Quick User Guide Termijnkwijtingen en herinneringen Inleiding Het gehomologeerde boekhoudpakket van BRIO is toegespitst op het specifieke beheer van de boekhouding van een verzekeringskantoor. Deze Quick User Guide behandelt de maandelijkse verwerking van de termijnborderellen. Met BRIO kunt u de termijnborderellen manueel of automatisch verwerken. Via de opvolging van aanmaningen kunt u de verzekeringsnemers die hun kwijting(en) niet binnen de voorziene termijn voldaan hebben een herinneringsbrief sturen. Korte inhoud 1. Algemene parameters 2 2. Termijnen 2 4. Aanmaningen 8 5. Handleidingen / Opleidingen 10 6. Oefenen met BRIO4YOU 11 Deze Quick User Guide is bestemd voor de gebruikers van het volgende BRIO4YOU-pakket: 1
1 Algemene parameters Via Boekhouding Extra Algemene Parameters kunt u parameters instellen zodat er een controle gebeurt indien er verschillen zijn ten opzichte van de oude kwijting en de nieuwe kwijting of het contract. 2 Termijnen Via het menu Boekhouding Ingave Termijnkwijtingen 2.1 Manueel termijnen ingeven Kies in het Wat doen voor Borderellen maken Kies de juiste maatschappij en producentnummer (indien een maatschappij meerdere producentnummers heeft) Kwijtingen aanmaken indien de aanvangsdatum gelijk is aan de vervaldatum van het contract = nieuwe contracten Klik op OK Het termijnborderel krijgt de toestand In te geven 2
Verschillende toestanden: In te geven Te controleren Nazien Berichten voorbereiden Te drukken Te boeken Termijnborderel aangemaakt en totale premie / commissie / Te verwachten commissie + bedragen per kwijtingen dienen nog ingebracht te worden Na het ingeven van alle bedragen gebeurt er een controle op verschillende niveaus Indien kwijting op termijnborderel niet overeenkomt met de status van het contract Inning makelaar als er vervaldagberichten voorbereid moeten worden Het afdrukken van de vervaldagberichten Termijnborderel boeken 1. Status In te geven Maatschappij totalen: totalen die vermeld staan op het papieren termijnborderel Totale premie: inning maatschappij Te verwachten commissie: inning makelaar Terugzending: Indien u een kwijting onmiddellijk BRB wenst te zetten Indien soort commissie op de termijnborderel verschilt van de papieren termijnborderel, kunt u een andere soort commissie kiezen. In het menu Wat doen kunt u: Een kwijting toevoegen Geef het polisnummer van het contract op en de kwijting wordt toegevoegd in het termijnborderel Totalen berekenen = Wordt automatisch in Reeds ingebrachte totalen berekend Laatste bedragen opladen = Vorige bedragen van de oude kwijtingen opladen In het menu Verrichtingen op de lijn kunt u: Kwijting schrappen Kwijting bedragen opladen van de vorige termijnkwijting Kwijting tonen Contract tonen Contract opzoeken: via deze weg kunt u nog een wijziging aanbrengen aan het contract Verzekeringsnemer tonen Na het ingeven van alle bedragen moet u nog Maatschappij totalen ingeven. Deze moeten overeenkomen met de reeds ingebrachte totalen. 3
2. Te controleren Zoals reeds werd vermeld, wordt er een controle gedaan tussen de kwijtingen van het termijnborderel en de contracten. Klik 1x op de lijn van het termijnborderel. U krijgt de boodschap dat de verwerking bezig is. Indien er afwijkingen worden gevonden, krijgt u de stap Nazien. Indien er geen verschillen zijn, komt het termijnborderel automatisch op de stap Berichten voorbereiden. Zijn alle kwijtingen inning maatschappij, dan wordt eveneens deze stap overgeslagen en komt u op de stap Te boeken terecht. 3. Nazien Nazien betekent dat er afwijkingen zijn tussen het termijnborderel en de contract(en) of de vorige kwjting. Klik 1x op de lijn om de informatie over de afwijkingen/fouten te verkrijgen. Soorten afwijkingen Soort commissie is niet correct Dit betekent dat in het termijnborderel een ander soort commissie voorkomt dan in het contract. Via het menu Verrichting op de lijn kunt u kiezen voor Contract wijzigen zodat u toch het contract kunt aanpassen. Indien een kwijting niet correct is, kunt u deze als BRB zetten en kiezen voor Terugzendingsreden. Totale Premie/commissie groter dan het toegelaten verschil Wat kunt u aan het contract aanpassen? Polisnummer / Polistype / Aanvangdatum /Vervaldag / Periodiciteit /Termijninningswijze 4
Contract bestaat niet Aanvaarden is onmogelijk in dit geval. De controle moet geannuleerd worden en u moet nakijken of het contract wel degelijk bestaat. Dit probleem komt voor bij een nieuwe zaak/nieuw project of wanneer het contract werkelijk niet bestaat in BRIO. Nadat het contract correct staat in BRIO dient u het termijnborderel te selecteren en via Verrichting op de lijn opnieuw kiezen voor Termijnborderel controleren. Dan enkel kan BRIO zien of het contract al dan niet bestaat. Aanvaarden Om de kwijting toch te kunnen boeken dient u Aanvaarden aan te vinken. Na de controle klikt u op Opslaan. 4. Berichten voorbereiden Klik 1x op het termijnborderel om de vervaldagberichten aan te maken. BRIO toont het volgende scherm: Klik op OK om de berichten aan te maken. Deze stap wordt niet uitgevoerd indien alle kwijtingen inning maatschappij zijn. 5. Berichten afdrukken Vervaldagberichten afdrukken Via deze stap kunt u de nodige vervaldagberichten afdrukken en eventueel een lijst verkrijgen van alle kwijtingen die u BRB hebt gezet. Klik 1x op de lijn om de verrichting te starten. U krijgt het overzicht van vervaldagberichten. Zo kunt u zien welke vervaldagberichten afgedrukt moeten worden. Deze handeling dient u per soort vervaldagbericht uit te voeren. 5
BRB afdrukken Klik 1x op de lijn BRB afdrukken. BRIO vraagt of u de BRB s wilt voorbereiden. Deze BRB s dienen via Opvolging BRB s verzenden/afdrukken verder behandeld te worden. Opmerking: Zolang het termijnborderel niet is doorgeboekt, kunt u de vervaldagberichten blijven afdrukken. 6. Te boeken Klik 1x op de lijn van het termijnborderel dat u wilt doorboeken. BRIO vraagt of u zeker het termijnborderel wenst door te boeken. Na deze laatste stap is het termijnborderel doorgeboekt. 2.2 Automatisch termijnen ingeven Alle stappen blijven hetzelfde, met als uitzondering dat u niet meer manueel de totale premie en commissie zult moeten invullen per kwijting. Deze kunt u opladen aan de hand van een uitwisselingskaart. U dient eerst via ASWeb Ontvangen berichten het termijnborderel op te laden. Het is heel belangrijk dat in de maatschappfiche de volgende gegevens correct zijn: FSMA-nummer Maatschappij uitwisselingscode Producent uitwisselingscode Anders is het niet mogelijk het termijnborderel in te lezen en dient u eerst de maatschappijfiche aan te passen. 1. Termijnborderel aanmaken Kies in het menu Wat doen voor Borderellen maken. U ziet links van de kolom Toestand twee rode pijltjes. Dit betekent dat BRIO automatisch een opgeladen termijnborderel die via ASWeb werd ingelezen, heeft gedetecteerd. Klik 1x op de lijn van het termijnborderel. U krijgt nu een termijnborderel met toestand Ingegeven/onvolledig. Dit betekent dat alle bedragen van de kwijtingen zijn opgeladen, maar dat u de totalen premie, commissie, te verwachten commissie nog dient in te geven als controle. 2.3 Niet ontvangen kwijtingen U krijgt het bericht dat niet alle kwijtingen zijn ingegeven. Bij het krijgen van deze boodschap kiest u voor ja. De contracten waar geen bedragen voor vermeld zijn, staan niet op het termijnborderel van de maatschappij maar deze contracten vervallen wel in uw portefeuille. Alle andere stappen zijn identiek zoals bij het manueel ingeven van een termijnborderel. 6
Opmerking: Als er kwijtingen niet ontvangen zijn, kunt u deze lijst afdrukken via stap 4: Berichten voorbereiden. (zie p.4) Nadien kunt u een controle uitvoeren om na te gaan waarom deze kwijtingen niet ontvangen werden. 3 Opmaak van vervaldagberichten 3.1 Opmaak vervaldagberichten De opmaak van de vervaldagberichten gebeurt via Boekhouding Extra Berichten en aanmaningen opmaak. Klik op Zoeken om alle bestaande vervaldagberichten in BRIO te verkrijgen. Deze vervaldagberichten kunnen aangepast worden. U kunt eveneens voor elk domein een apart vervaldagbericht aanmaken. Kies bij Wat doen voor Bericht/aanmaning maken. Klik op Opslaan en kies daarna voor Wijzigen. Het vervaldagbericht zal geopend worden. Deze brieven kunnen zoals standaardbrieven in BRIO aangepast worden. 7
3.2 Vervaldagberichten-commentaar Via Extra Definitie Vervaldagberichten In het menu Wat doen kunt u klikken op Commentaar aanmaken U kunt commentaar geven op verschillende niveaus, zoals voor één of alle maatschappijen. Deze commentaren zullen dan mee afgedrukt worden op de vervaldagberichten. 4 Aanmaningen 4.1 Opmaak van aanmaningen Via Extra Berichten en aanmaning opmaak. Zoals bij de vervaldagberichten termijn, kunt u ook per domein een aanmaningsbrief opstellen. 8
4.2 Voorbereiding één kwijting per bericht Via Opvolging Aanmaningen voorbereiden Eén kwijting U kunt op een aantal punten selecteren. Het ingeven van de vervaldatum voor één verzekeringsnemer of alle verzekeringsnemers. Er kan tevens rekening worden gehouden met de aanmaningscode. Er wordt een batchverwerking aangemaakt. Klik in het menu Wat doen op Overzicht actualiseren. Van zodra de batchverwerking op status Ongelezen staat, kunt u deze lijn aanklikken. Hier kunt u een selectie maken van welke vervallen kwijtingen u wenst aan te manen. Bij Wat doen kunt u de correcte brief kiezen als er verschillende soorten aanmaningsbrieven bestaan. Klik in het menu Wat doe n op Aanmaning maken. BRIO vraagt of u de aanmaningen wilt voorbereiden. 9
4.3 Voorbereiding meerdere kwijtingen per bericht Via Extra Aanmaningen voorbereiden Meervoudige kwijtingen Via Aanmaningen Meervoudige kwijtingen kunt u eveneens rekening houden met aantal inbegrepen verrichtingen! 4.4 Afdrukken Via Opvolging Aanmaningen afdrukken. Klik op Aanmaningen afdrukken in het menu Verrichting op de lijn om de aanmaningen af te drukken. Volg dezelfde stappen voor het afdrukken van meervoudige aanmaningen. 5 Handleidingen / Opleidingen Via de knop komt u terecht op de website BEN en vindt u alle documentatie van alle opleidingen. Via de website http://ben.portima.be kunt u de kalender opvragen van alle opleidingen die worden gegeven op onze verschillende locaties. 10
6 Oefenen met BRIO4YOU Wilt u uw opgedane BRIO4YOU-kennis in alle veiligeheid oefenen? Dat kan! U hebt namelijk toegang tot een oefenversie van BRIO via de website http://demo.brio.be. Profiteer hier dus van! De oefenversie van BRIO4YOU vindt u op: http://demo.brio.be. Onderaan links van deze versie staat duidelijk DEMO vermeld, zodat u zich niet kunt vergissen. Om in te loggen op de oefenversie van BRIO4YOU, gebruikt u de volgende gegevens: Werkt u met BRIO dan gebruikt u de volgende login: USER: USN10001 PASSWORD: demo *** 11