Kwaliteitsproject Digitale insultregistratie

Transcriptie

1 Kwaliteitsproject Digitale insultregistratie Door: Edwin Rutgers Organisatie: ASVZ

2 Inhoudsopgave kwaliteitsproject 1. Inleiding 1.1. Probleemdefiniëring 1.2. Doelstelling 2. Informatie vooraf 3. Kwaliteitscirkels 3.1. Eerste cirkel van Deming 3.2. Tweede cirkel van Deming 4. Conclusie 5. Bijlagen

3 1. Inleiding 1.1 Probleemstelling In het kader van de opleiding tot arts voor verstandelijk gehandicapten is bij ASVZ locatie Udenhout een project geweest om de kwaliteit van de insultregistratie te verbeteren. Op de locatie Vincentius in Udenhout van de ASVZ worden metingen en registratielijsten van cliënten nog analoog, dus op papier, bijgehouden. Deze informatie wordt dan periodiek aan de arts overgedragen. Dit gebeurt echter niet altijd. Papieren raken wel eens kwijt en worden vergeten bij consulten. Waardoor er minder adequaat gereageerd kan worden op veranderingen omdat deze niet te objectiveren zijn. Naast het vergeten of kwijt raken is het nu ook zo dat de papieren lang bewaard moeten worden, hetgeen opslagruimte kost. Bovendien zijn de papieren op de woning en niet direct inzichtelijk voor een arts in de dienst. De informatie is er dus wel, maar kan niet geraadpleegd worden. Door dit te digitaliseren worden deze problemen opgelost. 1.2 Doelstelling Het doel van dit kwaliteitsproject is het optimaliseren van de digitale registratiemethode van epileptische insulten door middel van de cirkel van Deming. Inmiddels is een digitaal systeem voor gereed gemaakt voor de registratie van insulten en op dit moment wordt dat in gebruik genomen. Dit is als aanvulling op het elektronisch dossier ontworpen en moet de registratie van onder andere epilepsie, maar ook bijvoorbeeld defecatie optimaliseren. Dit is onderdeel van verdere overgang op het elektronisch patiëntendossier, zodat de epilepsielijsten en ander lijsten eenduidig en inzichtelijk opgeborgen worden.

4 2. Informatie vooraf In het elektronisch cliënten dossier kunnen verschillende parameters van de cliënt, zoals lichaamsfuncties en controles op ziekten of behandeling tegenwoordig digitaal bijgehouden worden. Hiervoor bestaat al een opzet. Deze zogenaamde medische kaarten bestaan uit de volgende onderdelen: - Groeicurvekaart - Menstruatiekaart - Incontinentie - Diabetes controle en behandeling - Katheter - Vitale lichaamsfuncties - Vochtbalans - Voeding en Gewicht - Wondbehandeling - Epilepsie - Defecatie en stoma De bedoeling deze kaarten te gebruiken voor de registratie van lichaamsfuncties en controles op ziekten of behandeling in de bijbehorende thema s. Zodat de arts deze altijd kan raadplegen zonder tussenkomst van de begeleiding of verpleging. De papieren kunnen dan niet meer vergeten worden of kwijt raken. Er is altijd een kopie in het dossier aanwezig die ook in de dienst geraadpleegd kan worden door een arts op afstand. De insultregistratie is opgesplitst in twee delen. Er is de invoer methode. Hierin registreert de begeleiding van de cliënt insulten die geobserveerd zijn. Hierbij worden datum, tijd, type van het insult en bijzondere omstandigheden ingevuld. Op deze manier wordt een database aangelegd, waaruit in verschillende overzichten informatie verkregen kan worden. Deze overzichten is de uitvoer van het systeem. En hier wordt het beleid of de behandeling van de epilepsiepatiënt op gemaakt of aangepast.

5 3. Kwaliteitscirkels 3.1 Eerste cirkel van Deming; evaluatie van de invoermethode Plan Op een aantal woningen met cliënten met epilepsie worden de digitale insultlijsten geïntroduceerd voor zover er nog geen gebruik van gemaakt werd. Er is uitleg gegeven over de manier van invullen. En waar men de classificatie van insulten kan vinden. Dit gebeurt voor 1 juli. Doen In de maand juli worden de lijsten digitale insultregistratielijsten ingevuld. Daarna zal er een evaluatie moment plaatsvinden eind juli. Deze evaluatie is mondeling met de begeleiding van de woningen die meededen aan het project. Waarbij de knelpunten worden besproken ten aanzien van de invoer van de insulten. Controleren Bij deze evaluatie neem ik, samen met de begeleiding die de lijst ingevuld heeft, de lijst door en bespreken we eventuele problemen die bij het invullen opgemerkt worden. Gemelde knelpunten: - In het digitale overzicht staan de insulten op invuldatum en niet op datum van het insult. Het overzicht is zo niet chronologisch. - Salaamkrampen staan niet in de lijst met codes. Verbeteren Een medewerker van het ECD (Plancare) heeft de volgorde van de geregistreerde insulten aangepast, zodat deze chronologisch worden weergegeven. Daarnaast is aan de lijst met insultcodes de code salaamkrampen toegevoegd. 3.2 Tweede cirkel van Deming; evaluatie van de output van informatie Plan In de periode september heeft eveneens een proefperiode plaatsgevonden. Naast de begeleiding is ook de consulterend neuroloog gevraagd wat ze van de output van de lijsten vindt. Om zo output of uitvoer van de geregistreerde insulten te verbeteren. Het is hierbij belangrijk dat verschillende parameters zoals, periode, tijd, plaats en type van het insult in één oogopslag geëvalueerd kunnen worden zodat het beleid of de behandeling aangepast kan worden. Doen In de maand september worden de lijsten digitale insultregistratielijsten ingevuld. Daarna zal er een evaluatie moment plaatsvinden eind september. Deze evaluatie is mondeling met de begeleiding van de woningen die meededen aan het project. Waarbij de knelpunten worden besproken ten aanzien van de output van de insultregistratie. Tevens is de consulterend neuroloog die advies geeft in de behandeling van epilepsie gevraagd om mondeling advies te geven over de uitvoer van de insultregistratie. Controleren De genoemde knelpunten hierbij zijn.:

6 - Het ontbreken van de weekdag waarop een insult plaatsvindt. Zo kan niet makkelijk gezien worden hoe vaak een insult op maandag of woensdag voorvalt bijvoorbeeld. - Bij het afdrukken van de kaart, krijgt men een lijst uit de printer in plaats van een tabel met insulten per maand of per jaar. - In de uitgeprinte lijst met insulten is de volgorde niet chronologisch. Verbeteren Hierop is de chronologische volgorde bij het uitprinten op insultdatum aangepast door een medewerker van het ECD. Deze medewerker heeft ook een tabel in de output bijgevoegd waarin het aantal insulten per weekdag wordt weergegeven, zodat hier makkelijk een patroon in te ontdekken is. Ook is er een overzichtelijk taartdiagram waarin typen van insulten per maand worden weergegeven. Meerdere maanden kunnen dan onderling met elkaar vergeleken worden.

7 4. Conclusie In dit kwaliteitsproject is de digitale registratie van epileptische insulten geoptimaliseerd. Daarnaast is de gegenereerde output van die registratie zo aangepast dat hieruit op een eenvoudige manier een goed beeld van de epileptische insulten van een patiënt gevormd kan worden. Zoals de doelstellingen van dit project beoogden. Door de twee cirkels van Deming te doorlopen is er een goed beeld ontstaan van zowel de invoermethode en hoe die te verbeteren, als de output en de benodigde aanpassingen die hierin gemaakt moesten worden. Dit kwaliteitsproject past goed binnen de tijdspan die er voor gereserveerd is. Er is geen dreiging op uitloop gewest.

8 5. Bijlagen Kwaliteitscirkel van Deming Voorbeeld van output van insultregistratie