gemeente roerdalen Verslag van de openbare vergadering van de commissie Bewonerszaken, gehouden op woensdag 21 augustus 2013, te 19.30 uur in het gemeentehuis, Schaapsweg 20 te Sint Odiliënberg. : CDA Democraten Roerdalen Fractie Thevissen Jongerenlijst Praktische Politiek Roerstreek Lokaal! VVD J. Cremers E. Cuijpers A. rs P. Geuskens H. Vermeulen sr. H. Vermeulen G. van Elmpt I. Thevissen B. de Zwart M. Schmitz R. Smeets M. Bekkers F. Peeters W. van Pol L. Co E. Hawinkels H. van der Linden R. Wolters P. Muitjens C. Smeets-Meijers P. Verhoeven-Stru meld M. Thevissen J. Aelen tot 20.30 uur (agendapunt Aa Tevens aanwezig: Alsmede aanwezig: mr. M.D. de Boer-Beerta, burgemeester J. Ramakers, wethouder M. Verheijden, wethouder C. Wolfhagen, wethouder L. Bijl, afdelingsmanager Leefomgeving Opening. De voorzitter opent ca. 19.30 uur de vergadering. 1. Vaststelling agenda. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Mededelingen/Rondvraag. Mededelingen. Hier wordt geen gebruik van gemaakt. bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadrespostbus6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475 538888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl
Rondvraag. Roerstreek Lokaal! heeft een drietal vragen: In de raadsvergadering van maart/april 2013 heeft wethouder M. Verheijden aangegeven dat in de kernen schoolbibliotheken zou worden gerealiseerd. In Montfort is dat nog steeds niet gebeurd. Hoe is de voortgang van het realiseren van de schoolbibliotheken? De Rabobank gaat een aantal voorzieningen in dorpen gaat sluiten. Er zijn kernen die zelfs zonder pinautomaat komen te zitten. Heeft het college zich in het kader van de leefbaarheid van die kernen daarover beraden? Is het college voornemens eventuele stappen te ondernemen? De inspectie heeft vandaag bekend gemaakt dat de voor- en vroegschoolse opvang zeker in kleinere gemeenten slecht is. Is het mogelijk dat het college de commissie Bewonerszaken informeert over de situatie van de voor- en vroegschoolse opvang in Roerdalen? Het CDA geeft aan over een drietalonderwerpen vragen te hebben, welke eventueel schriftelijk kunnen worden beantwoord: Hoe staat het met de woningbouw in het project De Wiejerd te Montfort? Is sprake van nieuwe ontwikkelingen? Kan inzichtelijk worden gemaakt hoeveel inwoners in Roerdalen een huurwoning afwijzen, waarom de huurwoningen worden afgewezen en wie die huurwoningen alsnog krijgen toegewezen? Het doel van de vraag is om te voorkomen dat de oorspronkelijke inwoners vetrekken uit Roerdalen, zodat een overschot aan lege huurwoningen ontstaat. Op 27 en 28 juli jl. was het geweldig weer in Roerdalen. Het zwembad in Vlodrop had toen de poort dicht. Is dat bekend bij de wethouder? Is het bekend bij de wethouder dat degene die afwezig was ook zelf het rooster heeft gemaakt? Is de wethouder vervolgens bekend met het feit dat er aan het eind van het seizoen klachten zijn geweest over de onderhoudstoestand van het zwembad, hetgeen overigens geldt voor de afgelopen jaren? Wethouder M. Verheijden deelt mede dat, met uitzondering van Montfort, de schoolbibliotheken in functie zijn. Het probleem in Montfort is/was dat, als gevolg van ruimtegebrek binnen de school, er een unit bijgeplaatst moest worden. Er heeft langdurig overleg plaatsgevonden met de directie van de school over de inrichting van de unit. Op dit moment is de stand van zaken dat het pakket van eisen van de unit klaar is en dat binnen afzienbare tijd de unit wordt geplaatst. De burgemeester deelt mede dat het college in z'n algemeenheid de mening is toegedaan dat het geen gemeentelijke taak is om te zorgen voor pinautomaten in de kernen. Het college betreurt dat hiermede het voorzieningenniveau voor de burgers achteruit gaat. In eerste instantie is het echter een verantwoordelijkheid van banken. De banken zijn bekend met de klachten die ten aanzien hiervan bestaan. De voorzitter wijst erop dat de door het CDAgestelde betreffende onderwerpen: De Wiejerd en toewijzing huurwoningen niet thuis horen in de commissie Bewonerszaken, maar feitelijk resulteren onder het takenpakket van Grondzaken. Wethouder J. Ramakers deelt ten aanzien van de gestelde vragen over de openstelling van het zwembad te Vlodrop mede dat hem dat ter oren is gekomen dat inderdaad op de genoemde data het zwembad was gesloten. Een en ander schijnt te berusten op miscommunicatie. Dat zalonderwerp worden van gesprek hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Het heeft de aandacht en verdere details kunnen op dit moment niet worden gegeven. Voor wat betreft de onderhoudstoestand van het zwembad wordt medegedeeld dat dit inmiddels is opgepakt. 2
gemeente roerdalen Toezegging(en): Wethouder J. Ramakers deelt mede dat de commissie Bewonerszaken schriftelijk zal worden geïnformeerd over de kwaliteit van de voor- en vroegschoolse opvang in Roerdalen, zulks in relatie tot het onlangs verschenen inspectierapport waarin wordt gesteld dat de kwaliteit in kleinere gemeenten slecht is (actiepunt 80, actiepuntenlijst commissie Bewonerszaken). Wethouder C. Wolfhagen deelt mede dat de commissie Bewonerszaken schriftelijk zal worden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de woningbouw in het project De Wiejerd te Montfort (actiepunt 81, actiepuntenlijst commissie Bewonerszaken) Wethouder C. Wolfhagen deelt mede dat de commissie Bewonerszaken schriftelijk zal worden geïnformeerd over hoeveel inwoners in Roerdalen een huurwoning afwijzen, waarom de huurwoningen worden afgewezen en wie die huurwoningen alsnog krijgen toegewezen (actiepunt 82, actiepuntenlijst commissie Bewonerszaken). 3. Verslag commissie Bewonerszaken d.d. 12 juni 2013. Naar aanleiding van het verslag, agendapunt 5 Voorzieningenbeleid, Sturingskader subsidies 2014-2017, en dan met name ten aanzien van de combivouchers, wordt door de Fractie Thevissen de vraag gesteld hoe het zit met subsidiëring van de doelgroep kinderen tot 19 jaar. Verenigingen ontvangen subsidies voor de jeugdleden. Wordt erop toegezien dat de subsidie voor de jeugdleden niet dubbelop plaatsvindt? Enerzijds ten behoeve van de jeugdleden en anderzijds ten behoeve van de doelgroep jongeren tot 19 jaar zulks in relatie tot de combivouchers. Wordt daar toezicht op gehouden en wordt dat ook vastgelegd? Naar aanleiding van het verslag, agendapunt 6 Maatregel- en boeteverordening Wwb, Ioaw, loaz Roerdalen 2013, stelt de Roerstreek Lokaal! de vraag waar de in de tekst gebruikte afkorting MER voor staat? De voorzitter deelt mede dat de afkorting op deze plaats staat voor het samenwerkingsverband Maasgouw, Echt-Susteren en Roerdalen. Wethouder J. Ramakers wijst erop dat het niet de bedoeling kan zijn dat een vereniging langs twee kanten subsidie ontvangt voor dezelfde activiteit. Dat signaal is reeds afgegeven en hierover is reeds een brief uitgegaan naar de verenigingen die met de combivouchers bezig zijn of daaraan willen beginnen. Het is vastgelegd. Op welke wijze een waterdichte controle wordt vormgegeven, wordt aan de deskundigheid van het ambtelijk apparaat overgelaten. Fractie Thevissen vraagt aandacht om nog eens een lijstje op te maken met veel voorkomende afkortingen. De voorzitter deelt mede dat dit de aandacht heeft. Het verslag wordt vervolgens ongewijzigd vastgesteld. 4. Actiepuntenlijst. De actiepuntenlijst wordt ongewijzigd vastgesteld. S. Begrotingswijziging Transitie AWBZ Praktische Politiek wijst erop dat in wezen niet helder is wat met de extra financiering gaat gebeuren of al gebeurd is. Van de andere kant is het van belang dat de voorbereidingen doorgaan en de transitie AWBZ straks staat als een huis. bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadres Postbus6099,6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475 538888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl 3
Kan inzichtelijk worden gemaakt wat er nog allemaal moet gebeuren? Anders gezegd, maak inzichtelijk waar de gemeente op dit moment staat. Ook met de onlangs uitgegeven raadsinformatiebrief blijft dat onduidelijk. Roerstreek Lokaal! vraagt of indien deze middelen beschikbaar worden gesteld, daarmede de hele voorbereiding kan worden uitgevoerd? Wethouder J. Ramakers deelt mede dat het thans moeilijk inzichtelijk is te maken waar de gemeente nu staat. Er lopen meerdere projecten, waarover regelmatig wordt gecommuniceerd. In die zin wordt verwezen naar de onlangs uitgegeven raadsinformatiebrief. Zowel bij de AWBZ, de Participatiewet als de transitie van de jeugdzorg is men bijna op het punt aanbeland dat met pilots wordt gestart. In de komende maanden worden meerdere regionale informatieavonden georganiseerd waarin van alle kanten wordt belicht wat de stand van zaken is. Het gaat te ver om nu hierover een helder beeld te scheppen. De hierbij gevraagde middelen betreffen het geld dat vorig jaar is overgebleven, maar dat dit jaar dringend nodig is om de projecten te ondersteunen C.q. uit te voeren. De centrale vraag waarvoor alle betrokken gemeenten staan is, hoe kan de gemeenteraad worden meegenomen in de complexe transitiedossiers? Indien de behoefte bestaat aan specifieke informatieavonden, dan wordt verzocht om hierover signalen af te geven, zodat hieraan gevolg kan worden gegeven. Het is belangrijk dat de raad en de raadscommissies op de hoogte zijn van de stand van zaken en de laatste ontwikkelingen. Voorts wordt erop gewezen dat het, gelet op de complexiteit van de dossiers, nog maar de vraag is of de voorziene implementatie in 2015 gehaald zal worden. Advies commissie Bewonerszaken: 1. het voorstel wordt rijp geacht voor behandeling in de gemeenteraad; 2. ten aanzien van de inhoudelijke advisering wordt door alle fracties positief geadviseerd; 3. geadviseerd wordt het voorstel als hamerstuk te agenderen. 6. Bekostiging lustrumboek Kunststroom De Voorzitter refereert er aan dat de leden van de commissie recent nog een raadsinformatiebrief hebben ontvangen met daarin opgenomen gegevens betreffende het nog uit te geven boek. Hij geeft het woord aan de portefeuillehouder Kunst en Cultuur, burgemeester M.D. De Boer-Beerta, voor een nadere toelichting. De portefeuillehouder mevrouw M. de Boer schetst vervolgens hoe zij medio juli jl., na haar aantreden als nieuwe burgemeester, kennis heeft gemaakt met de Stichting Kunststroom. Een Stichting met goede plannen, waarmee, net als andere verenigingen en stichtingen binnen Roerdalen, een normale en gezonde subsidierelatie is gerealiseerd, conform wens van de gemeenteraad. Het boek waar het hier om gaat zou eind augustus klaar zijn, waarna het op 15 september jl, op een feestelijke wijze zou worden aangeboden. Er lag al een raadsinformatiebrief klaar, die evenwel nog onduidelijkheden bevatte. Besloten is deze brief niet te verzenden en te wachten op nog meer informatie, om zodoende in een keer de "puntjes op de in te kunnen zetten. In de eerste week van augustus jl. kwamen vragen op zoals: wie is nou de projectleider van het boek? Wie voert de regie over het boek? Hoever staat het nu eigenlijk met het boek? Kan de uitnodiging verzonden worden voor de feestelijke aanbieding van het boek? De beantwoording van die vragen door het afdelingshoofd heeft er begin vorige week toe geleid dat alle activiteiten rondom dit boek door het college zijn stopgezet. Er werd een financiële 4
gemeente roerdalen overschrijding geconstateerd, waarvoor de portefeuillehouder niet de bevoegdheid van de gemeenteraad had. De twee uitgewerkte scenario's, omschreven in de laatste raadsinformatiebrief, waarbij enerzijds de vraag werd gesteld wat er zou gebeuren als alles zou worden stopgezet, en anderzijds wat er zou gebeuren als het boek toch wordt uitgegeven zoals gepland, resulteerden in de bevinding dat de uiteindelijk te voteren bedragen zo dicht bij elkaar lagen, dat toen besloten is het boek te realiseren. Het bleek dat er iets meer geld nodig zou zijn om het boek toch op een verantwoorde wijze uit te brengen en de vrijwilligers die hier intensief aan mee hebben gewerkt, zouden in dat geval niet worden teleurgesteld. Het is daarbij voor de gemeente een belangrijk visitekaartje en een mooi representatiemiddel. De portefeuillehouder mevrouw M. de Boer vraagt een positief advies van de commissie, daarbij opmerkend dat wel nog gesproken zal moeten worden met de Euregionale Commissie in Mönchen Gladbach. De Euregio heeft immers een substantiële subsidie toegezegd. Een van de voorwaarden die de commissie stelt is dat het boek tweetalig moet zijn. Deze "tweetaligheid" is tevens een van grootste oorzaken van de financiële overschrijding. Het aantal bladzijden is verdubbeld. Extra vertalers moesten gerekruteerd worden. Dit moesten uiteraard professionals zijn. De Euregio heeft reeds eenmaal uitstel verleend met betrekking tot het tijdstip van oplevering van het boek. Inmiddels is, gelet op de huidige stand van zaken, een hernieuwd verzoek bij de Euregio ingediend om andermaal uitstel te verkrijgen tot 15 december 2013. Maandag 26 augustus 2013 wordt overleg gevoerd met vertegenwoordigers van de Euregio. De beslissing van de commissie volgt op 11 september 2013. De heer L. Bijl geeft vervolgens een korte toelichting op de raadsinformatiebrief. In december 2012 wordt duidelijk dat het boek niet klaar zal zijn en dat het pas in 2013 afgerond zal worden. Dan zullen ook de begrote, en deels ook niet begrote kosten, pas betaald worden. Dat is verwerkt in een voorstel dat bij de jaarrekening zat om het positieve resultaat gedeeltelijk te bestemmen voor, enerzijds, het meenemen van de geplande uitgaven in 2012 en anderzijds daaraan toe te voegen de op dat moment in beeld zijnde extra uitgaven van het boek, teneinde dit af te ronden. Vervolgens is bij de jaarrekening besloten dat alle middelen teruggaan naar de algemene reserve en is het college gevraagd opnieuween voorstel te doen aan de gemeenteraad. Het presidium besluit vervolgens dit agendapunt door te schuiven naar september 2013. In juni 2013 werd er ter zake een motie ingediend door de VVD. Deze motie is uiteindelijk niet aangenomen, maar er is wel een toezegging door het college gedaan om ook inzicht te geven in de verwachte opbrengsten van het boek. Dat element was nl. niet inzichtelijk in het voorstel van het college. Deze raadsinformatiebrief geeft de meest actuele stand van zaken weer wat betreft de kosten en te verwachten inkomsten, alsmede ook de onzekerheden die er nog zijn. Wat een en ander wellicht wat complex maakt is de begrotingsregelgeving. De kosten die in een bepaald jaar gemaakt worden, worden ook in die begroting vastgelegd én in die begroting afgerekend. En dat betekent dat er verschillende bedragen zijn. In de overzichten en de bijlagen bij de raadsinformatiebrief is duidelijk aangegeven wat de oorspronkelijke begroting was en hoe die opgebouwd was, wat daaraan de gemeentelijke bijdrage was en hoe zowel aan de kostenkant als aan de batenkant verschuivingen zijn opgetreden. Het oorspronkelijke bedrag voor het boek bedroeg 14.000,00. Dat bedrag stond in de begroting van Kunststroom. De bijdrage die de gemeente aan Kunststroom 2011 en 2012 en het boek zou leveren zou op dat moment genoeg moeten zijn om dat boek te kunnen maken. De hogere vertaalkosten die gemaakt zijn, hebben er onder anderen toe geleid dat er uiteindelijk een hoger bedrag voor twee kunststroommanifestaties plus het boek benodigd waren (zie pagina 2 van de raadsinformatiebrief). Van het opgevoerde bedrag ad 78,000,00 heeft het bedrag ad 31.000,00 betrekking op de kosten van het boek. Dat bedrag maakt ook onderdeel uit van het voorstel van het college om dit uit de algemene reserve te halen. Die 31.000,00 van het boek zijn alle kosten die nog moeten worden bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadrespostbus6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475 538 888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl 5
gemaakt in 2013. In 2012 is er hard aan het boek gewerkt, maar geen kosten gemaakt en ook geen kosten verrekend. Vermeldenswaard bij het eerste scenario zijn nog een aantal aannames: De aanname dat de Euregio op 11 september 2013 zal besluiten de volledige subsidie toe te kennen; Een bedrag ad 1.800,00 zal naar de gemeente toe komen. Het betreft een bedrag uit de kunststroommiddelen van vorige jaren, welk bedrag in een apart "potje" zat. Vandaag is de garantie gekregen dat dit bedrag naar de gemeente toekomt; Er zijn reeds burgers en gemeenten die een bedrag van 25,00 hebben gedoneerd, teneinde het boek te ontvangen; Ook is er van uitgegaan dat de 200 exemplaren, die gedrukt zullen worden, een sponsorbijdrage van 25,00 per boek zullen opleveren. Dat zijn geen harde inkomsten, maar de verwachting is dat deze inkomsten haalbaar zijn. Daarmee komt de extra bijdrage van de gemeente op 9.054,00. In het geval het boek er niet zou komen levert dat inderdaad minder kosten op, want het boek wordt niet gedrukt, de resterende opmaakkosten gaan niet door, maar het betekent ook dat de ontvangen sponsorbijdragen worden terugbetaald en dat ook een deel van de subsidies zal wegvallen. Aan de ene kant een besparing, maar ook een verlies aan inkomsten. Dat heeft er ook voor gezorgd dat de verschillen relatief zo klein zijn met betrekking tot beide scenario's. zal worden getoond betreffen Afgesproken wordt dat na afloop van de behandeling beeldmateriaal de het boek. Naar aanleiding van het voorstel en ingaande op de vele vragen en opmerkingen vanuit de commissie, wordt vervolgens door de heer L. Bijl een nadere toelichting en uitleg gegeven. De relevantie met betrekking tot andere geldstromen en mogelijke precedentwerking als andere stichtingen ook met een vergelijkbare vraag zouden komen, is wel degelijk aanwezig. Andere fracties merken dit ook op. Er is wel degelijk een verband. Namelijk de nieuwe Stichting Kunststroom heeft niets te maken met dit boek. Dit boek is ontstaan door mensen van Kunststroom, zijnde een subcommissie van de Kunstcommissie. Die initiatiefnemers zijn aan de slag gegaan en men werkt onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Daarmee valt de totale begroting en alle kosten en inkomsten (niet alleen van het boek, maar van de totale Kunststroom), uiteindelijk onder de verantwoordelijkheid van de gemeente. Men kan het boek niet los zien van Kunststroom, de manifestaties, omdat die in de subsidieaanvraag als eenheid zijn aangevraagd en als eenheid zijn verstrekt. Van een precedent is geen sprake omdat er geen andere activiteiten zijn die onder verantwoordelijkheid van de gemeente via een commissie worden gedaan. Met het gesprek van april 2012 is onder anderen beoogd dat de vrijwilligers van de Kunststroom onderdeel zouden worden van een stichting. Dat is inmiddels gerealiseerd. Juist ook omdat deze constructie toekomstbestendig is. Nu is de relatie tussen Kunststroom en de gemeente dus hetzelfde als tussen de vele andere stichtingen en verenigingen met de gemeente, binnen Roerdalen, die een subsidieaanvraag indienen. Het boek en Kunststroom is niet los van elkaar te zien, zoals zonet aangegeven. De nieuwe Stichting heeft hier niets mee te maken. Het betreft dus nog een activiteit van het 'oude regime'. Wat betreft de 25.000,00, waar meer sprekers naar gevraagd hebben, is het zo dat deze Interregbijdrage is toegezegd voor twee jaar Kunststroom, inclusief het boek. Het is dus niet afzonderlijk naast dat boek te positioneren. In de toelichtende tabellen van de raadsinformatiebrief zijn alle kosten die specifiek voor het boek gemaakt zijn en die gezamenlijk die 31.000,00 betreffen, 6
gemeente roerdalen welke nu als vraag voorligt, inzichtelijk gemaakt. Voor twee jaar Kunststroom + het boek, zijnde één project, is bij verschillende instanties een subsidie aangevraagd, en ook toegezegd. Er wordt uitgegaan van een oplage van 200 exemplaren. De vraag of het bedrag ad 6.250,00 hetwelk nu is benoemd als risico het enige risico is, kan bevestigend worden geantwoord. Tegelijkertijd is aangegeven dat de Interreggcommissie op 11 september 2013 vergadert over uitstel. In de raadsvergadering van 12 september 2013 zal duidelijk worden of het aangevraagde uitstel tot 15 december 2013 is verleend, en dat daarmede het bedrag is behouden. Als er geen uitstel komt is op 12 september 2013 duidelijk dat dát bedrag niet meer beschikbaar is. Er is uiteraard betrokkenheid geweest vanuit de ambtelijke organisatie. De subcommissie van de kunstcommissie is aan de slag gegaan. Er is subsidie aangevraagd. De gemeente heeft administratieve ondersteuning geleverd. Er is heel veel contact geweest over het boek, over de tegenvallers en wat dat betekende. Eind vorige jaar werd ook ambtelijk duidelijk dat het boek niet gereed zou komen. Ook werd duidelijk dat het niet ging lukken met de bedragen zoals ingeschat. Uit het gesprek van 10 april 2012 en de gesprekken die plaatsgevonden hebben vanaf dat moment, kan opgetekend worden dat het enerzijds een erg sympathiek idee was, maar tegelijkertijd is opgeroepen om te zoeken naar andere en meer sponsoren of medefinanciers, om een mogelijk tekort tot een minimum terug te brengen. Er is toen van zijde de gemeente niet gesproken van een maximaal bedrag. Toen speelden twee vragen, nl. lukt het om meer sponsoren te krijgen en wat worden nu de kosten? Nogmaals wordt aangehaald dat het toegezegde bedrag van 25.000,00, bedoeld voor Kunststroom 2011 en 2012 + het boek, niet uit elkaar te halen is. Er zijn immers meerdere financieringsbronnen. Op de oorspronkelijke begroting, die ook op Interreg te vinden is, staat een bedrag aan geraamde kosten van 14.000,00. Ongeveer de helft daarvan staat op het spel, als het boek niet opgeleverd wordt en de commissie besluit de subsidie op dat onderdeel in te trekken. Het bedrag ad 25.000,00 is nog niet ontvangen. In de afrekening van 2012 is dit wel verwerkt in de jaarrekening. De eindafrekening van Interreg gebeurt eind van dit jaar, nadat wij de laatste rekening en accountantscontrole hebben ingeleverd bij de Euregio. Toegezegd wordt dat de commissie Bewonerszaken schriftelijk zal worden geïnformeerd over de vraag op grond van welke regelgeving (welk voorschrift uit het Besluit Begroten en Verantwoorden) nog niet ontvangen subsidies, in boekhoudkundig opzicht, in de jaarrekeningen dienen te worden verantwoord c.q verwerkt. Op de vraag waarom de gemeente Roerdalen hierin alleen staat wordt medegedeeld dat Roerdalen de eindverantwoordelijke is voor het boek. Daarmee ligt ook het risico bij ons. Maar dat hoeft niet te betekenen dat er geen pogingen zouden kunnen worden ondernomen om nog uit andere bronnen ook gelden te generen. Uiteraard ware het beter geweest eerder "aan de belli te trekken. Weliswaar waren er signalen en hebben deze 'slgnalen' in het traject van de jaarrekening ook hun plek gekregen. Hierbij is er enerzijds geld doorgeschoven en is er tegelijkertijd een extra bedrag gevraagd. Terugkijkend ware het inderdaad beter geweest om niet te wachten op de jaarrekening en eerder te informeren. Om dit soort zaken in de toekomst te voorkomen is er in dit specifieke geval een normale subsidierelatie gecreëerd. Heel veelleerpunten zijn er uiteraard voor de organisatie. Voor wat betreft "hoe stuur je nou zoiets aan"? Een project waarbij de gemeente afhankelijk is van vrijwilligers. Hoe bewaar je de balans, juist ook gelet op de financiële risico's? En hoe voorkom je dat de rekening bij de gemeenteraad wordt gepresenteerd? Wat de toegezegde bijdragen van de Provincie betreffen, wordt medegedeeld dat deze zijn ontvangen. bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadrespostbus6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475538888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl 7
De nieuwe Stichting Kunststroom heeft niets te maken heeft met hetgeen nu voorligt. De cijfers die in de raadsinformatiebrief opgenomen zijn, komen overeen met de cijfers die bij Interreg te raadplegen zijn. Onder verwijzing naar de bijlage bij de raadsinformatiebrief is het zo dat de specifieke kosten van het boek Kunststroom 2013 momenteel 10.343,00 bedragen. Gemaakte kosten tot op dit moment en de nog te betalen kosten totaal voor het boek bedragen 19.775,00. Dit is nagenoeg het bedrag ad 31.000,00. Dit komt ook overeen met het verzoek dat het college doet, nl. om 31.000,00 uit de algemene reserve te onttrekken. Of gelden niet uit de lopende begroting gehaald kunnen worden is iets dat in feite eind vorig jaar in gang is gezet met het toerekenen van het jaarrekeningresultaat. Uit de post kunst en cultuur, waarin geld over was, zouden ook de meerkosten betaald kunnen worden. Het is zo dat dit bedrag nu gevraagd moet worden omdat het aan deze kosten gebonden is. Opgemerkt wordt dat tijdens de raadsvergadering in september 2013, hieromtrent, een amendement ingediend zal worden. Dit amendement zal verder nog vorm moeten krijgen. Ten aanzien van de verschillende cijfers die in de aanvraag zouden staan, ziet de heer Bijl graag de kopie tegemoet. Er hebben geen aparte onderzoeken plaatsgevonden over de ontwikkeling van het boek. Het is een initiatief geweest van kunstminnende mensen binnen Roerdalen, die nauw verbonden zijn aan de Kunstcommissie en de Kunststroom. Er is een begroting gemaakt van het aantal pagina's en de kosten die daar mee gemoeid zouden zijn. De eerder genoemde 14.000,00 is het vertrekpunt geweest. Er is niet expliciet en vooraf aan de gemeente gevraagd of het boek gemaakt kon worden. Wel is er uiteraard afstemming over geweest. Dat de vertaalkosten onvoorzien hoger zijn uitgevallen komt met name ook omdat bij de oorspronkelijke start er rekening is gehouden met het gegeven dat er een Nederlands boek vervaardigd zou worden. Toen is subsidie aangevraagd waarbij de voorwaarde werd gesteld dat het boek in twee talen (Duits en Nederlands) zou worden uitgegeven. Op dat moment klopte dat dus niet meer met de aanvankelijke begroting van 14.000,00. Het aantal pagina's was aanvankelijk ingeschat op zo'n 300 pagina's. Nu is dat aantal verdubbeld. Enerzijds wordt dat veroorzaakt door het vertaalwerk, anderzijds heeft dat te maken met de schat aan informatie, waarbij er steeds meer geselecteerd moest worden in de zin van "wat neem je mee en wat niet"! Tot slot wordt opgemerkt dat een mondelinge afspraak met een wethouder niet rechtsgeldig is. Het college doet uitspraken namens de gemeente. De voorzitter geeft vervolgens gelegenheid voor een tweede termijn. Daaraan voorafgaande vraagt de heer P. Geuskens aan de vergadering of zij ermee kunnen instemmen dat hij, als betrokkene bij de realisatie van dit boek, het woord in tweede termijn voeren. Ook wenst hij gaarne te vernemen of hetgeen hij naar voren heeft gebracht in eerste termijn, door de leden is geaccepteerd. mag De voorzitter merkt op dat de heer P. Geuskens in eerste termijn reeds zijn verhaalover het boek heeft gedaan. De griffier merkt op dat raads- en commissieleden opereren vanuit het algemeen belang. Op het moment dat iemand betrokken is bij een bepaalde zaak, dan moet het voor iedereen duidelijk zijn dat gesproken wordt met specifieke informatie. Ook vanuit een andere rolduiding. De bedoeling is dat deze vergadering hier wordt gehouden voor raads- en commissieleden, vanuit het perspectief van het voorstel zoals het er ligt. Vanuit die kant moet dan ook de discussie worden aangegaan. De commissie besluit in merendeel om de heer P. Geuskens het woord te laten voeren. 8
gemeente roerdalen Na een opmerking van de heer P. Geuskens dat de Interreg-subsidie impliciet gekoppeld is aan het boek, interrumpeert de VVD met een punt van orde. De VVD deelt mede dat de heer P. Geuskens geen correcte informatie verstrekt. Het kan niet zo zijn dat de heer P. Geuskens vertelt dat de 25.000,00 specifiek voor het boek zijn. Als dat zo zou zijn heeft de gemeente een veel groter probleem én is valsheid in geschrifte gepleegd. De voorzitter vraagt de heer P. Geuskens zich te beperken tot het weergeven van zijn mening en motivatie om met dit boek al dan niet door te gaan. De heer P. Geuskens legt zich hierbij neer en merkt verder op dat hetgeen hij in eerste termijn heeft gezegd "rechtop" blijft staan. Hij maakt verder geen gebruik van de tweede termijn. Nadat de diverse fracties in tweede termijn hun op- en aanmerkingen en resterende vragen hebben verwoord, geeft de voorzitter het woord aan de heer L. Bijl voor een technische uitleg. De heer L. Bijl stelt dat de geventileerde opvatting dat het beter ware geen verdere aandacht meer te besteden aan het bedrag ad 6.250,00, vanwege het feit dat de gemeente dan waarschijnlijk goedkoper uit is, niet helemaal klopt. Er was een begroting en er zijn kosten gemaakt. En er zijn kosten die nog niet zijn gemaakt, die wel zijn begroot en er zijn inkomsten die er zijn en die nog moeten komen. En de optelsom van dat alles leidt er toe dat 31.000,00 nodig is om uiteindelijk een extra benodigde bijdrage van de gemeente Roerdalen van circa 9,000.00, te financieren. Bovenstaande suggestie brengt veel complicaties met zich mee in de uitvoering en het leidt niet tot lagere kosten voor de gemeente. Het boek mag niet verkocht worden. Dat gebeurt op dit moment ook niet. Mensen worden uitgenodigd om het boek te bestellen. 15 Instanties en personen hebben dat op dit moment al gedaan. De suggestie is daarbij gedaan om een sponsorbijdrage te geven. De aanname is dat er nog 185 mensen en instanties zullen volgen die een sponsorbijdrage van 25,00 zullen betalen. Daar waar in brieven sprake is van verkoop van het boek is dat niet correct. Zorgvuldigheid hierin is noodzakelijk. Een hogere oplage te laten vervaardigen is uiteraard mogelijk, maar dan ontstaan er meer drukkosten, hetgeen betekent dat de bijdrage van de gemeente, aan de voorkant, gaat toenemen. is voor gekozen om dát op dit moment niet te doen. Er Het verschil tussen oplopende vertaalkosten, maar eigenlijk nauwelijks oplopende drukkosten, spruit voort uit het feit dat er een vast bedrag afgesproken is met de drukker van het boek. Afhankelijk van de omvang van het boek wordt dat omgezet in aantallen exemplaren. Bijvoorbeeld 300 pagina's: 400 boeken of 600/700 pagina's: 200 exemplaren. Dat is zo afgesproken om daarmee de kosten niet verder te laten oplopen. Dat is een van acties geweest om te voorkomen dat aan alle kanten steeds maar meerkosten zouden ontstaan. Zowel in omvang, in vertaling en in opmaak. Het al dan niet ontvangen van de volledige Interregsubsidie staat niet ter discussie, vanwege twee jaren succesvolle Kunststroommanifestaties. De afrekening met Interreg vindt plaats op wat werkelijk is gerealiseerd. Op 11 september 2013, als de Interreg-commissie heeft vergaderd zal hierover duidelijkheid komen. Collegebesluiten ná de brief van 1 mei 2012 van de subcommissie, inzake hun verzoek om garantstelling, hebben niet plaatsgevonden. In februari 2013 geschiedde dat wel. Het college nam toen een besluit over de nieuwe stichting. Inzake het al dan niet, in financiële zin, garant staan, is het bekend dat hierover een gesprek heeft plaatsgevonden met de toenmalige wethouder. De gemeente heeft toen wel te kennen gegeven het bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadrespostbus6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475 538888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl 9
een sympathiek traject te vinden, maar er is geen harde toezegging door het college gedaan. Er is met name dringend verzocht om het boek af te ronden binnen het budget dat daarvoor stond. Voorts zou de gemeente dan handelen "naar bewind van zaken". Burgemeester M. de Boer deelt vervolgens mede dat de leden volkomen gelijk hebben met alle opmerkingen. Het verdient bepaald niet de schoonheidsprijs. Dit soort dingen moeten In de toekomst uiteraard voorkomen worden. De manier waarop onder verantwoordelijkheid van de gemeente met een commissie wordt gewerkt, is verleden tijd. Projectmatig werken betekent dat er een projectleider is, die de regie voert, die de probleemeigenaar is, op het moment dat er iets mis gaat. Wat er nu is gebeurd, is dat de ene partij naar de andere partij heeft gekeken. De burgemeester deelt mede dat zij zich hier verantwoordelijk voor voelt. De burgemeester merkt op dat zij hier nu wel mee 'zit', maar stelt niettemin voor dit voorstel door te leiden naar de gemeenteraad. Er moet een standpunt worden ingenomen omdat er door het college besloten is een "pas op de plaats" te maken. De burgemeester hoopt dat dit raadsbesluit positief zal uitvallen. Daarbij refereert zij aan het vele vrijwilligerswerk da gedaan is en nog zal worden uitgevoerd. De voorzitter merkt op dat er nog een vraag van de fractie Thevissen onbeantwoord is inzake het verzoek om het betreffende punt op te nemen in de actielijst. De burgemeester is van mening dat dit een' zwaktebod' is om nu achteraf de gemeente Wassenberg te vragen om een extra bijdrage. Wassenberg heeft vol vertrouwen meegedaan. Wel kan die suggestie gedaan worden maar dat blijft bij een inspanningsverplichting en de burgemeester kan hierover geen duidelijkheid en resultaat geven. Zij adviseert de commissie dit niet in de oordeelsvorming mee te nemen. De VVD adviseert het college zwaar om niet op de suggestie van de fractie Thevissen in te gaan. Het is met name naar de Duitse partner zeer ongepast, als men al 7.000,00 heeft bijgedragen, om dan nog naderhand om een paar boeken mét sponsorbedrag te vragen. Op voorhand zou Wassenberg al een aantal boeken geschonken moeten worden. Van zijde de fractie Praktische Politiek wordt gesteld dat het boek een ideaal middel zal zijn om de gemeente op het gebied van kunst en cultuur te promoten. De vraag is hoe men dat kan doen met een oplage van 200 exemplaren? Hoe worden andere mensen uitgenodigd om te sponsoren? Er is nergens een publicatie te zien of te lezen. De voorzitter deelt mede dat men zich kan melden bij de gemeente. Tenslotte wordt door de heer L. Bijl beeldmateriaal getoond. Onder anderen van de grote poster (deze wordt toegevoegd aan het boek), en diverse pagina's betreffende het boek. Toezegging(en): De heer L. Bijl heeft de toezegging gedaan dat de commissie Bewonerszaken schriftelijk zal worden geïnformeerd over de vraag op grond van welke regelgeving (welk voorschrift uit het Besluit Begroten en Verantwoorden) nog niet ontvangen subsidies, in boekhoudkundig opzicht, in de jaarrekeningen dienen te worden verantwoord C.q verwerkt (actiepunt 83, actiepuntenlijst commissie Bewonerszaken). Samenvatting: Het' beeld' dat blijft hangen na behandeling van dit agendapunt staat' bol ' van kritische en harde, noten ', Vanuit die positie redenerend is het evident dat er voor de gemeente en de gemeentelijke organisatie vele leer -en verbeterpunten zijn, zoals: goed projectleiderschap; regievoering en 10
gemeente roerdalen probleemeigenaarschap: ( hoe aan te sturen, eerder communiceren, hoe realiseer je de juiste balans? ) en monitoring kostenbeheersing. Advies commissie Bewonerszaken: 1. het voorstel wordt rijp geacht voor behandeling in de gemeenteraad; 2. ten aanzien van de inhoudelijke advisering onthouden de fracties Democraten Roerdalen, Fractie Thevissen, Praktische Politiek, de Jongerenlijst, Roerstreek Lokaal! en het CDA zich van advies. De VVD adviseert negatief. 3. geadviseerd wordt het voorstel als bespreekstuk te agenderen. 7. Begrotingswijziging implementatie Participatiewet Advies commissie Bewonerszaken: 1. het voorstel wordt rijp geacht voor behandeling in de gemeenteraad; 2. ten aanzien van de inhoudelijke advisering wordt door alle fracties positief geadviseerd; 3. geadviseerd wordt het voorstel als hamerstuk te agenderen. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter ca. 21.30 uur de vergadering. Aldus vastgesteld in de vergadering van 9 oktober 2013. bezoekadresschaapsweg20, 6077 CGSint Odiliënberg postadres Postbus6099, 6077 ZH Sint Odiliënberg telefoon 0475 538888 e-mail info@roerdalen.nl website www.roerdalen.nl 11