Klantenzone in BRIO4YOU

Transcriptie

1 Quick User Guide Klantenzone in BRIO4YOU Inleiding De klantenzone geeft u de mogelijkheid om uw klanten online, via uw website, toegang te verlenen tot hun contracten, risico-objecten en schadedossiers. Verder kunnen uw klanten op een eenvoudige manier met u communiceren via voorgedefinieerde formulieren. Deze formulieren komen automatisch in BRIO4YOU terecht waar u ze onmiddellijk kunt behandelen. Naast de gestructureerde formulieren kunnen de klanten ook vrije berichten sturen die eveneens in BRIO4YOU zelf terecht komen. Met de klantenzone kunt u als makelaar: De module configureren en instellen De aanvragen tot toegang behandelen De ontvangen vrije berichten behandelen De gegevens die via formulieren binnenkomen en integreren De klantenzone van uw klant bekijken zodat u kan zien wat uw klant ziet Korte inhoud 1 Configuratie BRIO4YOU 2 De werking van de klantenzone 2.1 Toegang klantenzone 2.2 Consultatie van de gegevens 2.3 Verwerking van de ontvangen formulieren 3 IBP catalogus 3.1 Toegang tot de IBP catalogus 3.2 Selectie van de maatschappij producten 4 Configuratie van de website IBP 4.1 Toegang tot de website IBP 4.2 Het dashbord van de website IBP Deze Quick User Guide is bestemd voor de gebruikers van volgende BRIO4YOU-pakketten: 1

2 1 Configuratie BRIO4YOU Om toegang te verlenen tot de gegevens van uw database, moet u de klantenzone in uw BRIO4YOU-pakket instellen. Dit gebeurt via het menu Klantenzone Om toegang te geven aan uw klanten hun klantgegevens, dient u over een website te beschikken. Hiervoor zijn er drie mogelijkheden: U beschikt niet over een internet website In dit geval, heeft u de mogelijkheid, als u lid bent van Brocom, om een toegang aan te vragen via de website of beroep doen op uw webmaster naar keuze. Indien u over uw eigen internet website beschikt In dit geval, dient u een knop toe te voegen op uw website, al dan niet door uw eigen webmaster om toegang te geven aan uw klanten voor de klantenzone. (URL: waar de XXXXX te vervangen is door uw office ID en Y te vervangen door de taal 1 voor Frans en 2 voor Nederlands) Indien u een IBP website heeft via In dit geval dient de toegang en configuratie te gebeuren via de website 2

3 - Algemene gegevens : hier bepaalt u welke gegevens op uw website zullen verschijnen. - Toegang : op dit tabblad bepaalt u de toegang tot schadegevallen. U kan daarnaast ook op individueel niveau, vanuit de fiche van verzekeringsnemer, bepalen tot welke gegevens u toegang wenst te verlenen. - Formulieren : hier bepaalt u welke formulieren uw klanten kunnen gebruiken. - Communicatie : hiermee geeft u uw klanten de mogelijkheid om vrije berichten te versturen. 2 Werking van de Klantenzone De toegang tot en de werking van de Klantenzone is opgesplitst in 3 stappen: de aanvraag tot toegang, het opsturen van formulieren en de verwerking van de ontvangen formulieren. 2.1 Toegang tot de klantenzone Iedere gebruiker van de klantenzone moet een specifieke toegangsprocedure volgen om toegang te krijgen tot zijn/ haar Klantenzone. De inschrijving verloopt in 5 stappen waarin de identiteit van de gebruiker gecontroleerd wordt. Deze 5 stappen dienen volledig afgehandeld te worden om de toegang van de klant tot zijn klantenzone te finaliseren. Opmerking: de link ter verificatie werkt slechts één keer. Wanneer de link geopend wordt maar niet gefinaliseerd, moet de klant zijn inschrijving opnieuw starten. Aanvaarding door de makelaar Wanneer een klant een aanvraag indient voor toegang tot zijn gegevens, dient u die aanvraag te aanvaarden via het menu «Klantenzone / Aanvragen». 3

4 U hebt dan toegang tot een algemene inbox waar alle aanvragen toekomen van de gebruikers van de klantenzone. Elke lijn staat voor een aparte aanvraag. Een aanvraag kent 3 statussen: de aanvraag is noch behandeld, noch geopend de aanvraag is reeds geopend en wordt behandeld de aanvraag is behandeld Bij de opening van een aanvraag tot toegang tot de klantenzone, opent BRIO4YOU een zoekscherm voor betrokkenen. Tip: Bij deze zoekopdracht wordt het veld automatisch door BRIO4YOU ingevuld. Als in de verzekeringsnemerfiche geen is ingevuld, zal de zoekopdracht geen resultaat opleveren. U moet dan het adres verwijderen om de klant terug te vinden. 4

5 Wanneer uw klant gevonden is, geeft BRIO4YOU dit scherm: Gegevens die niet identiek zijn in de aanvraag van de klant en uw database, worden aangegeven met een rood uitroepteken. Opgelet: het opslaan van de aanvraag tot toegang, wijzigt de gegevens niet in uw database. 2.2 Gegevens opvragen door de klant Nadat de klant inlogt in de klantenzone, heeft hij/zij toegang tot zijn/haar persoonlijke gegevens. 5

6 Van hieruit kan hij/zij : 1. Een vrij bericht versturen 2. Een formulier opsturen 3. Contracten, schadegevallen en risico-objecten raadplegen 4. De status van de aanvragen raadplegen 2.3 Verwerking van de ontvangen formulieren in BRIO4YOU Vrije berichten Bij het verwerken van een vrij bericht, heeft u de mogelijkheid om uw klant te beantwoorden via de klantenzone mits al dan niet het aanmaken van een agendamelding, die gelinkt is aan de juiste context Adreswijziging Bij het openen van een formulier ter adreswijziging, geeft BRIO4YOU u de mogelijkheid om deze adreswijziging door te voeren in uw database en door te sturen naar de maatschappij. 6

7 2.3.3 Een familelid toevoegen Bij het openen van het formulier, geeft BRIO4YOU u de mogelijkheid om het nieuwe familielid op te zoeken in uw database en toe te voegen als deze nog niet bestaat. Bij het opslaan van de relatie, deelt BRIO4YOU mee dat deze betrokkene zal toegevoegd worden aan de groep familie. 7

8 3 De IBP-catalogus Portima heeft een virtuele catalogus ontworpen. Hier stelt elke maatschappij documenten ter beschikking betreffende haar producten. Het doel is om u toe te laten om documenten die u interesse wekken op uw site te laten verschijnen. De catalogus wordt regelmatig door de maatschappîjen geüpdated, zodat de beschikbare documenten steeds actueel zijn. 3.1 Toegang tot de catalogus Vanuit BRIO4YOU kunt u rechtsreeks de catalogus openen via het menu Klantenzone/Configuratie, en vervolgens het menu Wat doen. U dient zich dan te registereren of aan te melden met uw login-gegevens. Via het tabblad Makelaar krijgt u een overzicht van alle beschikbare documenten. 8

9 3.2 Keuze van de producten van de maatschappij In dit scherm vindt u 4 zones : 1. Deze knoppen bepalen het type overzicht dat u krijgt. U hebt de keuze tussen standaard (visueel) en geavanceerd (lijst) 2. Hier kunt u filters gebruiken die de weergave van beschikbare producten beïnvloedt. 3. De zone broker key bevat een unieke code die u dient te kopiëren in uw BRIO4YOU-pakket (zie verder) en in het dashboard van uw IBP-site. 4. Hier vindt u de verschillende producten van de maatschappijen waaruit u kunt kiezen. Update van uw website : Als u een Brocom site hebt, wordt uw site automatisch geüpdatet met de gekozen documenten. Als u een webdevelopper hebt voor uw eigen site, volstaat het hem/haar de gekozen documenten te versturen met de knop. 9

10 4 Configuratie van de website IBP Om toegang te geven aan uw klanten hun klantgegevens dient u over een website te beschikken. Hiervoor zijn er drie mogelijkheden: 4.1 Toegang IBP website Om toegang te krijgen tot de Brocom «hoge snelheidsportal (HSP)», begeeft u zich naar de makelaarszone door tweemaal te klikken op Toegang voor makelaars. In deze makelaarszone van de website vindt u midden op de pagina een link om de «HSP Brocom» te openen. 10

11 U dient zich dan in te loggen met uw persoonlijke gegevens (FSMA-nummer, paswoord) Tip : Paswoord vergeten? Contacteer dan Brocom. Wanneer u ingelogd bent, kunt u naar uw IBP-site door de knop «Klik hier om uw IBP-site te ontdekken» aan te klikken. Bij de eerste connectie krijgt u een korte samenvatting over IBP. U kan rechtsreeks naar uw dashboard via de knop 4.2 Dashboard IBP-site Om uw IBP-site operationeel te maken, moet u het dashboard vervolledigen. Het dashboard bestaat uit 3 delen. De verplichte velden worden aangegeven met een * Kantoorgegevens Vul de velden aan met de gegevens van uw kantoor 11

12 Personaliseren van de Website In dit deel van het dashboard vindt u verschillende mogelijkheden om uw website te personaliseren. Taalopties: bepaalt de taal van uw site. Meerdere taalkeuzes zijn mogelijk. Link naar klantenportefeuille: hier vult u de link in die toegang verleent aan de klantenzone (wanneer u 2 talen gekozen hebt, moet u ook 2 links invullen, één per taal) Tip: de link is steeds waar de XXXXX te vervangen is door uw office ID en Y te vervangen door de taal ( 1 voor Frans, 2 voor Nederlands) Broker Key (Secure GUID): in dit veld vult u een code in die gegenereerd wordt door de IBP catalogus (zie verder). Keuze van de domeinnaam Hier geeft u uw keuze aan in functie van uw situatie door een van de mogelijkheden in de lijst aan te vinken. Als u uw site niet wenst te verbinden aan een domeinnaam, kunt u deze bekijken door volgende link te gebruiken: (XXXXXX is te vervangen door uw FSMA-nummer) Als u reeds een domeinnaam hebt of wilt registrereren, kan dit via de twee onderstaande links. *** 12