Voorbeeldrapportage Dienst Reporting

Transcriptie

1 Voorbeeldrapportage Dienst Reporting

2 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Voorwoord Inhoudsopgave Hierbij presenteren we de voorbeeldrapportage van onze dienst Reporting. 0. Samenvatting 1. Bedrijfsvoering 3 4 Ons doel is om samen met uw organisatie een betekenisvolle management rapportage te ontwikkelen dat bijdraagt aan het optimaliseren van HRM activiteiten en het behalen van de organisatie doelstellingen. 2. Arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheid 3. Duurzame inzetbaarheid 4. Werkwijze Boosting HR In dit document laten we zien hoe het eindresultaat er uit kan zien en wat de belangrijke elementen zijn op basis van fictieve data. Ook lichten we onze werkwijze en het rapportage proces toe. Veel leesplezier! Het team van Boosting HR Toelichting: De samenstelling van de rapportage vindt plaats in overleg met uw organisatie. We hanteren verschillende HR thema s waarin wisselende onderwerpen in terug komen. Afhankelijk van urgentie en actualiteit. In deze voorbeeldrapportage tonen we enkele voorbeelden. Andere mogelijke hoofdstukken zijn in- en uitstroom van medewerkers of een dashboard met de belangrijkste HR KPI s. 2

3 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Samenvatting Leeswijzer Colofon In de samenvatting worden de belangrijkste positieve ontwikkelingen en knelpunten opgenomen, indien mogelijk met aanbevelingen. Op iedere pagina krijgen bevindingen een signaal. Ontwikkelingen t.o.v. een norm of streefcijfer worden aangeduid met: We geven de mensen achter de rapportage een gezicht. Opdrachtgever Positief Negatief HR Manager Belangrijk onderdeel voor de lezer die snel infor- Ontwikkelingen die positief of negatief te matie wilt ophalen of als naslagwerk. De belangrijkste bevindingen worden beknopt toegelicht met benoemen zijn zonder concrete norm worden aangeduid met: Auteurs het opvallendste getal als signalering. Indien van toepassing wordt er een aanbeveling gedaan voor Positief Negatief verbetering of interventie. De samenvatting herhaalt niet te veel informatie Neutrale ontwikkelingen worden aangeduid met: HR Adviseur Controller maar nodigt uit om naar het betreffende hoofdstuk te gaan voor meer verdieping. Stijging Daling Externe partner Steven Koster Consultant Boosting HR 3

4 1. Bedrijfsvoering Hoe verhouden de inzet van formatie en besteding van personeelskosten zich t.o.v. het budget? Een belangrijk onderdeel met een duidelijke relatie met financiën. Boosting HR - Expert in data, verstand van HR

5 Boosting HR - Expert in data, ver BoostingHR - Expert in data, verstand van HR Besteding budget Overbesteding op loonkosten en onderbesteding op formatie op formatie Onderbesteding op formatie In het afgelopen kwartaal werd 25 fte minder ingezet dan begroot. Los van het type organisatie of in welke situatie de organisatie Los van het verkeerd, type organisatie het monitoren of in welke van de situatie uitgaven de en inzet organisatie van formatie verkeerd, t.o.v. budgetten het monitoren blijft van belangrijk. de uitgaven tot en de inzet basis. van formatie t.o.v. budgetten blijft Het behoort Wij belangrijk. kijken hierbij Het deels behoort vanuit tot het de basis. perspectief van de afdeling Wij kijken financiën hierbij omdat deels vanuit helder het moet perspectief zijn waarom van er de afwijkingen afdeling financiën zijn maar omdat kijken ook helder vooral moet vanuit zijn waarom HR perspectief er afwijkingen naar de resultaten. zijn maar kijken ook vooral vanuit HR Financieel perspectief gezien naar kan de het resultaten. positief zijn dat er minder wordt Financieel besteed gezien dan begroot, kan het positief vanuit HR zijn perspectief dat minder kan dit wordt verregaande besteed gevolgen dan begroot, hebben vanuit voor HR de perspectief uitvoering van kan activiteiten, dit verregaande behalen gevolgen van doelstellingen hebben voor en de mogelijke uit- personele voering van gevolgen activiteiten, zoals toename behalen van van doelstellingen werkdruk. en mogelijke personele gevolgen zoals toename van werkdruk. De belangrijkste conclusie: Op iedere pagina komt de belangrijkste conclusie(s) bovenaan te staan met een signalering. Dit helpt de kern snel over te nemen en nodigt uit om meer te lezen. Figuur 1: Ontwikkeling formatie & personeelskosten t.o.v. budget Toelichting: De toelichting op de resultaten, oftewel het verhaal achter de cijfers is beknopt, beschrijft de ontwikkelingen in positieve of negatieve zin, verleent verdieping indien nodig en bevat aanbevelingen. 5

6 2. Arbeidsvoorwaarden en sociale zekerheid In dit hoofdstuk wordt de toepassing van arbeidsvoorwaarden toegelicht. Bijvoorbeeld de toepassing van contractvormen, declaratiegedrag, verlof opname en inzicht in uitgekeerde toelagen. Boosting HR - Expert in data, verstand van HR

7 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Flexibele schil Flexibele schil groter dan 20% Hiermee voldoet de flexibele schil aan de norm. De ontwikkeling van vast, tijdelijk en extern personeel. Boosting HR is er van overtuigd dat HR intelligene begint met de basis op orde. Voldoen aan wet- en regelgeving en de cao is daarbij een belangrijk onderdeel. Het is van belang daarbij rekening te houden met de geldende afspraken van buiten de organisatie en specifieke afspraken binnen de organisatie. Bijvoorbeeld een generatiepact regeling. Figuur 2: Ontwikkeling flexibele schil Definities: Belangrijk onderdeel om discussie over cijfers te voorkomen. Bekende vragen zoals; welke definitie, welke selectie en welke bron beantwoorden we zodat de lezer dit overzichtelijk bij de hand heeft. Definities: Vast = arbeidsovereenkomst voor Definities: onbetaalde tijd; Vast voor Tijdelijk = arbeidsovereenkomst onbetaalde tijd; voor bepaalde tijd. Tijdelijk = arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd. Extern = externe arbeidsrelatie Extern = externe arbeidsrelatie 7

8 3. Duurzame inzetbaarheid In dit hoofdstuk worden ontwikkelingen rondom de duurzame inzetbaarheid van medewerkers toegelicht. Professionalisering, mobiliteit en vitaliteit (verzuim) zijn de belangrijkste onderwerpen. Boosting HR - Expert in data, verstand van HR

9 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Verzuim Meer dan 50% van de medewerkers heeft niet verzuimd Het lang verzuimpercentage stijgt De ontwikkeling van het verzuim over de afgelopen 5 jaar. Geen verrassend thema maar wel een cruciaal onderdeel van HRM. Bij het thema verzuim gaan we op zoek naar de knelpunten in uw organisatie. Is er sprake van een dalende of stijgende trend op de lange termijn? Is de oorsprong hiervan kortdurend of lang verzuim? Kengetallen: Kengetallen: De gemiddelde verzuimfrequentie De gemiddelde verzuimfrequentie was 0,8 per jaar was 0,8 per jaar Waar mogelijk vergelijken we met externe benchmark gegevens uit de branche. Na signalering van trends op organisatie niveau is het mogelijk om in te zoomen binnen de organisatie. Zie de volgende pagina. De gemiddelde verzuimduur was De gemiddelde 24,63 per verzuimmelding verzuimduur was 24,63 per verzuimmelding Het nulverzuim percentage was 54,5% per jaar Het nulverzuimpercentage was 54,5% per jaar Figuur 3: Trend verzuimpercentage over 5 jaar Aanvullende informatie: In plaats van zoveel mogelijk informatie met grafieken en tabellen op te nemen gaan we op zoek naar meer overzichtelijke vormen zoals info graphics of efficiënte opsommingen. 9

10 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Opvallend hoog verzuim Bij afdeling H en I is sprake van een hoog verzuimpercentage en een hoge frequentie. Interne benchmark Wat is de stand van zaken van het verzuim binnen de verschillende afdelingen? Waar mogelijk zorgen we voor verdieping naar uw wensen. Is het bijvoorbeeld gewenst om een vergelijking te maken tussen verschillende afdelingen of verschillende medewerker kenmerken? Wij zorgen ervoor dat in passende visualisaties deze verdieping goed tot zijn recht komt. Hiernaast is bijvoorbeeld gebruik gemaakt van een bel grafiek om per afdeling het verzuimpercentage en de verzuimfrequentie te tonen (verzuimvenster). Figuur x: Ontwikkeling studenten t.o.v. realisatie 2015 De grootte van de bel geeft de omvang van de afdeling weer in aantal medewerkers. De juiste visualisatie op de juiste plaats: Voor ieder thema en ken- of stuurgetal kiezen wij voor de best mogelijke visualisatie om de lezer te helpen bij het opnemen van de informatie. 10

11 Werkwijze Boosting HR Geef HR Intelligence een boost met de dienst Reporting van Boosting HR. Boosting HR - Expert in data, verstand van HR

12 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Werkwijze Leg het fundament voor HR Intelligence Met onze werkwijze brengen we de basis op orde om door te groeien naar een hoger niveau van HRI Aan de slag in de huidige situatie We starten met de huidige systemen en beschikbare data Door onze innovaties worden rapportages informatief en uitnodigend. We helpen de lezer in korte tijd de belangrijkste conclusies te achterhalen. We maken verbetervoorstellen en mogelijke interventies zichtbaar. Zo is een rapport niet alleen informerend maar ondersteunt het direct bij het maken van beslissingen en het doorlopen van uw HR beleidscyclus. Wij vragen u niet om te investeren in nieuwe systemen maar wij gaan direct aan de slag met de aanwezige data en uw systemen. We beginnen met de basis op orde of zoals wij dat zeggen de B.O.O.-ST van HR intelligence. Dit doen wij door de aanwezige data en belangrijkste ken- en stuurgetallen in kaart te brengen, de HRM doelstellingen van uw organisatie vast te stellen en de rapportage behoefte te inventariseren. Dit brengen we samen in een overzichtelijk model toegespitst op uw organisatie. Heeft de voorbeeldrapportage uw interesse gewekt en bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw eigen organisatie? Neem contact op voor een nadere kennismaking. We vertellen graag meer over de mogelijkheden van onze dienst Reporting. Reportingproces Boosting HR Doormiddel van onze werkwijze zijn we in staat een fundament te leggen, waarna uw organisatie kan doorgroeien naar een hoger HR intelligence niveau. 12

13 Boosting HR - Expert in data, verstand van HR Boosting HR Boosting HR helpt organisaties de volgende stap te zetten in HR Intelligence door te adviseren over HR Intelligence vraagstukken, een actiegerichte managementrapportage te leveren, HR professionals te trainen en de werving en selectie te verzorgen van HR Intelligence professionals. Reporting Ontwikkeling van een betekenisvolle HR managementrapportage voor uw organisatie Meer informatie Training Ondersteuning in het betekenis geven aan data met direct toepasbare vaardigheden voor HR professionals Meer informatie Consulting Begeleiding en vormgeving van HR Intelligence in uw organisatie Meer informatie Recruiting Werving en selectie van HR Intelligence talent Meer informatie 13

14 Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op! Papaverweg 67, 1032 KE Amsterdam, Nederland boostinghr.nl