Factsheet Bestellen via een bedrijfsspecifieke webshop 1. Toegang en login Gebruik is mogelijk via internet- en intranettoegang (thuis en werkplek) De webshop is bereikbaar via het intranet op het werk, maar ook thuis via een normale URL. Beveiliging: authenticiteit van de medewerker is gegarandeerd Alle medewerkers krijgen een eigen login en wachtwoord. Bij de eerste inlog kan het wachtwoord naar eigen inzicht worden aangepast. nieuw! Er is nog maar één login nodig ter verificatie. Maximale sessietijd is 30 minuten Een sessie blijft uit veiligheidsoverwegingen maximaal 30 minuten open staan. Daarna verloopt de sessie automatisch en dient opnieuw ingelogd te worden. 2. Gebruiksgemak Gebruiksvriendelijkheid (weinig schermen en clicks nodig) Ieder scherm in de webshop is geanalyseerd op gebruiksvriendelijkheid. Hierbij is gekeken naar het terugdringen van het aantal clicks en naar het beheer van de webshop. nieuw! Automatische koppeling voor invoer en bewerken stamgegevens producten In de webshopomgeving is er een directe koppeling tussen onze administratie en de bedrijfsspecifieke webshop. Hierdoor zijn wijzigingen en toevoegingen realtime beschikbaar en worden fouten voorkomen. 3. Beschikbaarheid / updates Beschikbaarheid: 95% per maand De beschikbaarheid van de webshopomgeving is 24/7. In verband met onderhoud en updates kan de shop echter tijdelijk onbereikbaar zijn. Onderhoud wordt vrijwel altijd in het weekend uitgevoerd. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 1
Gegarandeerd herstel van storingen binnen 4 uur Onze geïntegreerde webshopoplossing wordt technisch beheerd door DSICT. Bij een storing kunnen we hierdoor een downtime garanderen van maximaal 4 uur. Aparte testomgeving Om onnodige errors te voorkomen worden nieuwe versies en maatwerk in een aparte omgeving getest. Iedere functionaliteit wordt volgens een vaste procedure getest voordat deze in de daadwerkelijke omgeving wordt gezet. 4. Helpdesk (Technische) ondersteuning maandag t/m vrijdag, tussen 8.30 en 17.00 uur Onze helpdesk bestaat uit vier webmasters die webshopgebruikers graag verder helpen. Voor technische ondersteuning maken we gebruik van de specialisten van ons softwarehuis. Zij werken naast de kantooruren ook vaak in het weekend. 5. Beheer / rechten Invoeren en bewerken van stamgegevens Gebruikers met de meeste rechten kunnen vrijwel alle gegevens zelf aanpassen. Te denken valt aan productgegevens (en combinaties van producten), personeelsgegevens (NAW, locatie van medewerkers), budgetten (van meerdere pakketten) en rechten. De op- en afvoer van producten in functiepakketten wordt (kosteloos) uitgevoerd door onze webmasters. Gegevens per (type) gebruiker instellen Per webshop is in te stellen welke zaken wel en niet mogen worden aangepast. Er is bijvoorbeeld in te stellen dat medewerkers niets kunnen wijzigen en dat een kledingpakket altijd naar het bedrijfsadres moet worden verzonden. 6. Inrichting De webshop is in de huisstijl van de klant In de webshop kan het eigen logo worden geplaatst. Ook kan de pagina voorzien worden van de eigen huisstijlkleur. Filmpje of bestand is toe te voegen aan webshop Onze webmasters kunnen pagina s aanmaken in uw webshop waar bijvoorbeeld een welkomstfilmpje wordt geplaatst. Of een filmpje met instructies voor het gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 2
Nieuwspagina en mededelingenpagina (zoals FAQ, bekende klachten,etc) In elke webshop kunnen eigen documenten worden toegevoegd die voor het betreffende bedrijf belangrijk zijn. Hierbij kan gedacht worden aan kledingreglementen, bestellijsten, PBMspecificaties, Normeringen, etc. Verwachte levertijd is als tekstblok te communiceren In de eigen webshop kunnen bedrijfsspecifieke teksten worden opgenomen met bijvoorbeeld maximale levertijden etc. Retourprocedure is gepubliceerd in de webwinkel In de webshop kan een document worden gekoppeld waarin de interne en externe retourprocedure staat beschreven. 7. Beveiliging / backup Beveiliging: verzenden en opslag van (stam)gegevens zijn beveiligd De DSL en glasvezelverbindingen zijn gecertificeerd afgeleverd. Verder zijn certificeringen van Currence, ZSP en NCP van toepassing. Dagelijkse backup / real time backup Door de koppeling van de webshop met onze eigen systemen gaat dataverlies over drie schijven. Een eerste kopie wordt gemaakt via de SQL-server. Daarnaast wordt er iedere nacht een spiegelkopie gemaakt naar een ander fysiek gebouw. Ten slotte wordt er iedere nacht een tape gemaakt waar een 100% kopie op staat. Dataverlies bij calamiteiten: max. 1 dag Door de beschreven backupmethodiek is gegarandeerd dat het dataverlies maximaal 1 dag betreft. 8. Autorisatie Goedkeuren: 1 autorisatielaag Er kan gekozen worden voor één autorisatielaag. Hierbij bestelt de medewerker de artikelen en worden deze al dan niet van zijn/haar budget afgeschreven. Goedkeuren: meerdere lagen op basis van bedrag Naast bovenstaande autorisatielaag is het ook mogelijk een tweede in te bouwen. Hierbij plaatst de medewerker een order op de reguliere manier, maar moet de leidinggevende via een goedkeuringsmail zijn akkoord geven. Na deze autorisatie wordt de order door-gezet in het systeem. Autorisatie om op naam van iemand anders te bestellen Doordat drie hiërarchische lagen zijn ingebouwd, is het mogelijk dat een besteller kan bestellen voor één van zijn of haar medewerkers. Dit kan erg handig zijn wanneer een medewerker, die een bestelling wil plaatsen, (tijdelijk) geen beschikking heeft over een computer met internetaansluiting. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 3
9. Persoonlijke gegevens aanpassen Medewerkers kunnen tijdens het bestellen bepaalde persoonlijke gegevens bewerken (zoals e-mailadres en afleverlocatie) Medewerkers (met beperkte rechten) kunnen in hun webshop alleen de eigen stamgegevens aanpassen. 10. Budget Saldo check Zowel de centrale inkoper als de individuele medewerker kan altijd het beschikbare saldo checken. Dit is vooral van belang wanneer medewerkers zelfstandig bestellen met een eigen budget. Goedkeuren extra budget door budgethouder Indien de beslissingsbevoegde akkoord geeft op toekenning van extra budget, kan de besteller budget beschikbaar stellen voor de medewerker. Dit is dan per direct beschikbaar. Meerdere budgetten Voor één medewerker kunnen meerdere budgetten geldig zijn met eigen regels van geldigheid en doorlooptijd. 11. Te bestellen producten / assortiment Afbeeldingen en prijzen van producten zijn zichtbaar De webshop toont alleen artikelen die door de klant zijn geselecteerd. Dit geldt zelfs voor de kleur van het artikel. Inkopers die een breder assortiment producten willen zien, kunnen we een tweede webshop aanbieden. Prijzen, punten of blanco is instelbaar bij producten Er kan voor gekozen worden om de prijs te tonen. Als dat niet gewenst is, kan er ook voor punten worden gekozen. De prijzen of punten kunnen ook helemaal weggelaten worden. Max aantal te bestellen producten (per jaar) is instelbaar Om misbruik te voorkomen, kan bij ieder artikel een maximum te bestellen aantal worden ingevoerd. Hiermee wordt bijvoorbeeld voorkomen dat een medewerker aan het einde van het budgetjaar nog 50 paar sokken bestelt. Er is een functieafhankelijk aanbod van producten Binnen organisaties is vaak sprake van meerdere functies met een eigen kledingpakket. Aan iedere medewerker kan een functieprofiel worden gekoppeld. Op die manier krijgt de medewerker alleen het kledingpakket van de eigen functie te zien. Een functiewijziging is gemakkelijk door te voeren. Er zijn enkelvoudig en samengestelde producten Het is mogelijk om enkelvoudige en samengestelde producten te bestellen. Hierbij kan gedacht worden aan applicaties op kleding of extra zakjes. Dit wordt als extra artikelregel in de order geplaatst. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 4
Er is een zoekfunctie Binnen een bedrijfsspecifieke webshop kan gebruik gemaakt worden van de zoekfunctie. Vooral bij grote artikelpakketten kan dit tijdbesparend werken. 12. Bestelproces Waarschuwing bij ontbrekende bestelgegevens Om incomplete orders te voorkomen, wordt er een waarschuwing gegeven wanneer een order niet compleet is afgemaakt. Een order wordt in behandeling genomen zodra deze helemaal is afgerond. Een order wordt bevestigd per e-mail Iedere afgemaakte order wordt gevolgd door een bevestiging. Deze wordt verzonden naar het e-mailadres dat vermeld staat bij de desbetreffende medewerker. Vermakingen worden verwerkt in de order Wanneer in Mijn maten een aanpassing wordt vermeld bij een kledingstuk, kan dit ook zichtbaar worden bij een order. Wanneer bijvoorbeeld een mouw 10 cm moet worden ingekort, wordt dit als extra atelierregel meegenomen in de order. Bestelstatus update minimaal dagelijks (op werkdagen ma /m vrij) (nog via de mail) Wanneer de levertijd overeenkomt met de afgesproken levertijd, wordt hierover geen informatie verstrekt. Wanneer er echter backorders zijn (die buiten de afspraken geleverd gaan worden) wordt een e-mail verstuurd naar de besteller. Uitgifte op meerdere depots Aan elke medewerker en besteller wordt een verzenddebiteur gekoppeld. Hierdoor kan zeer fijnmazige uitlevering plaatsvinden. Ook wordt bij overplaatsing direct zichtbaar waar de goederen naartoe moeten worden gestuurd. Mogelijkheid melden van onjuiste levering (retouren) (nu nog via de mail) Retouren kunnen worden opgegeven door gebruikmaking van de retourprocedure. Hierbij wordt een retournummer verstuurd per e-mail. Verzamelorders Individuele orders kunnen verzameld worden. Dit kan enerzijds voor uitlevering (meestal niet gewenst) maar ook na levering zodat een verzamelfactuur kan worden verzonden. Uitgifte mogelijk zonder bestelling Uitgifte van goederen zonder webbestelling is mogelijk en kan soms een stukje extra flexibiliteit bieden. Orders kunnen dus ook telefonisch of per faxorder worden doorgegeven. Dit kan overigens alleen wanneer dit centraal door het bedrijf is goedgekeurd. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 5
13. Rapportages Alle historische en actuele data (over o.a. gebruikers, producten, prijzen, budgetten, instellingen, transacties en events) zijn realtime beschikbaar voor gebruik in rapportages Door een 100% koppeling is data direct beschikbaar om te verwerken in rapportages van de klant. Er zijn een aantal formats van standaardrapportages beschikbaar en zelf op te vragen via de webshop. Andere versies zijn standaard periodiek en kosteloos toe te zenden via e-mail. Bestelgeschiedenis is per persoon opvraagbaar en realtime beschikbaar De bestelgeschiedenis is per medewerker beschikbaar. Dit geldt niet alleen voor de bestellingen, ook ruilingen en retouren zijn hierin opgenomen. Bestelling kan in cc naar leidinggevende worden gestuurd In iedere webshop kan ter controle de orderbevestiging in de cc worden gestuurd naar één of meer personen. Meestal is dit de leidinggevende, maar dit kan ook een functionele mailbox zijn van de crediteurenadministratie. Status van incidenten en klachten kunnen worden gecheckt. Van iedere klacht wordt een activiteit aangemaakt in ons financiële systeem. Hierin wordt ook de status bijgehouden. Naast de standaardrapportages is het mogelijk om op aanvraag of periodiek een rapportages te ontvangen van alle klachten en meldingen die zijn gedaan. Daarin wordt ook steeds de huidige status van een klacht vermeld en de melding of deze is opgelost/afgewerkt. 14. Koppelingen Interface met Oracle / SAP / P-Card / iproc mogelijk Door onze XML connector kan vrijwel ieder type bestand worden gekoppeld met onze front- of backoffice. Hierdoor kunnen kosten worden bespaard aan zowel de bestel- als de betaalkant. De kosten voor de vertaalslag tussen onze XML en uw databestand wordt aan u doorgerekend. Voor specifieke informatie verwijzen we u naar onze Factsheet Koppelingen met een bedrijfsspecifieke webshop. Groenendijk Groep, versie 1, april 2011 6