Handleiding Vergaderkamer Auteur: Marketing Datum: 01-10-2014 Versie: 2.0 Aantal bladen: 10 Nummer: 1008
2 P a g i n a Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Operator toegang... 3 3. Aanmaken vergaderkamer... 4 3.1 Configuratie vergaderkamer... 4 3.2 Aankondigen nieuwe deelnemer vergaderkamer... 5 3.3 Telefonische uitnodiging vergaderkamer... 5 4. Nummers koppelen aan vergaderkamer... 6 4.1 Koppelen nummer... 6 4.2 Ontkoppelen van een nummer... 7 5. Deelnemer uitnodigen vanuit de vergaderkamer... 8 6. Vergaderkamer bezetting... 9 7. Vergaderkamer deactiveren... 10
3 P a g i n a 1. Inleiding Operator biedt u de mogelijkheid om gebruik te maken van een vergaderkamer op het IP Oneplatform. Doordat deze vergaderkamer in de cloud is geplaatst heeft deze geen invloed op de aanwezige bandbreedte op klantlocatie, en kunnen er nagenoeg oneindig aantal deelnemers deelnemen aan de telefonische vergadering. 2. Operator toegang De optie Vergaderkamer vindt u door, via uw browser, in te loggen op onze operatorsite. Via deze Webtool zijn al onze diensten te beheren. U kunt deze site vinden door naar http://operator.ipone.nl te gaan, of gebruik te maken van uw eigen domein. U wordt dan gevraagd een gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen. Deze heeft u, als het goed is, ontvangen toen uw account is aangemaakt. Stuur een e-mail naar support@ipone.nl, indien u deze niet in uw bezit heeft. Wij regelen dit dan alsnog voor u.
4 P a g i n a 3. Aanmaken vergaderkamer Als u bent ingelogd, selecteert u de klant waarvoor u de vergaderkamer wilt activeren. Vervolgens kiest u rechts boven in het menu Ordering de optie Vergaderkamer. Voordat u gebruik kunt maken van de vergaderkamer, moet deze eerst worden geactiveerd. 3.1 Configuratie vergaderkamer U activeert de vergaderkamer rechtsboven in het menu Ordering de optie vergaderkamer te selecteren. Na het selecteren van de vergaderkamer zal het volgende figuur openen: Betreffende klant: De vergaderkamer zal worden geactiveerd onder het hier ingevulde account. Max. deelnemers: Geef hier het maximaal aantal deelnemers aan deze vergaderkamer op. Taal: selecteer hier de taal van de vergaderkamer. Naam: geef hier de vergaderkamer een naam. Gespreksleider pin: geef hier de pincode voor de beheerder van de vergaderkamer op. Deelnemer pin: geef hier de pincode op voor de deelnemers van deze vergaderkamer. Activeer conference room: Met deze optie kunt u de vergaderkamer activeren.
5 P a g i n a 3.2 Aankondigen nieuwe deelnemer vergaderkamer U kunt er voor kiezen om een deelnemer zijn naam te laten inspreken bij het deelnemen aan een telefonische vergadering. Deze ingesproken naam zal dan worden gebruikt om de deelnemer aan te kondigen bij de andere deelnemers. Als u gebruik wilt maken van deze optie om de naam van een deelnemer aan te kondigen dan kiest u voor de optie ja in het onderstaande figuur: 3.3 Telefonische uitnodiging vergaderkamer U kunt vanuit de vergaderkamer mensen uitnodigen om deel te nemen aan een telefonische vergadering. Het systeem zal dan het ingevoerde telefoonnummer gaan bellen en speelt een standaard boodschap af met daarin een opgenomen geluidsbestand van de afzender. U kunt via de onderstaande optie dit geluidsbestand uploaden. Na het ingeven van de gewenste instellingen drukt u op de knop opslaan. Hierna zal onder de gekozen klant het menu Vergaderkamers worden geactiveerd. U vindt een overzicht van alle aangemaakte vergaderkamers onder een klant, door links in het klantmenu op de menu optie vergaderkamers te klikken. 3.4 Verwijderen / aanpassen vergaderkamer Om de gegevens van een vergaderkamer aan te passen of te verwijderen kunt u de knoppen wijzig of verwijder achter de vergaderkamer klikken. Zie onderstaand figuur: U kunt de gegevens ook wijzigen vanuit de vergaderkamer zelf. Als u op de naam van de vergaderkamer klikt, komt u in de vergaderkamer. U kunt hier onder de acties knop ook de instellingen van de vergaderkamer wijzigen door te kiezen voor de optie vergaderkamer wijzigen.
6 P a g i n a 4. Nummers koppelen aan vergaderkamer Nadat u de vergaderkamer heeft aangemaakt kunt u hier één of meerdere telefoonnummers aan koppelen. Selecteer links in het klantmenu de optie Vergaderkamers. Klik vervolgens op de naam van de vergaderkamer om een nummer toe te voegen aan deze vergaderkamer. Let op: u dient minimaal 1 nummer aan de vergaderkamer te koppelen om deze te kunnen gebruiken. 4.1 Koppelen nummer Om een nummer te koppelen, selecteert u het tabblad gekoppelde nummers en kiest u onder de acties knop rechtsboven de optie nummer koppelen. Kies vervolgens een nummer om te koppelen aan deze vergaderkamer. Koppel het gekozen nummer door op de knop Opslaan te drukken.
7 P a g i n a 4.2 Ontkoppelen van een nummer Om een nummer te ontkoppelen van de vergaderkamer gaat u naar het tabblad Gekoppelde nummers. U kunt vervolgens het nummer van de vergaderkamer loskoppelen door te drukken op de knop Ontkoppel achter het telefoonnummer welke u wilt ontkoppelen.
8 P a g i n a 5. Deelnemer uitnodigen vanuit de vergaderkamer U kunt vanuit de vergaderkamer (online in operator) personen uitnodigen om deel te nemen aan een telefonische vergadering. U dient hiervoor dan wel een audiofile te hebben geüpload, zie hiervoor paragraaf 3.3. U kunt de deelnemers uitnodigen door onder de acties knop te kiezen voor de optie deelnemer uitnodigen. Als u deze optie heeft gekozen zal er een soortgelijk onderstaand figuur openen: Telefoonnummer: voer hier het telefoonnummer in van de deelnemer die moet worden gebeld. Taal: selecteer hier de taal waarin de keuzeopties van het menu moeten worden gegeven. Als u op de knop opslaan klikt, zal de deelnemer direct worden opgebeld en een uitnodiging krijgen om deel te nemen aan de telefonische vergadering.
9 P a g i n a 6. Vergaderkamer bezetting U kunt live in operator zien wie er allemaal in de vergaderkamer aanwezig zijn. U vindt dit overzicht in de virtuele vergaderkamer (in dit voorbeeld Sales) en dan het tabblad Bezetting. Zie onderstaand figuur: Als er één of meerdere deelnemers in de vergaderkamer aanwezig zijn dan ziet u deze deelnemers in het overzicht verschijnen. Microfoon dempen: u kunt met deze knop de microfoon dempen en de audio van de deelnemers dempen. Verwijderen: u kunt met de knop verwijderen de deelnemer uit de vergaderkamer verwijderen.
10 P a g i n a 7. Vergaderkamer deactiveren Als u een vergaderkamer niet gebruikt, kan het handig zijn om deze tijdelijk te deactiveren. Na het deactiveren kunt u de vergaderkamer op dezelfde wijze weer activeren. Als de vergaderkamer is geactiveerd, dan kunt u deze deactiveren door onder de Acties knop te kiezen voor de optie Vergaderkamer deactiveren. Zie hiervoor onderstaand figuur: