Optimaliseren van de controle op de zo nodig medicatie door de arts. Kwaliteitsproject in het kader van de AVG opleiding. Erasmus Medisch Centrum

Transcriptie

1 Optimaliseren van de controle op de zo nodig medicatie door de arts Kwaliteitsproject in het kader van de AVG opleiding Erasmus Medisch Centrum Rotterdam Hanneke van Beek, aios AVG Dichterbij, locatie Oostrum 2010

2 Inhoudsopgave Pagina Inhoudsopgave 2 Inleiding 3 Plan fase 4 Do fase 5 Check/Act fase 5 Borging 6 Literatuur 7 Bijlage 1: Protocol zo nodig medicatie 8 Bijlage 2: Zo nodig medicatie lijst 9 2

3 Inleiding Eerder in de opleiding heb ik, samen met anderen, een leeronderzoek uitgevoerd over Rationeel voorschrijven van medicatie aan ouderen met een verstandelijke beperking, toepassingsmogelijkheden van de Beers criteria 1. Veel mensen met een verstandelijke beperking gebruiken medicatie. Uit onderzoek van Schrojenstein Lantman de Valk et al. Blijkt dat 57% van de mensen met een verstandelijke beperking die in instituten of gezinsvervangende tehuizen wonen één of meer medicamenten gebruikt 2. Omdat epilepsie, psychiatrische en gedragsmatige stoornissen, en gastro intestinale problemen veel voorkomen en omdat patiënten zelf soms weinig informatie geven, moet men extra bedacht zijn op geneesmiddeleninteractie en bijwerkingen. In ditzelfde artikel wordt als aanbeveling gegeven de chronische medicatie regelmatig, bijvoorbeeld om de 3 maanden te evalueren. Zodat gelet kan worden op interacties en bijwerkingen. Protocolontwikkeling is hierbij wenselijk. Voor mij was de keus dan ook niet moeilijk om weer in deze richting op zoek te gaan naar mogelijkheden voor verbetering. Er is al langere tijd sprake van de komst van een nieuwe wet ipv de BOPZ, de Wet Zorg & Dwang 3. Deze wet is meer dan de BOPZ toegespitst op de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking. In deze wet zal vastgelegd zijn dat medicatie jaarlijks en psychofarmaca halfjaarlijks geëvalueerd dient te worden. Ik heb gekeken naar de situatie zoals die nu op mijn locatie is rondom medicatie evaluatie. Hier zijn geen duidelijke protocollen voor in gebruik. Voor het bereiken van verbetering heb ik gebruik gemaakt van de cirkel van Deming 4. De Cirkel van Deming bestaat uit 4 fasen: PLAN: De huidige situatie wordt bekeken en vastgelegd. Het probleem en de verbetermogelijkheden worden gedefinieerd. Wat is de uiteindelijk te bereiken situatie, het doel wordt bepaald. Dan kan er een verbeterplan worden gemaakt en voorbereid. DO: De geplande verbeteringen worden uitgevoerd. CHECK: De resultaten worden bekeken en vergeleken met de doelstellingen. ACT: Er vindt een evaluatie plaats, de verwachtte en behaalde resultaten en de effecten worden bekeken. Dan volgt het besluit of de verandering een verbetering is of niet. Het plan kan weer bijgesteld worden en de cirkel kan opnieuw worden doorlopen. Borgen Wanneer de resultaten goed zijn en zichzelf bewezen hebben ten opzichte van de belanghebbenden dient de aanpassing geborgd te worden. Dat wil zeggen dat vanaf dat moment de standaard waarop gewerkt wordt is aangepast aan de vernieuwde situatie en iedereen zo werkt. Het borgen is van belang om te voorkomen dat de verbeterstappen langzaam wegzakken en niet consequent worden uitgevoerd. De borging kan na bv 2 jaar getoetst worden. 3

4 PLAN fase Probleem Binnen de instelling waar ik werkzaam ben is er geen standaard of protocol om medicatie te evalueren. In het kader van mijn kwaliteitsproject wil ik hier verandering in brengen. Ik heb ervoor gekozen om te beginnen met een deel hiervan en zal de evaluatie van de zo nodig medicatie protocolleren. Ook de evaluatie van zo nodig medicatie gebeurt op verschillende manieren. Het is niet structureel geregeld. Op de standaard medicatie lijsten van de apotheek is niet te achterhalen hoe vaak zo nodig medicatie daadwerkelijk gebruikt is. Er zijn sinds kort zo nodig medicatielijsten van de apotheek (bijlage 2), maar deze zijn nog niet in gebruik. Er zijn dus ook geen duidelijke afspraken dat de groepsbegeleiders ze invullen, hoe evaluatie plaats moet vinden en met welke frequentie. Dit gebeurt nu per cliënt verschillend, afhankelijk van arts, persoonlijk begeleider en probleem of medicament. Doel Er zijn duidelijke en werkbare afspraken over de evaluatie van zo nodig medicatie. Hiermee wordt getoetst of de reden om het medicament te geven duidelijk is, wat het effect is en met welke frequentie het gegeven wordt. De groepsbegeleiders zijn op de hoogte van de afspraken, weten hoe te handelen en wanneer een arts ingeschakeld moet worden. Uitvoering De groepsbegeleiders houden op standaardlijsten van de apotheek (bijlage 2) bij of de zo nodig medicatie gebruikt is en wat het effect was. Het zo nodig gebruik van zalven ed wordt ook geregistreerd. Deze lijsten gaan naar de arts: Elke maand Als begeleiding een duidelijke toename in gebruik waarneemt Als het gewenste effect uitblijft De arts beoordeelt de lijsten, neemt ev. contact op met de Dienst Verlenend Coördinator (DVC er) en concludeert of er verandering noodzakelijk is. De DVC er kan naar aanleiding van de lijsten contact op nemen met de arts. De lijsten worden opgeborgen in het dossier. Na een jaar wordt er door de arts een samenvattende opmerking in het dossier gezet worden over het gebruik van de zo nodig medicatie en worden de lijsten vernietigd. 4

5 DO fase Bij mijn eigen woongroepen geef ik uitleg over het nieuwe beleid met betrekking tot het bijhouden van de zo nodig medicatie. Dit doe ik in eerste instantie met een aankondiging via de mail naar de managers, DVC ers en dan persoonlijk met de DVC ers. Ik controleer met hen of de zo nodig medicatie op de lijst nog in gebruik is, of duidelijk is waarom het gebruikt wordt en welk effect beoogd wordt. Check/Act fase Na 1 maand volgt een evaluatie. Ik bekijk de ingevulde lijsten en vraag de DVC ers welke knelpunten zij bemerkt hebben en of ze ideeën voor verbetering hebben. De eerste DO fase heb ik uitgevoerd bij 3 groepen. Bij 2 groepen heb ik met de DVC er van te voren de medicatie doorgenomen en overbodige medicatie gestopt. Bij 1 groep was hier in eerste instantie geen behoefte aan. Check fase: Ik heb weinig lijsten teruggekregen, omdat er weinig zo nodig medicatie gegeven is. Deze ingevulde lijsten zijn wel duidelijk ingevuld, ook het resultaat staat beschreven. Bij een groep heb ik 2 keer moeten vragen om de lijsten. ACT fase: 1. Het is niet voor iedereen duidelijk wanneer de lijsten ingeleverd moeten worden. 2. Bij het invullen van de lijsten wordt soms het beoogde resultaat boven aan de lijst weg gelaten. 3. Er blijkt onduidelijkheid over het invullen van de lijsten als de zo nodig medicatie niet gegeven wordt. De groepen hebben deze lijsten niet ingevuld. 4. Het wordt duidelijk dat er vaak zo nodig medicatie op de lijsten staat (oa zalfjes) die niet meer worden gebruikt en ook niet meer op de groep aanwezig zijn. De 2 e DO fase: Bovengenoemde problemen worden verbeterd en op papier doorgegeven aan de DVC ers. 1. Het inleveren van de lijsten koppel ik aan de 3 maandelijkse MDO s. Ook als de arts niet bij het MDO kan zijn dienen de lijsten naar de arts te worden verstuurd al dan niet voorzien van commentaar door de DVC er. De arts kan dan een samenvattende opmerking in het dossier zetten en de lijsten kunnen worden vernietigd. Als de DVC er naar aanleiding van de lijsten vindt dat de arts aanwezig moet zijn bij het MDO dient dit van te voren aangegeven te worden. 5

6 2. Ook het beoogde resultaat van de medicatie moet ingevuld worden. Als hier onduidelijkheid over is moet de DVC er contact op nemen met de arts. 3. Ook als zo nodig medicatie niet gebruikt wordt moet er een lijst worden ingevuld. Ik geef uitleg over het belang van het in gebruik nemen van de lijsten, ook als een patiënt de zo nodig medicatie niet gebruikt. 4. Op de groepen waar het nog niet gedaan is maak ik een afspraak met de DVC er om nog een keer naar de zo nodig medicatie te kijken. Het is nuttig gebleken om voordat er met het invullen van de lijsten wordt begonnen na te kijken wat er op de medicatie lijsten voor zo nodig medicatie staat en of nog duidelijk is waarom het gegeven kan worden. Omdat er veel ongebruikte medicatie bleek te zijn en niet altijd meer duidelijk was wanneer zo nodig medicatie gegeven dient te worden. Borging De Cirkel van Deming is een aantal keer doorlopen, hierdoor is de manier van evalueren van zo nodig medicatie geoptimaliseerd. Als de evaluatie van zo nodig medicatie in mijn eigen groepen goed loopt kan het geïntroduceerd worden op de andere groepen binnen de locatie waar ik werk. In het artsenoverleg houd ik een presentatie over mijn kwaliteitsproject. Zodat ook op de andere locaties deze controles gestandaardiseerd kunnen worden. De planning van de MDO s ligt bij de DVC ers, het zal ook hun verantwoordelijkheid zijn de lijsten op tijd naar de arts te versturen. De controle van medicatie blijft de verantwoordelijkheid van de arts. Wij zullen dan ook actief, zeker ook bij nieuwe zo nodig medicatie de lijsten moeten uitdelen en ervoor zorgen dat bij de begeleiding de indicatie en het beoogde effect duidelijk zijn. Daarnaast zullen we tijdens de MDO s actief moeten blijven vragen naar de zo nodig medicatie zodat begeleiding het belang ervan blijft inzien en de motivatie om met de lijsten te werken niet wegzakt. Een volgende stap kan zijn het protocolleren van andere medicatiecontroles, ook dit zal moeten gebeuren door een van de artsen. 6

7 Literatuur 1. van Schrojenstein Lantman de Valk HMJ et al. Medicijngebruik door verstandelijk gehandicapten in instituten en gezinsvervangende tehuizen. Ned. Tijdschr. Geneeskunde 1995; 139 (21) Rationeel voorschrijven van medicatie aan ouderen met een verstandelijke beperking, toepassingsmogelijkheden van de Beers criteria. Leeronderzoek in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten aan het Erasmus Medisch Centrum, Rotterdam. Hanneke van Beek, Marian de Jeu, Antoinette Langeslag, Tamara Rybak, Nienke van der Schaaf. 3. Wetsvoorstel Zorg en dwang. Ministerie van VWS: Concept wettekst voor de nieuwe wet Zorg en dwang, die in 2011 in werking moet gaan treden. 4. J.A. Walburg: Uitkomstenmanagement in de gezondheidszorg, 2003, Elsevier Gezondheidszorg. Hfdst. 1 t/m 4 (verplichte literatuur van literatuurlijst) 5.FNV ABVAKABO: zorgen voor kwaliteit.2005.brochure. Hoofdstuk 1 en 2 6.Grol, R. kwaliteitsbevordering voor en door huisartsen. 1995, NHG. Hoofdstuk 2, 3, 5 (ged) en 6(ged). 7

8 Bijlage 1 Protocol zo nodig medicatie 1. A. De arts neemt met de DVC er de zo nodig medicatie op de medicatielijst van de cliënt door. a. Niet meer gebruikte zo nodig medicatie wordt gestopt b. Indicatie voor de zo nodig medicatie wordt helder ge(her)formuleerd. c. Beoogde effect van de zo nodig medicatie wordt helder ge(her)formuleerd. B. De arts zorgt bij het voorschrijven van nieuwe zo nodig medicatie voor a. Duidelijke beschrijving van de indicatie. b. Duidelijke beschrijving van het beoogde effect 2. De DVC er zorgt ervoor dat de begeleiding op de hoogte is van de manier van invullen van de zo nodig medicatie lijsten. a. Voor elk zo nodig medicament een eigen lijst, ook als blijkt dat het niet gebruikt wordt b. De indicatie staat boven de lijst c. Per keer wordt het effect beschreven. 3. De DVC er zorgt ervoor dat de lijsten bij elk MDO (minimaal 2x per jaar) bij de arts terecht komen. Ook als de arts niet bij het MDO aanwezig kan zijn moeten de lijsten naar de arts verstuurd. 4. De arts maakt bij elk MDO een samenvattende opmerking over de zo nodig medicatie in het dossier. Als er vragen of onduidelijkheden zijn neemt de arts contact op met de DVC er. 5. De DVC er neemt contact op met de arts als: a. Er een duidelijke toename te zien is van het gebruik van zo nodig medicatie b. Het gewenste effect van de zo nodig medicatie uitblijft c. Er andere vragen zijn rondom de zo nodig medicatie 8

9 WD 1.6. Effectbeschrijving zonodig -medicatie Naam Cliënt Geb. dat. Woongroep deel Dichterbij ID. a b c d / Medicatie: Dosering: Maximale dagdosering: Voorschrijvend arts Datum Indicatie toediening Wat willen we bereiken? Datum Verstrekt door Effect: ja / nee Na hoeveel tijd? Beschrijving effect / Opmerkingen Evaluatie met de arts: * Wanneer de medicatie niet het gewenste effect heeft zo spoedig mogelijk * Wanneer de medicatie wel het gewenste effect heeft na een half jaar Inleveren formulier bij de arts: * Als het formulier vol is en in ieder geval een half jaar na starten zonodig -medicatie 9