Inhoud 1 Algemeen... 2 2 Voorbereiding van een ALV in de OPENSyndic server module... 3 2.1 Algemene gegevens... 3 2.2 Deelnemerslijst... 4 2.3 Agendapunten... 5 2.4 Stemmen per eigenaar... 6 2.5 Stemming resultaat... 6 2.6 Verslag Inleiding en slot... 6 2.7 Interne memo... 6 3 Uitnodigingen versturen naar de deelnemers... 7 3.1 Standaard berichten tekst voor de uitnodiging ALV... 7 3.2 Formuleren van de uitnodiging voor een ALV... 8 4 Stemverwerking op locatie... 10 4.1 De ALV overbrengen naar de stand-alone module... 10 4.2 Stemverwerking op locatie... 10 4.2.1 Registratie van aanwezigen bij aanvang van de vergadering... 12 4.2.2 Aanpassen of aanvullen van de agendapunten... 12 4.2.3 Registratie en telling van de stemmen via scanning... 12 4.2.4 Registratie en telling van de stemmen manueel... 14 4.3 Eindverslag... 15 5 Samenvoegen van AV s om tot één verzamelrapport te komen... 16 6 Stemverwerking synchroniseren met de server... 18 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Algemeen 1 Algemeen Gebouwenbeheer > Beheer algemene vergaderingen We gaan ervan uit dat u op een laptop werkt. Deze neemt u dan mee op locatie. De software algemene vergadering is opgebouwd uit 2 modules: Server module. Gebouwenbeheer > Beheer algemene vergaderingen Deze module is toegankelijk via de gewone OPENSyndic software. Via deze module moet u een algemene vergadering aanmaken, de agenda opstellen, berichten versturen naar de betrokken eigenaars e.d. Om deze module te gebruiken is er toegang nodig tot de dataserver. U moet dus beschikken over een internetverbinding. Tijdens de algemene vergadering is er op locatie niet altijd een internetverbinding beschikbaar. Daarom is er de stand-alone module. U moet via een druk op de knop een algemene vergadering overzetten van de server module naar de stand-alone module. Stand-alone module. Gebouwenbeheer > Stand-alone module Als er geen internetverbinding is en er zijn algemene vergaderingen opgenomen in de stand-alone module dan wordt deze module automatisch opgestart. Het is deze module die u toelaat om op locatie, via een laptop, het verloop van de algemene vergadering te registreren. Alle gegevens worden lokaal op de laptop opgeslagen. Eenmaal terug op kantoor kan u deze gegevens terug overbrengen naar de dataserver (stand-alone >>> server module). Op die manier worden de gegevens van de algemene vergadering (verder ALV genoemd) op de server geplaatst en kunnen die via de OPENSyndic software en website geconsulteerd worden. Zowel vanuit de server module als vanuit de stand-alone module kan u een aanwezigheidslijst, stemformulieren of een verslag afdrukken. Om de ingevuld stemformulieren te scannen (dit is optioneel, u kan de stemmen ook manueel invullen) moet u op locatie een scanner met uw laptop verbinden. Voor afdruk van het stemformulieren, verslagen of eventueel op locatie aangepaste agendapunten moet u een printer met uw laptop verbinden. 2 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Voorbereiding van een ALV in de OPENSyndic server module 2 Voorbereiding van een ALV in de OPENSyndic server module 2.1 Algemene gegevens Gebouwenbeheer > Beheer algemene vergaderingen Het zoekfilter wordt getoond. Druk op Nieuw F2 om een ALV aan te maken. Fiche: Residentie Dit is een verplichte keuze. Opvolging Optioneel. Een interne medewerker die deze vergadering opvolgt. Verstuur uitnodigingen, Organiseer locatie, Indienen dagorde, Algemene vergadering Datum voor betreffende actie. Locatie, straat, postcode, gemeente Optioneel. Deze velden worden via een veldverwijzing opgenomen in de berichten naar de deelnemers. 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Stemronde TWEE+ Een tweede stemronde is altijd rechtsgeldig. Onderwerp Vrij in te vullen. Deze tekst komt op de berichten naar de deelnemers. TAB Uitnodiging via gewoon berichtensysteem U kan hier een tekst kiezen uit de berichten tekst templates in uw dossier. Via de nodige veldverwijzingen worden algemene gegevens van de ALV ingevoegd voor deze vergadering. (zie verder) 2.2 Deelnemerslijst TAB deelnemers Volgens verdeelsleutel De deelnemerslijst wordt normaal opgevuld met de eigenaars voor de residentie. De aandelen per eigenaar worden bepaald uit de som van aandelen volgens de basisacte, van de kavels van de eigenaar. U kan echter een alternatieve lijst opstellen door een verdeelsleutel van de residentie te kiezen. In dit geval wordt de deelnemerslijst opgebouwd volgens de kavels van de verdeelsleutel. Hernieuw Als u een ALV hebt opgeslagen wordt de deelnemerslijst gefixeerd met alle bijhorende data (mee opgeslagen), in deze ALV. Als u nu in de residentie fiche correctie maakt aan de kavels, aandelen, verdeelsleutels of eigenaars lijst zal u deze correctie niet te zien krijgen bij opvragen van de ALV. Een druk op de knop Hernieuw actualiseert de eigenaarslijst. Druk de aanwezigheidslijst Er wordt een afdruk gemaakt met de gegevens van de deelnemers. Voor elke deelnemer wordt een barcode afgedrukt. Als u tijdens de ALV een barcode scanner gebruikt kan u de aanwezigheden opnemen door gewoon hun naam te scannen via deze barcode. Dit rapport is ook voorzien op de stand-alone module. 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Druk de stemformulieren af Vul eerste agendapunten in, en draag er zorg voor dat de deelnemerslijst correct is. Voor elke deelnemer wordt een stemformulier afgedrukt. Er is een barcode voorzien. Als u tijdens de ALV een barcode scanner gebruikt kan u de aanwezigheden opnemen door gewoon hun naam te scannen via deze barcode. Dit rapport is ook voorzien op de stand-alone module. Tabel deelnemers De kolommen aanwezig en gestemd worden automatisch ingevuld na inlezen van de gegevens uit de standalone module. TAB kavels Dit is een lijst van de deelnemers met een detail volgens kavels. 2.3 Agendapunten De agendapunten krijgen door de toepassing automatisch een volgnummer bij opslaan van de AV. Het eerste agendapunt dient volgens de wettelijke gegevens het volgnummer 0 te hebben. U kan met de knoppen op dit scherm nadien agendapunten tussenvoegen of verwijderen. U kan een onbeperkt aantal agendapunten invullen per AV. Als er gestemd moet worden voor een agendapunt moet u een % aandelen vereist invullen. In het andere geval is het een varia punt dat enkel afgedrukt wordt ter info. Kolom niet op stembrief Standaard worden alle agendapunten op de stembrief afgedrukt. U kan eventueel beslissen om niet alle agendapunten af te drukken op het stemformulier. Vink in de kolom Niet op stembrief de agendapunten aan die niet moeten afgedrukt worden op het stemfomulier. Deze punten krijgen op het scherm een oker kleur mee om snel visueel herkenbaar te zijn. Let in dit verband op mogelijke gevolgen voor te stemmen agendapunten die niet op het stemformulier staan. U hebt dan namelijk geen bewijs over het stemgedrag van de AV voor deze agendapunten. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Vaste agendapunten Vaste agendapunten (die iedere Av terugkeren) kan u eenmalig ingeven in een hiertoe voorzien scherm. Klik in het AV Filterscherm op de knop Vul de vaste punten in en sla deze op. Nadien kan u voor iedere nieuwe AV automatisch de vaste punten invoegen. Let op: deze vaste punten staan als eerste op de agenda. In het scherm van de AV, op de Tab Agendapunten klikt u hiervoor op de knop Invullen vaste agendapunten. De kolommen gestemd en stemming besluit worden automatisch ingevuld na inlezen van de gegevens uit de stand-alone module. 2.4 Stemmen per eigenaar Deze tab wordt automatisch ingevuld na inlezen van de gegevens uit de stand-alone module. 2.5 Stemming resultaat Deze tab wordt automatisch ingevuld na inlezen van de gegevens uit de stand-alone module. 2.6 Verslag Inleiding en slot Deze tab wordt automatisch ingevuld na inlezen van de gegevens uit de stand-alone module. U kan wel aanpassingen doen in deze tab. In dat geval kan u het verslag van de ALV terug afdrukken via het zoekfilter van de server module. 2.7 Interne memo Dit zijn interne opmerkingen die niet aan de mede-eigenaars toevertrouwd worden. 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Uitnodigingen versturen naar de deelnemers 3 Uitnodigingen versturen naar de deelnemers Na correct voorbereiding van de ALV kan u via het berichtensysteem een uitnodiging sturen naar de deelnemers van de ALV. 3.1 Standaard berichten tekst voor de uitnodiging ALV Berichten > Berichten tekst-templates U kan hier een zeer algemeen bericht samenstellen met alle gegevens die nodig zijn om een uitnodiging samen te stellen. Zowel onderwerp als berichtentekst kan veldverwijzingen bevatten naar algemene gegevens over residentie, syndicus, mede-eigenaar en ALV Voorbeeld: [[SYNDIC GEMEENTE]], [[DATUM]] Geachte [[AANROEP]] [[NAAM]], Betreft: algemene vergadering, [[ALG VERG DATUM]] Ik nodig u graag uit op de bijzondere algemene vergadering die zal doorgaan op [[ALG VERG DATUM]] om [[ALG VERG TIJDSTIP]] in [[ALG VERG LOCATIE]], [[ALG VERG STRAAT]], [[ALG VERG POSTCODE]], [[ALG VERG GEMEENTE]] Agendapunten [[ALG VERG AGENDAPUNTEN]] Graag zie ik u allen aanwezig doch u vindt in bijlage een volmacht. Intussen verblijf ik, Met de meeste hoogachting, [[PAGINA]] Volmacht Bijzondere Algemene vergadering [[RESIDENTIE NAAM]] van [[ALG VERG DATUM]] Ondergetekende,.., 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
(naam en voornaam, eigenhandig in te vullen) stemhoudende mede-eigenaar van het gebouw [[RESIDENTIE NAAM]],[[RESIDENTIE STRAAT]],[[RESIDENTIE GEMEENTE]] en eigenaar van verleent bij deze volmacht aan:... (naam en voornaam, eigenhandig in te vullen) om me te vertegenwoordigen voor deze algemene vergadering. Aan te duiden o Ik ben akkoord met de voorgestelde verdeelsleutel voor de poort A. Ruzettelaan. o Ik ben niet akkoord met de voorgestelde verdeelsleutel voor de poort A. Ruzettelaan. Datum:.... (handtekening volmachtgever) Twee veldverwijzingen hebben een extra woordje uitleg nodig: [[ALG VERG AGENDAPUNTEN]] Deze veldverwijzing wordt in het uiteindelijke bericht vervangen door een lijst van alle agendapunten van de ALV [[PAGINA]] Dit zorgt voor de start van een nieuwe pagina bij afdruk naar een printer of naar een PDF-bestand. Op die manier wordt de volmacht pagina afzonderlijk afgedrukt. U kan uiteraard verschillende template teksten maken. 3.2 Formuleren van de uitnodiging voor een ALV Open de fiche van de ALV via de server module. Druk op de knop Kies uit een template en kies een algemene berichten tekst-template voor algemene vergaderingen. Deze tekst wordt overgenomen in de fiche ALV. U kan hier naar believen nog specifieke aanpassingen in de tekst aanbrengen. 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Druk dan op een knop zoals hierboven aangegeven. De betreffende groep personen worden dan opgenomen in de mailing fiche van het berichtensysteem: Druk nu op de knop Stel de berichten samen. Voor elke geadresseerde in de lijst wordt nu een bericht in postvak uit geplaatst. De veldverwijzingen worden vervangen door de betreffende waarden. Eenmaal de berichten zijn opgenomen in postvak uit kan u deze berichten steeds op een eenvoudige manier opvragen: Dit kan alleen zolang de berichten nog niet zijn verstuurd. 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Stemverwerking op locatie 4 Stemverwerking op locatie 4.1 De ALV overbrengen naar de stand-alone module Deze stap is enkel zinvol op de PC die meegenomen wordt naar de locatie van de ALV. Deze stap is noodzakelijk om stemverwerking op locatie te doen. Stemverwerking kan enkel vanaf de stand-alone module. Voor deze stap moet u op betreffende PC de OPENSyndic server module opstarten, met internetverbinding. Via het zoekfilter ALV zoekt u betreffende ALV in de overzichtslijst en selecteer deze. Druk dan op de knop Gegevens naar standalone De geselecteerde ALV wordt nu lokaal op de PC opgeslagen. U kan deze lokale versie openen om na te zien of de transfer correct is verlopen. Druk daarvoor op de knop START standalone stemverwerking. De fiche met de lokale gegevens (zie verder) wordt actief. Zie deze gegevens even na voor u de laptop inpakt en u zich naar de ALV begeeft. Als u op locatie geen internetverbinding hebt kan u bovenstaande procedure niet opnieuw uitvoeren. Als u een ALV naar een stand-alone module hebt overgezet wordt voor de ALV, op de server, het vinkje naar standalone aangevinkt. Dit vinkje is niet gebonden aan uw PC maar is voor iedereen aangevinkt die uw dossier opent in de server module. Dat moet er voor iedereen op wijzen dat deze ALV nu op een stand-alone module wordt beheert en niet meer mag aangepast worden via de server module. 4.2 Stemverwerking op locatie Onder volgende voorwaarden: Er is GEEN internetverbinding Er is één of meerdere ALV opgenomen in de stand-alone module van betreffende PC komt volgende menu actief bij opstarten van OPENSyndic 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Druk op Stemregistratie algemene vergadering Kies de betreffende vergadering en druk op Openen F5 In het eerste tabblad kan u ten allen tijden in het vak Interne memo eigen opmerkingen noteren. Deze komen niet op rapporten of website. U kan hier ook de stemformulieren of aanwezigheidslijst her-afdrukken. 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
4.2.1 Registratie van aanwezigen bij aanvang van de vergadering Open de deelnemers tab U kan een aanwezige op 3 manieren registreren: Zet de cursor in het veld Barcode en scan de barcode van zijn stemformulier of van de aanwezigheidslijst. Vul zijn klantnummer in, in het veld Nummer Klik het vinkje op (of af) in de kolom aanwezig De telling past zich direct aan. De aanpassing wordt direct opgeslagen op de PC (stand-alone module zonder verbinding met de server). Het is wettelijk toegestaan dat een eigenaar zich bij volmacht laat vertegenwoordigen door een lasthebber, welke niet noodzakelijk zelf een mede-eigenaar moet zijn, maar wiens naam op de volmacht vermeld moet zijn. De naam van de lasthebbende kan worden ingevuld in het veld: gevolmachtigde. Er is hier geen mogelijkheid om via een selectievenster een persoon te kiezen vermits we momenteel Stand Alone aan het werk zijn en dus geen verbinding hebben met de database. 4.2.2 Aanpassen of aanvullen van de agendapunten Via de tab agendapunten kan u in de stand-alone module nog aanpassingen doen aan de agendapunten. U moet dan wel de stemformulieren opnieuw afdrukken, of anders aan uw deelnemers vragen om de aanpassingen met balpen op hun formulieren aan te brengen. 4.2.3 Registratie en telling van de stemmen via scanning Via de gelijknamige tab Verzamel de ingevulde stemformulieren en scan deze naar de folder <uw afbeeldingen>/opensyndic 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Het scherm kan er dan zo uitzien: Als de scanner de stemmen niet correct leest moet u de scan-zone eerste kalibreren. Doe dit door met de muisaanwijzer linksboven en rechtsonder te klikken in de invulzone van het formulier. 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Klik zo nauwkeurig mogelijk op de, met een driehoekje gemarkeerde, hoekjes van de stem-zone. De ingekleurde stemvakjes worden nu correct gelezen en de betreffende vinkjes aangevinkt. U kan deze vinkjes manueel aanpassen als er toch iets niet correct verloopt. De naam van de eigenaar wordt via de barcode op het stemformulier gelezen. Als dit niet lukt moet u de betreffende eigenaar zelf kiezen. Als alles correct ingevuld is kan u op OPSLAAN F4 drukken. Het volgende formulier wordt dan voorgesteld. De vorige kalibratie wordt hernomen. 4.2.4 Registratie en telling van de stemmen manueel Ga naar de tab Resultaten 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Via de kolomkop van iedere vraag (Deze kolomkoppen zijn aanklikbaar) kan u manueel het stemresultaat invullen. 4.3 Eindverslag U kan, na registratie van de stemmen, een eindverslag formuleren. In de tab Verslag van de vergadering kan u In de tab verslag per agendapunt kan u naast elk agendapunt een opmerking invullen U kan een inleiding en slot formuleren Na opslaan F4 kan u dan het eindverslag afdrukken 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Samenvoegen van AV s om tot één verzamelrapport te komen 5 Samenvoegen van AV s om tot één verzamelrapport te komen U kan vergaderingen samenvoegen indien het aantal agendapunten groter wordt als 15. Klik op Voeg vergaderingen samen Een druk op deze knop brengt volgend scherm actief: Selecteer de vergaderingen in de lijst die u in één verzamelrapport wil afdrukken. Druk daarna op de knop Voeg vergaderingen samen 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Het overzichtscherm van de AV s toont nu het volgende resultaat: AV 10-11-12 zijn samengevoegd in groep 1 Kies nu één van de AV s die tot groep 1 horen en druk op de knop Druk het eindverslag Het eindverslag wordt als volgt opgebouwd: - De AV s worden in volgorde van hun nummer opgenomen 10-11-12 - Aanwezigheidslijst van de eerste AV wordt afgedrukt - Per AV wordt nu afgedrukt o o o Inleiding (tekst) De lijst van agendapunten met stemuitslag, nee-stemmen, blanco-stemmen en verslag voor deze vraag Slot (tekst) U kunt in het nieuwe systeem in de server-versie van de AV nu ook het verslag stemming per agendapunt nog verder aanpassen. 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company
Stemverwerking synchroniseren met de server 6 Stemverwerking synchroniseren met de server Eenmaal terug op kantoor moet u OPENSyndic normaal opstarten (server module) vanaf de PC die u heb gebruikt op locatie. Vanuit de server module moet u dan het overzicht opvragen van de stand-alone vergaderingen: Zoek de betreffende vergadering via de server-module: Druk op START stand-alone stemverwerking Druk in deze fiche op de knop Bewaar de gegevens op de hoofdserver. Alle resultaten een verslagen worden naar de server module overgebracht. Stuur de scan-formulieren naar de hoofdserver De ingescande formulieren worden naar de server doorgestuurd. Dit kan een tijd duren. 18 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company