashboard Stamgegevens Organisatie Locaties. 1.2.3 Stap 3: Voltooien Zodra u op de knop 'Voltooien' klikt komt u terecht in het laatste scherm van de aanmeldprocedure. U heeft nu de keuze om dit scherm te sluiten of om een nieuwe afspraak te maken (zie figuur 16). Figuur 16: aanmelding voltooid Klik op de knop 'Sluiten' om naar het overzicht van aanmeldingen te gaan. Klik op de knop 'Maak afspraak' om naar de Agenda te gaan. De persoonsgegevens van de patiënt die u zojuist heeft aangemeld worden vastgehouden en zien we terug in de Agenda terwijl u de afspraak aan het maken bent. U hoeft het patiëntdossier er dus niet tussendoor bij te zoeken. Pagina 12 van 20

2 De afspraak De aanmelding (zie hoofdstuk 2) is een van de vereisten om een dossier + behandelepisode te kunnen aanmaken. De afspraak is het andere essentiële onderdeel. Dadelijk gaat u de patiënt een afspraak geven in de Agenda. Hetgeen niet wil zeggen dat die afspraak blijft staan. We houden bewust de mogelijkheid open dat deze patiënt zich bedenkt en de afspraak afzegt (en mogelijk bij een andere praktijk in behandeling gaat). In dit geval hoeft u enkel de aanmelding en de afspraak te verwijderen. Zou u een geheel dossier uit uw kaartenbak moeten halen, dan heeft u een probleem, want dit is in verband met de wetgeving niet toegestaan. Samenvattend: de combinatie van de eenheden aanmelding + afspraak is de brug naar het patiëntdossier met de behandelepisode(s). Pas zodra de afspraak is gemaakt en de patiënt een dossier en behandelepisode heeft, zal de aanmelding vervallen en staat uw patiënt volledig in Incura.! Het is belangrijk om deze principes goed te begrijpen. 2.1 De afspraak maken Bij het doorlopen van de heeft u in Stap 3: Voltooien rechts onderin beeld de keuze om de wizard te sluiten of meteen een afspraak te maken (zie figuur 16). Het maken van een afspraak verdient de voorkeur. Omdat u zojuist een patiënt heeft aangemeld, weet Incura dat de afspraak voor deze betreffende patiënt gemaakt gaat worden. Zodra u op Maak afspraak klikt, komt u in de agenda terecht en ziet u midden boven in beeld de naam en de klacht van de patiënt vermeld (zie figuur 17). Figuur 17: patiënt- en klacht worden bovenin de Agenda vermeld Het volstaat nu om een afspraak te maken door dubbel te klikken op een vrij tijdslot. Op basis van het in de aanmelding gekozen GGZ type (Basis GGZ of Gespecialiseerde GGZ) wordt rekening gehouden met het type afspraak dat moet worden ingepland (zie figuur 18 de cursor van de muis wordt in de figuur voorgesteld door een ster). Pagina 13 van 20

Figuur 18: Afspraak maken met de dubbele muisklik Na de dubbelklik staat de afspraak in de Agenda (zie figuur 19). Uit het kleurenonderscheid kunt u opmaken of de afspraak een Basis GGZ of Gespecialiseerde GGZ betreft. Voor meer informatie over deze kleuren en de afspraaktypes waaraan deze zijn gebonden verwijzen wij u naar de handleiding Agenda. Figuur 19: afspraak staat in de Agenda Opgemerkt moet worden dat achter de naam van de patiënt in de afspraak een asterisk(*) wordt getoond. Deze asterisk geeft aan dat de patiënt met zijn of haar klacht nog in aanmeldfase verkeert en dus nog geen dossier heeft. Verderop in hoofdstuk 3 wordt het dossier aangemaakt en verdwijnt de asterisk hiermee automatisch. Pagina 14 van 20

3 Een dossier en behandelepisode aanmaken vanuit Overzicht aanmeldingen De Agenda heeft u na het inplannen van de afspraak niet meer nodig (zie hoofdstuk 2). Stond deze nog open, dan kunt u de Agenda nu sluiten. Om nu een patiëntdossier te kunnen aanmaken met een behandelepisode zullen we naar het Overzicht van de aanmeldingen moeten gaan (Dashboard Overzicht aanmeldingen). In de meeste gevallen staat dit overzicht al klaar wanneer u vanuit de aanmeldprocedure direct de afspraak heeft gemaakt en daarna de Agenda daar sloot. Het Overzicht aanmeldingen ziet er uit zoals getoond in figuur 20. Figuur 20: Overzicht aanmeldingen Het scherm Overzicht aanmeldingen laat een aantal knoppen zien: 1. Nieuw. Door op deze knop te klikken kunt u een nieuwe aanmelding beginnen. 2. Details. Indien een aanmelding uit de lijst is geselecteerd, kunt u op de knop 'Details' klikken om naar het detailscherm van de aanmelding te gaan. Dit detailscherm komt nog uitgebreid aan de orde in paragraaf 3.3. 3. Verwijderen. Indien een aanmelding uit de lijst is geselecteerd, kunt u met deze knop de aanmelding weer verwijderen. Dit is vooral nuttig als blijkt dat de patiënt toch niet meer naar uw praktijk komt. 4. Open agenda of Maak afspraak: Met de knop Open agenda kunt u direct de Agenda oproepen om voor de geselecteerde patiënt. Deze knop heet 'Maak afspraak' indien deze aanmelding nog niet van een afspraak is voorzien. Anders heet hij 'Open agenda' - met de mogelijkheid om de bestaande afspraak te verplaatsen of meerdere afspraken voor deze patiënt in te plannen. 5. Dossier/Episode aanmaken. Met deze knop kunt u voor de geselecteerde patiënt een dossier en/of episode aanmaken. Lees hier meer over in paragraaf 3.3. 6. Open dossier patiënt. Indien de patiënt al een dossier heeft, dan kunt u dat dossier met deze knop openen. Daarvoor moet de patiënt wel in de lijst zijn geselecteerd. In het overzicht aanmeldingen (figuur 20) ziet u alle patiënten die u heeft aangemeld. Een paar dingen vallen op: Aanmeldingen kunnen zijn voorzien van een afspraakdatum (dit is zichtbaar in de kolom 'Datum afspraak'). Indien de datum afspraak er niet staat dan kunt u deze alsnog maken met de knop Maak Afspraak. In figuur 20 is deze tekst echter veranderd in Open agenda omdat de geselecteerde aanmelding reeds van een afspraak is voorzien. Voor de geselecteerde aanmelding (deze regel is lila gekleurd) kan de knop 'Open patiëntdossier' niet worden aangeklikt. Dit komt omdat er in de kolom 'Heeft dossier' geen vinkje staat. Door op de knop Dossier/Episode aanmaken te klikken wordt dat vinkje gezet en wordt er een dossier/behandelepisode aangemaakt. Pagina 15 van 20

3.1 Een dossier en/of behandelepisode aanleggen Handleiding: Een patiënt aanmelden Na het aanmelden van de patiënt en het maken van de afspraak, moet er nog een dossier en een behandelepisode worden aangemaakt. Achter het aanmaken van deze twee eenheden gaan enkele principes schuil, welke in de volgende subparagraaf worden uitgelegd. 3.1.1 Wat doet de knop Dossier/Episode aanmaken? De knop Dossier/Episode aanmaken (zie figuur 21) maakt: alleen een behandelepisode aan; of een dossier en een behandelepisode. De laatste situatie komt alleen voor bij patiënten die nog geen dossier hebben in Incura. Figuur 21: knop Dossier/Episode aanmaken In het geval de patiënt wordt getoond in Overzicht aanmeldingen kunnen er zich vier situaties voordoen: 1. De patiënt heeft al een dossier en een afspraak. o De knop Dossier/Episode aanmaken maakt een nieuwe behandelepisode aan. 2. De patiënt heeft al een dossier en geen afspraak. o De knop Dossier/Episode aanmaken maakt een nieuwe behandelepisode aan. De afspraak kan later alsnog worden ingepland. 3. De patiënt is geheel nieuw, had nog geen dossier en ook geen afspraak. o De knop Dossier/Episode aanmaken maakt zowel een nieuw dossier als een nieuwe behandelepisode aan. De afspraak kan later alsnog worden ingepland. 4. De patiënt is geheel nieuw en had nog geen dossier, maar wel een afspraak. o De knop Dossier/Episode aanmaken maakt zowel een nieuw dossier als een nieuwe behandelepisode aan. Conclusie: op het moment dat de patiënt in Incura een dossier heeft, is er altijd minstens één behandelepisode aanwezig. Er kan al wel een afspraak zijn gemaakt, maar dit is geen voorwaarde om het dossier te kunnen laten bestaan. 3.2 De aanmelding wordt vervangen door de behandelepisode Uit de voorgaande paragraaf wordt duidelijk dat de eenheid aanmelding vervalt zodra u een behandelepisode aanmaakt voor de geselecteerde aanmelding. De eenheid behandelepisode heft dus de status 'aanmelding' op. Klikt u de knop Dossier/Episode aanmaken dan verschijnt de pop-up uit figuur 22. Pagina 16 van 20

Figuur 22: bevestigingsmelding dat het dossier/de episode is aangemaakt Let op: het kan voorkomen dat er toch nog informatie ontbreekt om een dossier en/of behandelepisode te kunnen aanmaken. Welke informatie dat betreft komt in de volgende paragraven aan de orde. 3.3 De aanmelding vooraf van meer informatie voorzien Het is ook mogelijk om alvast meer informatie van de patiënt te registeren nog voor u besluit een dossier en/of behandelepisode aan te maken. Dit doet u door vanuit Overzicht aanmeldingen de aanmelding te selecteren en te klikken op de knop Details (zie figuur 23). Figuur 23: Aanmelding openen Een detailscherm verschijnt zoals getoond in figuur 24. De gegevens die eerder al door u zijn ingevuld tijdens de aanmelding ziet u in dit scherm terugkomen. Pagina 17 van 20

Figuur 24: Detailscherm aanmelding De volgende knoppen zijn in eerste instantie aanwezig: 1. Lijst. Met deze knop keert u terug naar het Overzicht aanmeldingen. 2. Wijzigen. Met deze knop zet u dit scherm in bewerkmodus. Zonder dat te doen, kunt u in dit scherm geen wijzigingen aanbrengen. 3. Bewaren. Met deze knop slaat u de wijzigingen op die u eventueel in dit detailscherm wilt aanbrengen. 4. Annuleren. Met deze knop verlaat u dit scherm en keert u terug naar Overzicht aanmeldingen. 5. Dossier/Episode aanmaken: met deze knop creëert u een dossier met behandelepisode voor of enkel een behandelepisode indien de patiënt reeds een dossier had. 6. Open agenda of Maak afspraak: Met de knop Open agenda kunt u direct de Agenda oproepen om voor de geselecteerde patiënt een afspraak te maken, indien deze nog niet van een afspraak was voorzien. In het laatste geval staat dezelfde knop hier ook, maar dan met de tekst Maak afspraak. Pagina 18 van 20

3.3.1 De melding Behandelaar ontbreekt Een van de argumenten waarom een dossier/behandelepisode nog niet kan worden aangemaakt, kan zijn omdat er nog geen behandelaar bij de aanmelding is vermeld. Bij het klikken op de knop Dossier/Episode aanmaken verschijnt dan de melding Behandelaar ontbreekt (zie figuur 25). Figuur 25: praktijk en/of behandelaar ontbreekt Dit probleem is eenvoudig op te lossen door in het detailscherm van de aanmelding de behandelaar alsnog in te vullen. Onder het kopje Behandeling is er een uitklaplijst beschikbaar achter het label Voorkeur behandelaar (zie figuur 26). Vult u hier de behandelaar van uw keuze in en klikt u op de knop Bewaren dan kunt u daarna het dossier/de behandelepisode alsnog aanmaken. Figuur 26: behandelaar invullen Pagina 19 van 20

4 Een aanmelding verwijderen Het aanmeldproces in Incura is zo ingestoken dat de patiënt altijd nog kan afzien van de gedane aanmelding. U kunt aanmeldingen dus verwijderen en daarmee uw patiëntenbestand zuiver houden. Dit blijft mogelijk tótdat er bij zo n aanmelding een dossier en/of behandelepisode wordt aangemaakt. Is een aanmelding namelijk omgezet tot een dossier en/of behandelepisode, dan bestaat de aanmelding niet meer en kunt u deze dus niet meer verwijderen. Het verwijderen van een aanmelding geschiedt door vanuit Overzicht aanmeldingen een aanmelding aan te klikken (niet dubbelklikken), zodat de aanmelding geselecteerd wordt, waarna u op de knop Verwijderen klikt. Figuur 27: verwijderen van een aanmelding Er verschijnt nog een pop-up waarin u gevraagd wordt of u zeker bent dat u deze aanmelding wilt verwijderen (zie figuur 28). Klikt u op Ja dan verdwijnt daarmee de aanmelding uit Overzicht aanmeldingen. Klikt u op Nee dan blijft de aanmelding staan. Figuur 28: pop-up met vraag of u de aanmelding echt wilt verwijderen NB: mocht er voor de te verwijderen aanmelding ook reeds een afspraak in de Agenda zijn aangemaakt, dan wordt deze ook verwijderd. Pagina 20 van 20