Projectmanagement door dri Platje Product-ased Planning Projectmanagement deel 3 en beheersbare planning opstellen, kan dat? Jazeker wel. lleen zul je dan met het opstellen van deze planning gestructureerd te werk moeten gaan. Methodisch en integraal ontwerpen zijn de kritische succesfactoren voor een beheersbare en robuuste planning. dri Platje is eigenaar van pplicon Project- ased Management te Veldhoven en heeft zich gespecialiseerd in het implementeren van zakelijke verbeterprocessen in multiprojectorganisaties en in het faciliteren van programma en project start ups. Ook geeft hij trainingen en coacht hij projectmanagers tijdens het uitvoeren van hun job. eze manier van werken lost de volgende dagelijkse problemen op: U levert op tijd waardoor u een betrouwbare partner in projecten wordt. U beheerst uw kosten en u zet uw resources op een effectieve en efficiënte manier in. U krijgt een betere afstemming met de deelleveringen van toeleveranciers. Het kost u weinig tijd en moeite om uw planningen aan te passen aan verstoringen, vertragingen en dergelijke. Onderzoek (2001) naar de best practices in de uropese scheepsbouw benadrukt het belang van methodisch en integraal ontwerpen:... the high performance yards have de-centralized multi-level planning systems with clearly defined outputs on each level, a work package approach to organization of work... The below average yards are ineffective in this area [1]. e Product-ased Planning aanpak voorziet hierin. eze uit contract mgt. OS verantw.matrix netwerk staafdiagram planning mijlpalen gateways risico logistiek tijd P/PM PRT doelstelling scope organisatie geld /SP /SS Prince2 stammende aanpak heeft als doel om gestructureerd een gelaagde planning op te bouwen. Product ased Planning biedt een fundament voor de besturing en beheersing van de aspecten tijd, geld en kwaliteit door een specifieke invulling van scope management. an de hand van voorbeelden wordt de informatie resources stakeholders belanghebbenden bilge deck deurtjes & luikjes klep bank S kwaliteit TQM conf. mgt. PS geïntegreerd strategisch detail kwaliteitsgarantie kwaliteitscontrole config. mgt. procedures handboeken audits S kosten-matrix wijziging beheer lower deck lockers & stores klep bank product support project support main deck pool area jacuzzi deur dekwaskast S iguur 2: e PS voor een deel van een jacht team building iguur 1: e projectmanagement beheersaspecten. Vrij naar The Handbook of Project-ased Management van R. Turner. yacht upper deck zijkant S dek deur dekwaskast sun deck zijkant grills S top deck achterdek grills meerwaarde van deze aanpak toegelicht. iguur 1 maakt duidelijk dat de besturing en beheersing van de beheersaspecten tijd, geld en kwaliteit afhangt van de aspecten scope en organisatie. en gestructureerde decompositie van het project in op te leveren producten bepaalt de scope van het project. Het aspect organisatie bepaalt de benodigde resources. Scope en organisatie realiseren samen toegevoegde waarde in de vorm van op te leveren producten. Product- ased Planning biedt ook houvast voor de overige beheersaspecten maar deze zijn in het kader van dit artikel niet belangrijk. Het toepassen van deze techniek, vanaf het eerste contact met een klant, begint met scope management. Scope management Scope management is een proces dat waarborgt dat de juiste hoeveelheid werk wordt verricht, dus niet meer of minder dan nodig, om het doel van het project succesvol te verwezenlijken. e techniek waarop scope management is gebaseerd heet breakdown (decompositie). reakdown is een techniek waar- 2 SHIP&WR de Z - MI 2007
mee een project, middels een top-down decompositie, in steeds kleinere onderdelen wordt opgedeeld. en voorbeeld van breakdown is de Product reakdown Structure (PS). en PS is een hiërarchische decompositie van het eindproduct in de onderliggende (deel)producten. In figuur 2 is als voorbeeld het eindproduct yacht opgedeeld in dekken. In dit voorbeeld is het product sun deck opgedeeld in zones en is de zone pool area verder uitgesplitst. Het deelproduct deurtjes & luikjes is vervolgens weer verder uitgesplitst in de daaronder liggende deelproducten. e voordelen van een dergelijke decompositie zijn: Het zorgt voor een SMRT definitie van het werk dat moet worden uitgevoerd, uitgedrukt in (deel)producten. Het zorgt voor duidelijk omschreven werkpakketten die kunnen worden gedelegeerd of uitbesteed. Het maakt het mogelijk om nauwkeuriger inschattingen te doen over de werkinhoud, de kosten en de benodigde resources. Het maakt een betere besturing, beheersing en rapportage van het project mogelijk. Het zorgt ervoor dat risico s beter kunnen worden opgespoord en worden beperkt. e breakdown sluit naadloos aan bij het top-down specificatieproces. Het werken met een op een PS gebaseerde planning heeft nog twee andere belangrijke voordelen: voor de opdrachtgever (klant) is het belangrijk te weten wanneer hij bepaalde (deel)producten krijgt, en voor de opdrachtnemer kunnen aan de levermomenten van (deel)producten factuurmomenten worden gekoppeld. Nadeel van de PS is dat de logische top-down decompositie van de PS geen tijdsafhankelijke relaties tussen de (deel)producten onderling mag bevatten. Later in dit artikel komen we hier op terug. Opdrachtgever aggregaat planning Project Manager een schip. In deze wat-bepalende fase kan de traditionele scheepsbouw voordeel halen door gebruik te maken van in andere sectoren met betrekking tot scope management opgebouwde kennis, kunde en vaardigheden. ijvoorbeeld uit de professionele productontwikkeling en IT. In deze sectoren verloopt het scope management proces in drie elkaar opvolgende stappen: en functionele analyse van de functies die moeten worden gerealiseerd (de functionele requirements). e vertaling van deze functies in te realiseren systemen en componenten (het functioneel ontwerp). e technische allocatie van de te realiseren systemen in de topologie van het op te leveren product (het technisch ontwerp). Stap 1 levert de benodigde input voor stap 2, stap 2 levert de benodigde input voor stap 3. chtereenvolgens leveren deze drie stappen de volgende drie breakdown structuren op: de functionele breakdown structure, de systeem breakdown structure, en de product breakdown structure (zie figuur 2). e valkuil bestaat dat de specificatie van functionele requirements wordt overgeslagen, en dat direct een functioneel ontwerp wordt gemaakt. Het functionele ontwerp legt vaak al voor een belangrijk deel de (on)mogelijkheden van het technisch ontwerp vast. aarom is het van wezenlijk belang om te denken vanuit de requirements. aar moet het ontwerp ook steeds op getoetst worden en daar kunnen alternatieven op worden gebaseerd. Zo wordt bijvoorbeeld de stuurfunctie van een schip vertaald in een stuursysteem en krijgen de componenten stuurwiel en stuurmachine respectievelijk hun plaats in de producten stuurhuis en stuurmachinekamer. e voordelen van deze aanpak zijn: e functionele analyse borgt dat de te realiseren systemen en componenten daadwerkelijk de behoefte van de klant dekken, niet meer en niet minder dan dat; r ontstaat vanaf het begin een transparante structuur voor het opstellen van het bestek en het contract; r ontstaat een transparante topdown structuur voor ontwikkeling en engineering; r ontstaan drie transparante topdown structuren voor respectievelijk de functionele specificatie, de systeemspecificatie en de productspecificatie; e toenemende transparantie en structuur maken steeds nauwkeuriger due-dates van hoofdmijlpalen Scope Management proces Scope management begint tijdens het eerste contact met de klant. it proces heeft tot doel zo snel mogelijk inzicht te krijgen in wat de klant precies wil. In dit stadium is er nog geen eenduidige PS en de valkuil is om toch te proberen de wens van de klant direct te vertalen in een fysieke topologie (architectuur) van detail planning Project Team start- en eindtijden van activiteiten iguur 3: e Project Manager als linking-pin tussen opdrachtgever en projectteam SHIP&WR de Z - MI 2007 3
PS van product P van product top-down decompositie Randvoorwaarden in PS niet zichtbaar: Product komt na product Product komt na product fhankelijkheids relaties zijn in een PS taboe! start bottom-up realisatie Work Package van product mijlpaal: product iguur 4a: Product reakdown Structure iguur 4b: Product low iagram schattingen van benodigde resources, tijd en geld mogelijk; In een vroeg stadium ontstaan er structuren voor risicoanalyse; e drie breakdowns bieden transparante structuren voor het bepalen van kentallen. e specifieke voordelen van de product breakdown structure zelf zijn: Voor de Project Manager ontstaat er een beheersbare en bestuurbare product structuur (PS) gebaseerd op de topologie van het schip; Het biedt een transparantie structuur voor de projectorganisatie; Het legt een solide en gestructureerde basis voor de projectplanning; Het biedt een overzichtelijke structuur voor het uitbesteden van werk aan subcontractors; r ontstaat een overzichtelijke structuur voor testen, vrijgeven, afnemen en commissioning. e Project Manager igenaar van de projectplanning is de Project Manager. Hij is de linking-pin tussen opdrachtgever en de leden van zijn projectteam. Tijdens de uitvoering van het project is hij in dit spanningsveld verantwoordelijk voor het verzorgen van de rapportage aan de opdrachtgever op basis van hoofdmijlpalen en het aansturen van het projectteam met behulp van detailplanningen. Om deze linking-pin functie mogelijk te maken heeft de Project Manager een planning nodig die hij naar believen tot in details kan uitklappen en weer kan inklappen tot hoofdmijlpalen. Voor de rapportage aan de opdrachtgever is een planning op hoofdlijnen nodig met daarin de hoofdmijlpalen. Voorbeelden van hoofdmijlpalen zijn: top deck, sun deck, zie figuur 2. ndere niet in figuur 2 genoemde hoofdmijlpalen zijn: launching succesvol, sea trials succesvol, jacht overhandigd aan eigenaar enzovoort. Voor het besturen, beheersen en opleveren van het project en de communicatie met het projectteam zijn uitgeklapte detailplanningen nodig. eze in- en uitklapfunctionaliteit kan worden gerealiseerd door eerst een planning op te zetten die gebaseerd is op hoofdmijlpalen. it betekent dat de ontwikkeling van de PS in eerste instantie beperkt kan blijven tot de hoofdproducten. eze platte PS levert dus het mijlpalenplan. Verdere decompositie van de PS tot het noodzakelijke niveau van detaillering levert uiteindelijk de detailplanningen. en PS is een logische top-down decompositie van het op te leveren product in de onderliggende deelproducten. en PS bevat dus geen tijdsafhankelijke volgorderelaties. en PS kan dus niet zondermeer omgezet worden in een tijdsplanning met finish-start relaties. Hiertoe dient de PS eerst te worden omgezet in een Product low iagram (P). Het Product low iagram en Product low iagram is de schematische weergave van het bottom-up engineering- en maakproces (figuur 4b), terwijl de PS het top-down specificatieproces omvat (figuur 4a). In figuur 4a is een PS gegeven waarbij de hoofdproducten in eerste instantie zijn geordend naar aandachtsgebieden of naar een specifieke fasering. Uit een analyse van deze PS, gericht op de realisatie, blijkt dat de start van de ontwikkeling van product afhankelijk is van de oplevering van product en is de start van de ontwikkeling van product afhankelijk van de oplevering van product. eze afhankelijkheden zijn in een PS taboe! Probeert men dit toch dan krijgt de PS de vorm van een bord spaghetti. In het P komen per definitie dezelfde producten voor als in de PS met dien verstande dat de tekenwijze en de betekenis daarvan in beide breakdowns verschilt. Zo is de PS opgebouwd uit producten. Het P daarentegen is opgebouwd uit work packages (fig 4b). Voorbeeld: Work Package (in het P) is de hoeveelheid werk die moet worden verzet om product (in de PS) te realiseren. Wanneer deze hoeveelheid werk is afgerond, en het product wordt, passeert de aan de work package gekoppelde mijlpaal. Zowel het ontwikkelen van de PS als de omzetting naar P gebeurt in het Project Start-Up Proces (zie het artikel eef uw projecten een vliegende start 4 SHIP&WR de Z - PRIL 2007
in SWZ van april 2007). eze omzetting is een iteratief proces en gebaseerd op voortschrijdend inzicht van de betrokkenen. Zo kan inzicht over het P tot gevolg hebben dat de PS moet worden aangepast en verder uitgediept. e eis dat het aantal (deel)producten in de PS gelijk moet zijn aan het aantal work packages in het P blijft. etail decompositie Structureren middels combinaties van PS èn P maakt een zichzelf herhalend decompositieproces mogelijk. it decompositieproces start op het hoogste niveau (figuren 4a en 4b). e vraag welke work packages in een P verder moeten worden uitgewerkt kan worden bepaald middels een risicoanalyse. In het voorbeeld van figuur 5 zijn dit de work packages en. Voor zowel work package als voor work package geldt dat zij op hun beurt ook weer zijn opgebouwd uit kleine brokken werk. Ook op de kleinere brokken werk kan het principe van PS en P worden toegepast. eze zich herhalende detaillering (roste effect) kan men in principe herhalen voor zover dat voor een praktische detaillering nodig is. Hier geldt het advies om de afhankelijkheidsrelaties (finish-start-relaties) tussen de work packages op de lagere decompositieniveaus niet in te tekenen maar onder te brengen in een zogenaamde afhankelijkheidslijst. P van product Netwerkplanning Wanneer van iedere work package de werkinhoud, de werkvorm, type resource, kosten en de afhankelijkheden (afhankelijkheidslijst) zijn bepaald kunnen al deze gegevens in een netwerkplanningspakket worden ingevoerd en kan het totale project worden doorgerekend. Iedere P is in principe een zelfstandig activiteitennetwerk en krijgt een eigen unieke projectnaam. oor nu een bepaalde activiteit in het netwerk van project X de naam van een ander project Y te geven, worden bij het doorrekenen van project X automatisch alle gegevens van project Y betrokken. lle onderliggende gegevens worden als het ware naar het bovenste niveau, het hoofdproject getrokken. it betekent dat bij het doorrekenen van het hoofdproject alle onderliggende detailplanningen automatisch worden meegenomen, zie figuur 6. it naar boven trekken maakt het mogelijk om zowel totaaloverzichten als gedetailleerde specifieke overzichten te maken. oor een druk op de knop genereert het planningspakket een balkenplan, een overzicht van mijlpalen, benodigde resources, kostenoverzichten, enzovoort. Samenvatting Het toepassen van de Product-ased Planning aanpak maakt het mogelijk meer methodisch, integraal te ontwerpen waardoor veel dagelijkse problemen worden opgelost. e belangrijkste voordelen hiervan zijn: Het aanpassen bij verstoringen of veranderingen in de planning wordt eenvoudig en is minder tijdrovend. e structuur van de PS is de blauwdruk voor de structuur van de Organisatie reakdown Structure (OS), de ost reakdown Structure (S), van het bestek, het contract, etcetera. Het planningsproces is volledig geïntegreerd en transparant met het ontwerp- en engineeringproces. Het top-down specificatie- en ontwerpproces (PS) wordt gevolgd door een bottom-up realisatie- en testproces. Hiermee volgt dit proces het beproefde V-model uit de softwareontwikkeling [2]. Voortgangsbijeenkomsten en de verslaglegging daarvan kunnen overeenkomstig de structuur van de PS worden gehouden en opgesteld. Specialistische teams krijgen hun ei- PS en P van alle brokken werk in work package 11 1 12 2 21 22 X start 1 11 12 y 2 PS en P van alle brokken werk in work package PS en P van alle brokjes werk in X aggregaat planning finish-start relatie afhankelijkheidslijst PS en P van alle brokjes werk in Y iguur 5: e zichzelf herhalende structuur van decompositie (het roste effect) detailplanning detailplanning SHIP&WR de Z - PRIL 2007 5
Project Masternetwerk niveau 1 plan Workpackages gate ways en/of mijlpalen ctiviteitennetwerk niveau 2 plannen ctiviteiten gate ways mijlpalen takennetwerk niveau 3 plannen taken iguur 6: en geneste structuur van netwerkplanningen. gen (detail)planning en worden niet belast met overzichten die buiten hun invloedsfeer liggen en voor hen niet relevant zijn. e gefaseerdheid van het proces maakt dat de fout bij het doen van schattingen steeds kleiner wordt (proposal 50%, budget 20%, sanction 10%, control 5% en tender 2%) [3]. Ook de robuustheid en betrouwbaarheid van de planningen neemt toe met het doorlopen van het planningsproces. e PS en het P biedt een transparante structuur voor het opbouwen van kentallen. Het Product-ased Planning proces sluit naadloos aan bij de uitgangspunten van de Project Start-Up. Product-ased Planning ondersteunt het proces van kenniscreatie en methodisch innoveren. Met dank aan Jorien nning van Jorien nning ommunicatie Management te Hunsel voor haar ondersteuning om van deze techniek een begrijpelijk verhaal te maken. Literatuur [1] NSRP S, enchmarking of uropean shipyards, Industry Report, National Shipbuilding Research Program - dvanced Shipbuilding nterprise, irst Marine International Limited (2001). [2] ennatan,.m., Software Project management, McrawHill, (1995). [3] Turner, R., Handbook of Project- ased Management, McrawHill, 1999. iguur 7 en 8: Het bijhouden van de projectvoortgang aan de hand van een P. it artikel Product ased Planning is het derde in een serie van vijf artikelen over projectmanagement in de maritieme sector. Het volgende artikel in deze serie gaat over multi-projectmanagement, waarbij wordt stilgestaan bij het probleem wanneer meerdere projecten gebruikmaken van dezelfde hulpbronnen. Portfolio Management en Resource Management staan in dit artikel centraal. ls laatste in de serie wordt het implementeren van (multi)projectmanagement uitgewerkt. 6 SHIP&WR de Z - PRIL 2007