Optimaliseren samenwerking artsen en fysiotherapeuten Talant locatie Drachten Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten Talant locatie Drachten Rixt Huls, 2013 1
Inhoud Voorwoord pag. 3 Inleiding pag. 4 Huidige situatie en probleemstelling pag. 5 1e cirkel van Deming pag. 6 2e cirkel van Deming pag. 7 3e cirkel van Deming pag. 9 Conclusie en borging pag. 10 Literatuur pag. 11 Bijlage I: terugkoppelingsformulier pag. 12 2
Voorwoord In het derde jaar van de opleiding tot Arts Verstandelijk Gehandicapten wordt door de aios een kwaliteitsproject uitgevoerd. Dit project heeft als doel een onderdeel van de (medische) zorg in de zorginstelling te verbeteren. Ik heb ervoor gekozen om de samenwerking tussen de artsen en fysiotherapeuten op de locatie Drachten te optimaliseren met als doel de kwaliteit van zorg voor de cliënt te verbeteren. Voor het uitvoeren van dit kwaliteitsproject heb ik de Cirkel van Deming gebruikt. Deze cirkel bestaat uit vier fasen; Plan, Do, Check, Act. Deze wordt elke keer opnieuw doorlopen. In de cirkel van Deming worden de volgende 4 fasen doorlopen: - Plan: Kijk naar de huidige werkzaamheden en maak een plan voor verbetering van deze werkzaamheden. - Do: Voer uit wat er in Plan bedacht is en meet de resultaten. - Check: Ga geregeld na of dat wat er in Plan bedacht is ook daadwerkelijk in Do heeft plaatsgevonden. Als dat niet het geval is, onderzoek dan waar dat door komt. De bereikte resultaten worden vergeleken met de doelstellingen. - Act: Doe iets met de constateringen uit Check. Dat betekent dat je wijzigingen in Plan (oftewel in het organiseren) aanbrengt. Je zet acties uit om de resultaten te verbeteren. 3
Inleiding Inter- en multidisciplinair samenwerken is een van de belangrijkste kenmerken van het AVG vak. Een goede samenwerking met de paramedici, zoals de fysiotherapeut is daarbij onontbeerlijk. Dit kwaliteitsproject richt zich op de samenwerking van de artsen en de fysiotherapeuten op de locatie Drachten. De bedoeling is dit later (buiten dit kwaliteitsproject) uit te breiden naar de andere paramedici en de andere locaties van Talant. Voor een goede samenwerking is een goede verwijs- en terugkoppelingsstructuur van belang. Daarnaast is het belangrijk om een aantal maal per jaar een afstemmingsoverleg te hebben, waarin cliënt overstijgende zaken aan de orde komen. Zoals de onderlinge samenwerking, de samenwerking met consulenten en belangrijke ontwikkelingen op ieders vakgebied. Een optimale samenwerking tussen arts en fysiotherapeut zorgt ervoor dat men elkaar sneller vindt en beter op de hoogte is van elkaars expertise. Dit leidt tot efficiëntere verwijzing en uiteindelijk tot verbetering van de kwaliteit van zorg aan de cliënt. 4
Huidige situatie en probleemstelling Bij aanvang van mijn kwaliteitsproject waren er bij zowel de artsen als de fysiotherapeuten ontevreden geluiden over de samenwerking. Dit leek onder andere te komen door het gebrek aan een structureel overleg moment tussen beide vakgroepen. Artsen verwijzen bij Talant middels een afgesproken verwijsformulier. Door tijdsgebrek vindt er niet altijd een terugkoppeling plaats van de fysiotherapeut aan de arts. De arts is daardoor niet op de hoogte of en wanneer een verwijzing in behandeling is genomen en wat het effect van behandeling was. Door gebrek aan terugkoppeling is het ook niet duidelijk of de artsen op het goede moment en met een juiste vraag verwezen. Bij navraag bleek het bijvoorbeeld voor te komen dat artsen om een behandeling vroegen die al jaren niet meer werd uitgevoerd omdat de behandeling achterhaald was. Kortom men was onvoldoende op de hoogte van veranderingen op elkaars vakgebied. Concluderend kan men zeggen dat: Beide vakgroepen ontevreden zijn over de samenwerking De samenwerking in de huidige situatie incidenteel is De samenwerking alleen plaats vindt op cliënt niveau Het gebrek aan terugkoppeling zorgt voor onduidelijkheid De vakgroepen onvoldoende op de hoogte zijn van veranderingen op elkaars vakgebied. Het einddoel van mijn kwaliteitsproject is het verbeteren van de zorg aan de cliënt door het optimaliseren van de samenwerking tussen artsen en fysiotherapeuten. Daarvoor heb ik 2 subdoelen gesteld: - Er vindt structureel, minimaal 3x per jaar, een overleg plaats tussen de artsen en fysiotherapeuten van locatie Drachten. Dit overleg is bedoeld voor cliënt overstijgende zaken, onder andere verwachtingen naar elkaar, consulentschappen en ontwikkelingen op ieders vakgebied kunnen worden besproken. - Na elke verwijzing en gedurende een behandeling vindt een terugkoppeling plaats door de fysiotherapeut middels een gezamenlijk vastgesteld terugkoppelingsformulier. 5
1 e cirkel van Deming: Inventarisatie van de wensen van beide vakgroepen Doel: De wensen ten aanzien van de onderlinge samenwerking worden helder. Plan: Inventariseren wat de wensen zijn binnen de vakgroep artsen Inventariseren wat de wensen zijn binnen de vakgroep fysiotherapie Een overzicht van alle wensen maken en deze terug laten komen op het eerste overleg met alle artsen en fysiotherapeuten Do: Het plan van het kwaliteitsproject is gepresenteerd tijdens een vakgroepoverleg van de artsen waarbij de manager zorg ook aanwezig is. Daarbij wordt afgesproken dat de wensen ten aanzien van de samenwerking met de fysio s per mail kenbaar worden gemaakt aan mij. Het plan van het kwaliteitsproject is per mail voorgelegd aan de vakgroep fysiotherapie. Daarbij werd de fysiotherapeuten gevraagd hun wensen ten aanzien van de samenwerking met de artsen via de mail kenbaar te maken aan mij. Een week na het vakgroep overleg van de artsen en de mail aan de fysiotherapeuten is door mij een herinneringsmail verstuurd. De aangegeven wensen zijn verzameld. Check: De artsen hebben voornamelijk mondeling hun wensen doorgegeven. Per mail zijn slechts 2 reacties binnen gekomen De fysiotherapeuten hebben allen per mail gereageerd op het plan en hun wensen kenbaar gemaakt. Act: De aangegeven wensen worden ter bespreking geagendeerd voor het eerste gezamenlijk overleg. 6
2 e Cirkel van Deming: Een goed voorbereid eerste overleg maakt enthousiast Doel: De overleg structuur wordt een succes doordat de doelen helder zijn. Plan: Er worden 3 overleggen gepland verspreid over het jaar, waar in principe alle artsen en fysiotherapeuten van de locatie bij aanwezig zijn. Er wordt een agenda gemaakt voor het eerste overleg en deze wordt een week voor het overleg verstuurd. Er wordt een terugkoppelingsformulier ontwikkeld in de stijl van het verwijsformulier wat door de artsen in gebruik is. Dit wordt besproken in het eerste overleg Het eerste overleg heeft plaats Do: De doktersassistente maakt voor 2013 een jaarplanning In de stijl van het verwijsformulier is een terugkoppelingsformulier gemaakt waarop ruimte is voor een terugkoppeling, door de fysiotherapeut, na verwijzing en na 3, 6 en 12 maanden behandeling. Op de agenda voor het eerste overleg staan: een korte inleiding over het kwaliteitsproject, de aangegeven wensen door beide vakgroepen, doel van de overleggen die gepland zijn, introductie van het terugkoppelingsformulier, evaluatie van het eerste overleg Check: Het eerste overleg heeft plaats gehad. Een ieder was erg positief over deze ontwikkeling op het gebied van de samenwerking. Iedereen is erg blij dat er nu met regelmaat ruimte voor cliënt overstijgend overleg is. De aangegeven wensen van artsen en fysiotherapeuten ten aanzien van de samenwerking kwamen overeen en waren voor een ieder herkenbaar. Een ieder was positief over het terugkoppelingsformulier. Vanuit de fysiotherapeuten kwam de vraag of het mogelijk was dit te koppelen aan het Web-OP, het digitale dossier van onze cliënten. Er kwamen in het eerste overleg veel punten naar voren die gezamenlijk besproken moeten worden, deze worden geagendeerd voor een volgend overleg 7
Act: Notulen van het eerste overleg worden verspreid Het terugkoppelingsformulier wordt miv 1 juni gebruikt door de fysiotherapeuten. Het gebruik er van wordt geëvalueerd tijdens het eerst volgende overleg. De mogelijkheden voor het koppelen van het terugkoppelingsformulier aan het Web- OP worden onderzocht. 8
3 e Cirkel van Deming: Het terugkoppelingsformulier voldoet en wordt ingebed in het systeem Doel: Evaluatie en borging van het kwaliteitsproject Plan: Er vindt een evaluatie plaats van het gebruik van het terugkoppelingsformulier De mogelijkheden voor het digitaliseren en koppelen van het formulier aan het WEB- OP worden onderzocht Do: Evaluatie van het terugkoppelingsformulier wordt geagendeerd voor het eerst komende overleg Er wordt een afspraak gemaakt met de manager om te praten over de mogelijkheden om het terugkoppelingsformulier te koppelen aan het Web-OP van de cliënt. Check: Het terugkoppelingformulier is geëvalueerd met de artsen en fysiotherapeuten. De fysiotherapeuten hebben aangegeven het formulier bruikbaar te vinden, er hoeven wat hen betreft geen aanpassingen meer te worden gedaan. Het enige nadeel is dat het extra tijd vraagt van de fysiotherapeuten, dit is helaas niet te voorkomen. De artsen hebben baat bij het terugkoppelingsformulier, zij zijn hierdoor eerder en beter op de hoogte van ingezette behandeling en effect van behandeling. Met de manager zorg is gesproken over het koppelen van het terugkoppelingsformulier aan het Web-OP. Dit zal op relatief korte termijn gerealiseerd worden. Daarnaast heeft de manager aangegeven dat overige paramedici enthousiast zijn over het formulier en wil de manager het formulier vanaf januari dan ook laten invullen door de overige paramedici, Talant breed. Dit is belangrijk voor de borging van het project. Act: Er moet op worden toe gezien dat het formulier zodra het mogelijk is inderdaad gekoppeld wordt aan het Web-OP en dat het ingevuld blijft worden. Bij het artsen-fysiotherapeuten overleg dat in oktober gepland staat zal hier opnieuw aandacht aan worden besteed. 9
Conclusie en Borging Door de invoering van een structureel overleg moment tussen artsen en fysiotherapeuten is een belangrijke stap gezet in het verbeteren van de samenwerking. Het overleg wordt door beide vakgroepen als zeer positief ervaren en in de praktijk merk je dat de leden van de vakgroepen elkaar makkelijker benaderen. Het feit dat de overleggen voor de rest van dit jaar al gepland zijn draagt bij aan de voortzetting van de overleggen na afloop van dit project. Tevens is de assistente al gevraagd om in oktober de overleggen van 2014 vast te plannen, zodat dit niet kan worden vergeten. Het is de bedoeling dat per hoofdlocatie van Talant 1 arts verantwoordelijk wordt voor het maken van de agenda en het voorzitten van het overleg. Daarnaast is de doktersassistente dus verantwoordelijk voor het plannen van de overleggen, dit gebeurt in oktober voor het hele volgende jaar. De doktersassistente plant bij de verantwoordelijke artsen 1 week voor het geplande overleg tijd in om de agenda voor het overleg te maken en de voorbereidingen te treffen Ook het gebruik van het terugkoppelingsformulier wordt door beide partijen als prettig ervaren, al hebben de fysiotherapeuten wel aangegeven het een extra tijdsbelasting te vinden. Het feit dat de manager het formulier vanaf januari 2014 ook wil inzetten voor de andere paramedici en Talant breed geeft aan dat er vanuit het management ook zeker draagkracht is en daarmee komt er ook meer druk te liggen op het daadwerkelijk inzetten van het formulier door de fysiotherapeuten en straks de andere paramedici. Dit is belangrijk voor de borging van het project. Ook het koppelen van het formulier aan het Web-OP, het digitale dossier, is belangrijk voor de borging. Al met al mag ik concluderen dat het een geslaagd project is geweest. Zowel de artsen als de fysiotherapeuten, maar ook de manager, zijn positief over de ingezette veranderingen. 10
Literatuur: 1 Reader AVG-opleiding Kwaliteitsproject. Jaar 2, module IV Blok 11 2 Grol, R. Kwaliteitsbevordering voor en door huisartsen. 1995, NHG. 11
Bijlage 1: Het terugkoppelingsformulier TERUGKOPPELINGSFORMULIER PARAMEDISCHE ONDERSTEUNING dietetiek ergotherapie fysiotherapie logopedie muziektherapie Datum: Naam Therapeut: Start datum behandeling: Persoonsgegevens cliënt Naam: Geboortedatum: Woning: Terugkoppeling na eerste consult door paramedici: Hulpvraag van de cliënt: Eerste bevindingen therapeut: Welke behandeling wordt ingezet: Doel van de behandeling: Verwachte duur van de behandeling: Overig: Terugkoppeling na 3 maanden behandeling: Verloop behandeling: Resultaat: Behandeling afgerond: ja/nee Voorgestelde vervolg: Overig: Terugkoppeling na 6 maanden behandeling: Verloop van behandeling: Resultaat: Behandeling afgerond: ja/nee Voorgestelde vervolg: Overig: Terugkoppeling na 12 maanden behandeling: Verloop van behandeling: Resultaat: Behandeling afgerond: ja/nee Voorgestelde vervolg: Overig: 12
Indien behandeling voort wordt gezet na 12 maanden behandeling dan wordt daarna jaarlijks de behandeling geëvalueerd in een overleg tussen arts en betrokken paramedici 13