Handleiding Verwerken Retourinformatie afkomstig van de website van Vecozo (versie 2009-10, OmniHisScipio 1.912 e.v.) Retourinformatie via de website van Vecozo Wanneer declaraties zijn ingediend bij de zorverzekeraars kan het gebeuren dat een declaratie niet volledig wordt vergoed. De zorgverzekeraar kan dit op verschillende manieren communiceren: Per post: Er wordt een brief gestuurd met in de bijlage een lijst van verrichtingen die niet voor vergoeding in aanmerking komen + de reden daarvan. Via Vecozo: De retourinformatie kan als pdf en/of als HA305-bestand worden verkregen. Een pdf is een leesbaar document, te vergelijken met hetgeen over de post wordt gezonden. HA305 is een bericht volgens een afgesproken standaard. Het is het antwoord op HA304, het formaat waarin de declaraties aan de zorgverzekeraars worden aangeboden. NB: Raadpleeg bij vragen met betrekking tot de Vecozosite de helpdesk van Vecozo! Notificatie via Vecozo Wanneer zorgverzekeraars hun afwijzingen uitsluitend via de Vecozosite communiceren moet u zelf actie ondernemen om de correcties te achterhalen. Wanneer bij het indienen van de declaraties op de Vecozosite een vinkje wordt gezet bij Notificatie dan ontvangt u van iedere verwerking van een declaratie een email. Tip: Ken in uw emailprogramma een aparte map toe aan emails afkomstig van Vecozo. Wanneer een declaratie volledig is toegewezen is het niet nodig om naar de afhandeling van deze declaratie te gaan kijken. Immers: Het volledige bedrag zal worden uitgekeerd. Voorbeeld van een email met betrekking tot een volledig toegewezen declaratie: Verwerken Retourinformatie - 1 -
Als er een email wordt ontvangen met daarin de mededeling dat de Nieuw status 'Afgehandeld' is dan kan dit betekenen dat niet het volledige bedrag zal worden uitgekeerd: In een dergelijk geval is het raadzaam om de retourinformatie te bekijken. Dit kan door te klikken op het onderstreepte ID-nummer in de email. Er zal worden gevraagd om in te loggen op de Vecozosite. NB: Raadpleeg bij vragen met betrekking tot de Vecozosite de helpdesk van Vecozo! Verwerken Retourinformatie - 2 -
Declaratie opzoeken op de Vecozosite Het is ook mogelijk om een declaratie via het Omnis-declaratienummer op te zoeken op de Vecozosite. Dit is bijvoorbeeld nodig als bij het indienen van de declaraties de vink in het vakje notificatie niet is geplaatst. Dit gaat als volgt: 1. Log in op de Vecozosite en klik links op Direct naar: en kies voor Declaraties Zoeken 2. Vul een periode in en het declaratienummer van een declaratie die bijvoorbeeld niet (volledig) is vergoed. 3. Klik op Zoek. Er verschijnt een lijst met declaraties die aan de zoekopdracht voldoen. In dit geval is dat er natuurlijk slechts één: 4. Klik op het ID-nummer. 5. De gegevens van deze declaratie verschijnen: Verwerken Retourinformatie - 3 -
NB: Raadpleeg bij vragen met betrekking tot de Vecozosite de helpdesk van Vecozo! Retourinformatie downloaden Onderin het scherm is te zien dat er retourinformatie beschikbaar is. Omdat een pdf-file direct leesbaar is verdient den dergelijk bericht de voorkeur. 1. Klik op het symbool van de diskette voor de PDF-file om het bestand op de computer op te slaan. Afhankelijk van de instellingen van uw computer kan dit zijn op het bureaublad of bijvoorbeeld in de downloadmap. Raadpleeg evt. uw systeembeheerder als de gedownloade bestanden niet zijn terug te vinden. Tip: U kunt ook zoeken naar een bestand met bovenstaande naam. Dan is ook direct te zien op welke plaats de gedownloade bestanden worden opgeslagen. Een voorbeeld van een pdf-bestand is hieronder te zien. Dergelijk afdrukken worden door sommige zorgverzekeraars ook nog per post verzonden. In dat geval is het niet nodig om Vecozo te raadplegen. Verwerken Retourinformatie - 4 -
Soms wordt echter alleen retourinformatie als ZIP-bestand geleverd: 2. Klik op het symbool van de diskette computer op te slaan: 3. Een volgende melding kan verschijnen. Dit is echter afhankelijk van de instellingen op de computer en het gebruikte Operating System: Verwerken Retourinformatie voor het Zip-bestand om dit bestand op de -5-
4. Pak het 'Zip' bestand uit. Raadpleeg zo nodig uw systeem beheerder als dit op problemen stuit. Het betreft een bestand volgens het HA305 formaat. Deze bestanden zijn welliswaar te openen met een tekstverwerker, maar zijn dan niet echt goed leesbaar: Een dergelijk bestand kan in OmniHisScipio leesbaar worden vertaald. NB: Raadpleeg bij vragen met betrekking tot de Vecozosite de helpdesk van Vecozo! Verwerken Retourinformatie - 6 -
Inlezen van een HA305-bestand in OmniHisScipio 1. Klik op het menu OmniHisScipio en kies voor Financiën 2. Klik op het tabblad Declareren 3. Kies voor de onderste knop 4. Selecteer het gedownloade bestand. 5. Het volgende scherm verschijnt: 6. Via de knop Print selectie (links onderin) kunnen de gewenste regels worden uitgeprint. 7. De correcties kunnen vervolgens worden aangebracht via tab 3 Maak correcties op HA304. Inlezen van een HA305-bestand in OmniHisStudio 1. Klik op het menu Patiënt-administratie en kies voor Rapporten financ. 2. Klik op het menu Rapporten en kies voor Lees HA305 3. Selecteer het HA305 bestand. Het volgende scherm verschijnt: Verwerken Retourinformatie - 7 -
4. Via de knop Print selectie (links onderin) kunnen de gewenste regels worden uitgeprint. 5, De correctie kunnen vervolgens worden aangebracht via het Uitboeken HA304 te bereiken via het menu Boekingen onder het hoofdmenu Financiële administratie Geen informatie beschikbaar via HA305 Soms verschijnt na het selecteren van een HA305-bestand een leeg scherm, terwijl in het bovenste/witte gedeelte wel informatie te lezen is: Dit betekent dat er geen retourinformatie beschikbaar is, omdat de gehele declaratie is toegewezen. Dit is ook te herkennen aan de file zelf: Er komen geen namen voor in dit bestand en op de onderste regel zijn beide bedragen gelijk. Verwerken Retourinformatie - 8 -