Profiel Informatie 27 augustus 2016 Opdrachtgever Gemeente Baarn Voor meer informatie over de functie Bianca van Winkel en Piet Roodenburg, adviseurs Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden
Inhoudsopgave 1 De situatie 3 2 De organisatie 5 3 De functie 6 4 De gewenste capaciteiten 7 5 De arbeidsvoorwaarden 8 6 De selectieprocedure 9 Informatie 2 van 9
1 De situatie De samenleving is de afgelopen jaren flink veranderd: inwoners zijn mondiger en ontplooien initiatieven op gebieden waar vroeger de overheid dominant actief was. Dat geldt ook voor Baarn. Dus worden ook andere eisen gesteld aan de gemeente. Dat vertaalt zich ook in andere vaardigheden die van de ambtenaren gewenst worden. Er is een toenemende behoefte bij inwoners, ondernemers en instellingen om met elkaar of met hulp van de gemeente tot oplossingen te komen voor vraagstukken. De gemeente wil nog meer dan nu gebeurt inspelen op die groeiende wensen in de samenleving en inwoners en bedrijven meer ruimte bieden. Ook verwachten inwoners een andere, meer faciliterende rol van de gemeente. De gemeente Baarn beweegt hierin mee en wil zorgen dat de organisatie snel en slagvaardig hierop kan inspelen. De gemeente Baarn wil middenin de samenleving staan en blijven staan. Op verzoek van het college is begin 2016 een analyse uitgevoerd om te zien in hoeverre de huidige organisatie de cultuur en structuur verder kan aanpassen aan de opgaven waar de gemeentelijke organisatie voor staat. Mede op basis daarvan is besloten de visie en waarden van de gemeente Baarn te actualiseren. Een nieuwe structuur moet de gemeente helpen bij het realiseren van de nieuwe visie en het uitdragen van de daarbij passende waarden. Daartoe wordt onder meer de managementstructuur aangepast. Visie Er is gezamenlijk, met input van medewerkers, een visie ontwikkeld die past bij de gemeentelijke organisatie en de opgaven waar zij voor staat. De volgende visie is ontstaan: Wij zijn een wendbare organisatie die samen met u werkt aan de toekomst van Baarn. We gaan voor optimale dienstverlening. Wij staan open voor ideeën, zijn nieuwsgierig en denken graag met onze inwoners mee en zoeken hen op. Daarin zijn we betrouwbaar, helder en oprecht. Om dit te realiseren, dagen we elkaar uit en werken samen, binnen én buiten de organisatie. We blijven ons ontwikkelen en leren van wat goed én fout gaat. Zo halen we met elkaar de juiste resultaten. Waarden Om een identiteit te ontwikkelen, passend bij de organisatievisie, is door medewekers gekeken welke waarden bij de visie van de gemeente horen. De waarden van de gemeente Baarn zijn: Samen-werken Elkaar, binnen en buiten de organisatie, opzoeken, verbindingen leggen, gezamenlijk ergens voor staan en het realiseren en eigen verantwoordelijkheid nemen. Klantgericht Wensen en/of behoeften van inwoners onderzoeken en hiernaar handelen. Flexibel Wendbaar zijn door proactief te handelen, mee te denken en mee te bewegen met de veranderende omgeving van de organisatie. Lef Durf om elkaar uit te dagen te willen excelleren, om het beste uit het team te halen en initiatieven te nemen. Transparant Onze dienstverlening aan de inwoners inzichtelijk, navolgbaar en duidelijk laten zijn, zodat hierdoor het vertrouwen van de inwoners in ons wordt versterkt. Betrouwbaar Doen wat we hebben afgesproken en daarin heel duidelijk en eerlijk zijn. Informatie 3 van 9
Structuur Net als de waarden draagt de structuur van de organisatie bij aan het bereiken van de visie van de gemeente Baarn. Het ingrijpen in de organisatiestructuur gaat de gemeente helpen bij het creëren en versterken van de gewenste cultuur en werkwijze. Het uitgangspunt is een duidelijke managementstructuur met heldere verantwoordelijkheden. Om de relatie tussen medewerkers en leidinggevende te versterken is ervoor gekozen om het aantal leidinggevenden met formele bevoegdheden te vergoten en de toplaag te verkleinen. De zes teams en een compacte concernstaf opereren direct onder de directie. De teammanagers krijgen ruimte om over organisatie brede ontwikkelingen advies uit te brengen aan de directie en het college. Zij denken mee over de strategie en maken de vertaalslag naar de implementatie en uitvoering. De teammanagers zijn echte people managers die aandacht hebben voor hun teamleden en het beste in de medewerkers naar boven halen. Door zelfsturing, eigen verantwoordelijkheid en inhoudelijke taakvolwassenheid bij de medewerkers te stimuleren, krijgen teammanagers ruimte om meer aandacht te besteden aan organisatie breed beleid. De nieuwe organisatievisie en structuurwijziging markeren het startpunt van een nieuwe fase voor de gemeente Baarn. Het uitgangspunt is dat de gemeente zich continu moet kunnen aanpassen aan de veranderende samenleving. De gemeente Baarn heeft een organisatie voor ogen die ruimte geeft aan initiatieven van inwoners, organisaties, ondernemers en medewerkers. Een organisatie die inspeelt op nieuwe behoeftes, die dingen mogelijk maakt en samenwerkt met anderen in een steeds wisselend netwerk. Een organisatie waarin transparant en efficiënt wordt samengewerkt en die ruimte geeft aan professionele ontwikkeling van medewerkers. Informatie 4 van 9
2 De organisatie Baarn is een gemeente van ongeveer 25.000 inwoners in het hart van het land. Op dit moment werken er ongeveer 130 medewerkers bij de gemeente Baarn. Veel taken zijn de afgelopen jaren meer op afstand gezet en daarover wordt nu regie gevoerd. In de nieuwe organisatie van de gemeente Baarn wordt de directie ondersteund door zes teammanagers. De teams worden aangestuurd door zes teammanagers die ieder integraal verantwoordelijk zijn voor één van de volgende teams: Intern Advies Dit team is verantwoordelijk voor alle interne advisering aan de overige teams, het management team en de directie. Informatie Dit team is verantwoordelijk voor de uitvoering van interne dienstverlening. Ontwikkeling Samenleving Dit team speelt in op tal van integrale ontwikkelvraagstukken vanuit de samenleving. Te denken valt aan wonen, transformatie in het sociaal domein, onderwijs, sport. Ontwikkeling Ruimte/Omgeving Dit team is verantwoordelijk voor de integrale ontwikkeling op ruimtelijk gebied vanuit de nieuwe omgevingswet, vergunningverlening en openbare orde en handhaving. Burgercontact Dit team richt zich op alle klantvragen en is het eerste gezicht voor de dienstverlening van Baarn. Beheer Ruimte/Omgeving Dit team richt zich op de uitvoeringstaken in de ruimtelijke omgeving. Elk team heeft zijn eigen taken, kleur en karakter, en opgaven. De teamindeling is gebaseerd op het meer bij elkaar brengen van vergelijkbare werkzaamheden. In onderstaande figuur wordt de nieuwe organisatiestructuur getoond. Dit is het organogram van de gemeente Baarn zoals deze er vanaf 1 januari 2017 uit ziet. Directie Concernstaf Intern advies Informatie Ontwikkeling samenleving Ontwikkeling Ruimte/Omgeving Burgercontact Beheer Ruimte/Omgeving P&O, JZ, Fin. Beleid, comm., info advies Secr., Fac. Zkn., Belast. & vastg., Info beheer, Fin. beheer Beleid Soc. domein, EZ, VHV, DH Planontw., VV, HH, OOV BZ, Loketten, Centr. Balie Planvoorbereiding en beheer Figuur: Organogram Baarn Na 1 januari 2017 Het team Informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de interne dienstverlening. De taken zijn ondersteunend aan de andere teams. Dit team omvat financieel- en informatiebeheer, belasting en geo-informatie en de secretariaten. Binnen het team staan informatie, gegevensbeheer en ondersteuning centraal. Het team is beheersmatig van aard. Informatie 5 van 9
3 De functie Informatie De gemeente Baarn is in beweging. Als teammanager zit je op een sleutelpositie binnen de veranderende organisatie. Je bent een rolmodel die invulling en sturing gaat geven aan de zes nieuwe kernwaarden. Dit zijn waarden die jou intrinsiek motiveren. Net als de andere teammanagers weet je wat er bij komt kijken om een organisatie te ontwikkelen en veranderingen te realiseren, en je hebt hier ook ideeën over. Je vindt het leuk om samen met je team teamdoelen vast te stellen en je weet ook hoe je dit moet aanpakken. Je bent een people manager die leidinggeeft aan de mensen en de processen van het team waar je integraal verantwoordelijk voor bent. Als teammanager stimuleer en begeleid je initiatieven en ontwikkelingen die aansluiten bij de veranderopgave. Je stuurt op, coördineert en bewaakt de kerntaken van het team. En vanzelfsprekend zorg je voor een slimme, moderne en efficiënte bedrijfsvoering. Als lid van het managementteam werk je samen met je collega s (andere teammanagers en directie) aan de ontwikkeling van centraal beleid voor de gehele organisatie. Je bent een sterke gespreks- en sparringpartner van de directie en bestuur en belangrijke externe stakeholders. Je bent in staat flexibel te opereren op verschillende inhoudelijke en bestuurlijke niveaus en in verschillende rollen. Door de omvang van de organisatie zit je dicht op het politieke bestuur én dicht op de inwoners van Baarn. Je krijgt de ruimte om mee te bouwen aan Baarn en tegelijkertijd krijg je de ruimte te experimenteren en jezelf te ontwikkelen. Onder jouw leiding zorgt het team Informatie dat interne processen goed lopen. Zo zorgt het team ervoor dat de informatievoorziening op orde is, agenda s van de bestuurders worden beheerd, dat de binnenkomende facturen worden betaald maar ook dat de belastingaanslagen worden verstuurd. Het is zeer belangrijk dat het team goed contact houdt met de andere teams binnen de organisatie maar ook, en wellicht juist vooral, met de inwoners, organisaties en ondernemers van Baarn. Elke teammanager krijgt de opdracht om samen met het team een ontwikkelplan op te stellen, gericht op het eigen team en op samenwerking binnen de organisatie en met externe partners. Overzicht kunnen behouden is hierbij van groot belang. Als teammanager heb je affiniteit met de onderwerpen die binnen het team Informatie spelen, diepgaande inhoudelijke kennis van het vakgebied is niet nodig. Van de teammanager Informatie wordt gevraagd dat hij/zij kennis heeft van bedijfsvoeringprocessen en de ontwikkelingen daarin, en goed gevoel heeft voor het optimaliseren van intere dienstverlening ten dienste van het primaire proces. Je focus ligt voornamelijk op het behalen van resultaten en het coachen en begeleiden van jouw teamleden. Zij zijn de vakspecialisten. Kort samengevat ben je als teamleider verantwoordelijk voor: Prestaties/ resultaten van het team Leveren van bijdragen aan prestaties/ resultaten andere teams Leveren van een bijdrage aan de totale opgave van de gehele organisatie Een adequate bedrijfsvoering Personele verantwoordelijkheid voor de medewerkers in het team Goed laten verlopen van de P&C cyclus Informatie 6 van 9
4 De gewenste capaciteiten De manager die wij zoeken wordt enthousiast van een organisatie waaraan gebouwd wordt. Samen zetten van de volgende stap in de verbouwing van het Huis van Baarn. Het werken aan organisatieontwikkeling en het formuleren van teamdoelen geven jou energie en je bezit de kennis en vaardigheden om deze doelen te realiseren. Je weet wat erbij komt kijken om veranderingen te realiseren, je kunt hierop anticiperen en je creëert draagvlak.. Daarnaast ben je jong van geest en leergierig. Als echte people manager vind jij het leuk om mensen in beweging te brengen, verbindingen te leggen en nieuwe paden in te slaan. Het lukt jou om medewerkers te stimuleren met meer lef te werken en je vervult hierin zelf een voorbeeldfunctie. Kortom, jij bent de cultuurdrager die de beoogde verandering van de gemeente uitstraalt en met de organisatie een nieuwe weg inslaat. Hiernaast: Heb je een relevante afgeronde academische opleiding. Ben je toe aan een volgende stap in jouw ontwikkeling en loopbaan, of zoek je een springplank die jouw carrière een boost geeft. Heb je affiniteit met het optimaliseren van interne dienstverlening en kennis van bedrijfsvoering processen en ontwikkelingen daarin. Heb je affiniteit met en kennis van veranderkunde, projectmanagement en moderne bedrijfsvoering. Ben je een betrokken people manager die medewerkers coacht en faciliteert in hun persoonlijke ontwikkeling en groei. Herken je jezelf in de kernwaarden van de gemeentelijke organisatie: samen-werken, klantgericht, flexibel, lef, transparant en betrouwbaar. Vind je het leuk om een rolmodel te zijn voor het uit- en overdragen van de nieuwe organisatiewaarden. Kun je leidinggeven aan een organisatieonderdeel dat overwegend beheersmatig en kort cyclisch van aard is. Word je enthousiast van veranderingen en ben je in staat een voorbeeldrol te vervullen in een veranderende organisatie. Ben je gemotiveerd om als een elkaar versterkend team samen met je collega s van het managementteam te bouwen aan een nieuwe organisatie. Kun je bestuurlijk adviseren en je communicatiestijl aan de situatie en je gesprekspartner aanpassen om de boodschap over te brengen. Is het van buiten naar binnen denken je tweede natuur, denk je in mogelijkheden en ben je nieuwsgierig, innovatief en transparant. Toon je lef en durf je buiten de gebaande paden te treden, en kun je anderen stimuleren dat ook te doen. Ben jij de cultuurbreker die ons helpt slagen te maken naar een nieuwe ambtelijke organisatie. Herken je jezelf in bovengenoemde punten en ben jij uit het juiste hout gesneden om mee te helpen de ambities en opgaven van de gemeente Baarn te realiseren? Dan ben jij wellicht de kandidaat die wij zoeken! NB Het is geen vereiste dat je eerder werkzaam bent geweest in een gemeentelijke context. Informatie 7 van 9
5 De arbeidsvoorwaarden Schaal 11, max 4.721,- bruto per maand (bij een 36-urige werkweek). Inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring; Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals opgenomen in het CAR-UWO; Pensioenregeling en een collectieve zorgverzekering; Uitgebreide opleidingsmogelijkheden; Individueel keuzebudget; Flexibiliteit in werkuren; Het betreft een fulltime functie voor 36 uur per week. Informatie 8 van 9
6 De selectieprocedure De selectie kent meerdere fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Geïnteresseerde kandidaten kunnen tot 11 september 2016 solliciteren op deze functie. Je kunt je interesse kenbaar maken via leeuwendaal.nl. De adviseur van Leeuwendaal voert voorselectiegesprekken in de periode 12 tot en met 30 september met kandidaten op locatie Den Haag. Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door de gemeente In week 41 voeren kandidaten gesprekken met de selectiecommissie. Een teamcasting voor de zes teammanagers maakt onderdeel uit van de procedure. Er wordt in kaart gebracht of de benodigde krachten in het team aanwezig zijn en of er mogelijk sprake is van een gap. Een selectieassessment maakt onderdeel uit van de procedure. Er wordt in kaart te gebracht of je ontwikkelpunten hebt en zo ja, welke. Voor het assessment is een hele dag gepland. In week 46 of 47 vindt een klikgesprek met de OR en de wethouder/portefeuillehouder plaats. Tenslotte worden referenties ingewonnen, een integriteitsonderzoek gedaan en vindt het arbeidsvoorwaarden gesprek plaats. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 december 2016. Informatie 9 van 9