OPLEIDING Communicatie voor organisaties voor personen met een beperking Peer, 3 juni 2016
Programma van vandaag Namiddagsessie Instrumentarium (deel 2) : aan de slag
Redactionele bijdragen in de pers Positieve redactionele bijdragen Aanbod > vraag Moeilijke opdracht
Redactionele bijdragen in de pers Goedkoop en effectief Waarheidsgetrouw Dichtbij Niet in de hand
Nieuwswaarde Prominenten Drama Verband Onverwacht en onvoorspelbaar Negatieve kwestie Leefwereld van lezer/kijker/luisteraar Interessant voor grote groepen Trendy Man bijt hond Spektakel en sensatie BV s Human interest Rubrieken Op aanbeveling
Slecht nieuws? Meer aan bod Weinig belang bij Inschatten
Persconferentie of persoonlijke contacten Mogelijks veel vliegen in één klap Onderlinge verstandhouding en diepgang
Persbericht Alle nodige informatie, zonder franjes Klaar voor publicatie 1 persbericht = 1 onderwerp Praktische info 1 pagina
Persbericht Logo of briefhoofd Persmededeling of Persbericht Datum Duidelijke titel Sterke openingszin 5 W s en H Geen jargon en korte zinnen Tussentitels E-mail
Persconferentie Voor pers Op locatie Persmappen: vooraf Twee tot drie goede sprekers Informele contacten
Websites Pull-media Zoekmachines Must Opgelet voor amateurisme Identiteit en gewenste identiteit
Websites Frequente fouten: Onduidelijke structuur Oubollige vormgeving Gedateerd nieuws Weinig of slechte foto s Niet afgestemd op doelgroepen Lange en irrelevante teksten
Websites 7 tips: 1. Plaats bezoeker centraal. 2. Kies gepaste toon en stijl. 3. Werk met verhalen. 4. Gebruik echte foto s. 5. Geef informatie op maat. 6. Verwerk kernwaarden en visie. 7. Hou het eenvoudig.
Websites Oubollige vormgeving Geen (zichtbare) updates/nieuwtjes Geen foto s Geen verhalen Kernwaarden, visie, persoonlijkheid,?
Websites Authentieke foto's Korte en eenvoudige teksten Geen verhalen Doelgroep niet altijd centraal
Websites Duidelijke structuur Integratie Twitter Authentieke foto's Verhalen (maar niet echt geïntegreerd) Tekst vrij breed (leesbaarheid)
Websites Authentieke foto's Korte teksten Beperkt verhalen (medewerker vertelt) Nieuws beetje begraven Veelgestelde vragen (actueel houden)
Websites Vrij aanbodgericht Homepage wat lang Authentieke foto's Geen verhalen Nieuwtjes
Websites Aanbodgericht Geen foto's (behalve in fototheek, maar niet actueel) Geen verhalen of getuigenissen Missie: streven naar hartelijke en blije sfeer
Websites Duidelijke, eenvoudige structuur Authentieke foto's Korte en heldere teksten Getuigenissen (maar mag prominenter)
Websites Beetje verouderde vormgeving Authentieke foto's, maar prominenter te gebruiken (vb. startpagina) Teksten weinig concreet Geen verhalen Aanbodgericht
Websites Heel duidelijke, eenvoudige structuur Doelgroepgericht Authentieke foto's en filmpjes Korte teksten Geen verhalen / getuigenissen
Websites Duidelijke, eenvoudige structuur Authentieke foto s Getuigenissen van ouders hier en daar Afgestemd op doelgroepen Bezoeker staat centraal
Websites Duidelijke, eenvoudige structuur Authentieke foto s Afgestemd op doelgroepen Open verhalen van vrijwilliger, medewerker, ouder, cliënt Bezoeker staat centraal
Websites Handig antwoord op privacy issues
Tijdschrift in eigen beheer Extern en/of intern Middelen kwaliteit Periodiciteit
Tijdschrift in eigen beheer + Voordelen Nadelen Eigen keuzes Productietijd Eigen beheer Financieel Grotere betrokkenheid Leesbaarheid Bijhouden Vormgeving
Tijdschrift in eigen beheer 3 tips: 1. Betaalbare kwaliteit 2. Durf kiezen 3. In the mix
Tijdschrift in eigen beheer Enkel tekst Oubollige vormgeving
Tijdschrift in eigen beheer Enkel tekst Oubollige vormgeving Authentieke verhalen, bewoners aan het woord
Tijdschrift in eigen beheer
Tijdschrift in eigen beheer Echte foto s Zorgvragers in beeld en aan het woord
Tijdschrift in eigen beheer Authentieke foto s Verhalen, quotes Overzichtelijk
Tijdschrift in eigen beheer Authentieke foto s Verhalen, quotes Deel voor cliënten
Tijdschrift in eigen beheer Ter Heide Authentieke verhalen Authentieke foto's Bewoners, familie en personeel aan het woord
Tijdschrift in eigen beheer Tevona Authentieke verhalen Bewoners aan het woord Citaten Veel variëteit
Tijdschrift in eigen beheer Sint-Elisabeth Authentieke verhalen Authentieke foto's Bewoners en personeel aan het woord
Tijdschrift in eigen beheer KIDS Authentieke verhalen Authentieke foto's
Visie Missie SWOT-analyse Waarden Strategische doelstellingen Operationele doelstellingen Communicatieplan
Oefening
Maatschappelijke evoluties en ontwikkelingen in communicatie Arbeidsorganisatie Mondiger zijn Autonomie Empowerment Inspraak en betrokkenheid Voorkeur voor open, transparante communicatie Minder hiërarchie Meer zelfsturing Negatieve stress bestrijden
Doelstellingen interne communicatie Goede werking van organisatie garanderen Primaire (zorg) en secundaire (ondersteunende) processen vlot laten verlopen Waardering en motivatie Tevreden cliënten doelgroepen Ambassadeurschap in externe communicatie Onderbenut conversatiepotentieel
strategisch inzetten Bron: Zorgcommunicatie.be, 2015 (2), p. 7
Soorten interne communicatie 1. Taakgericht 2. Personeelsinformatie 3. Beleidsinformatie 4. Motiverende informatie
Soorten interne communicatie 1. Taakgericht 2. Personeelsinformatie 3. Beleidsinformatie 4. Motiverende informatie
Soorten interne communicatie 1. Taakgericht 2. Personeelsinformatie 3. Beleidsinformatie 4. Motiverende informatie
Soorten interne communicatie 1. Taakgericht 2. Personeelsinformatie 3. Beleidsinformatie 4. Motiverende informatie
Lijncommunicatie: waar loopt het vaak mis? Te veel nadruk op hiërarchische lijn Te sterk top-down gericht Gebrekkige bottom-up terugkoppeling Veronderstellingen en verwachtingen Communicatieve vaardigheden Gebrek aan sturing Bron: Zorgcommunicatie.be, 2016 (3), p. 6
Parallelle communicatie als deel van de oplossing? Intranet, nieuwsbrieven, personeelsblad, Eigen leven Leidinggevenden voelen geen steun Short cut
Spelers in de interne communicatie Het woord doelgroep suggereert een zekere mate van passiviteit, terwijl spelers een bedoeling hebben en actief bewegen. Hoewel voor de inhoud van hun werk mensen meestal houvast hebben aan een functieomschrijving of aan voorbeelden in hun omgeving, is dat voor hun rol in interne communicatie vaak erg onduidelijk. Verwachtingen over en weer zijn er wel. Managers vinden dat medewerkers zelf (ook) moeten zorgen dat ze geïnformeerd zijn over ontwikkelingen binnen de organisatie en verwachten dat ze informatie halen. Medewerkers vinden dan weer dat ze daar hun managers voor hebben. De top verwacht dat managers de (hun) strategie van de organisatie overtuigend uitdragen en managers verwachten van hun directie dat ze inspirerend richting geven. Projectmanagers veronderstellen dat lijnmanagers over hun project wel actief naar het eigen team communiceren, et cetera. Bron: Ilse van Ravenstein en Guus Kok, IC in 3D in een breed organisatieperspectief, 2014
Spelers in de interne communicatie Visie uitdragen Visie vertalen Signaleren problemen Onder-steunen Kennis delen Taak-informatie Enz. Directie Stafmedewerker Leidinggevende Projectleider Medewerker Vrijwilligers Raad v. bestuur
Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning 1. Opleiding, coaching, advies 2. Communicatiemiddelen (intranet, personeelsblad, e-mail, overlegmomenten ) 3. Ondersteunende instrumenten (powerpointpresentaties, checklist, samenvattingen )
Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning Alle rollen Alle verantwoordelijkheden Alle verwachtingen Alle ondersteuningsnoden Instrumenten Mondeling Schriftelijk Online
Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning Aandachtspunten: Ruimte voor conversatie Efficiënte en effectieve mix Complementariteit Geïntegreerde communicatie
Verantwoordelijkheid vergt ondersteuning Formule (contentplan) per instrument: Waarvoor wordt het gebruikt? Wie is verantwoordelijk? Wie mag/moet input leveren? Wie werkt uit? Welke soort informatie past (niet)? Wat is het concept? Wat zijn de praktische afspraken? Hoe is de verhouding van dit medium tot de andere media?
Groot- en kleinschalig Onvoorspelbaar Voorbereiding = mogelijk en nodig
De ene crisis is de andere niet Product gerelateerd Rampen en ongelukken Criminele aanleiding Servicecrisis Milieu- en vergunningscrisis Sociale crisis Persoonsgebonden crisis Promotiecrisis Imagocrisis Geruchten Politiek en religie gerelateerd Financiële crisis
De ene crisis is de andere niet Katalysatoren Media Geruchten Actiegroep of intern protest
De ene crisis is de andere niet Hefbomen Waarden Economische conjunctuur Crisis = (feit x katalysator) x hefboom
Risicoanalyse gevoeligheid voor een crisis 1. Bekendheid 2. Sectorimago 3. Belofte 4. Beeld 5. Marktnabijheid 6. Voorgeschiedenis
Wat maakt crisiscommunicatie bijzonder? Onverwacht Onduidelijkheid Tijdsdruk Domino van gebeurtenissen Externe vraag naar informatie Paniek (intern en extern) Korte termijn Gebrek aan informatie organisatie tijd eensgezindheid
Wat maakt crisiscommunicatie bijzonder? crisismanagement Informeren, juist en volledig Escalatie en gevolgen beperken Termijn
Reputatie op het spel Identiteit en imago communicatie Toelichting geven, verantwoording afleggen en herinneren aan sterktes
Reputatie op het spel Kans voor profilering Creatieve destructie
Voorbereiding = sleutel 4 gebieden 1. Logistiek 2. Inhoud 3. Public relations 4. Oefening
Voorbereiding = sleutel plan Crisismanagementteam Intern en extern Woordvoerder Taakverdeling team Beperkt aantal leden + plaatsvervangers Bereikbaar team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Voorbereiding = sleutel plan - Cliënten en familie - Medewerkers - Leveranciers - Koepelorganisaties - Netwerkpartners - Hulpdiensten - Overheidsdiensten - team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Voorbereiding = sleutel plan Zie: Instrumentarium Informatievacuüm team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Voorbereiding = sleutel plan Fase 1: korte uiteenzetting feiten Fase 2: consequenties en aanpak team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Voorbereiding = sleutel plan Medeleven Informatie Geen gissingen Procedures team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Voorbereiding = sleutel plan team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen? Bron: Noël Slangen, Modellen van C, 2006, p. 103
Voorbereiding = sleutel plan team Contactgegevens Communicatiemiddelen Boodschap Hoe beginnen?
Do s en don ts Open cultuur Risico s sympathiekapitaal Transparant en eerlijk Mix van eigen boodschap en verwachtingen Afspraken met externen Afspraken met media Logboek Blijf communiceren Oefening baart kunst
OPLEIDING Communicatie voor organisaties voor personen met een beperking Kortrijk, 19 mei 2016