Archie CRM/XRM TOOLS APRIL 2004 Archie Europe bv
HANDLEIDING Archie XRM/CRM Tools copyright 2004 by Archie Europe bv Gorslaan 10 1441 RG Purmerend www.aica.com Alle rechten voorbehouden Handleiding De handleiding heeft betrekking op Archie Tools van maart 2004. In de handleiding wordt het programma Archie Tools genoemd. Benodigde programmatuur Archie XRM/CRM en Archie Tools. N.B. Hoewel bij het samenstellen van het programma Archie Tools en deze handleiding de grootst mogelijke zorgvuldigheid is betracht, kan noch de auteur noch de uitgever enige aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien uit enige fout die in het programma en/of in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Archie Europe bv, als producent van het programma en de handleiding, houdt zich het recht voor om zonder enige kennisgeving wijzigingen in de programmatuur en/of handleiding door te voeren. 2
Inleiding Met Archie Tools kunt u ingrijpende bewerkingen uitvoeren op de Archie CRM bestanden. Indien u werkt met de buitendienstuitwisseling worden er in de meeste gevallen ook mutaties gemaakt voor de buitendienst PC's. Daar waar dit niet het geval is, zult u een melding krijgen om de buitendiensten opnieuw te initialiseren. Mogelijkheden Archie Tools: Activiteiten Activiteiten ophogen U kunt de datum van een serie activiteitenregels ophogen met een aantal weken. Initialen Initialen omzetten Als een gebruiker van Archie uw bedrijf verlaat en wordt vervangen door een nieuwe gebruiker, dan kunt u met Archie Tools de oude initialen omzetten naar de nieuwe. Dit kan per bestand aangegeven worden. Opschonen Controle database Correspondentie Historie Notities Respons Sales Contacten Via deze actie wordt de Archie-database gecontroleerd en indien nodig gecorrigeerd. Loshangende records worden verwijderd en alle indicaties worden nagelopen. Indicaties zorgen ervoor dat u in Archie direct kunt zien of er extra gegevens bij een relatie of contactpersoon aanwezig zijn. Het bestand met opgeslagen correspondentie bij een relatie kan na verloop van tijd behoorlijk gegroeid zijn. Via deze actie kunt u de correspondentie verwijderen, verdichten, of omzetten naar platte tekst. Hiermee kunt u van een bepaalde periode historie uit Archie laten verwijderen. Hiermee kunt u van een bepaalde periode notities uit Archie laten verwijderen. Hiermee kunt u van een bepaalde periode respons uit Archie laten verwijderen. Hiermee kunt u van een bepaalde periode sales uit Archie laten verwijderen/verdichten. Hiermee kunt u geselecteerde contactpersonen uit Archie laten verwijderen. 3
Relaties Export samenvoegen Ontdubbelen Postcodecontrole Geëxporteerde relatiegegevens worden in uw import/exportdirectory weggeschreven in een aantal bestanden, die beginnen met E_. Met deze actie kunt u deze bestanden tot één DBF-bestand samenvoegen. Dit samengevoegde bestand kunt u in een ander programma bekijken en bewerken. Met deze actie kunt u dubbele relaties opsporen en eventueel samenvoegen. Indien u beschikt over de Postcode databank module kunt u uw adressen laten controleren/corrigeren. Tabellen Tabellen U kunt een tabel leegmaken, verhuizen, wisselen of dupliceren. Sales Sales transporteren Artikel omzetten Artikelgroep omzetten Hiermee kunt u alle sales van de ene naar de andere relatie verhuizen. Als er een artikelnummer wijzigt, kunt u dat nu door al uw bestanden laten doorvoeren. Hiermee kunt u een artikelgroep omzetten. Vrije velden Vrije velden U kunt een vrij veld leegmaken, bijvoorbeeld als de informatie die er in staat niet meer nodig is en u het veld ergens anders voor wilt gebruiken. Wanneer u de vrije velden anders wilt indelen, kunt u de inhoud van twee velden wisselen of verhuizen. MultiPurpose Omzetten Opvolgen Hiermee kunt u in de MultiPurposemodule de inhoud van een bepaald veld omzetten in een andere waarde (conform de actie Omzetten in Tabellen ). Hiermee kunt een bepaald veld in de MultiPurposemodule laten vullen met een bepaalde waarde. Systeembeheer Let op: Deze acties zijn uitsluitend beschikbaar als Tools wordt opgestart met de toegangscode van Archie Systeembeheer! Lock/Unlock Sessiebeheer Hiermee kunt u Archie locken, zodat vanaf dat moment gebruikers niet meer kunnen inloggen in Archie. Hier kunt u alle gebruikers automatisch laten de-activeren, en de programma s zoals Archie, Archie Mail, Archie Alarm, Archie TICP laten sluiten. 4
Acties bij Archie Tools Installatie Archie Tools Sys Alt S A C. Activiteiten ophogen Initialen omzetten Controle database Opschonen Correspondentie Opschonen Historie Opschonen Notities Opschonen Respons Opschonen Sales Opschonen Contacten Export samenvoegen Ontdubbelen Controle Tabellen leegmaken Tabellen verhuizen Tabellen wisselen Tabellen dupliceren Sales transporteren Artikel omzetten Artikelgroep omzetten Vrije velden leegmaken Vrije velden verhuizen Vrije velden wisselen Too Alt T A A Too Alt T I I Too Alt T O C Too Alt T O O Too Alt T O H Too Alt T O N Too Alt T O R Too Alt T O S Too Alt T O T Too Alt T R E Too Alt T R O Too Alt T R P Too Alt T B L Too Alt T B V Too Alt T B W Too Alt T B D Too Alt T S T Too Alt T S A Too Alt T S G Too Alt T V L Too Alt T V V Too Alt T V W MultiPurpose omzetten Too Alt T. MultiPurpose opvolgen Too Alt T. Systeembeheer lock/unlock Systeembeheer sessiebeheer Logbestanden Too Alt Y L Too Alt Y S Too Alt B L 5
Installatie Als u Archie Tools heeft besteld, ontvangt u na de afhandeling van uw order een PIN-code, waarmee u het programma kunt installeren. In Archie Systeembeheer... kiest u het tabblad Licentie, en vervolgens klikt u de knop Nieuw in de Icon Toolbar aan. Vink het vakje voor de optie Archie Tools aan en bevestig met [OK]. Voer tenslotte de aan u geleverde PINcode in. Hiermee is Archie Tools geïnstalleerd en kunt u het programma gebruiken. Als de module al gestart kan worden hoeft u niet te installeren. Installatie Archie Tools Sys Alt S A C. 6
Archie Tools starten Start Archie Tools vanuit de programmadirectory van Archie CRM. Klik A8TOOLS.EXE aan of maak een snelkoppeling die deze file opstart. Toegangscontrole In dit scherm voert u uw persoonlijke Archie-toegangscode in. Aan uw toegangscode is uw persoonlijke selectiebestand gekoppeld, dit gaat u wellicht in Archie Tools gebruiken. Andere gebruikers mogen in Archie blijven werken. Meerdere relatiebestanden Als u met meerdere bestandsdirectories werkt, kiest u voordat u uw toegangscode opgeeft eerst de juiste relatiedirectory. Door te klikken op de gele map kunt u een overzicht van de gekoppelde relatiebestanden oproepen. Aandachtspunten U kunt met Archie Tools ingrijpende wijzigingen aanbrengen in uw database. Zorg er daarom altijd voor dat u de beschikking heeft over een actuele backup en zorg er voor dat u iedere actie goed begrijpt voordat u er gebruik van maakt. Logbestanden In de Logbestanden kan alle informatie bekeken worden die verband houdt met het gebruik van het programma Tools. Inclusief datum en tijd wordt weergegeven welke gebruiker welke actie heeft uitgevoerd op de database. N.B. Er kan één gebruiker tegelijkertijd actief zijn in Archie Tools. 7
Activiteiten Activiteiten ophogen In dit scherm kunt u de Activiteiten van Archie met een aantal weken ophogen. Welke activiteiten opgehoogd moeten worden bepaalt u door selectiecriteria op te geven. Het is mogelijk te selecteren op code (van de relatie), initialen, periode, omschrijving, campagnecode. Als u de projectmodule heeft, kunt u tevens selecteren op projectcode. Archie Tools selecteert alle regels waarvan de velden overeenkomen met de ingevulde selectiecriteria. Als u niet op een veld wilt selecteren, dan laat u het veld leeg. Code Initialen Vanaf/Tot en met Omschrijving Campagne Projectcode In dit veld kunt u een relatiecode invullen, zodat Archie Tools alle activiteitenregels zal selecteren die achter deze relatie hangen. Als u meerdere relaties met dezelfde zoekcode heeft, worden de activiteitenregels van alle overeenkomende relaties geselecteerd. Hier kunt u de initialen van de gebruiker invullen. Als u het veld leeg laat krijgt u de activiteitenregels van alle gebruikers. Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. Archie Tools kijkt of de tekst die u hier opgeeft voorkomt in de omschrijving van activiteitenregels. Geeft u hier bijvoorbeeld "Bellen" op, dan selecteert u alle regels waarbij het veld omschrijving gevuld is met de tekst "Bellen". Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen hoofd- en kleine letters! U kunt hier een campagnecode invullen die in de activiteitenregel moet voorkomen. Dit veld is alleen beschikbaar, als u beschikt over de projectmodule. Archie Tools selecteert alle activiteitenregels van het project dat u hier invult. 8
Wanneer u de juiste activiteitenregels, d.m.v. het invullen van de juiste criteria, heeft geselecteerd, geeft u het aantal weken op waarmee de activiteiten verhoogd moeten worden. Vervolgens klikt u met de muis op de knop Ophogen, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. Het ophogen zal dan sneller verlopen. Als u reeds gevulde selectievelden leeg wilt maken, klikt u met de muis op de knop Annuleren. N.B. Als u geen selectiecriteria invoert zullen alle activiteiten opgehoogd worden! Activiteiten ophogen Too Alt T A A 9
Initialen Initialen omzetten Aan Activiteiten, Mail, HelpDesk, Respons en Sales-regels zijn de initialen van een Archie gebruiker gekoppeld. Met deze optie kunt u initialen wijzigen. Dit kunt u bijvoorbeeld uitvoeren als een Archie gebruiker door een nieuwe Archie gebruiker vervangen wordt en zijn/haar activiteiten moet overnemen. Initialen Hier geeft u de initialen van de oude gebruiker op. In het tweede veld geeft u de nieuwe initialen op. Naast de initialen kunt u opgeven in welke bestanden deze omgezet moeten worden. Dit kunt u aangeven door één of meerdere z.g. checkboxen met de muis aan/uit te vinken. Wanneer u de juiste selectie heeft ingevoerd klikt u met de muis op de knop Omzetten, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. Het omzetten zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de initialen omgezet worden in de gegevens die zijn gekoppeld aan de relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Initialen omzetten Too Alt T I I 10
Opschonen Controle database Aan de indicaties bij relaties en contactpersonen kunt u in één oogopslag zien of er additionele gegevens aanwezig zijn. Wanneer deze indicaties ten onrechte aan/uit staan (mogelijk door een databasebeschadiging, verkeerde import ) kunt u via deze actie de indicaties opnieuw laten controleren en direct laten corrigeren. Verder zullen eventuele loshangende records verwijderd worden. Met loshangende records wordt bijvoorbeeld bedoeld een B-groep die nog wel in de database aanwezig is, maar niet gekoppeld is aan een relatie. In dat geval kan zo n B-groep niet verwijderd worden uit de tabel. Na het uitvoeren van Controle database zijn alle loshangende records opgeruimd. Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Controle database Too Alt T O C 11
Correspondentie De opgeslagen correspondentiebestanden COR001.FPT en CORMIM.FPT kunnen na verloop van tijd behoorlijk gegroeid zijn. Via deze actie kunt u de bij de relaties opgeslagen correspondentie opschonen. U heeft 3 mogelijkheden: Verwijderen Verdichten RTF omzetten naar platte tekst Periode Briefcode Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. De correspondentie die opgeslagen is in die periode zal opgeschoond worden. U kunt ook een specifieke brief, waarmee u malingen heeft verstuurd, opschonen. Als laatste geeft u aan hoe er geschoond moet worden: Verwijderen (het hele record wordt verwijderd) Verdichten (alleen de inhoud van de brief wordt verwijderd, Betreft, Datum etc blijft bestaan) RTF omzetten naar platte tekst (alle opmaak wordt verwijderd uit de tekst) Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zal alleen de correspondentie worden geschoond, die gekoppeld is aan de relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). N.B. Na het opschonen kunt u in Archie Systeembeheer de bestanden COR001 (Opgeslagen Correspondentie) en CORMIM reorganiseren zodat de vrijgekomen ruimte ook daadwerkelijk benut kan worden. Correspondentie Too Alt T O O 12
Historie Via deze actie kunt u historie die gekoppeld is aan relaties, contactpersonen, sales en activiteiten uit een bepaalde periode verwijderen. Periode Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. Historie die toegevoegd is in die periode zal verwijderd worden. Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. N.B. Na het opschonen kunt u in Archie Systeembeheer de bestanden HIS000 en HISLNK reorganiseren zodat de vrijgekomen ruimte ook daadwerkelijk benut kan worden. Historie Too Alt T O H 13
Notities Via deze actie kunt u notities die gekoppeld zijn aan relaties uit een bepaalde periode verwijderen. Periode Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. Notities die toegevoegd zijn in die periode zal verwijderd worden. Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. N.B. Na het opschonen kunt u in Archie Systeembeheer het bestand NOT000 reorganiseren zodat de vrijgekomen ruimte ook daadwerkelijk benut kan worden. Notities Too Alt T O N 14
Respons Via deze actie kunt u respons die gekoppeld is aan relaties en contactpersonen uit een bepaalde periode verwijderen. Periode Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. Respons die toegevoegd is in die periode zal verwijderd worden. Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zal alleen de respons worden geschoond, die gekoppeld is aan de relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Respons Too Alt T O R 15
Sales Via deze actie kunt u Sales, die gekoppeld is aan relaties, uit een bepaalde periode verwijderen of verdichten. Periode Er zijn twee velden beschikbaar voor de datum. Hierdoor kunt u een periode opgeven. Sales uit die periode zal verwijderd of verdicht worden. Vervolgens geeft u aan welke soort geschoond moet worden: Suspects en/of Prospects en/of Orders en/of Facturen (inclusief Verkoophistorie) en/of Verkoophistorie en/of Vervallen offertes U kunt verwijderen of verdichten. Verwijderen spreekt voor zich. Als u beschikt over de offertemodule kunt u verdichten. In dat geval wordt alleen de body opgeruimd. Met een klik van de muis op de knop Opschonen start u de actie, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zal alleen sales worden geschoond, die gekoppeld is aan de relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Sales Too Alt T O S 16
Opschonen Contacten Via deze actie kunt u de contactpersonen die op uw selectiebestand staan laten verwijderen. Met een klik op de knop Opschonen start u de actie, waarna u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. N.B. Als u heeft ingelogd met de code van de Systeembeheerder kunt u deze actie niet uitvoeren op een selectiebestand. De Systeembeheerder is geen reguliere gebruiker van Archie en heeft in de regel geen privéselectiebestand. Opschonen Contacten Too Alt T O T 17
Relaties Export Samenvoegen Als u via het relatiefilter in Archie relatiegegevens heeft geëxporteerd, worden deze in uw import/exportdirectory opgeslagen. De gegevens die u op deze manier kunt exporteren zijn de geselecteerde relatie/instelling, historie, notities en geselecteerde personen. Alle bestanden worden voorafgegaan door "E_". Het zijn de volgende bestanden: E_NAW001.DBF E_KNT000.DBF en E_KNT001.DBF E_HISLNK.DBF, E_HIS000.DBF en E_HIS000.FPT E_IKG001.DBF E_NOT000.DBF en E_NOT000.FPT de relatiegegevens (NAW, Tel/Fax. en de vrije velden) de contactpersonen de historie van de relaties de B- en K-groepen van de instellingen en contactpersonen de notities van de relaties Als u de geëxporteerde gegevens in een ander programma wilt bekijken of bewerken, zou u deze bestanden moeten openen in dat andere programma. Met de actie [E] Export samenvoegen in Archie Tools is het mogelijk deze E_-bestanden samen te voegen tot één DBF-bestand met de naam ARCHIEXP.DBF. De volgende gegevens worden meegenomen in het nieuwe bestand: 1. Maximaal 34 NAW-velden en maximaal 15 B-Groepen per relatie. 2. Maximaal 20 contactpersonen en maximaal 10 K-Groepcodes per contactpersoon. Per contactpersoon geldt een maximum van 11 contactpersoonvelden. 3. De laatst toegevoegde activiteitenregel. 4. Historie + Notities. 5. Universele velden. N.B. Houd er rekening mee dat het DBF-bestand, het resultaat van de samenvoeging, zeer lange records (veel velden) kan bevatten. Oudere xbase pakketten kunnen alle velden uit dit bestand niet weergeven. Moderne xbase pakketten kunnen dit wel en kunnen ongeveer 500 velden tonen. Export samenvoegen Too Alt T R E 18
Ontdubbelen Als een relatie meerdere keren voorkomt in uw relatiebestand, dan kunt u met deze opdracht twee relaties samenvoegen. Bij samenvoegen worden alle gegevens van één relatie naar de andere relatie overgebracht. Gegevens die al bestaan in de doelrelatie worden niet overschreven. U kunt zelf opgeven welke relaties samengevoegd of verwijderd moeten worden. Volgorde-knop Als u hier met de muis op klikt, kunt u bepalen op welke gegevens ontdubbeld moet worden. U heeft de keuze uit: - Instellingsnaam - Nummer huisadres - Land huisadres - Postcode huisadres - Plaats huisadres - Nummer postadres - Land postadres - Postcode postadres - Plaats postadres - Telefoon - Fax - Het vrije veld R17 U kunt meerdere velden opgeven. Settings Hier kunt u aangeven of er handmatig of automatisch ontdubbeld wordt. Kiest u voor handmatig dan zal Archie Tools automatisch bepalen welke relaties dubbel zijn, maar u moet zelf aangeven welk van de dubbele relaties moet blijven bestaan. Als u kiest voor een automatische ontdubbeling, kunt u aangeven welke van de relaties wint. U heeft hierbij de keuze uit: - De laatste in Archie gewijzigde relatie wint - Oudste wint - B-Groep wint Met een klik van de muis op de knop Ontdubbelen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Vervolgens wordt er een index opgebouwd van de sorteervolgorde en indien u gekozen heeft voor een handmatige ontdubbeling verschijnen er twee relaties in beeld. Als u deze wilt samenvoegen klikt u op de knop Bovenste wint of Onderste wint. Als u kiest voor de bovenste, dan worden alle gegevens van de onderste relatie die niet voorkomen bij de bovenste gekoppeld aan de bovenste relatie; de onderste relatie wordt daarna verwijderd. Via een klik op de knop Annuleren breekt u de hele ontdubbelactie af. Wilt u geen van beide relaties verwijderen, dan klikt u op de knop Volgende. Ontdubbelen Too Alt T R O 19
Postcodecontrole Wanneer u de beschikking heeft over de Postcode Databankmodule kunt u een postcodecontrole laten uitvoeren. Instellingen Hier kunt u aangeven of er handmatig of automatisch gecorrigeerd moet worden. Kiest u voor handmatig dan zal Archie Tools aangeven wat de juiste gegevens volgens de Postcode Databank zijn. U geeft vervolgens aan of deze overgenomen moeten worden. Kiest u voor automatisch, dan zullen de adressen zonder verdere tussenkomst van u aangepast worden, of relaties met een verkeerd adres worden op uw selectiebestand geplaatst. Dit is afhankelijk van het al dan niet aan staan van huisnummer + postcodecontrole. Als dit uit staat zal een relatie met een verkeerd adres geselecteerd worden. Als het aan staat wordt het adres gecorrigeerd, als het huisnummer en de postcode overeenkomen met de Postcode Databank. Is dit laatste niet het geval, dan wordt de relatie alleen geselecteerd. Met een klik van de muis op de knop Controle start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het ophogen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Postcodecontrole Too Alt T R P 20
Tabellen Tabel leegmaken Met deze opdracht kunt u een tabel, die gerelateerd is aan een vrij of universeel veld van relaties, leegmaken. Tabelwaarden van leegmaken Hier kunt u aangeven welke tabel geleegd moet worden. Met een klik van de muis op de knop Leegmaken start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het leegmaken ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Tabel leegmaken Too Alt T B L 21
Tabel verhuizen Met deze opdracht kunt u een tabel verhuizen. Tabelwaarden van verhuizen naar Doeltabel eerst legen Hier kunt u aangeven welke tabel verhuisd moet worden. Als u dit aangevinkt heeft, zullen alle tabelwaarden in de door u opgegeven tweede tabel eerst geschoond worden. Met een klik van de muis op de knop Verhuizen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verhuizen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Tabel verhuizen Too Alt T B V 22
Tabel wisselen Met deze opdracht kunt u een tabel wisselen. Tabelwaarden van wisselen met Hier kunt u aangeven welke tabellen verwisseld moeten worden. Met een klik van de muis op de knop Wisselen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verwisselen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Tabel wisselen Too Alt T B W 23
Tabel dupliceren Met deze opdracht kunt u een tabel dupliceren. Tabelwaarden van dupliceren naar Doeltabel eerst legen Hier kunt u aangeven welke tabel gedupliceerd moet worden. Als u dit aangevinkt heeft, zullen alle tabelwaarden in de door u opgegeven tweede tabel eerst geschoond worden. Met een klik van de muis op de knop Dupliceren start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het duplicereen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Tabel dupliceren Too Alt T B D 24
Sales Sales transporteren In dit scherm kunt u Sales die gekoppeld is aan een relatie transporteren (verhuizen) naar een andere relatie. Sales van relatie Transporteren naar In dit veld kunt u een relatiecode invullen, zodat Archie Tools alle aan deze relatie gekoppelde Sales zal gaan verplaatsen. In dit veld geeft u de relatiecode op waarachter de sales komt te hangen. Wanneer u de juiste relatiecodes heeft ingevoerd klikt u met de muis op de knop Transporteren, waarna er een scherm verschijnt waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het transport ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Sales transporteren Too Alt T S T 25
Artikel omzetten In dit scherm kunt u bij een artikelnummerwijziging het artikelnummer in alle bestanden, waar dit voorkomt, laten wijzigen. Artikel Omzetten in Artikel verwijderen Hier geeft u het oude artikelnummer op. Het nieuwe artikel. Als u dit aanvinkt, zal het oude artikel uit uw artikelbestand verwijderd worden. Wanneer u de juiste artikelnummers heeft ingevoerd, klikt u met de muis op de knop Omzetten. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het transport ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Artikel omzetten Too Alt T S A Artikelgroep omzetten Hier kunt u in de Archie bestanden een artikelgroep laten wijzigen. Artikelgroep Omzetten in Bij artikel Hier geeft u de oude artikelgroep op. De nieuwe artikelgroep. Als u dit aanvinkt, kunt u nog een artikelnummer invoeren. De groep zal dan alleen veranderd worden bij dit artikelnummer. Wanneer u de juiste gegevens heeft ingevoerd, klikt u met de muis op de knop Omzetten. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het transport ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. Artikelgroep omzetten Too Alt T S G 26
Vrije velden Vrij veld leegmaken Met deze opdracht kunt u vrije en universele velden leegmaken. Informatie die niet meer van belang is kunt u zo gemakkelijk verwijderen. Vrij veld leegmaken Hier kunt u aangeven welk vrij veld geleegd moet worden. Met een klik van de muis op de knop Leegmaken start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het leegmaken ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de vrije velden geschoond worden van relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Vrij veld leegmaken Too Alt T V L 27
Vrij veld verhuizen Met deze opdracht kunt u vrije en universele velden verhuizen. Vrij veld verhuizen naar Hier kunt u aangeven welk vrij veld verhuisd moet worden en waar naartoe. Met een klik van de muis op de knop Verhuizen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verhuizen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de vrije velden verhuisd worden van relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). N.B. Als er een tabel achter één van de vrije velden aanwezig is, moet u hoogstwaarschijnlijk ook de tabellen verhuizen. Vrij veld verhuizen Too Alt T V V 28
Vrij veld wisselen Met deze opdracht kunt u de inhoud van vrije en universele velden omwisselen. Er kan informatie verloren gaan als u informatie naar een kleiner veld verplaatst. Verder kunt u geen alfanumerieke informatie naar een numeriek veld verplaatsen. Vrij veld wisselen met Hier kunt u aangeven welke velden verwisseld moeten worden. Met een klik van de muis op de knop Wisselen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verhuizen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de vrije velden verwisseld worden van relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). N.B. Als er een tabel achter één van de vrije velden aanwezig is, moet u hoogstwaarschijnlijk ook de tabellen verwisselen. Vrij veld wisselen Too Alt T V W 29
Omzetten in Multi Purpose Via deze actie kunt u een waarde in een bepaald veld van de Multi Purpose module omzetten naar een andere waarde. Voordat u opgeeft welke waarde vervangen moet worden, moet u aangeven om welk veld het gaat. Eerst kiest u het juiste tabblad en daarna het veld. Vervolgens kunt u de oude waarde invullen bij Omzetten van. De nieuwe waarde vult u in bij Omzetten naar. Met een klik op de knop Omzetten start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verhuizen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de vrije velden verhuisd worden van relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Omzetten in Multi Purpose Too Alt T M O 30
Opvolgen in Multi Purpose Via deze actie kunt u bepaalde velden in de Multi Purpose module automatisch laten vullen met een waarde. Als eerste kiest u het juiste tabblad. Als dat een 1 op n tabblad is, verschijnt er een overzicht van alle velden van dat tabblad. Via een muisklik op het veld kunt u een waarde invoeren. U kunt meerdere velden tegelijkertijd vullen. Heeft u gekozen voor een 1 op 1 tabblad, dan kunt u per keer maximaal één veld van een waarde voorzien. Met een klik op de knop Opvolgen start u de actie en verschijnt een scherm waarop u kunt aangeven of u de bestanden exclusief wilt openen. Als u zeker weet dat niemand met Archie werkt en dit tijdens het verhuizen ook niet zal gaan doen, dan kunt u de bestanden exclusief openen door de checkbox aan te vinken. De actie zal dan sneller verlopen. U kunt kiezen of deze opdracht moet worden uitgevoerd op het hele relatiebestand of op het selectiebestand. Indien u kiest voor selectiebestand zullen alleen de vrije velden verhuisd worden van relaties die op dat moment op uw selectiebestand staan (er van uitgaande dat u dezelfde Archie toegangscode heeft gebruikt voor het maken van de selectie als die waarmee u nu in Archie Tools zit). Opvolgen in Multi Purpose Too Alt T M P 31
Systeembeheer Als u Archie Tools bent binnengekomen met de toegangscode van Archie Systeembeheer, heeft u ook het onderdeel Systeembeheer in Archie Tools tot uw beschikking. Alle acties op een selectiebestand zijn in dit onderdeel niet toegankelijk. Systeembeheer, Lock / Unlock Hier kunt u Archie blokkeren of deblokkeren. Als u Archie heeft geblokkeerd, kan geen enkele gebruiker in Archie inloggen. Op dezelfde plek in Tools kunt u Archie weer deblokkeren. Met een muisklik op de knop Start blokkeert of deblokkeert u Archie. Lock / Unlock Archie Too Alt T Y L Systeembeheer, Sessiebeheer Hier treft u een overzicht aan van alle gebruikers die op dat moment met Archie werken. U kunt deze gebruikers uitloggen uit de Archie programmatuur. Dit is bijvoorbeeld handig als iedereen uit Archie moet, omdat er onderhoud moet worden gepleegd, of als er nieuwe programmatuur moet worden geïnstalleerd. In dat geval blokkeert u eerst Archie (via Lock / Unlock), en daarna selecteert u alle gebruikers in Sessiebeheer. U stelt vervolgens het aantal minuten in voordat de gebruikers worden uitgelogd, zodat zij nog even hun werk kunnen afmaken. Als u op de knop Start klikt, krijgen alle gebruikers een melding op hun scherm dat ze over het door u ingestelde aantal minuten automatisch uit Archie zullen worden uitgelogd. Sessiebeheer Too Alt T Y S 32