Instructie gebruik Aangetekend Mailen voor de dashboardbeheerder

Transcriptie

1 Instructie gebruik Aangetekend Mailen voor de dashboardbeheerder

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave... 2 Document historie... 3 Versie historie... 3 Inleiding Instructie dasboard voor klantbeheerders Gebruikers Grafieken Mails... 7 Mails-overzicht... 7 mail-instellingen Autorisatie Instructie overige functionaliteit Creditbeheer Overzicht niet volledig afgewerkte s: Server Rapportage Server XML Bevestigingsflow Digitale handtekening Mailinstellingen Bijlage Pagina 2 van 17

3 Document historie Versie historie Versie Datum Reden van wijziging Gewijzigd door Originele versie Remco Jonker Pagina 3 van 17

4 Inleiding Bij een Aangetekende Mail kan, in tegenstelling tot een gewone , exact worden gevolgd hoe het verzendproces van de van verzender naar ontvanger verloopt. Van ieder tussenstation kan een melding gemaakt worden naar de verzender. Dit kan via een bericht in de Inbox maar ook via een klant specifiek dashboard en/of een XML-koppeling. Bij het opstellen van een Aangetekende Mail heeft de gebruiker de optie een digitale handtekening retour te vragen (bijvoorbeeld bij ondertekening van overeenkomsten) en de keuze om de Aangetekende Mail in een andere taal te versturen. Om het overzicht te creëren voor al deze aangetekende mails, is er een dashboard ontwikkeld. Dit dashboard heeft verschillende opties. Een aantal van deze opties kunt u alleen als dashboardbeheerder beheren. Voor andere veranderingen kunt u natuurlijk altijd u contactpersoon bij Aangetekend benaderen. Dit document beschrijft het dashboard en hoe de opties van het dashboard werken. Pagina 4 van 17

5 1. Instructie dasboard voor klantbeheerders In dit hoofdstuk gaan we alle aspecten behandelen die je zelf als beheerder kan aanpassen/invoeren. We zullen de volgorde gebruiken zoals het ook in het dashboardmenu wordt weer gegeven. 1.1 Gebruikers Aangetekend Mailen biedt de klantbeheerders nu ook de mogelijkheid om zelf de dashboard gebruikers te beheren. Alle gebruikers zijn door de klantbeheerder makkelijk aan te passen (of te verwijderen) door de knop aan het begin van de rij in te drukken. De volgende kolommen hebben de volgende betekenis: Kolomnaam Uitleg waar dit voor dient. Naam: Dit is de inlognaam die gebruikers moeten invoeren. Wij adviseren om hier het e- mailadres voor te gebruiken. Dit wordt namelijk niet snel vergeten. Wachtwoord: Dit is het wachtwoord wat bij de inlognaam hoort. Een gebruiker kan deze zelf ook weer aanpassen. Groep: De groep waar een gebruiker onder valt qua rechten. Onder deze tabel wordt hier meer over uitgelegd. Dit is het adres wat bij de gebruiker hoort. Filter: Dit zijn de adressen waarover de gebruiker zicht heeft in zijn mailoverzicht (het overzicht besproken in hoofdstuk 1.3). Mocht de gebruiker recht moeten hebben op meerdere adressen dan kan dit ingevuld worden met een komma ertussen. Als dit veld leeg is dan kan de gebruiker alles zien. Een beheerder kan een gebruiker indelen in een van de volgende drie groepen: Gebruiker Beheerder Webservicegebruiker Het dashboard voor gebruikers is eenvoudiger en kent minder functionaliteit zonder de knoppen: Gebruikers en Autorisatie . Alle opties die een beheerder heeft worden in dit hoofdstuk besproken. De groep wordt alleen gebruikt voor een XML-koppeling. Als u hier geen gebruik van maakt dan hoeft u deze dus ook niet te gebruiken. Pagina 5 van 17

6 1.2 Grafieken Via de knop grafieken heeft u als klantbeheerder toegang tot nuttig managementinformatie. U kunt aan de hand van de twee naast elkaar geplaatste grafieken verschillende periodes met elkaar vergelijken. Aan de hand van verschillende invoervelden kunt u de door u gewenste grafieken creëren. Campagne code De optie Campagne code kan gebruikt worden als die wordt meegegeven in de header bij automatische mailings. Op deze manier kunt u de verschillen eenvoudiger zien tussen verschillende campagnes. Inclusief 36 De optie Inclusief 36 kan aangevinkt worden als bij de berekening van de totalen geen rekening moet worden gehouden met mails die niet afgeleverd kunnen worden door diverse redenen (mailbox van de geadresseerde is vol of het adres bestaat niet). Pagina 6 van 17

7 1.3 Mails Naast het opvragen van het biljet per Aangetekende Mail via de knop Bekijk Mail in uw Inbox, kunt u ook alle eerder verstuurde biljetten inzien via uw bedrijfsspecifieke dashboard. Mails-overzicht De volgende informatie rondom een biljet wordt getoond in kolommen: Verzenddatum: Toont de datum dat de Aangetekende Mail is aangeboden aan de Ontvanger : Afzender: Ontvanger: Onderwerp: Taal: Handtekening: datum: Code: Laatste : Documenten: Symbool dat aantoont welke het biljet heeft: De mail is niet in behandeling genomen, er mist een bijlage of onderwerp De aankondiging is verstuurd en wacht op een actie van de ontvanger. Het proces is succesvol afgerond, als er om een handtekening is gevraagd dan is die geaccepteerd of geweigerd. De aankondiging is geweigerd. De aangetekende mail is verwijderd omdat het AM-proces is verlopen De aangetekende mail is succesvol verlopen, er moet nog een handtekening worden gezet. De aangetekende mail is succesvol verlopen, het handtekeningverzoek is alleen verlopen. Het adres van de verzendende partij. Het adres van de geadresseerde, waarvoor de aangetekende mail bestemd is. Het onderwerp van de Aangetekende Mail (veld onderwerp). Geeft aan de taal waarin de correspondentie vanuit Aangetekend Mailen richting de Ontvanger wordt aangeboden. Dit is een keuze die de gebruiker heeft bij het opstellen van een Aangetekende Mail. Geeft aan of de verzendende partij de geadresseerde heeft gevraagd om naast de bevestiging voor ontvangst ook een handtekening voor akkoord van de content van de bijlage( s) te zetten. Dit is een optie die de gebruiker heeft bij het opstellen van een Aangetekende Mail en kost 1 additionele credit. Toont de datum van de laatste update. Toont de code die bij een update hoort. In bijlage 1 vindt u de betekenis van iedere code. Beschrijft de laatste en is tevens een link die een https-pagina opent met het biljet. Opsomming van alle bijlage(n) die zijn meegestuurd. Daarnaast ziet u onder het documenten ook kleine symbolen, zij betekenen: Dit document wacht nog op ondertekening (als er om een handtekening wordt gevraagd). Dit document is ondertekend. Dit document is geweigerd. Pagina 7 van 17

8 LET OP: U kunt NIET de inhoud van het bericht inzien, alleen de data en informatie rondom de communicatie wordt vastgelegd in het biljet. De feitelijke met bijlagen kunt u terug vinden in uw Outbox/ Verzonden Items of in uw Archief (programma) en wordt omwille van Privacy wetgeving niet bewaard op uw Aangetekend Mailen server. Als gebruiker bent u zelf verantwoordelijk voor het correct en veilig gebruiken van uw dashboard. Wij adviseren daarom om bijvoorbeeld niet op een publiek netwerk in te loggen op het dashboard. Pagina 8 van 17

9 mail-instellingen Via deze functie kunt u instellen voor welke uw gebruikers een ontvangen. Om een code in te schakelen (of uit te schakelen) klikt u eerst op de knop bewerken en daarna op het vinkje achter de optie. Pagina 9 van 17

10 1.4 Autorisatie Als klantbeheerder kunt u zelf gebruiker autorisaties toevoegen of verwijderen. Als klantbeheerder bent u zelf verantwoordelijk voor de identificatie van de gebruiker die geautoriseerd dient te worden. Voeg dus niet zomaar een gebruiker toe zonder dat u deze daadwerkelijk heeft geïdentificeerd! Wanneer een gebruiker, die nog niet geautoriseerd is, een Aangetekende Mail stuurt dan krijgt u als beheerder een notificatie met de volgende tekst: De volgende gebruiker is toegevoegd aan de AM server <bedrijfsnaam>.aangetekendmailen.nl : < adres>. Deze is nog niet geautoriseerd. De beheerder kan deze autoriseren. De support-afdeling van Aangetekend Mailen krijgt eveneens bovenstaande notificatie ter controle. adres berichten Soms willen klanten de mogelijkheid hebben om alle berichten in een andere mailbox te ontvangen. Dit is mogelijk door gebruik te maken van het adres berichten veld. Alle berichten zullen naar het adres worden gestuurd wat hier ingevuld is. In bovenstaande voorbeeld zullen alle berichten die bij de verzonden aangetekende mails van remco@aangetekendmailen.nl horen naar support@aangetekendmailen.nl worden gestuurd. Pagina 10 van 17

11 2. Instructie overige functionaliteit De volgende opties zijn door Aangetekend Mailen voor u in te stellen. Neem contact op met Aangetekend Mailen als u dit ingesteld wil hebben of als er iets nog onduidelijk is. 2.1 Creditbeheer Conform de gesloten overeenkomst start uw organisatie met een bepaald aantal Credits. Bij het versturen van een Aangetekende Mail aan 1 geadresseerde wordt er 1 credit afgeschreven. Wanneer u de optie digitale handtekening retour? selecteert bij het opstellen van een Aangetekende Mail dan wordt er 1 additionele credit afgeschreven. Zodra uw credits een bepaalde limiet bereiken (10% van de oorspronkelijke hoeveelheid credits) dan krijgt zowel de klantbeheerder als wel de administratie beheerder van Aangetekend Mailen een automatische notificatie waarin staat dat de credits worden opgehoogd met eenzelfde oorspronkelijk afgesproken hoeveelheid. Bovenstaand scherm is voor u als klantbeheerder of gebruiker niet zichtbaar en dient slechts ter illustratie. Pagina 11 van 17

12 2.2 Overzicht niet volledig afgewerkte s: Als klantbeheerder krijgt u eens per week (instelbaar via uw contactpersoon), op vrijdag uur PM Nederlandse tijd, een overzicht in uw mailbox met niet of niet volledig verwerkte Aangetekende Mails. Wanneer u als klantbeheerder dit overzicht krijgt kunt u bijvoorbeeld bij : Aangetekende Mail is verwijderd daaropvolgend een alternatief proces starten, bijvoorbeeld: o Nabellen o Sms en o Nogmaals een Aangetekende Mail sturen o Anders Afhankelijk hoe u in uw bedrijf/ afdeling een vervolgproces vorm wil geven of niet kan dit wekelijkse overzicht de input daarvoor zijn. Pagina 12 van 17

13 2.3 Server Optie Uitleg Standaard waarde Servertaal Taal waarin alles wordt weergegeven in het Nederlands dashboard Klantnaam Naam die in de aankonding als bedrijfsnaam Uw bedrijfsnaam komt te staan. klantbeheerder adres waar alle belangrijke informatie heen wordt gestuurd vanuit het dashboard. Meestal klantbeheerder Met Aankondiging Mogelijkheid om aankondiging uit te zetten *. aan Ondertekenen met idin Verzenders mogen vanuit de mail een dashboardgebruiker aanmaken Aangetekend Mailen biedt de mogelijkheid om bij het ondertekenen de identiteit van de ondertekenaar te controleren via idin. Een optie om gebruikers zelf een dashboard account te laten aanmaken via de mails. uit uit Logo We kunnen het logo toevoegen die op diverse plaatsen in onze correspondentie voorkomt (bijvoorbeeld in de aankondiging). AM logo * Dit heeft gevolgen voor de juridische waarde. Overleg dit daarom met je contactpersoon. 2.4 Rapportage Server Optie Uitleg Standaard waarde Dag en tijd versturen Wekelijkse rapportage (zie hoofdstuk 2.2) Vrijdag om 14:00 rapportage Stuur rapportage ook naar gebruikers 2.5 XML De rapportage gaat standaard alleen naar de klantbeheerder voor alle gebruikers. Dit kan ook naar alle gebruikers maar dan nee Optie Uitleg Standaard waarde Push-URL biljet-update Hier kunnen wij de URL plaatsen waar wij push berichten heen kunnen sturen. Zie de XMLdocumentatie voor meer informatie. sen via XML, max een aantal uren opvragen Het aantal uren die opgevraagd kunnen worden met XML. Zie de XML-documentatie voor meer informatie Bevestigingsflow Optie Uitleg Standaard waarde Maximum bevestigingsmail Het aantal herinneringen dat gestuurd wordt in 1 herinnering de bevestigingsflow. Interval bevestigingsmail herinnering Het aantal dagen dat tussen de mail en de herinnering(en) moet zitten. 5 Pagina 13 van 17

14 2.7 Digitale handtekening Optie Uitleg Standaard waarde Maximaal aantal Het aantal herinneringen dat gestuurd wordt om 1 ondertekeningsherinneringen de ontvanger te laten ondertekenen. Interval digitale handtekeningen Uitstel digitale handtekeningen (seconden) Downloadbare bijlagen op de ondertekensamenvatting Voeg de ondertekende bijlagen toe aan de ondertekensamenvatting BCC de verzender bij het versturen van de ondertekensamenvatting Het aantal dagen dat tussen het eerste verzoek en de herinnering(en) zit. Het aantal seconden dat tussen de aangetekende mail en het ondertekenverzoek zit. Tijdens het ondertekenproces zijn de bijlages makkelijk in te zien door de aanwezigheid van een aanklikbare link. Toevoegen van de bijlage(s) aan de ondertekensamenvatting. Ze de verzender in de BCC van de ondertekensamenvatting. Op deze manier krijgt de verzender een kopie van alle bijlages die zijn ondertekend in de mail aan aan uit 2.8 Mailinstellingen Optie Uitleg Standaard waarde Maximum herinnering Het aantal herinneringen dat gestuurd wordt na 2 aankondigingsmail de aankondiging. Interval aankondigingsmail herinnering (dagen) Geldigheidsduur ongeautoriseerde e- mailadressen (uren) Maak gebruik van de returnpath i.p.v. het forum van verzenders Beschrijvende naam als afzender Bijlage vereist Het aantal dagen dat tussen de aankondiging en de herinnering(en) zit. Het aantal uren dat de mails van een ongeautoriseerd adres in de wachtrij blijft staan. Deze optie is vanwege veiligheidsrisico s ingebouwd. Standaard staat de optie in naam van uit. Dit betekend dat je een mail altijd uit naam van je eigen naam wordt verstuurd ipv een groepsmailbox. We kunnen dit uitzetten in overleg. In de aankondiging staat dan de naam zoals je die hebt opgegeven binnen outlook ipv je e- mailadres Is het verplicht voor een verzender om een bijlage mee te sturen? In overleg kan dit uitgezet worden aan uit ja Pagina 14 van 17

15 Tot slot: Aangetekend Mailen is continu in ontwikkeling en uw klant specifieke Aangetekend Mailen server wordt altijd met de laatste software ge-update. Server updates worden zoveel mogelijk buiten kantooruren doorgevoerd. Bij functionele uitbreidingen wordt u op de hoogte gesteld. Mocht u naar aanleiding van deze instructie/handleiding vragen en/ of hulp nodig hebben, neemt u dan contact op met uw contactpersoon en wij helpen u graag door alle stappen heen. Succes met het gebruik van Aangetekend Mailen Pagina 15 van 17

16 Bijlage 1 CODE BESCHRIJVING VANUIT HET DASHBOARD Aangetekende mail in 10 behandeling genomen Fout: geen bijlage of onderwerp, 15 stuur opnieuw Aankondiging verstuurd 20 Aankondiging vertraagd: 25 periodiek wordt deze opnieuw verstuurd Aankondiging afgeleverd 30 Fout: aankondiging kan niet 36 afgeleverd worden Aankondiging succesvol 40 afgeleverd Out-of-Office-melding 41 Herinnering aankondiging 45 verstuurd Leesbevestiging op de 50 aankondiging ontvangen Aangetekende mail geweigerd 55 door ontvanger Aangetekende mail verwijderd vanwege verlopen ophaaltermijn Aangetekende mail opgevraagd EML-bestand is opgevraagd PDF-bestand is opgevraagd Aangetekende mail verstuurd Aangetekende mail vertraagd: periodiek wordt deze opnieuw verstuurd Aangetekende mail afgeleverd Fout: aangetekende mail kan niet afgeleverd worden Aangetekende mail succesvol afgeleverd Out-of-Office-melding Leesbevestiging op de aangetekende mail ontvangen Aangetekende Mail is verlopen Onderteken-verzoek verstuurd Onderteken-verzoek vertraagd: periodiek wordt deze opnieuw aangeboden Onderteken-verzoek afgeleverd EXTRA UITLEG De verzonden aangetekende mail is aangekomen op de Aangetekend Mailen server. Wij hebben de aankondiging van de aangetekende mail naar de ontvanger verstuurd. De aankondiging is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger. De mailserver van de ontvanger geeft aan dat de aankondiging niet aangenomen kan worden. De mailserver van de ontvanger heeft de aankondiging aangenomen. Wij hebben een herinnering gestuurd naar de ontvanger dat hij nog een actie moet ondernemen. De ontvanger heeft de aangetekende mail geweigerd en zal de origineel verzonden mail dus ook niet ontvangen. De ontvanger heeft de aangetekende mail niet geaccepteerd binnen de ingestelde periode, de aangetekende mail is daarom verwijderd. Ons advies is om daarom de benodigde vervolgstappen te nemen (bijvoorbeeld nabellen). De ontvanger heeft de aangetekende mail geaccepteerd en zal deze zo spoedig mogelijk ontvangen. De ontvanger heeft er voor gekozen om de aangetekende mail via de alternatieve wijze (algemeen bestand) op te vragen. De ontvanger heeft er voor gekozen om de aangetekende mail via de alternatieve wijze (algemeen tekst bestand) op te vragen. De mail wordt inclusief de bijlage ook nog nagestuurd. Wij hebben de aangetekende mail naar de ontvanger verstuurd. De aangetekende mail is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger. De mailserver van de ontvanger geeft aan dat de aangetekende mail niet aangenomen kan worden. De mailserver van de ontvanger heeft de aangetekende mail aangenomen. Deze komt alleen in specifieke geautomatiseerde systemen voor. Dit zal niet op uw systeem voorkomen. Het verzoek om te tekenen voor de bijlage(s) van de Aangetekende mail is verstuurd naar de ontvanger Het verzoek om te tekenen voor de bijlage(s) is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger Pagina 16 van 17

17 Fout: onderteken-verzoek kan niet afgeleverd worden Onderteken-verzoek succesvol afgeleverd Out-of-Office melding Herinnering onderteken-verzoek succesvol afgeleverd Leesbevestiging op het onderteken-verzoek verstuurd Ondertekenen afgerond Onderteken-verzoek is verlopen Kopie ondertekening verstuurd De mailserver van de ontvanger heeft het verzoek om te tekenen voor de bijlage(s) aangenomen. Er is nog niet getekend voor de bijlage(s), daarom is er een herinnering verstuurd. Dit is het beste bewijs dat het verzoek voor ondertekenen is gelezen door de ontvanger, ze hebben hem nog niet ondertekend De ontvanger heeft een bewuste keuze gemaakt om te tekenen voor de verzonden bijlage(s), dit kan zowel accepteren als weigeren betekenen. Er is binnen het gestelde termijn geen gebruik gemaakt van de onderteken mogelijkheid. De aangetekende mail zal nu verwijderd worden. Er is een kopie naar de ontvanger gestuurd van de ondertekening voor zijn administratie Pagina 17 van 17