Dienst Personeel & Organisatie
Dienst P&O ROC West-Brabant April, 2012 Dienst P&O
Voorwoord Voor u ligt het jaarverslag 2011 van de Dienst P&O. Hierin kijken we terug op 2011, een enerverend jaar. In 2011 is er een en ander veranderd binnen de Dienst P&O. Een van onze beleidsmedewerkers is met het pensioen in zicht gestopt met werken. Daarvoor hebben wij een nieuwe beleidsmedewerker/stafmedewerker P&O aangesteld. Ook hebben we op de afdeling de ondersteuning van een administratieve kracht gekregen en heeft er een wisseling plaatsgevonden in de functie van medewerker P&O. Daarnaast ben ik sinds januari Hoofd P&O. Het aantal fte van de Dienst P&O is in 2011 gegroeid van 7,7 fte in januari naar 9,18 fte in december. Door de komst van mij als nieuw/tijdelijk Hoofd P&O en voortschrijdend inzicht zijn niet alle benoemde speerpunten voor 2011 volledig gerealiseerd. Vooral het project RSA zorgt ervoor dat sommige zaken uitgesteld worden, danwel in een ander perspectief werden geplaatst. Financieel waren er voor de Dienst P&O geen tegenvallers. Afgezien van de personele uitbreiding hebben we ons aan het gestelde budget gehouden. In dit verslag vindt u de realisatie van de speerpunten en activiteiten in 2011, een uitgebreide verantwoording van de financiën en personele inzet en een vooruitblik naar 2012. Michael Vrancken Hoofd P&O Dienst P&O Pagina 2
Verslag van de dienst Strategie In Onderwijs met Passie 2 (periode 2010 2015) is de strategie van ROC West-Brabant vastgesteld. De missie van ROC West-Brabant luidt: Het ROC West-Brabant stimuleert en faciliteert de persoonlijke groei en het vakmanschap van leerlingen, studenten en medewerkers. We bevorderen dat zij hun talenten optimaal ontwikkelen en productief maken zodat zij duurzaam kunnen bijdragen aan de verdere ontwikkeling van zichzelf, hun organisatie en de maatschappij. Het ROC West-Brabant vervult een actieve en stuwende rol in de sociaal-economische ontwikkeling van de regio. De volgende twee cruciale kwaliteitsdoelstellingen liggen ten grondslag aan de kritische succesfactoren van Onderwijs met Passie 2 (2010 2015): Een fundamentele primaire kwaliteitsgarantie, de geleverde onderwijskwaliteit en de onderwijsprestaties voldoen te allen tijde aan de daaraan door de inspectie (vast) te stellen minimumeisen; onze scholen scoren buitendien ruimschoots bovengemiddeld. Een flankerende operationele kwaliteitsdoelstelling, De beoogde prestaties op de 7 kritische succesfactoren zorgen ervoor dat het ROC West-Brabant vanaf 2012 voldoet aan het kwaliteitsprofiel : excellente onderwijsorganisatie in (volledig) control. Invulling door de Dienst P&O aan de aandachtsgebieden Naast de nieuwe strategie en het motto Van ik naar wij is ook een aantal externe ontwikkelingen bepalend bij de keuze van activiteiten voor 2012 van de Dienst P&O. Zo beschrijft de minister van OC&W in het Actieplan MBO Focus op Vakmanschap 2011-2015 op welke wijze de kwaliteit van het onderwijs verbeterd moet worden. Het actieplan Leraar 2020 een krachtig beroep! koppelt daarnaast verdergaande professionalisering van docenten aan een professioneel HRM-beleid, waarbij een belangrijk onderdeel het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken is. De Dienst P&O zal in 2012 op de volgende manier invulling geven aan de aandachtsgebieden. Het beleid met betrekking tot de functionerings- en beoordelingsgesprekken evalueren en aanpassen. Het ontwikkelen van een professionaliseringsbeleid voor alle medewerkers waarin de link gelegd wordt naar de oprichting van de ROC Academie dat als instrument kan dienen om te voldoen aan de professionaliseringsbehoefte. Het ontwikkelen van een strategische personeelsplanning om hiermee de kwaliteit van onze medewerkers te garanderen voor de langere termijn. Om kostenefficiënt te werk te kunnen gaan in de toekomst wordt in het voorjaar van 2012 middels een aanbestedingstraject een HR-systeem aangeschaft. Vervolgens dienen er afspraken gemaakt te worden over de inrichting en implementatie van het systeem en de scholing van medewerkers die met het systeem gaan werken. Het beschrijven van een HR-visie, missie en het opstellen van een HR-strategie hoe we de visie en missie gaan verwezenlijken. Verder professionaliseren van het management door het opstellen van normprofielen voor het management die die basis vormen voor werving & selectie, promotie en management development. Dienst P&O Pagina 3
Realisatie speerpunten genoemd in jaarplan 2011 In het jaarplan 2011 luidde de missie van de Dienst P&O als volgt: Dienstverlening in balans complementair aan de ontwikkelingen van de organisatie en haar instituten, met als gezamenlijk doel de gewenste cultuur- en gedragsverandering te realiseren. De benoemde kernwaarden voor de Dienst P&O: We hebben focus en ambitie, resultaat en klant(vraag) staan centraal, intrinsieke motivatie en diepgaande betrokkenheid. We zijn transparant en integer, oog voor de klant en collega(e), vertrouwen, eerlijkheid en openheid is waar de Dienst P&O voor staat en wat iedereen van de Dienst P&O mag verwachten. We willen het samen, samenwerken met klanten met behoud van ieders verantwoordelijkheid. Volgend uit de notitie Integraal Personeelsbeleid ROC West-Brabant, de missie en de kernwaarden van de Dienst P&O zijn de volgende speerpunten voor 2011 geformuleerd: 1. ransparantie De lange termijn visie op dit speerpunt is dat in 2015 alle ondersteunende processen geoptimaliseerd zijn zodat de scholen en colleges zich volledig kunnen focussen op de kwaliteit van het onderwijs en de eigen identiteit. In 2011 werd de eerste stap hiertoe gezet en lag de focus op de correspondentie met betrekking tot rechtspositionele aangelegenheden. Er zijn een aantal standaard brieven en formulieren ontwikkeld en gepubliceerd op de portal zodat deze voor iedereen toegankelijk zijn. 2. Performancemanagement Om een bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het onderwijs heeft de Dienst P&O in 2011 zich gefocust op het verband tussen kwaliteit van onderwijs en functioneren, presteren van medewerkers. Functioneren en beoordelen en de bijbehorende gesprekscyclus was hier onderdeel van. In 2011 is een eerste opzet gemaakt voor het ontwikkelen van een eenduidige beleid hieromtrent. De beleidsontwikkeling wordt in 2012 verder opgepakt. 3. Goed voor elkaar! Goed voor elkaar is in 2007 ontwikkeld en omvat alle aspecten van veiligheid, gezondheid en welzijn. Goed voor elkaar levert hiermee een bijdrage aan de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van medewerkers. In 2011 heeft de Dienst P&O dit beleid verder doorontwikkeld. Daarnaast is in 2011 verder gewerkt aan de ontwikkeling van het dienstverleningsconcept voor preventie, aanpak en begeleiding van verzuim binnen de VMBO-scholen. Dienst P&O Pagina 4
Realisatie activiteiten in 2011 De speerpunten transparantie, performancemanagement en goed voor elkaar! zijn in het jaarplan 2011 uitgewerkt in drie actieclusters. Onderstaand wordt per actiecluster de realisatie in 2011 weergegeven. Verzuim MBO De doelstelling van dit actiecluster is: Dienstverleningsconcept ten behoeve van verzuimbeleid en begeleiding ten einde het ziekteverzuim te reduceren. Het eindresultaat had moeten zijn: een vastgesteld verzuimbeleid en op alle MBO-colleges verzuimbegeleiding uitvoeren binnen de kaders van het verzuimbeleid. Dit actiecluster volgt op het project Verzuim en vitaliteit binnen het VMBO waarin onderzoek is gedaan naar de verschillende oorzaken van verzuim en de best practices hierbij. Dit project is vertraagd doordat twee van de drie projectleden gedurende 2011 niet meer beschikbaar waren voor dit project. Daarnaast zijn er, door de komst van een nieuw hoofd P&O, andere prioriteiten gesteld. Functioneren en beoordelen De doelstelling van dit actiecluster is: Alle leidinggevenden zijn bekend met het vastgestelde beleid omtrent het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het eindresultaat had moeten zijn: vastgesteld beleid omtrent functioneren en beoordelen en bijbehorende gesprekscyclus; de gesprekscyclus opgenomen in de PDCA-cyclus; leidinggevende hebben kennis genomen van het vastgestelde beleid en hun verantwoordelijkheid hierin en de aanwezigheid van ondersteuning bij registratie in een HR-systeem. Doordat de beleidsmedewerkster van de Dienst P&O in 2011 met zwangerschaps- en bevallingsverlof afwezig is geweest, is in 2011 hiervoor alleen een eerste opzet gemaakt. Dit onderwerp staat nog steeds op de prioriteitenlijst van de Dienst P&O en wordt in 2012 voortgezet. Standaardisatie van schriftelijke communicatie De doelstelling van dit actiecluster is: Standaardisatie van communicatie en correspondentie met betrekking tot rechtspositionele aangelegenheden vanuit de werkgever ROC West-Brabant. Het eindresultaat is: opgestelde standaardbrieven met betrekking tot rechtspositionele aangelegenheden; de standaardbrieven worden ROC-breed gehanteerd; de standaardbrieven zijn eenvoudig te benaderen via de portal. De actiecluster is volledig gerealiseerd. De standaardbrieven zijn opgesteld en op de portal gepubliceerd. De decentrale P&O-medewerkers weten te brieven te vinden. Overige activiteiten Naast de werkzaamheden die benoemd zijn in de actieclusters, zijn er ook een aantal andere doorlopende werkzaamheden uitgevoerd binnen de Dienst P&O: Mobiliteit Loopbaan oriëntatie Coaching / counselling Verzuim Ontwikkeling managementinformatie Begeleiding ww-ers Contact/overleg met UWV, ABP en Loyalis Contact/overleg met MBO-raad en VO-raad Juridische personeelszaken Dienst P&O Pagina 5
Bedrijfsvoering Financiën Het financiële resultaat van de dienst P&O bedraagt 776.909 negatief tegen een begroot resultaat van 781.026 negatief. Dit Is een verschil van -1%. Onderstaand een overzicht van de begroting en realisatie van 2011. Actueel Budget Afwijk ing baten rijksbijdrage oc&w geoormerkte subsidies oc&w 8102 geoormerkte rijksbijdragen OC&W C507 - Zijinstroom 248.255 0 248.255 0 otaal 248.255 0 otaal 248.255 0 lasten personele lasten totaal loonkosten 601.165 558.234 8% afvloeiingsregelingen/voorzieningen personeel personeel derden -65.781-395.283-83% 24.332 11.600 110% overige personeelskosten 4053 begeleidingskst.personeel 15.464 0 4054 scholing direct personeel 565 - Dienst Personeel en Organ C507 - Zijinstroom 74.307 0 238.587 0 4055 kosten arbo 53.983 62.500-14% 4056 werving en selectie personeel 4058 overige personeelskosten belast 4059 overige personeelskosten onbelast 25.910 0 632 0-9.568 351.800-103% 4061 bijeenkomsten personeel 3.949 18.350-78% 4064 scholing indirect personeel 11.889 133.350-91% 4074 consumpties personeel 726 0 projectkosten via tijdschrijving 415.878 566.000-27% 0 0 otaal 975.593 740.551 32% afschrijvingen otaal 4.166 3.900 7% huisvestingslasten otaal 3.549 0 overige lasten otaal 41.855 36.575 14% otaal 1.025.164 781.026 31% Operationeel resultaat -776.909-781.026-1% Dienst P&O Pagina 6
Personeel De formatieve invulling eind 2011 is als volgt: Functie Aantal Fte Vast ijdelijk Administratief medewerker 1 1,0000 1,0000 0,0000 Beleidsmedewerker P&O 3 2,4000 1,7000 0,7000 Beleidsondersteunend medewerker 3 1,4750 0,8750 0,6000 Diensthoofd P&O 1 1,0000 0,0000 1,0000 Juridisch medewerker P&O 1 1,0000 1,0000 0,0000 Medewerker formatiemanagement 1 0,8000 0,8000 0,0000 Medewerker P&O 1 0,6000 0,0000 0,6000 Stafmedewerker P&O 1 0,9000 0,9000 0,0000 otaal 12 9,1750 6,275 2,9000 De toename van 1,5000 fte in vergelijking met het begin van het jaar wordt verklaard door het aanstellen van een administratieve kracht en het tijdelijk aanstellen van een beleidsondersteunend medewerker. De aanstelling van de beleidsondersteunend medewerker is in het kader van het project Verzuim en vitaliteit. Met deze uitbreiding blijven we binnen de formatieve begroting in 2011 die was begroot op 9,65 FE. Het verzuimpercentage wordt niet gerapporteerd op het niveau van de dienst, dit omdat het aantal medewerkers te laag is om zinvolle cijfers op te kunnen leveren. Functionerings- en beoordelingsgesprekken vinden jaarlijks plaats. Dienst P&O Pagina 7
Vooruitblik naar 2012 Zoals in de strategie aangegeven ligt de nadruk voor de komende periode op het verbeteren van de kwaliteit van het onderwijs. Het actieplan Leraar 2020 een krachtig beroep! koppelt daarnaast verdergaande professionalisering van docenten aan een professioneel HRM-beleid. Speerpunten voor de Dienst P&O 2012: HR-visie In 2012 wordt gestart met het beschrijven van een HR-visie. Naast het beschrijven van de visie, wordt ook een missie beschreven. Een missie zegt iets over de waarden en de identiteit. ot slot wordt een HR-strategie opgesteld, waarin beschreven staat op welke manier we de visie en missie gaan verwezenlijken. HR-Systeem Met de definitieve stop van Edukaat per 1 januari 2014, moet ROC West-Brabant op zoek naar een nieuw pakket voor de salarisadministratie. Besloten is om in de toekomst gebruik te gaan maken van een pakket dat niet alleen de salarisadministratie behelst, maar een geïntegreerd HRM- en Payrollpakket waarbij bij voorkeur sprake is van management- en employee selfservice. In 2011 is gestart met de aanbesteding voor de aanbieder van het HRsysteem. De aanbesteding loopt door in 2012 en wordt ondersteund door een externe partij, gespecialiseerd in IC aanbestedingstrajecten. In het eerste kwartaal wordt besloten welke aanbieder de gunning krijgt. Vervolgens worden in het tweede kwartaal afspraken gemaakt over de inrichting en implementatie van het systeem en de scholing van medewerkers die met het systeem gaan werken. Gesprekscyclus Het bestaande beleid met betrekking tot de functionerings- en beoordelingsgesprekken wordt in 2012 door de Dienst P&O geëvalueerd en aangepast. Hierbij dient gedacht te worden aan de kaders waarbinnen de gesprekscyclus plaatsvindt en een handboek voor alle leidinggevenden. Ook wordt er gestart met het trainen van het management in het voeren van gesprekken, waarna een start wordt gemaakt met de uitvoering van de gesprekscyclus. Professionalisering leidinggevenden en medewerkers In 2012 werkt de Dienst P&O (in de vorm van een projectgroep) een professionaliseringsbeleid voor leidinggevenden en medewerkers uit, waarin onder andere de oprichting en werkwijze van de ROC Academie beschreven wordt. Een voortrekkersrol bij het oprichten en operationaliseren van de ROC Academie wordt toebedeeld aan een projectleider buiten de Dienst P&O. Strategische Personeelsplanning Om te kunnen voorzien in een personeelsbestand dat op lange termijn zowel kwantitatief als kwalitatief voldoet, dient binnen ROC West-Brabant een strategische personeelsplanning opgezet te worden. Het doel van strategische personeelsplanning is het vertalen van de organisatiedoelen naar het personeelsbeleid en er zo voor te zorgen dat de juiste persoon op de juiste plaats zit. De Dienst P&O heeft een belangrijke rol bij het bepalen van de strategie. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van strategische personeelsplanning ligt in de lijn. P&O vervult hierbij een ondersteunende en faciliterende rol. Dienst P&O Pagina 8
Leiderschap In samenspraak met de Raad van Bestuur en een klankbordgroep bestaande uit een aantal directeuren en diensthoofden zal in 2012 worden gewerkt aan het vaststellen van normprofielen voor de positie Directeur MBO, directeur VMBO en afdelingsmanager MBO. Deze normprofielen zullen in de toekomst de basis vormen voor werving & selectie, promotie en management development. Formatieve fricties Als gevolg van het Masterplan Breda zal de VMBO school van Cooth worden ontmanteld en worden geïntegreerd met VMBO Prinsentuin en Scala. Deze ontmanteling zal leiden tot een aanzienlijke formatieve frictie in 2012. Daarnaast zal het stopzetten van de subsidie voor N2 en Edukatie tot gevolg hebben dat er binnen het Kellebeek College ook sprake zal zijn van een formatieve frictie. De dienst P&O zal daar gedurende 2012 de nodige aandacht en energie aan moeten besteden om deze problematiek op te lossen. Deze speerpunten zijn stuk voor stuk trajecten die meer dan één jaar beslaan en dus verder reiken dan het jaar 2012. In komend jaar wordt weliswaar een start gemaakt met deze onderwerpen, maar zij zullen ook in het jaarplan van 2013 en 2014 een prominente plaats innemen. Dienst P&O Pagina 9