Inhoud. 1 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

Transcriptie

1 Inhoud 1 Documentbeheer voor algemene documenten Gemeenschappelijke classificatiestructuur Classificatiestructuur voor een residentie Opnemen van algemene documenten in OPENSyndic via scanning Alternatieve documenttypes opnemen in OPENSyndic Documenten opnemen vanuit andere folders dan uw scanfolder Documentbeheer voor individuele documenten Documentbeheer Synchronisatie naar de server Documentbeheer Bijlagen in opdrachtbonnen naar leveranciers Documentbeheer Beheer en raadplegen van algemene documenten Beheer via de classificatiestructuur Agendabeheer op een knooppunt Beheer van individuele documenten Opzoeken van documenten Toegangsbeheer Documentbeheer voor kostenstukken Opnemen van een kostenstuk Beheer van opgenomen kostenstukken Basisprincipe van het berichtensysteem Verzendwijze van diverse rapporten uit OpenSyndic Gewone berichten vrij opgesteld Veldverwijzingen Berichtentemplates voor teksten Meertalige berichten Layout van een bericht Algemeen De layout editor Nog te verzenden berichten - Postvak UIT Zoekfilter Berichtenlijst Bijlagen Berichten editor Afdrukken / en van de berichten Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

2 10.6 Berichten versturen via Verzenden SMS-bericht Test afdruk / test van een bericht Verwerking van afgedrukte/verzonden berichten Postvak VERZONDEN BERICHTEN U kan berichten manipuleren: Controle van de SMS-berichten (*) De ontvanger stuurt een antwoord terug op het SMS-bericht dat hij/zij heeft ontvangen U heeft de SMS-module Optie A U heeft de SMS-module Optie B of Optie C Berichten maken volgens de verschillende berichtentypes Gewone berichten en/of SMS-berichten (*) Berichten voor een algemene vergadering Berichten voor opdrachtbonnen Berichten voor offerteaanvragen Berichten voor provisies Berichten voor afrekeningen Berichten voor aanmaningen Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

3 Documentenbeheer 1 Documentbeheer voor algemene documenten Met algemene documenten wordt bedoeld alle niet-kostenstukken. Dit zijn dus alle documenten die geen facturen of creditnota s voorstellen waarvan de kosten moeten doorgerekend worden naar de eigenaars. U kan in OPENSyndic allerhande elektronische documenten opnemen. Deze worden centraal opgeslagen op de OPENSyndic dataserver en zijn overal te raadplegen via de OPENSyndic software en/of website. 1.1 Gemeenschappelijke classificatiestructuur Om een logische structuur in uw documentenbeheer te krijgen worden alle documenten ingebracht in een classificatiestructuur. Dit is een boomstructuur met knooppunten die onderling op een logische manier verbonden zijn. Deze boomstructuur wordt zowel in de OPENSyndic toepassing gebruikt als op de OPENSyndic website. Het laat toe om op een gestructureerde manier door uw documenten te bladeren en snel bepaalde documenten op te sporen en te raadplegen. Om een consistente structuur te waarborgen vertrekken we van een boomstructuur die gemeenschappelijk is voor al uw residenties. Deze gemeenschappelijke structuur is dus als het ware de grootste gemene deler van uw documentenstructuur voor AL uw residenties. Bovenop deze gemeenschappelijke structuur kan u extra knooppunten toevoegen voor een bepaalde residentie. We denken hier bij wijze van voorbeeld aan een schadedossier. Via toegangsbeheer kan u bepaalde knooppunten op de website zichtbaar/onzichtbaar maken voor bepaalde toegangsgroepen en voor een gegeven residentie. Documentenbeheer > Parameters > Beheer classificatiestructuur Toevoegen Kies een bestaand knooppunt. Vul links van de knop Toevoegen een label in (NL/FR). Druk op de knop Toevoegen 3 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

4 Wijzig Kies een bestaand knooppunt. Pas de naam van het knooppunt aan in het veld Wijzig. Druk op Opslaan Verwijderen Kies een bestaand knooppunt. Druk op Verwijderen. Dit kan alleen als er geen sub-knopen meer zijn en als er geen documenten verbonden zijn met dit knooppunt. Toegangsbeheer Kies een bestaand knooppunt. Klik in de toegangstabel, in de kolom toegang algemeen, het vinkje aan of uit. Dit wordt direct opgeslagen in de database. Toegangsbeheer is enkel zichtbaar op de website. In de OPENSyndic toepassing zijn alle knooppunten steeds zichtbaar. Link naar Doel is om andere documenten dan de algemene, toch te tonen via de classificatiestructuur op de website. Op die manier hebben website gebruikers een meer algemeen zicht op de documenten. Voorlopig enkel bruikbaar voor kostenstukken (inkomende facturen of inkomende creditnota s) Kies een knooppunt (standaard is dit het knooppunt met label Facturen ) en kies dan in het veld Link naar voor de waarde facturen. Druk op Opslaan. Alle kostenstukken worden nu op de website in deze documentenstructuur onder het betreffende knooppunt getoond. 1.2 Classificatiestructuur voor een residentie Bovenop de gemeenschappelijke structuur kan u extra knooppunten toevoegen voor een bepaalde residentie. We denken hier bij wijze van voorbeeld aan een schadedossier. Werkwijze: Idem als de gemeenschappelijke structuur, maar u moet betreffende residentie kiezen in het veld Residentie. In dat geval ziet u bovenop de algemene structuur alle knooppunten voor de gegeven residentie. Toegangsbeheer Kies een bestaand knooppunt. Klik in de toegangstabel, in de kolom toegang residentie : Leeg De algemene toegang volgens de kolom toegang algemeen wordt toegepast. AAN De betreffende gebruikersgroep krijgt voor deze residentie toegang tot betreffend knooppunt. De algemene toegang is niet meer van toepassing. UIT De betreffende gebruikersgroep krijgt voor deze residentie geen toegang tot betreffend knooppunt. De algemene toegang is niet meer van toepassing. Toegangsbeheer is enkel zichtbaar op de website. In de OPENSyndic toepassing zijn alle knooppunten steeds zichtbaar. 1.3 Opnemen van algemene documenten in OPENSyndic via scanning 4 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

5 Scan uw papieren documenten naar volgende formaten: PDF Aan te raden voor documenten met meerdere bladzijden. Voordeel is dat u een groot aantal bladzijden kan samenbrengen in één PDF document. Uw scanner moet deze mogelijkheid natuurlijk wel aanbieden. JPG, PNG, GIF Enkel aan te raden voor documenten die uit één bladzijde bestaan. Draag er zorg voor dat u uw documenten zo optimaal mogelijk scant. Indien mogelijk in grijstinten en geoptimaliseerde bestandgrootte. Experimenteer tot u een optimale instelling gevonden hebt. Raadpleeg de documentatie van uw scanner. Dit is in uw eigen voordeel! Grote documenten vertragen de werking van OPENSyndic voor uw account, aangezien alle documenten via het internet opgevraagd worden. Locatie voor uw gescande documenten U kan de bestandlocatie bepalen via de account fiche in OPENSyndic: Account > Uw account fiche Deze waarde is in te stellen per PC waarop OPENSyndic is geïnstalleerd. In dit voorbeeld: alle documenten in de folder c:\opensyndic\scans met bestandtype PDF, JPG, PNG, GIF kunnen in OPENSyndic opgenomen worden. Na het eerste gebruik van het documentenbeheer systeem (Starten van de fiche Documentbeheer > Importeer gescande documenten), wordt in deze basisfolder automatisch een subfolder aangemaakt met de naam typemappen. In deze subfolder kan u naar believen nieuwe folders aanmaken. (vb. algemene documenten, individuele documenten, facturen,.). Alle bestanden die u in deze subfolders plaatst, kunnen afzonderlijk behandeld worden. Op deze manier kan u wat ordening in uw bestanden brengen vooraleer deze te verwerken in OPENSyndic. 5 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

6 Opnemen van de documenten in uw scanfolder Documentbeheer > Importeer gescande documenten / PDF documenten Rechtsboven ziet u een lijst van alle documenten die in uw scanfolder staan. De scanfolder zelf staat vermeld linksonder in het scherm. U kan ook kiezen voor een alternatieve typemap via het gelijknamige drop-down veld boven de tabel. Na keuze van een typemap worden enkel die documenten verwerkt die in de betreffende typemap staan. Om algemene documenten (niet-kostenstukken) in te lezen gaat u nu als volgt tewerk: Kies in de documenten tabel (rechtsboven) de documenten die u onder in één verzameldocument wil opnemen. Doe dit door het/de betreffende document(en) aan te vinken (linkse kolom in deze tabel). o Pas eventueel de volgorde aan met de pijltjes onder de tabel. o De documenten worden opgenomen en geordend volgens deze volgorde. Vul optioneel een omschrijving in per document. We raden dit ten sterkste aan. Dit label wordt op alle documenten mee afgedrukt. Kies de toegangsgroepen die inzage mogen hebben in dit document. Op de website heeft uitschakelen van toegang op het classificatie knooppunt voorrang op deze keuze. De default instelling kan u aanpassen in de fiche van betreffende toegangsgroepen. Kies de residentie waartoe de geselecteerde documenten horen. Kies het gewenste knooppunt in de classificatiestructuur. Vul optioneel een jaartal in. Vul een info (NL/FR) in. Deze info is de titel van het verzameldocument in OPENSyndic. Druk op OPSLAAN F4 6 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

7 Er wordt nu voor betreffende residentie in het gekozen knooppunt een OPENSyndic document aangemaakt waarin alle geselecteerde gescande documenten opgenomen zijn. De volgorde waarin deze scans opgenomen zijn, is dezelfde als waarin deze in de documenten tabel (rechtsboven) stonden. OPGEPAST! Na een druk op OPSLAAN worden de opgenomen documenten verwijderd uit uw scan folder en verplaatst naar een folder verwerkt die in de scan folder is terug te vinden. De documenten worden eveneens gekopieerd naar een wachtfolder op uw PC. Na opslaan worden de documenten NOG NIET NAAR DE OPENSYNDIC SERVER DOORGESTUURD. Ze staan te wachten in de wachtfolder tot u besluit om uw gescande documenten te synchroniseren met de server. Dit is een afzonderlijke stap die verder in dit document staat beschreven. Dit wil zeggen dat, zolang u deze synchronisatie stap niet doorvoert, u de nieuwe documenten alleen op uw PC kan raadplegen. Andere gebruikers zien wel dat de documenten zijn aangemaakt maar krijgen de afbeeldingen niet te zien. 1.4 Alternatieve documenttypes opnemen in OPENSyndic U kan enkel documenten opnemen van het type PDF, JPG, PNG en GIF. Voor andere documenten moet u op een alternatieve manier tewerk gaan. Office documenten Word en Excel documenten kan u in de meeste recente versie van Office opslaan als PDF bestand. Dat PDF bestand plaatst u dan in de scan folder om verder op de reeds vermelde manier te verwerken. Andere softwarepakketten die deze mogelijkheid bieden (opslaan als PDF) kan u op dezelfde manier gebruiken. OPENSyndic rapporten Alle rapporten in OPENSyndic worden in eerste instantie via een preview venster getoond. Dit venster laat toe om het rapport als PDF op te slaan. Afdrukken naar een PDF printer Er zijn gratis tools te vinden op het internet die u toelaten om een zogenaamde PDF printer op uw PC te installeren. Als u dan vanuit een willekeurig programma op uw PC iets afdrukt, kan u als bron deze PDF printer kiezen. Resultaat is een PDF document met als inhoud uw afgedrukt document. 7 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

8 Fototoestel Foto s van een digitaal fototoestel kunnen gewoon verwerkt worden in OPENSyndic. De jpg bestanden worden door OPENSyndic naar een vast intern formaat gereduceerd. Bewaar indien nodig steeds uw oorspronkelijke foto s tenzij de resolutie die door OPENSyndic bepaald wordt voldoende is voor u. 1.5 Documenten opnemen vanuit andere folders dan uw scanfolder Documenten die u opneemt vanuit uw scanfolder worden bij verwerking verplaatst naar een folder verwerkt. Er zijn echter alternatieve manieren om documenten op te nemen die in andere folders staan dan deze scanfolder. Denk hierbij aan documenten op een extern geheugenapparaat (harde schijf, memory stick,.) of documenten in uw documenten folder. Het kan voorkomen dat u dergelijk document wil opnemen, zonder dit verder te verplaatsen of aan te passen. Ga hiervoor als volgt tewerk: Sleep het/de bestand(en) vanuit zijn/hun bestandlocatie en laat deze vallen op het hoofdscherm van OPENSyndic. (Drag&Drop). Het scherm Documentbeheer wordt automatisch geopend en de betreffende bestanden worden getoond in de bestandslijst rechts boven in dat scherm. U kan deze documenten nu verder opnemen zoals reeds beschreven. Bij OPSLAAN worden de oorspronkelijke bestanden niet aangepast, verplaatst of verwijderd. Open de fiche Documentbeheer en sleep uw bestand(en) in deze fiche naar de tabel van bestanden of naar het schermdeel waar de afbeelding getoond wordt (links in de fiche). 2 Documentbeheer voor individuele documenten Individuele documenten zijn documenten die enkel mogen ingezien worden door één of meer specifieke personen die in het adresbestand zijn opgenomen. Documentbeheer > Importeer gescande documenten / PDF documenten 8 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

9 Kies de Tab Individueel. Kies een residentie. Alle eigenaar-kavel combinaties worden in de tabel getoond. Kies alle personen die inzage mogen hebben in betreffende documenten, via de kolom Kies. Pas eventueel de documenten keuze aan Vul het info-veld in Druk op Opslaan Het globale toegangsbeheer is hier niet van toepassing. Een alternatieve werkwijze is als volgt: Open de adresfiche van de betreffende individuele eigenaar (of medewerker, leverancier,..) Laat via drag&drop een document vallen op deze fiche Volg verder de standaard procedure zoals hierboven beschreven Alle bestanden die werden aangevinkt in de documententabel worden in een document samengevoegd onder de omschrijving zoals ingegeven in het info veld. De aangevinkte personen kunnen dit verzameldocument opvragen via de website: In de classificatiestructuur op de website wordt automatisch een knooppunt toegevoegd met de naam Persoonlijke documenten. Alle individuele documenten worden onder dit knooppunt geplaatst. 3 Documentbeheer Synchronisatie naar de server Zoals reeds eerder vermeld worden documenten die via Documentbeheer > Importeer gescande documenten / PDF documenten worden opgenomen, niet direct naar de server doorgestuurd. Reden is om vlot te kunnen werken in dat scherm, zonder steeds de wachttijden te hebben bij doorsturen van de documenten over het internet. 9 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

10 Documentbeheer > Synchroniseer naar de server Dit systeem kan enkel die documenten doorsturen naar de server, die via een scan-folder zijn opgenomen in OPENSyndic welke op uw PC toegankelijk is. 4 Documentbeheer Bijlagen in opdrachtbonnen naar leveranciers Technisch beheer > Opdrachtbonnen In de fiche voor opdrachtbon naar een leverancier kan u elektronische bijlagen opnemen. Open de fiche in Wijzigen U kan een reeks documenten via drag&drop toevoegen aan de bijlagen tabel, of een document kiezen via de knop Bijlage invoegen. Bij bevestigen (OK-F4) worden deze bijlagen automatisch doorgestuurd naar de OPENSyndic centrale server. Via de wis knop kan u een bijlage wissen Via Print alle bijlagen kan u een verzameldocument met alle bijlagen afdrukken. Dit kan enkel in Opvragen 10 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

11 5 Documentbeheer Beheer en raadplegen van algemene documenten 5.1 Beheer via de classificatiestructuur Documentbeheer > Blader door uw gescande documenten Kies linksboven de tab Documenten. Vul zoekcriteria in. Bij keuze van een residentie wordt de classificatiestructuur voor deze residentie opgebouwd. U kan nu optioneel verdere zoekcriteria invullen en op Zoeken F11 drukken. De documenten die op de verschillende knooppunten zijn geplaatst, worden getoond. Een klik op een document toont de inhoud rechts op de fiche. Zoals reeds eerder vermeld, kan een OPENSyndic document uit verschillende elektronische documenten bestaan. Deze elektronische documenten kunnen een mix zijn van verschillende bestandtypes (pdf, jpg, png, gif). U kan door de samenstellende documenten bladeren via de knoppenbalk boven het preview-deel van de fiche. Via Bestanden in het document kan u bladeren tussen de samenstellende documenten. Indien het getoonde document een PDF bestand is met meerdere pagina s, kan u door deze pagina s bladeren via de knoppen onder pagina s in het bestand Via de knop 100% wordt de preview zo aangepast dat de volledige documentbreedte getoond wordt. Met de sliders kan u vergroten en verkleinen. Mogelijke bewerkingen 11 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

12 Kies een document; Aanpassen van info-labels Pas betreffende gegevens aan en druk op Opslaan Toegangsbeheer Pas betreffende gegevens aan en druk op Opslaan Verplaats het volledige document naar een ander knooppunt Druk op de aangegeven knop en kies in het popup-venster een nieuw knooppunt Pas de volgorde aan van de samenstellende documenten Kies het bestand dat u wil verplaatsen, via het bladersysteem aangegeven met (bestanden in het document). Druk dan op de pijltjes links van de preview om de orde naar boven of onder te plaatsen. 12 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

13 Een samenstellend document verplaatsen naar een ander OPENSyndic document Breng het document in de preview en druk dan op de gemarkeerde knop. Kies het nieuwe OPENSyndic document via de popup die nu verschijnt. De afbeelding wordt verplaatst naar dit nieuwe OPENSyndic document. Een samenstellend document verwijderen Breng het document in de preview en druk dan op de gemarkeerde knop. Een afbeelding toevoegen Via drag&drop kan u een bestaande afbeelding laten vallen op de preview. De betreffende afbeelding wordt toegevoegd een het OPENSyndic document en onmiddellijk naar de server gesynchroniseerd. U kan ook werken via de gemarkeerde knop: 5.2 Agendabeheer op een knooppunt Dit kan nuttig zijn om bepaalde dossier wat beter te beheren. (vb. schadegevallen, verbouwingen e.d.) We nemen als voorbeeld een schadegeval in een residentie. 13 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

14 Documentbeheer > Blader door uw gescande documenten Kies de residentie Voeg eventueel een nieuw knooppunt toe. In dit voorbeeld eentje voor een nieuw schadegeval U kan nu aan dit nieuwe knooppunt alle documenten verbinden die betrekking hebben op dit schadegeval (foto s, verslagen,..) 14 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

15 Aan het schadegeval zijn nu 2 documenten verbonden, een foto en een verslag. Om uw acties te plannen en te registreren gaat u als volgt tewerk: Kies het knooppunt Schadegeval Druk op de knop Agenda De agendafiche wordt actief en toont enkel agendapunten voor dit schadegeval. U kan hier naar noodzaak agendapunten invoegen een aanpassen. Al deze punten worden automatisch verbonden met dit schadegeval. 15 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

16 U kan met elk agendapunt een contactpersoon kiezen, en vanuit deze fiche ook een bericht sturen naar die persoon. Alle berichten via deze knop worden blijvend verbonden met dit agendapunt, en kunnen ook steeds via dit agendapunt terug opgevraagd worden. In het documenten beheer wordt via een agenda knooppunt aangegeven dat er agendaregistraties zijn op dit knooppunt. Een dubbelklik op dit agenda knooppunt opent de agenda. Vanuit het documentbeheer kan u een verslagje afdrukken met alle documenten en agenda registraties. Kies daarvoor het knooppunt en druk dan op de knop Toon het verzameldocument. 16 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

17 Dit document bevat Een voorblad Een tweede blad met een opsomming van alle agendaregistraties Daarop volgen alle documenten U kan de lay-out en inhoud van het voorblad bepalen via de lay-out editor: (zie berichtensysteem voor extra info) Berichten > Berichten tekst templates Kies berichten type Layout documentenafdruk Druk op de knop Layout Editor 17 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

18 De elementen op de Eerste bladzijde worden gebruikt om het voorblad op te bouwen. U kan via afbeeldingen en vaste teksten uw logo en adresgegevens en residentiegegevens invoegen. Via de veldverwijzing [[ONDERWERP]] kan u de naam van het documenten knooppunt invoegen in een vaste tekst. Op alle volgende pagina s kan u een bijkomende layout opdrukken via dezelfde layout editor. Maak hiervoor de pagina keuze Pagina achtergrond De veldverwijzing [[ONDERWERP]] wordt in deze context vervangen door een pagina nummer en de omschrijving/info die u op de documenten hebt ingevoerd. 5.3 Beheer van individuele documenten Documentbeheer > Blader door uw gescande documenten 18 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

19 Hier kan u via een aantal zoekcriteria individuele documenten opzoeken. 5.4 Opzoeken van documenten Documentbeheer > Zoek naar gescande documenten In deze fiche kan u via zoekcriteria naar documenten zoeken. Documenttype Gescande documenten: zoek naar documenten die binnen de classificatiestructuur zijn opgenomen Inkomende facturen: zoek naar kostenstukken (zie verder) Individuele documenten: zoek naar individueel toegewezen documenten TAB documenten Open dit document Open de documentenbrowser en toon betreffend document Toon het verzameldocument Alle bestanden die opgenomen zijn in het document worden afgedrukt in één verzameldocument Download Alle geselecteerde documenten worden naar de vermelde folder gedownload. U kan dit gebruiken om een lokale kopie te maken van documenten die op de OPENSyndic server zijn opgeslagen. TAB Toegangsbeheer op deze documenten U kan op de gevonden documenten in groep toegangsrechten nazien en/of aanpassen 6 Toegangsbeheer Enkel voor documenten die niet individueel zijn toegewezen. 19 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

20 Het toegangsbeheer in OPENSyndic wordt bepaald door toegangsgroepen. U kan verschillende toegangsgroepen aanmaken. Elk adres (eigenaar, leverancier, huurder, medewerker, derden, ) kan u aan een toegangsgroep toewijzen. Betreffende persoon krijgt dan de rechten van deze groep. Documentbeheer > Parameters > Toegangsgroepen Per toegangsgroep kan u een default instelling bepalen voor Algemene documenten Kostenstukken Agendapunten Via de blauwe knoppen kan u de toegangsgroep voor bepaalde items in groep bepalen. Dit is bruikbaar om bijvoorbeeld een nieuw aangemaakte groep toe te voegen aan alle kostenstukken. Het vinkje Toon enkel mijn gebouw(en) op website dient om de toegang voor een lid van deze groep te beperken tot de gebouwen waarin dit lid is opgenomen. Is in hoofdzaak bedoeld voor derden die via de website mogen raadplegen (bijvoorbeeld: Commissaris rekeningen). Met dit vinkje uitgezet hebben de leden van de toegangsgroep inzage op de website in alle gebouwen, voorbeeld de syndicus. De eigenaars hebben steeds enkel toegang tot hun eigen gebouwen. 20 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

21 7 Documentbeheer voor kostenstukken Onder kostenstukken verstaan we alle bewijskrachtige documenten die een kost of opbrengst voor de VME vertegenwoordigen, en die uiteindelijk moet verdeeld worden over de mede-eigenaars van de VMA via een afrekening. Leveranciersfacturen Leveranciers creditnota s (debetnota) Aankoopbonnen Kastickets,.. Alle kostenstukken moeten in elektronische vorm opgenomen worden in OPENSyndic. Deze elektronische kostenstukken zijn dan de basis voor de afrekeningen van de VME. Voor details verwijzen we naar het afzonderlijke handboek Uitsplitsen van kostenstukken 7.1 Opnemen van een kostenstuk Documentbeheer > Importeer gescande documenten / PDF documenten Kies de TAB Inkomende facturen Vul de basisgegevens in van het kostenstuk. Hoe meer info wordt ingevuld, hoe meer gegevens beschikbaar zijn om in een verder stadium het kostenstuk terug te vinden. Druk op Opslaan F4 om het kostenstuk op te nemen. De werking is verder zoals beschreven in Documentenbeheer voor algemene documenten. 21 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

22 7.2 Beheer van opgenomen kostenstukken Documentbeheer > Blader door uw gescande documenten Kies de TAB Inkomende facturen en gebruik verder de zoekcriteria Documentbeheer > Zoek naar gescande documenten Kies documenttype Inkomende facturen en gebruik verder de zoekcriteria 22 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

23 Berichtensysteem 8 Basisprincipe van het berichtensysteem Elk bericht bestaat uit 2 onderdelen: De vorm / presentatie / layout van het bericht De inhoud van het bericht Deze 2 delen worden samengevoegd om een uiteindelijke afdruk van het bericht te bekomen: het inhoud van het bericht wordt met een bepaald layout afgedrukt. In OPENSyndic onderscheiden we verschillende types berichten. Dit type wordt automatisch bepaald door de oorsprong van het bericht. Gewone berichten SMS-berichten (Dit is een extra module) Uitnodiging algemene vergadering Maningen Provisieopvraging Afrekening Opdrachtbon Offerteaanvraag bericht SMS bericht. toekomstige types Voor elk van deze berichtentypes moet u zowel voor vorm als voor inhoud templates vastleggen. Elk bericht dat wordt aangemaakt, komt terecht in het zogenaamde POSTVAK UIT. Vanuit dit postvak kan u dan de berichten afdrukken of via versturen. U kan verzonden berichten dan verplaatsen naar het postvak VERZONDEN BERICHTEN. Alle berichten blijven gearchiveerd in OPENSyndic. Via zoekcriteria kan u steeds berichten opzoeken en her-afdrukken, opnieuw versturen,. 8.1 Verzendwijze van diverse rapporten uit OpenSyndic Er is een mogelijkheid ingebouwd om een bericht gelijktijdig op 2 manieren te verzenden, bijvoorbeeld: zowel per brief als via . Het tabblad persoonlijke instellingen van de adresfiche is uitgebreid met een 2-de keuzemogelijkheid per soort bericht. In het geval er 2 verzendingen worden ingesteld voor een bepaald berichtentype, dan worden er effectief 2 berichten aangemaakt aan dezelfde eigenaar: één bericht om te verzenden per brief en het andere via Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

24 8.2 Gewone berichten vrij opgesteld Gewone berichten zijn berichten die manueel aangemaakt worden voor een algemeen doel. Vrij opgestelde berichten zijn het eenvoudigste berichtentype. Het zijn berichten die een unieke inhoud hebben en éénmalig naar één of meer geadresseerden worden gestuurd. 24 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

25 Berichten > Een mailing samenstellen Samenstellen van de lijst van geadresseerden U kan via een aantal knoppen geadresseerden toevoegen aan de adreslijst. Verwijs naar een residentie Als u berichten gaat opstellen voor een bepaalde residentie, kiest u hier best deze residentie. Kies uit het adresbestand, Kies een leverancier, Kies een medewerker Het zoekfilter op adressen wordt getoond. Kies hieruit de gewenste geadresseerde. Mede-eigenaars van een residentie, Raad van mede-eigendom, Huurders van residentie De lijst van geadresseerden wordt aangevuld met alle betreffende personen van de gekozen residentie. Wijzig adresgegevens Kies een geadresseerde. Zijn fiche wordt actief en u kan correcties doen aan zijn gegevens. Verwijder geselecteerde berichten Alle geselecteerde adressen worden uit de lijst van geadresseerden gewist. Opstellen van de berichtentekst Onderwerp Dit is een korte omschrijving van het onderwerp van de mailing. Als het bericht via verstuurd wordt, is dit het onderwerp die in het systeem gebruikt wordt. 25 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

26 Bericht Onder het onderwerp veld is het berichten vak voorzien. Hierin kan de tekst van het bericht worden opgesteld. Er zijn (beperkte) layout mogelijkheden voorzien. Gebruik hier geen afbeeldingen, tabellen of andere complexe elementen. Dit wordt NIET ondersteund door OPENSyndic. Vooral bij aanmaken van het bericht in PDF formaat gaan deze elementen verloren. ( bijlagen, website,.) Op SMS berichten is layout-opmaak niet van toepassing. Het SMS-bericht is ook beperkt tot 150 karakters. Zoekwoord U kan hier optioneel een eigen zoekwoord invullen. (dat kan ook uit meerdere woorden bestaan.). Dit zoekwoord wordt mee opgeslagen met elk bericht dat aangemaakt wordt volgens de lijst van geadresseerden. In postvak UIT en postvak VERZONDEN kan u dan filteren op dit zoekwoord. Op die manier kan u, indien gewenst, bepaalde berichten ordenen in groepen. Bijlage invoegen Bij samenstellen van een groepsmailing is het mogelijk om bijlagen vanuit het documentenbeheer systeem mee op te nemen. Druk op de knop Bijlage invoegen en kies de gewenste documenten via de selectiefiche die getoond wordt. Bijlage wissen Wis een bijlage. Print alle bijlagen Toon één verzameldocument met daarin alle bijlages. De layout is beschreven in het deel documentenbeheer. Deze bijlagen via [[DOCUMENTLINK]] Als dit vinkje wordt aangevinkt worden de bijlagen in de vorm van een tekst-link in het bericht opgenomen. Dit is enkel zinvol indien u alle berichten via gaat versturen. Deze linken worden dan uiteindelijk aangemaakt in het bericht of in het PDF bestand, indien de bijlage als PDF bij de wordt bijgevoegd. Op een afgedrukte brief zijn de linken zonder betekenis. Stel de berichten samen Voor elke geadresseerde in de lijst wordt een bericht aangemaakt. Het onderwerp en de tekst wordt bepaald door de inhoud van de twee betreffende velden in de fiche. Elk bericht krijgt dezelfde lijst van bijlagen volgens de bijlagen tabel. Preview eerste bericht Bekijk de layout en inhoud voor de eerste geadresseerde in de lijst. Dit laat u toe om de inhoud nog wat te corrigeren voor u de berichten effectief aanmaakt met de knop Stel de berichten samen Een SMS-bericht maken (Extra module) De SMS-module bestaat in verschillende varianten: A) U gebruikt onze sms dienst met een nummer toegekend door OpenSyndic: - Onze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht - De eigenaars kunnen hierop niet terug SMS sen - De eigenaars kunnen hierop niet terug bellen - Beperkt tot 3500 SMS en / per maand B) U gebruikt onze sms dienst met een eigen aan u toegekend nummer : - Deze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht 26 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

27 - De eigenaars kunnen hierop WEL terug SMS sen, het antwoord komt dan terecht in het berichtensysteem van OpenSyndic (Postvak In) - De eigenaars kunnen hierop niet terug bellen - Beperkt tot 3500 SMS en / per maand C) U gebruikt onze sms dienst met een eigen simkaart, rechtstreeks door Proximus aan jullie gefactureerd : - Deze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht - De eigenaars kunnen hierop WEL terug SMS sen, het antwoord komt dan terecht in het berichtensysteem van OpenSyndic (Postvak In) - De eigenaars kunnen hierop wel terug bellen, en worden naar een door jullie bepaald nummer doorgestuurd. Om een SMS-bericht te maken ga je naar het menu [Berichten]. Kies [SMS bericht maken] Hier kan u het SMS-bericht voorbereiden naar analogie met andere soorten berichten. U kan voor SMS-berichten eveneens werken met berichten templates. Maak in dit geval een of meerdere specifieke template(s) voor SMS-berichten. (Zie handleiding berichten systeem) 8.3 Veldverwijzingen Om efficiënt te werken moet het mogelijk zijn om onderwerp en tekst een algemene inhoud te geven die dan voor elke geadresseerde vervangen wordt door relevante gegevens. Dit kan via veldverwijzingen. Voorbeeld: aanspreektitel, naam en gegevens van de geadresseerde In dit voorbeeld gaan we een mailing samenstellen naar eigenaars van twee residenties, met daarin wat basisgegevens volgens OPENSyndic. Het doel van de mailing is om de eigenaars toe te laten hun gegevens na te zien en eventueel op een fout te reageren. Ga als volgt tewerk: 27 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

28 Kies de eerste residentie en druk op Mede-eigenaars van residentie In de adreslijst komen alle mede-eigenaars van de gekozen residentie Herhaal deze vorige stap voor de volgende residentie. Eindresultaat is een adreslijst met alle medeeigenaars voor 2 residenties. Namen van mede-eigenaars en residentie zijn vermeld in de tabel van geadresseerden. Vul nu uw onderwerp in Tijdens invoer van het onderwerp kan u het veld Veldverwijzing invoegen openen en een relevante veldverwijzing kiezen. In die geval kiezen we voor Residentie naam. Resultaat: Nu kan u een algemene tekst opstellen: U kan in uw tekst overal waar gewenst veldverwijzingen opnemen. Druk op de knop Stel de berichten samen. Er wordt een bericht aangemaakt per lijn in de adrestabel. Per bericht worden de veldverwijzingen vervangen door de relevantie informatie volgens de gegevens in OPENSyndic. 28 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

29 8.4 Berichtentemplates voor teksten U kan voor een aantal steeds terugkomende berichten een tekst-template aanmaken. Deze tekst-template moet dan met zeer algemene bewoordingen en indien mogelijk met veldverwijzingen opgesteld worden. Op die manier kan dergelijke standaard tekst eenvoudig ingepast worden in elke adreslijst. Berichten > Berichten tekst-templates Voorbeeld van een volmacht formulier: Deze tekst kan u steeds opnieuw gebruiken om berichten naar mede-eigenaars te sturen. Stel een mailing samen en druk op de knop Kies uit een template De gekozen template tekst wordt als basisbericht opgenomen. 29 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

30 8.5 Meertalige berichten Als u voor één mailing mede-eigenaars hebt met een verschillende taalcodes (NL/FR) moet u het bericht tweetalig invoeren. Doe dit via de knop : Door te wisselen tussen NL en FR kan u voor deze ene mailing een tekst NL/FR invullen. Het resultaat is dat voor elke gedresseerde één tekst volgens zijn taal code aangemaakt wordt. De taal code wordt in de adresfiche ingevuld: U kan in dat geval best uw berichten tekst-templates ook meertalig opstellen. 9 Layout van een bericht 9.1 Algemeen Een bericht bestaat uit 2 delen: De inhoud De layout Via de layout worden volgende afdruk elementen bepaald: Logo s en andere afbeeldingen Kop- en voetteksten Vast pagina elementen (datum, adres, ) Positie van de verschillende elementen Een layout is samengesteld uit 4 types bladzijden: Alle bladzijden Eerste bladzijde Alle midden bladzijden 30 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

31 Laatste bladzijde Afhankelijk van het aantal bladzijden van het bericht (lengte van de berichtentekst) worden deze 4 types met elkaar verweven: Op elke bladzijde worden steeds alle elementen afgedrukt layout alle bladzijden Bericht op één bladzijde; Alle elementen van de layout eerste bladzijde en layout laatste bladzijde worden op deze ene pagina afgedrukt. De positie voor begin van de berichtentekst wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. De positie voor einde van de berichtentekst wordt bepaald op de layout laatste bladzijde. Bericht op twee bladzijden; Voor de eerste bladzijde: Alle elementen van de layout eerste bladzijde worden op de eerste pagina afgedrukt. De positie voor begin van de berichtentekst op eerste blad wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. De positie voor einde van de berichtentekst op eerste blad wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. Voor de tweede bladzijde: Alle elementen van de layout midden bladzijde en layout laatste bladzijde worden op de tweede pagina afgedrukt. De positie voor begin van de rest van de berichtentekst wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. De positie voor einde van de rest van de berichtentekst wordt bepaald op de layout laatste bladzijde. Bericht op drie of meer bladzijden; Voor de eerste bladzijde: Alle elementen van de layout eerste bladzijde worden op de eerste pagina afgedrukt. De positie voor begin van de berichtentekst wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. De positie voor einde van de berichtentekst wordt bepaald op de layout eerste bladzijde. Voor alle midden bladzijden: Alle elementen van de layout midden bladzijde worden op de midden pagina s afgedrukt. De positie voor begin van de berichtentekst wordt bepaald op de layout midden bladzijde. De positie voor einde van de berichtentekst wordt bepaald op de layout midden bladzijde. Voor de laatste bladzijde: Alle elementen van de layout laatste bladzijde worden op de laatste pagina afgedrukt. De positie voor begin van de berichtentekst wordt bepaald op de layout laatste bladzijde. De positie voor einde van de berichtentekst wordt bepaald op de layout laatste bladzijde. 31 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

32 9.2 De layout editor Berichten > Parameters > Berichten layout Berichtentype Elk type bericht krijgt zijn eigen individuele layout. (Gewone berichten, maningen, opdrachtbonnen,.) Bewerk paginatype Zoals eerder vermeld bestaat een bericht uit een aantal soorten pagina s. Voor elke soort pagina kan u hier bepalen op welke positie welke layout elementen moeten afgedrukt worden. Elke bladzijde Eerste bladzijde Midden bladzijden Laatste bladzijde Na einde tekst Elke bladzijden De elementen die u hier plaatst worden op elke bladzijde van het bericht afgedrukt. Eerste bladzijde De elementen die u hier plaatst worden op de eerste bladzijde van het bericht afgedrukt. Midden bladzijden De elementen die u hier plaatst worden op elke bladzijde met uitzondering van eerste en laatste bladzijde van het bericht afgedrukt. 32 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

33 Laatste bladzijde De elementen die u hier plaatst worden op de laatste bladzijde van het bericht afgedrukt. Na einde tekst De elementen die u hier plaatst worden direct na de berichttekst afgedrukt. Hier kan u normaal een vaste titel en handtekening plaatsen. (zie verder) Rapport achtergrond Bepaalde berichttypes gaan samen met een vast rapport. Een opdrachtbon resulteert bijvoorbeeld in een bericht naar de leverancier. De layout wordt bepaald door bovenvermelde paginatypes. Er kan echter ook een afdruk gemaakt worden van de detailgegevens van de opdrachtbon. De layout elementen die u plaatst op de Rapport achtergrond worden bovenop dit vast rapport afgedrukt. Vaste layout elementen Dit zijn elementen waarvan de inhoud door de layout editor bepaald wordt, en niet door onderwerp of tekst van het bericht. Afbeelding invoeren Hiermee kan u bijvoorbeeld een logo invoeren in de layout. Beperk u zich hier best tot afbeeldingen van klein formaat. Grote afbeeldingen zullen de afdruk procedures enorm vertragen en kunnen ook problemen opleveren bij verwerken van een afdruk met veel bladzijden door de printersoftware. Vaste tekst invoeren Hiermee kan u een vaste tekstblok afdrukken. De tekstblok kan vaste teksten bevatten, of veldverwijzingen die dan volgens de context van het bericht tijdens het afdrukken vervangen worden door de juiste inhoud. (Vb. naam eigenaar, ondernemingsnummer residentie, onderwerp van het bericht,..). U kan dit bijvoorbeeld gebruiken om uw eigen firmagegevens op de afdruk te plaatsen. Adresblok invoeren Dit layout element wordt direct op de juiste positie geplaatst voor gebruik in een raam enveloppe. Standaard worden de adresgegevens van de geadresseerde hier afgedrukt. Dit element wordt normaal enkel ingevoerd op het layout paginatype Eerste bladzijde. Plaats en datum invoeren Dit layout element wordt bij afdrukken automatisch vervangen door de gemeente volgens uw account fiche, en de datum van afdruk. SEPA formulier invoeren Dit layout element stelt een Europees overschrijvingsformulier voor, wordt direct op de juiste positie geplaatst en kan gebruikt worden voor alle berichten die deel uitmaken van een betalingsuitnodiging. De gegevens van de betaling worden op de correcte posities afgedrukt. U kan bepalen of enkel de teksten en bedragen moeten afgedrukt worden (indien u print op voorgedrukt overschrijvingspapier), of als u ook de afbeelding van het SEPA formulier wenst af te drukken (u print op blanco papier). Dit element wordt normaal enkel ingevoerd op het layout paginatype Laatste bladzijde of Eerste bladzijde naargelang uw voorkeur. Handtekening Dit layout element wordt vervangen door uw persoonlijke handtekening ingebracht via uw account fiche. Dit element wordt normaal enkel ingevoerd op het layout paginatype Na einde tekst. 33 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

34 Bericht elementen Dit zijn elementen waarvan de inhoud door onderwerp of tekst van het bericht worden bepaald. De positie en afmetingen van deze elementen worden bepaald door de layout editor. Onderwerp invoeren Dit layout element wordt vervangen door het onderwerp van uw bericht. Dit element wordt normaal enkel ingevoerd op het layout paginatype Eerste bladzijde. Tekstzone invoeren Dit layout element wordt vervangen door de volledige tekst van uw bericht. Dit element moet u verplicht een plaats geven op Eerste bladzijde, Midden bladzijden en Laatste bladzijde. Via positie en afmeting van deze blokken weet het afdruksysteem de begin- en eindpositie die er is voorbehouden voor de tekst op elk bladzijdetype. Op die manier kunnen correcte bladsprongen berekend worden. Voorbeeld voor een provisieopvraging: Elke bladzijde Eerste bladzijde Midden bladzijden Laatste bladzijde Na einde tekst Elke bladzijde Het logo van de syndicus en de adresgegevens van de VME worden op elke bladzijde afgedrukt. Plaats de elementen op de layout. Verschuif deze naar de gewenste positie. Detail gegevens van het element kunnen opgevraagd en aangepast worden door over het element op de rechtermuisknop te drukken. Er komt in dat geval een fiche op met de eigenschappen van het element. Xpos De x-positie in mm ten opzichte van de linker rand van de pagina. De pagina is steeds A4 (210*297) Ypos De y-positie in mm ten opzichte van de boven rand van de pagina. 34 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

35 Breedte / Hoogte Breedte / Hoogte in mm van het element. Rand links, boven, rechts, onder Indien ingevuld de pendikte van een rand om het element. Veldverwijzing invoeren / tekstveld Enkel in het geval van een tekstelement Eerste bladzijde Het vaste tekstblok onder het logo wordt enkel op de eerste bladzijde afgedrukt en bevat volgende gegevens: Het adresblok wordt eveneens enkel op de eerste bladzijden afgedrukt en bevat volgende gegevens: De tekstzone voor de tekst van het bericht wordt ingepast tussen de onder en boven elementen van de eerste pagina. Het SEPA formulier wordt automatisch onderaan de eerste bladzijde geplaatst. 35 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

36 Als u dit element opneemt in de layout worden alle nodige teksten afgedrukt om dit formulier volledig in te vullen op de afdruk (bedrag, bank iban en bic, ogm-code, ) Als u afdruk op voorgedrukte formulieren kan het dat deze tekstjes niet correct passen in de voorgedrukte vakjes. In de layout editor kan u dit corrigeren door de Xpos en Ypos wat aan te passen. U kan voor de Xpos indien nodig een negatieve waarde invullen om de overschrijvingsteksten wat naar links op te schuiven. U kan hier ook kiezen of u de achtergrond van het SEPA formulier mee wil afdrukken (indien u niet over voorgedrukt papier beschikt): Midden bladzijde Deze bevat slechts één element; de tekstzone. Als het bericht zo lang is dat niet alles op de eerste bladzijde past zal het bericht overlopen naar deze bladzijde. Begin en eindpositie voor deze overlopende tekst wordt door dit layout element bepaald. Laatste bladzijde Idem midden bladzijde. Alleen is de tekstzone hier iets minder diep, gezien er nog plaats moet worden voorbehouden voor de handtekening. Na einde tekst De elementen op deze layout pagina worden direct na de berichten tekst afgedrukt. De vaste tekstblok bevat volgende inhoud: 36 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

37 De veldverwijzing [[UW NAAMFUNCTIE]] wordt vervangen door de gegevens volgens de account fiche. Idem voor het layout element HANDTEKENING. U kan een volledige layout overbrengen naar een ander berichtentype: Open het van berichtentype Druk op de knop Copy volledige layout Open het naar berichtentype Druk op de knop Plakken 10 Nog te verzenden berichten - Postvak UIT Alle nieuw aangemaakte berichten komen in eerste instantie in POSTVAK UIT. U kan berichten hier nog steeds aanpassen voor u deze effectief verstuurd. Verder kan u ook bijlagen beheren. Berichten > Postvak UIT Deze fiche toont een overzicht van alle nog te verzenden berichten. 37 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

38 10.1 Zoekfilter Toon berichten type Toon enkel berichten van gekozen type. De knop Layout editor laat toe om vanuit deze fiche direct de layout wat aan te passen. Enkel voor residentie Toon enkel berichten voor de gekozen residentie. Zoekwoord Toon enkel berichten die aangemaakt zijn met betreffend zoekwoord. De drop-down lijst wordt gevuld met de zoekwoorden die terug te vinden zijn in alle berichten in postvak UIT. Enkel mijn berichten Elk bericht wordt voorzien van de login naam van de persoon die het bericht geeft aangemaakt. Dit vinkje geeft u de mogelijkheid om enkel die berichten te zien die door u zijn aangemaakt Berichtenlijst Voeg een bericht toe Hier kan u direct een bericht toevoegen naar één geadresseerde. Als u een berichten tekst-template kiest via Kies uit een template worden de veldverwijzingen direct vervangen. Wijzig de adresgegevens Hier kan u direct de adresfiche van een geadresseerde oproepen en adresgegevens aanpassen. Verwijder geselecteerde berichten De geselecteerde berichten worden definitief gewist. Alles correct verzonden Als u een bericht verstuurt ( ) of afdrukt (brief), wordt het vinkje verzonden aangevinkt voor de betreffende berichten. De berichten blijven echter staan in POSTVAK UIT. Als u oordeelt dat de berichten correct zijn verzonden (afdruk of is foutloos verlopen) kan u op de knop Alles correct verzonden klikken. Alle berichten waarvan het vinkje verzonden was aangevinkt worden dan automatisch verplaatst naar postvak VERZONDEN BERICHTEN. Alle berichten aangetekend Alle berichten worden gemarkeerd om aangetekend als brief te versturen. Alle berichten via brief Alle berichten worden gemarkeerd om als gewone brief te versturen. Alle berichten via Alle berichten worden gemarkeerd om als te versturen. Dit enkel voor geadresseerde met een correct e- mail adres. Markeer als niet verzonden Alle geselecteerde berichten die als verzonden zijn gemarkeerd, worden als niet verzonden gemarkeerd. U kan deze berichten dan opnieuw verzenden/afdrukken. Markeer als verzonden Alle geselecteerde berichten die als niet verzonden zijn gemarkeerd, worden als verzonden gemarkeerd. U kan deze berichten dan via Alles correct verzonden naar postvak VERZONDEN BERICHTEN verplaatsen. 38 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

39 10.3 Bijlagen Bijlage invoegen op alle berichten U kan een document kiezen uit het documentenbeheer systeem. Dit document wordt dan als bijlage met alle berichten verbonden. Individuele bijlages invoegen Kies eerst een residentie via Enkel voor residentie. U krijgt een keuze uit de infoteksten van alle individuele documenten voor deze residentie. Kies hier de gewenste infotekst. Alle individuele documenten met deze infotekst worden opgevraagd en als bijlage bij de juiste geadresseerde toegevoegd. Bijlage invoegen U kan een document kiezen uit het documentenbeheer systeem. Dit document wordt dan als bijlage met aan het geselecteerde bericht verbonden. Bijlage wissen De geselecteerde bijlage wordt gewist. Open bijlage De geselecteerde bijlage wordt via het documentensysteem geopend. Print alle bijlagen Alle bijlagen bij een bericht worden in één verzameldocument afgedrukt Berichten editor U kan onderwerp en tekst van elk bericht steeds aanpassen. Gebruik hier geen veldverwijzingen meer! (uitzondering is de veldverwijzing [[PAGINA]]. Deze zorgt voor een nieuwe pagina tijdens het afdrukken naar de printer). Deze worden niet meer vervangen tijdens afdrukken of mailen. Enkel als u een tekst-template kiest, worden de veldverwijzingen vervangen. Gebruik geen complexe layout elementen in uw berichten. Deze worden NIET ondersteund. Afbeeldingen Tabellen Pagina einde Voer de veldverwijzing [[PAGINA]]in. Deze zorgt voor een nieuwe pagina tijdens het afdrukken naar de printer. Dit kan niet in het onderwerp veld gebruikt worden. Document link invoegen U kan een document kiezen uit het documentenbeheer systeem. In uw berichtentekst wordt een link ingevoerd naar het document op de OPENSyndic website. Dit is enkel zinvol voor berichten die als worden verstuurd. Opslaan F4 De aanpassingen in het bericht worden opgeslagen. Annuleren De aanpassingen in het bericht worden geannuleerd Afdrukken / en van de berichten Gebruik het filter om enkel die berichten in de berichtenlijst te tonen die moeten verstuurd worden. 39 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

40 Elk bericht in de berichtenlijst geeft een vastgelegde wijze van verzenden (bepaald in de kolom via van de berichtentabel) Brief Aangetekende brief Voor elk van de 3 verzendwijzen is een knop voorzien. Verstuur de berichten Verstuur alle berichten met verzendwijze via als Print de brieven Print alle berichten met verzendwijze Via brief Print de aangetekende brieven Print alle berichten met verzendwijze Aangetekend Print de bijlagen Deze bijlagen zijn NIET de bijlagen die manueel aan elk bericht toegevoegd kunnen worden via de bijlagen tabel. Dit is enkel voor berichten van type; Afrekening Aanmaning Opdrachtbon Offerteaanvraag Voor alle berichten met verzendwijze via brief of aangetekend worden de betreffende detailrapporten afgedrukt. Individuele afrekening Detail individuele aanmaning Detail opdrachtbon Detail offerteaanvraag berichten van vermelde types krijgen automatisch deze individuele rapporten als bijlage aan het bericht toegevoegd. Printer U kan voor elk berichtentype een vaste printer kiezen. Kies een berichtentype in het zoekfilter Kies een printer voor dit berichtentype De volgende keer dat u dit berichtentype kiest, wordt deze printer automatisch voorgesteld Berichten versturen via Instellingen Account > Uw account fiche 40 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

41 Indien u werkt via Microsoft Outlook moet u in het veld outlookprofiel de naam van uw profiel invullen. Bij versturen van zak OPENSyndic nazien of het profiel van uw huidige outlook-sessie overeenkomt met het hier vermelde profiel. U kan namelijk meerdere profielen aanmaken en bij opstart van outlook een profiel kiezen. Indien u niet met MS-Outlook werkt moet u uw SMTP gegevens invullen in de account fiche. Als u werkt met een Gmail adres kan u via een klik op het Gmail knopje een aantal zaken instellen. Opties bij versturen van de berichten opties versturen als gewoon bericht. Onderwerp en berichtentekst worden als een klassieke verstuurd. De documenten-bijlagen en bijgevoegde rapport-bijlagen worden automatisch als bijlage aan de toegevoegd. Voor berichten van type afrekening kan u bepalen welke rapporten er als bijlage worden meegestuurd: Account > Uw account fiche bevat enkel een link naar het bericht op de website (incl. feedback bericht gelezen ). De bevat een zeer algemene tekst die een link bevat naar het effectieve bericht op de OPENSyndic 41 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

42 website. Een klik op deze link opent het bericht via de website. De tekst van dit algemeen bericht kan bepaald worden via de berichten tekst-template bericht via website De veldverwijzing [[DOCUMENTLINK]] wordt vervangen door een web-link naar de website. Als de ontvanger van dit bericht op de link klikt, wordt het bericht in OPENSyndic als gelezen gemarkeerd. Het bericht wordt als PDF-bijlage met de mee verstuurd. De bevat een zeer algemene tekst. Het eigenlijke bericht wordt als PDF-document bijgevoegd als bijlage in de . De tekst van dit algemeen bericht kan bepaald worden via de berichten tekst-template bericht via bijlage 10.7 Verzenden SMS-bericht (*) voor SMS-berichten is een extra licentie vereist. Neem hiervoor contact met de verkoopdienst van OpenSyndic. De SMS-module bestaat in verschillende varianten: A) U gebruikt onze sms dienst met een nummer toegekend door OpenSyndic: - Onze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht - De eigenaars kunnen hierop niet terug SMS sen - De eigenaars kunnen hierop niet terug bellen - Beperkt tot 3500 SMS en / per maand 42 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

43 B) U gebruikt onze sms dienst met een eigen aan u toegekend nummer : - Deze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht - De eigenaars kunnen hierop WEL terug SMS sen, het antwoord komt dan terecht in het berichtensysteem van OpenSyndic (Postvak In) - De eigenaars kunnen hierop niet terug bellen - Beperkt tot 3500 SMS en / per maand C) U gebruikt onze sms dienst met een eigen simkaart, rechtstreeks door Proximus aan jullie gefactureerd : - Deze vaste nummer wordt zichtbaar bij de ontvanger van het SMS-bericht - De eigenaars kunnen hierop WEL terug SMS sen, het antwoord komt dan terecht in het berichtensysteem van OpenSyndic (Postvak In) - De eigenaars kunnen hierop wel terug bellen, en worden naar een door jullie bepaald nummer doorgestuurd. Voor een volledige uitleg over het berichtensysteem lees de handleiding Documentenbeheer en Berichten. Toon berichttype SMS. De verzendknop onderaan wijzigt in [Verstuur de SMS-berichten]. Enkel de SMS-berichten waarvoor een geldig GSM-nummer is ingegeven in de eigenaarsfiche zullen kunnen verzonden worden. U kan de SMS-berichten desgewenst uitgesteld verzenden: pas hiervoor de velden [SMS uitgesteld verzenden: Datum en Tijd] aan in het gewenste tijdstip. Na klik op de knop [Verstuur de SMS-berichten] worden deze in OpenSyndic verzonden (vinkje verzonden zal aan staan). De berichten staan dan reeds klaar op onze SMS-server van waar ze zullen vertrekken naar de bestemmeling(en) zodra het door u ingestelde tijdstip is aangebroken. Uw SMS-berichten worden verzonden en dienen net als alle andere soorten berichten als correct verzonden te worden verplaatst naar uw Verzonden berichten. (Zie 10.9) 10.8 Test afdruk / test van een bericht 43 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

44 U kan steeds een bericht bij wijze van proef afdrukken of naar een eigen adres versturen. Selecteer de betreffende bericht(en) en druk op de TEST knop (vul uw eigen adres in naast de test knop), of de afdruk TEST knop. Het verzonden vinkje wordt in dit geval niet aangevinkt Verwerking van afgedrukte/verzonden berichten Alle afgedrukte of via verzonden berichten worden gemarkeerd als verzonden maar blijven in het postvak UIT staan. Alles correct verzonden Als u oordeelt dat de berichten correct zijn verzonden (afdruk of of SMS is foutloos verlopen), kan u op de knop Alles correct verzonden klikken. Alle berichten waarvan het vinkje verzonden was aangevinkt, worden dan automatisch verplaatst naar postvak VERZONDEN BERICHTEN. Markeer als niet verzonden Alle geselecteerde berichten die als verzonden zijn gemarkeerd, worden als niet verzonden gemarkeerd. U kan deze berichten dan opnieuw verzenden/afdrukken. Markeer als verzonden Alle geselecteerde berichten die als niet verzonden zijn gemarkeerd, worden als verzonden gemarkeerd. U kan deze berichten dan via Alles correct verzonden naar postvak VERZONDEN BERICHTEN verplaatsen. 11 Postvak VERZONDEN BERICHTEN Alle verzonden berichten kunnen opgevraagd worden via Berichten > Verzonden berichten Vul de nodige zoekcriteria in en druk op zoeken 44 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

45 11.1 U kan berichten manipuleren: VERPLAATST naar POSTVAK UIT De geselecteerde berichten worden terug in postvak UIT geplaatst en kunnen opnieuw verstuurd worden. Ze worden verwijderd uit VERZONDEN BERICHTEN. KOPIEER naar POSTVAK UIT De geselecteerde berichten worden naar postvak UIT gekopieerd en kunnen opnieuw verstuurd worden. Verwijder geselecteerde berichten Alle berichten in postvak VERZONDEN BERICHTEN kunnen via de website door de betreffende geadresseerde geraadpleegd worden. Als u dit voor berichten niet wenst moet u deze verwijderen uit VERZONDEN BERICHTEN. Herafdruk Druk het bericht opnieuw af. TAB Telling postzegels/aangetekend/ Vul de nodige selectiecriteria in via het zoekfilter (bv. een van-tot datum) Druk op zoeken In de tab kan u een telling terugvinden per residentie/verzendtype 11.2 Controle van de SMS-berichten (*) (*) voor SMS-berichten is een extra licentie vereist. Neem hiervoor contact met de verkoopdienst van OpenSyndic. U kan de status van de verzonden SMS-berichten opvragen om een indicatie te hebben of de SMS-jes bij de eigenaars zijn toegekomen.. Kies berichten type SMS bericht en een residentie om het specifiek resultaat te krijgen en klik [Zoeken]. 45 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

46 De verzonden SMS-berichten worden in de lijst weergegeven. Om de status op te vragen dient u te klikken op : SMS status opvragen. LET OP de keuzerondjes (SMS afgeleverd / SMS niet afgeleverd). Je kan dus enkel ofwel de AFGELEVERDE ofwel de NIET AFGELEVERDE berichten in de lijst opvrgen. Er zijn drie mogelijk statussen voor SMS-berichten: 1. DeliveryOK: SMS bericht is door provider afgeleverd aan de bestemmeling. 2. SendingOK: SMS-bericht is door provider verzonden naar bestemmeling maar nog niet door de bestemmeling ontvangen. Dit kan meerdere redenen hebben: GMS staat niet aan, heeft geen bereik Deze status kan enkele dagen aanhouden (afhankelijk van de provider) Na verloop van tijd, als de GSM van bestemmeling onbereikbaar blijft, zal de provider het bericht verwijderen. 3. SendingError: SMS-bericht kan niet worden afgeleverd. Meestal duidt dit op een foutief GSM-nummer. Indien bericht niet kan worden afgeleverd (ENKEL SendingError) kan een worden verzonden aan de syndicus, zodat de syndicus via mail wordt verwittigd van de eigenaars die geen SMS-bericht kunnen ontvangen. AANDACHT: De wordt verzonden aan de medewerker van het syndicus-kantoor die is opgeslagen op de PC van waar de SMS-berichten worden verzonden. De gegevens van de medewerker moeten eenmalig lokaal op de PC worden bewaard. Dit gebeurt via de configuratie van ons Helpdesk-systeem, knop gebruikersgegevens. Klik [gebruiker gegevens]indien in dit scherm nog niets automatisch verschijnt. Kies een medewerker en sla op. Zorg er voor dat in de adresfiche van de medewerker ook het -adres is ingevuld De ontvanger stuurt een antwoord terug op het SMS-bericht dat hij/zij heeft ontvangen. (SMS-berichten vereisen een extra licentie) Er zijn twee mogelijkheden afhankelijk welke SMS-optie u besteld hebt U heeft de SMS-module Optie A De ontvanger krijgt op zijn SMS-antwoord een standaard SMS terug met vermelding dat er niet kan worden geantwoord op een SMS-bericht van de syndicus U heeft de SMS-module Optie B of Optie C Het SMS-bericht komt in het berichtensysteem van OpenSyndic in het Postvak In U kan als Syndicus zelf bepalen of de afzender nog een bericht ontvangt ter bevestiging. U beschikt hiervoor over een aantal parameters in de Accountfiche van OpenSyndic. (zie afbeelding) 46 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

47 1. Heeft u het vinkje [SMS-antwoord opnemen in berichtensysteem] NIET aangevinkt, dan krijgt de afzender van het SMS-bericht aan de Syndicus het standaard antwoord voor Optie A van de SMS-module. 2. Heeft u het vinkje [SMS-antwoord opnemen in berichtensysteem] WEL aangevinkt, dan verschijnen volgende extra keuzevelden: a. Met antwoord - Geen antwoord b. Gepersonaliseerd antwoord Indien u Met antwoord hebt aangeduid, dan kan u in het veld Gepersonaliseerd antwoord een eigen antwoord schrijven dat naar alle personen wordt gezonden die reageren op een SMS-bericht van de syndicus. 12 Berichten maken volgens de verschillende berichtentypes Per berichtentype wordt beschreven hoe u berichten kan aanmaken. Draag er zorg voor dat voor elk berichtentype een layout is voorzien Gewone berichten en/of SMS-berichten (*) (*) voor SMS-berichten is een extra licentie vereist. Neem hiervoor contact met de verkoopdienst van OpenSyndic. Voor berichten die regelmatig terugkomen kan u een berichten tekst-template opstellen. Berichten > Berichten tekst-templates Maak een template voor een gewoon bericht. (SMS-bericht) Gebruik veldverwijzingen om een algemeen bruikbare tekst op te stellen. Dergelijke templates kunnen steeds opnieuw gebruikt worden bij samenstellen van een gewoon bericht. De layout waarmee deze berichten worden afgedrukt is de layout Gewone berichten. Stel deze layout zo algemeen mogelijk op en gebruik alleen veldverwijzingen die normaal in gewone berichten kunnen gebruikt worden. Gebruik beter geen veldverwijzingen die naar residentiegegevens verwijzen, anders moet u in een gewoon bericht steeds naar een residentie verwijzen. Voor zeer algemene communicatie is dit niet altijd mogelijk. U kan een gewoon bericht/sms-bericht opstellen naar één of meer geadresseerden via het mailing systeem 47 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

48 Berichten > Een mailing samenstellen Open de fiche en kies bovenaan één of meerdere geadresseerden via de voorziene zoekcriteria (zie basisprincipe van het berichtensysteem ) Kies als tekst een berichten tekst-template, of maak een nieuwe tekst met de nodige veldverwijzingen. Druk op de knop Stel de berichten samen Er wordt één bericht per geadresseerde in POSTVAK UIT geplaatst. Alle veldverwijzingen worden telkens vervangen door de relevante inhoud. In de berichten kunnen veldverwijzingen worden gebruikt die verwijzen naar gegevens van een residentie. Zorg er daarom voor dat bij samenstellen van de adreslijst voor een mailing, indien mogelijk, steeds een residentie gekozen wordt. Let in dit verband ook op de layout definitie voor gewone berichten. Als u in vaste tekstblokken veldverwijzingen voor residentiegegevens invoert, moet u voor gewone berichten steeds een residentie kiezen, anders kunnen bij afdrukken deze veldverwijzingen in de layout niet vervangen worden. U kan een bericht naar een persoon uit het adresbestand sturen. Open het adresbestand zoekfilter. Voorbeeld: Adresbeheer > lijst van.. Kies een adres Druk op de knop Maak een bericht U kan een informatiefiche over een persoon opsturen naar één van uw medewerkers. Adresbeheer > lijst van.. Kies een adres Druk op de knop Infofiche naar medewerker Kies de betreffende medewerker uit de pop-up Het mailingsysteem wordt actief met een bericht naar betreffende medewerker. Het bericht bevat basis informatie over de gekozen persoon. U kan als syndicus of medewerker ook via de website van OPENSyndic heel wat informatie opvragen over eigenaars en leveranciers. Dit kan ook op iphone, ipad, Android,. U kan een document als bijlage in een bericht opnemen Documentbeheer > Blader door uw gescande documenten Zoek en kies betreffend document Klik op Maak een bericht. Het mailingsysteem wordt actief met het document in de lijst van bijlagen. Bericht vanuit de fiche contracten/verzekeringen Technisch beheer > Contracten / Verzekeringen Open een contracten/verzekeringen fiche. In Verleend door moet een leverancier gekozen zijn. Druk op de knop Maak een bericht Het mailingsysteem wordt actief met het contractnummer als onderwerp. Een bericht vanuit een kalenderitem Technisch beheer > Kalender planning Open een planningsitem in de kalender Klik op Maak een bericht 48 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

49 De berichten die vanuit een planningsitem worden doorgestuurd blijven verbonden met dit planningsitem. Dit laat een betere opvolging van communicatie toe. Je kan alle berichten voor het planningsitem opvragen door een klik op de knop Open de berichten in de fiche van het planningsitem Berichten voor een algemene vergadering Gebouwenbeheer > beheer algemene vergaderingen Open de fiche van de betreffende algemene vergadering Vul onderwerp en uitnodiging in. U kan deze kiezen uit een algemene berichten tekst-template. Deze tekst-template kan u best opmaken volgens type algemene vergadering. U kan het bericht dan nog steeds aanpassen voor deze algemene vergadering. Voorbeeld van een tekst: Geachte [[AANROEP]] [[NAAM]] U bent van harte uitgenodigd op de algemene vergadering der Mede-Eigenaars van Residentie [[RESIDENTIE NAAM]] die zal doorgaan op [[ALG VERG DATUM]] om [[ALG VERG TIJDSTIP]]u. Plaats:[[ALG VERG LOCATIE]] [[ALG VERG STRAAT]], [[ALG VERG GEMEENTE]] [[ALG VERG POSTCODE]] AGENDA [[ALG VERG AGENDAPUNTEN]] Met vriendelijke groeten, [[SYNDIC NAAM]] [[PAGINA]] 49 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

50 VOLMACHT ALGEMENE VERGADERING [[ALG VERG DATUM]] De ondergetekende(n) [[AANROEP]] [[NAAM]] Eigenaar(s) van deelbewijzen (in tienduizendste) in de mede-eigendom, geven bij deze, volmacht aan Dhr/Mevr. (naam) teneinde mij/ons te vertegenwoordigen op deze Algemene Vergadering en er te handelen zoals van elke individuele eigenaar, in kennis van en binnen de grenzen van de dagorde, verwacht wordt. Gedaan te op Na kennis genomen te hebben van onderstaande opmerkingen, laat uw handtekening(en) voorafgaan door handgeschreven Goed voor volmacht : (Handtekening(en)) U mag uw vervolledigde volmacht laten toekomen per post, per telefax, per (pdf-formaat) of door neerlegging in de brievenbus van een deelnemende eigenaar of van de voorzitter van de vergadering. U kan volgende veldverwijzingen gebruiken: [[ALG VERG DATUM]] [[ALG VERG TIJDSTIP]] [[ALG VERG LOCATIE]] [[ALG VERG STRAAT]] [[ALG VERG GEMEENTE]] [[ALG VERG POSTCODE]] Deze verwijzingen worden vervangen volgens de gegevens in de fiche van de algemene vergadering. [[ALG VERG AGENDAPUNTEN]] Deze verwijzing wordt vervangen door een lijst van de agendapunten. (TAB agendapunten) [[PAGINA]] 50 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

51 In de afdruk wordt hier een nieuwe pagina begonnen. Na bevestigen van de aanpassingen kan u vanuit de fiche direct de berichten aanmaken 12.3 Berichten voor opdrachtbonnen Technisch beheer > Opdrachtbonnen In de opdrachtbonnen fiche kan u via de knop Maak een bericht een bericht laten aanmaken naar de betreffende leverancier van de opdrachtbon. Het aangemaakte bericht bevat volgende elementen: Berichtentekst Volgens de berichten tekst-template: 51 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

52 U kan hier de veldverwijzing [[OPDRACHTNUMMER]] gebruiken De veldverwijzingen voor de geadresseerde worden vervangen door de gegevens van de leverancier. Bijlagen De bijlagen in de opdrachtbon worden als bijlage toegevoegd aan het bericht. Detailrapport opdrachtbon Detailrapport van de opdrachtbon Het detailrapport van de opdrachtbon wordt als PDF-bijlage aan de toegevoegd, of kan in postvak UIT via de knop PRINT DE BIJLAGEN afgedrukt worden. Leveranciersfiche Deze berichten met betreffende gegevens zijn ook terug te vinden in de TAB briefwisseling van de leveranciersfiche. Hier is ook de mogelijkheid voorzien om het detailrapport van de opdrachtbon opnieuw af te drukken Berichten voor offerteaanvragen Technisch beheer > Opdrachtbonnen 52 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

53 In de opdrachtbonnen fiche kan u in de TAB Offerte opvolging via de knop Maak berichten een bericht laten aanmaken naar de betreffende leveranciers volgens de offerte tabel. De aangemaakte berichten bevat volgende elementen: Berichtentekst Volgens de berichten tekst-template Offerteaanvraag U kan hier de veldverwijzing [[OPDRACHTNUMMER]] gebruiken De veldverwijzingen voor de geadresseerde worden vervangen door de gegevens van de leverancier. Bijlagen De bijlagen in de opdrachtbon worden als bijlage toegevoegd aan de berichten. Detailrapport van de offerteaanvraag Het detailrapport van de opdrachtbon wordt als PDF-bijlage aan de toegevoegd, of kan in postvak UIT via de knop PRINT DE BIJLAGEN afgedrukt worden. Leveranciersfiche Deze berichten met betreffende gegevens zijn ook terug te vinden in de TAB briefwisseling van de leveranciersfiche. Hier is ook de mogelijkheid voorzien om het detailrapport van de opdrachtbon opnieuw af te drukken Berichten voor provisies Bij uitsplitsen van een provisie, worden automatisch berichten aangemaakt voor elke mede-eigenaar die betrokken is in deze provisie. De inhoud van deze automatische berichten wordt bepaald door een berichten tekst template. Aandachtspunten Tijdens het uitsplitsen van een provisie wordt er voor elke mede-eigenaar automatisch een betalingsopdracht aangemaakt. Per betalingsopdracht wordt een bericht aangemaakt in het berichtensysteem. De inhoud van het bericht wordt bepaald door het gekozen provisietype. Financieel beheer > Parameters > Provisietypes Voor elk provisietype moet u een berichtentemplate maken. Berichten > Berichtentemplates Kies volgende waarden voor de berichtentemplate: Berichtentype: Provisie Berichtensubtype Het betreffende provisietype U moet TWEE templates aanmaken: voor bedrag > 0 en voor bedrag <= 0 Bedrag > 0 voor positieve bedragen (betalingsopdracht) Bedrag < 0 voor negatieve bedragen (teruggave) 53 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

54 De tekst moet uiteraard aangepast zijn aan de richting van het bedrag (>0 of <0) Het onderwerp van de berichtentemplate wordt overgenomen als omschrijving in de provisie. Deze omschrijving (eventueel wat aangepast) wordt op zijn beurt overgenomen in het onderwerp van het bericht. Als u meertalig werkt (eigenaars N/F in een residentie) moet een onderwerp in N en F aanmaken. Vul een berichten tekst in. Deze bevat normaal een aantal veldverwijzingen die de details van de provisie omschrijven. Als u meertalig werkt (eigenaars N/F in een residentie), moet een bericht in N en F aanmaken. De lay-out (positie van de verschillende elementen op de afdruk) van het uiteindelijke bericht wordt bepaald door de lay-out editor in het berichtensysteem: Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Druk op de knop Lay-out Editor Draag er zorg voor dat al deze zaken correct zijn voorbereid vooraleer u provisie berichten aanmaakt. (dus voor u de provisie uitsplitst). De aangemaakte berichten kan u als volgt terugvinden: Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Alle berichten van het type Provisie die nog niet zijn verzonden naar de eigenaars komen in het overzicht. U kan deze berichten afdrukken en/of via versturen. Deze berichten worden automatisch verwijderd als de uitsplitsing van een provisie verwijderd wordt. Voorbeeld van een berichtentemplate U kan volgend bericht opnemen in uw berichtentemplates voor een provisie: Geachte mede-eigenaar, Betreft: [[ONDERWERP]] [[PROVISIE BERICHT BIJLAGE]] [[PROVISIE PER OMSCHRIJVING]] Totaal provisie: Privatieven: [[PROVISIE OPGEVRAAGD]] EURO [[PROVISIE KAVELS]] Gelieve bij betaling de voorgedrukte mededeling te vermelden: [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]]. Op die manier kunnen we uw betaling vlot verwerken. Totaal: Te vermelden mededeling: Begunstigde: Bankrekeningnummer (IBAN): BIC: [[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] EURO [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] [[RESIDENTIE NAAM]] [[RESIDENTIE IBAN]] [[RESIDENTIE BIC]] Gelieve dit bedrag binnen de 14 dagen over te schrijven op de vermelde bankrekening van de vereniging. 54 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

55 Inmiddels verblijven wij met de meeste hoogachting, Uw syndicus, [[SYNDIC NAAM]] Bij het maken van de individuele berichten naar de eigenaars worden de veldverwijzingen automatisch door de juiste waarde vervangen. [[PROVISIE BERICHT BIJLAGE]] De tekst ingevoerd als bericht bijlage in de provisiefiche wordt hier overgenomen. Dit kan belangrijk zijn om wat extra uitleg in te voegen i.v.m. de reden voor deze opvraging of correctie. [[PROVISIE PER OMSCHRIJVING]] Indien de provisie meer als één detaillijn bevat en indien voor elke detaillijn een omschrijving is ingevuld, wordt deze veldverwijzing vervangen door een lijstje met totaal opgevraagd per omschrijving. Dit kan gebruikt worden om in één provisie bedragen op te vragen voor verschillende doelen. [[PROVISIE OPGEVRAAGD]] Dit is het totaal opgevraagde provisiebedrag. Dit is uiteraard hetzelfde bedrag voor elke eigenaar. [[PROVISIE KAVELS]] Dit toont de uitsplitsing kavel versus aandeel voor betreffende eigenaar in deze provisie. Dit wordt bepaald door de gebruikte verdeelsleutel(s) in de provisie. [[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] Het door de eigenaar te betalen bedrag. [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] De gestructureerde mededeling van de betalingsopdracht. Voor een detailuitleg over de verschillende veldverwijzingen zie het handboek Berichten Provisieberichten met/zonder overschrijvingsformulier De keuze om berichten naar uw eigenaars te sturen met of zonder overschrijvingsformulier wordt bepaald in de lay-out editor voor het berichtentype Provisie. Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Provisie Druk op de knop Lay-out Editor Om een overschrijvingsformulier af te drukken moet u in de lay-out editor een SEPA formulier invoeren via de gelijknamige knop. 55 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

56 Bij rechtstreeks afdrukken op papier worden standaard enkel de tekstvelden afgedrukt in deze 'SEPA' zone. U moet dus beschikken over voorgedrukt papier. Door in de lay-out editor een beetje te 'spelen' met de positie van dit element kan u de teksten correct positioneren op de afdruk. Indien u niet over voorgedrukt papier beschikt, kan u ervoor kiezen om het overschrijvingsformulier mee af te drukken. Open daartoe, via de rechtermuisknop, het eigenschappenformulier van het SEPA-veld in de lay-out. Groen kader: pas deze waarden minimaal aan om de tekst te passen op een voorgedrukt formulier Rood kader: indien aangevinkt, wordt het formulier mee afgedrukt. In dat geval is Xpos en Ypos niet van toepassing. Bij het versturen van het bericht als bijlage in een wordt het SEPA formulier steeds als achtergrond mee afgedrukt. In dit geval moet u in Berichten>Postvak uit als optie volgende optie kiezen: Het document wordt als PDF-bijlage met de mee verstuurd. Als u een bericht met bovenstaande optie via verstuurt, moet u bijkomend volgende berichtentemplate voorzien: 56 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

57 Berichten > Berichtentemplates Kies volgende waarden voor de berichtentemplate: Berichtentype: - bericht via bijlage Een dergelijk bericht kan er als volgt uit zien: Beste [[AANROEP]] [[NAAM]] In bijlage kan U een bericht terugvinden onder PDF-formaat dat voor U is bestemd. Om dit bericht te kunnen lezen heeft U Adobe Reader nodig. Mocht U deze toepassing nog niet ter beschikking hebben, dan kan U deze gratis downloaden op Met de meeste hoogachting, Uw syndicus [[SYNDIC NAAM]] Provisies met meerdere detaillijnen Indien de provisie meer als één detaillijn bevat en indien voor elke detaillijn een omschrijving is ingevuld, wordt deze veldverwijzing vervangen door een lijstje met totaal opgevraagd per omschrijving. Dit kan gebruikt worden om in één provisie bedragen op te vragen voor verschillende doelen. Veldverwijzing in de berichtentemplate 57 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

58 Resultaat in bericht naar eigenaar Voorwaarden: Deze veldverwijzing wordt enkel ingevuld indien Voor ELKE detaillijn een omschrijving is ingevuld Er meer als één detaillijn is In het andere geval wordt deze veldverwijzing blanco gemaakt. 58 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

59 12.6 Berichten voor afrekeningen Na het definitief maken van een afrekening wordt voor elke betrokken eigenaar automatisch een bericht aangemaakt in het berichten systeem. Dit bericht is inhoudelijk anders voor saldo te betalen of tegoed. (saldo positief of negatief) Er moeten een aantal gegevens voorbereid worden om deze berichten correct te laten aanmaken. Berichten templates Voor saldo positief en negatief moet een standaard tekst via een berichtentemplate gemaakt worden: Berichten > Berichten templates Berichten type = afrekening Bericht subtype = periodiek Richting bedrag Bedrag > 0 Bericht voor saldo te betalen Bedrag <= 0 Bericht voor tegoed De tekst moet uiteraard aangepast zijn aan de richting van het bedrag (>0 of <0). Zie verder voor een voorbeeldje. Het onderwerp van de berichtentemplate is informatief. In het uiteindelijke bericht naar elk van de eigenaars wordt als onderwerp de omschrijving van de afrekening gebruikt. Vul een berichten tekst in. Deze bevat normaal een aantal veldverwijzingen die de details van de afrekening omschrijven. Als u meertalig werkt (eigenaars N/F in een residentie), moet een bericht in N en F aanmaken. De lay-out (positie van de verschillende elementen op de afdruk) van het uiteindelijke bericht wordt bepaald door de lay-out editor in het berichtensysteem: Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Afrekening Druk op de knop Lay-out Editor Draag er zorg voor dat al deze zaken correct zijn voorbereid vooraleer u een afrekening definitief maakt. De aangemaakte berichten kan u als volgt terugvinden: 59 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

60 Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Afrekening Alle berichten van het type Afrekening die nog niet zijn verzonden naar de eigenaars, komen in het overzicht. U kan deze berichten afdrukken en/of via versturen. Deze berichten worden automatisch verwijderd als de afrekening terug naar simulatie overgezet wordt. Voorbeeld van een berichtentemplate met positief saldo U kan volgend bericht opnemen in uw berichtentemplates voor een afrekening met positief saldo: Geachte mede-eigenaar, Betreft: [[ONDERWERP]] Gelieve bij betaling de voorgedrukte mededeling te vermelden: [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]]. Op die manier kunnen we uw betaling vlot verwerken. Totaal: Te vermelden mededeling: Begunstigde: Bankrekeningnummer (IBAN): BIC: [[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] EURO [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] [[RESIDENTIE NAAM]] [[RESIDENTIE IBAN]] [[RESIDENTIE BIC]] Gelieve dit bedrag uiterlijk op [[AFREKENING VERVALDATUM]] over te schrijven op de vermelde bankrekening van de vereniging. Inmiddels verblijven wij met de meeste hoogachting, Uw syndicus, [[SYNDIC NAAM]] Bij het maken van de individuele berichten naar de eigenaars worden de veldverwijzingen automatisch door de juiste waarde vervangen. [[OVERSCHRIJVING BEDRAG]] Het door de eigenaar te betalen bedrag. [[OVERSCHRIJVING OGMCODE]] De gestructureerde mededeling van de betalingsopdracht. [[AFREKENING VERVALDATUM]] De vervaldatum zoals vermeld in de afrekening fiche. 60 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

61 Voor een detailuitleg over de verschillende veldverwijzingen zie het handboek Berichten Voorbeeld van een berichtentemplate met tegoed Geachte mede-eigenaar, Betreft: [[ONDERWERP]] In bijlage vindt u de detail van de afrekening. U heeft een positief saldo. Met vriendelijke groeten, Uw syndicus, [[SYNDIC NAAM]] Berichten met/zonder overschrijvingsformulier De keuze om berichten naar uw eigenaars te sturen met of zonder overschrijvingsformulier wordt bepaald in de lay-out editor voor het berichtentype Afrekening. Berichten > Postvak UIT Toon berichtentype Afrekening Druk op de knop Lay-out Editor Om een overschrijvingsformulier af te drukken moet u in de lay-out editor een SEPA formulier invoeren via de gelijknamige knop. Dit is uiteraard een optie. U kan ook met uw eigenaars afspreken om gewoon de betalingsdetails in het bericht te vermelden maar geen overschrijvingsformulier meer te gebruiken. Bij rechtstreeks afdrukken op papier worden standaard enkel de tekstvelden afgedrukt in deze 'SEPA' zone. U moet dus beschikken over voorgedrukt papier. Door in de lay-out editor een beetje te 'spelen' met de positie van dit element kan u de teksten correct positioneren op de afdruk. Indien u niet over voorgedrukt papier beschikt, kan u ervoor kiezen om het overschrijvingsformulier mee af te drukken. Open daartoe, via de rechtermuisknop, het eigenschappenformulier van het SEPA-veld in de lay-out. Groen kader: pas deze waarden minimaal aan om de tekst te passen op een voorgedrukt formulier 61 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

62 Rood kader: indien aangevinkt, wordt het formulier mee afgedrukt. In dat geval is Xpos en Ypos niet van toepassing. Bij versturen van het bericht als bijlage in een wordt het SEPA formulier steeds als achtergrond mee afgedrukt. In dit geval moet u in Berichten>Postvak uit als optie volgende optie kiezen: Het document wordt als PDF-bijlage met de mee verstuurd. Als u een bericht met bovenstaande optie via verstuurd moet u bijkomend volgende berichtentemplate voorzien: Berichten > Berichtentemplates Kies volgende waarden voor de berichtentemplate: Berichtentype: - bericht via bijlage Een dergelijk bericht kan er als volgt uitzien: Beste [[AANROEP]] [[NAAM]] In bijlage kan U een bericht terugvinden onder PDF-formaat dat voor U is bestemd. Om dit bericht te kunnen lezen heeft U Adobe Reader nodig. Mocht U deze toepassing nog niet ter beschikking hebben, dan kan U deze gratis downloaden op Met de meeste hoogachting, Uw syndicus [[SYNDIC NAAM]] Beheer van berichten voor een afrekening Na definitief maken van een afrekening worden er betalingsuitnodigingen gemaakt met OGM-code (gestructureerde mededeling). U kan een overzicht krijgen via: Kies de betreffende afrekening en druk op de knop Toon verdeling en afrekening 62 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

63 Tabel OGM-code Een gestructureerde mededeling die overgenomen wordt in de betalingsuitnodiging en de boekhouding. Bedrag afrekening De aan de mede-eigenaar door te rekenen kosten. Saldo te betalen = Bedrag afrekening overdrachten en voorschotten. Dit bedrag is door de eigenaar te betalen, of is een tegoed dat meegenomen wordt naar de volgende afrekenperiode. Knoppen boven de tabel Maak berichten voor de geselecteerde eigenaars Met deze knop kan u de berichten naar mede-eigenaars voor deze afrekening opnieuw aanmaken. Normaal worden deze automatisch aangemaakt bij definitief maken van de afrekening, maar het kan dat u een fout ontdekt in de berichten template. In dat geval kan u de foute berichten verwijderen in het berichten systeem om deze dan opnieuw via deze knop aan te maken. Het scherm Postvak UIT wordt actief met daarin alle nog te versturen berichten voor deze afrekening. Maak een MS-verzendlijst voor de selectie Zie afzonderlijk handboekje over MS-verzendlijsten Druk alle af Het rapport individuele afrekening wordt voor alle betrokken eigenaars afgedrukt. Druk af voor de geselecteerde eigenaars Het rapport individuele afrekening wordt voor alle geselecteerde eigenaars afgedrukt. Open de berichten Het scherm Postvak UIT wordt actief met daarin alle nog te versturen berichten voor deze afrekening. Deze knop is ook beschikbaar in het zoekfilter van afrekeningen en in de afrekening fiche. 63 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

64 12.7 Berichten voor aanmaningen Tijdens het definitief maken van de aanmaning wordt voor elke betrokken eigenaar automatisch een bericht aangemaakt in het berichten systeem. De betrokken eigenaars kunnen dan via het berichtensysteem per mail of per post worden aangeschreven. Er moeten een aantal gegevens voorbereid worden om deze berichten correct te laten aanmaken. Berichten templates Berichten > Berichten tekst-templates Zoek op berichtentype Aanmaning bericht en open de berichtentemplate. Onderstaande schermafdruk toont een voorbeeld van een template voor het bericht bij een aanmaning. Bij het maken van de individuele berichten naar de eigenaars worden de veldverwijzingen automatisch door de juiste waarde vervangen. Veldverwijzingen zijn de begrippen die tussen [[ ]] staan. [[MANING DATUM]] De Spildatum van de aanmaning [[MANING BERICHT BIJLAGE]] Een extra stukje vrije tekst die kan worden ingegeven op de tweede tab van de aanmaningfiche. (De Aanmaning moet nog in simulatie mode verkeren) 64 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

65 De tekst die hier wordt getipt als bijlage bericht wordt afgedrukt op de aanmaning zelf evenals op het bijlagebericht dat wordt verzonden per of de afgedrukte versie van het bericht (verzending per post). Zie groen kader in onderstaande voorbeelden. De lay-out van het bericht kan nog verder worden aangepast aan de hand van de layout-editor analoog aan de andere types van berichten. Individuele aanmaningen via het standaard aanmaning-rapport Als een aanmaning definitief gemaakt wordt, is de mogelijkheid voorzien om een rapport af te drukken met een detail, per eigenaar, van zijn openstaande stukken. Het kan volstaan om enkel dit rapport aan de betrokken 65 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company

66 eigenaars te mailen. In dat geval is het nutteloos om de berichten nogmaals af te drukken of te mailen via het berichtensysteem. Om te vermijden dat deze berichten toch in POSTVAK UIT komen en dan manueel verplaatst moeten worden, is volgende instelling voorzien in de account fiche: De berichten worden in elk geval steeds aangemaakt maar zijn direct als verzonden gemarkeerd. Voordeel is dat de eigenaar via de website toch het maningbericht kan terugvinden. De tekst die op het vaste aanmaning detail rapport wordt afgedrukt, wordt via een tekst-template bepaald: Berichten > Berichten tekst-template Kies berichten type Aanmaning in rapport 66 Handleidingen OPENSyndic - Cloud Computer Company