Team & Talent.

Transcriptie

1 Team & Talent Vanaf half 2015 zijn er binnen Odion pilots gedraaid met locatiescans bij een aantal locaties onder leiding van een coach van In voor Zorg en pilots met De Teamportaal (een online samenwerkingsinstrument) bij een aantal teams onder begeleiding van interne coaches en de organisatie van De Teamportaal. Beide bovengenoemde zaken zijn methodes die gebruikt worden om te werken aan de Odion doelen: regie bij de cliënt en regie bij de medewerkers. Tevens werd middels de scans gekeken naar effectieve processen en besluitvorming, passend binnen de strategiedoelstellingen. In de evaluaties bleken beide methodes aanvullend op elkaar te zijn en daarom heeft Odion besloten met beide methodes door te gaan. Het proces is aangepast en compleet gemaakt voor Odion gebruik. Op alle locaties gaan we de komende tijd (2/3 jaar) met dit traject aan de slag. In de kleine locaties is het niet mogelijk en noodzakelijk om de methodes in de volheid te gebruiken. Deze locaties zijn nu niet in de planning meegenomen, maar de teamleider kan in overleg met de manager bepalen welke onderdelen wenselijk zijn om te observeren. We starten in de locaties met een locatiescan, daarna volgt De Teamportaal. Hieronder wordt het project, dat onder de naam Team & Talent verder gaat, beschreven op proces en achterliggende gedachte. Ik werk hier nu 23 jaar, nog voordat deze locatie onder Odion viel. In al die jaren is er steeds van alles veranderd. Nu gaat dat weer gebeuren, maar niet eerder heb ik meegemaakt dat er zo n samenhangende visie achter zat. Dat is goed. Het werk wordt op deze manier weer meer van mezelf 1

2 Veranderen vanuit bewustwording Het uitgangspunt van het Team &Talent is veranderen vanuit bewustwording. Dit betekent dat, voordat je allerlei veranderingen in gang gaat zetten, je bewust bent van de manier waarop nu wordt gewerkt én dat duidelijk is wat van een team wordt verwacht. Wat is nu eigenlijk de bedoeling? Met deze twee ingrediënten stelt het team een visie én een teamplan op. Het traject geschetst: Presentatie scan De Teamportaal 2

3 Stap 1: Locatiescan In de eerste fase van het project zijn een aantal instrumenten ontwikkeld waarmee een scan van de locatie gemaakt kan worden. Het maken van de locatiescan gebeurt onder begeleiding van een onafhankelijke coach. Onderdelen van de scan 1. Heeft de cliënt regie over zijn leven? Er worden interviews gehouden met cliënten. Ook worden de uitslagen van de cliëntervaringsmeting gebruikt. De vragen, die te maken hebben met eigen regie van de cliënt, uit de cliënt-ervaringsmeting worden als richtlijn gebruikt voor een open gesprek. Indien cliënten al aan het onderzoek van 2015 hebben meegedaan wordt deze als 0-meting beschouwd. De kwaliteitsmedewerker van Odion gaat zo nodig naar de teams om de instructie van het cliënten onderzoek uit te leggen. Ouders/contactpersonen worden geïnterviewd. Uitgangspunt is het normale leven en de tevredenheid over het reilen en zeilen op de locatie waar hun zoon/dochter woont of werkt. De coach verwondert zich en observeert tijdens het meelopen. Er wordt vooral gekeken naar de ruimte die de cliënt krijgt om zijn eigen keuzes te maken. 2. Heeft de medewerker regie in de wijze waarop hij zijn werk uitvoert? De coach loopt een aantal dagdelen mee met de begeleiders en andere medewerkers en bevraagt deze op de eigen inbreng in de werkwijze. De coach observeert en verwondert zich en stelt vragen. De diepgang van het samenwerken binnen de locatie zal met name bij het onderdeel van De Teamportaal aan bod komen. 3. Bejegening van de cliënt Op basis van observatie vormt de coach zich een beeld van de bejegening van de cliënt. Waar wordt je blij van, waar heb je als observator vragen over t.o.v. de bedoeling en wat kan beter. 4 Efficiënte processen Een aantal processen worden bij de locaties, zowel bij wonen als dagbesteding, doorgelicht op efficiency. Een aantal hiervan zijn vast (V) onderdeel van de scan. Andere zijn facultatief (F) Er zijn hiervoor modellen beschikbaar die ingevuld kunnen worden. - Relatie indicatie en geleverde zorg, o.a. in relatie tot het rooster(v) - Verhouding directe zorg t.o.v. indirecte zorg (V) - Medicatieverstrekking (F) - Inventarisatie vrijwilligers; t.b.v. locatie of individuele cliënt? (V) - Indicatie t.o.v. de toegestane formatie (is reeds beschikbaar voor wonen) - Inzet netwerk in de ondersteuning (V) - Wens van de cliënt in relatie tot het geleverde product bij dagbesteding (F) - Overige werk processen op vraag van het team of n.a.v. observatie van de coach 3

4 Dagbesteding: - Indicatie versus bezetting (v) - Verhouding vaste medewerkers met vrijwilligers en stagiaires(dagbesteding) - Bezetting medewerkers t.o.v. aanwezigheid van cliënten (v) - Plek op de participatieladder (f) - HRM beleid (f) Verder zijn zowel voor wonen en dagbesteding van observatiemogelijkheden in kaart gebracht. Stap 2: Presentatie van bevindingen t.o.v. De Bedoeling De coach heeft een voorgesprek over de presentatie van de scan met de teamleider en de manager. De coach verzorgt een terugkoppeling aan het team in bijzijn van de teamleider, de manager en de gedragsdeskundige. In deze bijeenkomst gaat het team in gesprek over de resultaten van de scan. In dit gesprek wordt besproken in hoeverre de huidige werkwijze overeenkomt met de strategiekaart en visie van Odion. Centraal staan dan de uitkomsten ten opzichte van De Bedoeling. Hiervoor is de visie van Odion leidend. Deze is te lezen in de strategiekaart, maar vooral in het verhaal erachter. Stap 3: De Teamvisie en het Teamplan Na de presentatie waarin de tops en de tips voor de locatie wordt besproken, wordt er een bijeenkomst georganiseerd om met elkaar de visie van de locatie vast te stellen of te herijken. Wat voor locatie wil je zijn; voor welke cliënten ben je er en wat betekent dat voor de wijze van ondersteuning die je als locatie/verzorgingsgebied biedt. Dit wordt opgepakt door de teamleider met het team en de gedragsdeskundige. De gedragsdeskundige heeft hierin een belangrijke rol; zowel bij het formuleren van de visie alsook als bewaker van de voortgang samen met de teamleider. Richtlijnen voor het schrijven van de visie en het Teamplan zijn aanwezig. Op basis van de uitkomsten van de bespreking van de scan en de visiebijeenkomst, stelt het team (incl. teamleider) indien gewenst met ondersteuning van de manager een teamplan op volgens de principes van de cirkel van Deming (plan, do, check, act). Het team geeft aan wat het wil veranderen of verbeteren en het bevat: Doelen: wat pak je aan en wat wil je er mee bereiken? Activiteiten: hoe pak je het aan? Resultaten en opbrengsten: wat levert het (uiteindelijk) op? Nu we met kleine teams gaan werken is binnen de twee teams iedereen die met cliënten werkt voor de medicatie verantwoordelijk. Eigenlijk veel beter, we worden allrounders die zich betrokken voelen bij het hele zorgproces zeg maar. 4

5 Er worden afspraken gemaakt hoe en op welke onderdelen cliënten en ouders een terugkoppeling krijgen van de bevindingen en van de acties die ondernomen gaan worden. De Teamleider draagt hier zorg voor. De visie van Odion en de strategiekaart zijn leidend. Vanuit de presentatie van de scan worden in eerste instantie 3 thema s uitgewerkt. Ook de eventuele centrale jaar thema s krijgen in het Teamplan een plek. Het Teamplan kan later aangevuld worden met onderwerpen die uit De Teamportaal komen, of vanuit andere kwaliteitsmetingen zoals Beelden van Kwaliteit of de medewerkersraadpleging en/of de cliënt ervaringsmeting. Ook kunnen vanuit de BI-tool bijvoorbeeld vanuit verzuim of financiële cijfers actiepunten aan het teamplan worden toegevoegd. Hierdoor is het teamplan een dynamisch document waar doelen kunnen worden afgesloten en andere doelen worden toegevoegd. Er is dus geen sprake meer van een jaarplan. De resultaten van de scan, de locatievisie en het teamplan worden (op onderdelen) gepresenteerd aan de cliënten en contactpersonen door de teamleider/team in een bijeenkomst. Hierbij worden cliënten en contactpersonen ook gevraagd of zij nog aanvullingen hebben. Stap 4: Voortgang, toetsing en ontwikkeling Nadat het teamplan gereed is en het team ermee aan de slag gaat, is er 2 x per jaar een evaluatiemoment in het team. Aan het eind van elk evaluatiemoment wordt gezamenlijk gekeken wat mooie voorbeelden zijn om met andere teams te delen. Het teamplan wordt één keer gepresenteerd door het team aan de manager. Daarnaast houdt de manager zich op de hoogte door het in de werkbespreking met de teamleider te bespreken. De teamleider inventariseert na een half jaar hoe de mate van eigen regie van de cliënt zich ontwikkelt aan de hand van in het Teamplan opgenomen verbeterpunten. Ook wordt bekeken in hoeverre de antwoorden in de cliënten raadpleging zijn verwerkt in het individuele ondersteuningsplan en vorm hebben gekregen in de werkdoelen of vaardigheden van de cliënt. De eigen regie van de medewerker wordt na een half jaar getoetst door de vragen uit de medewerkersraadpleging (= nulmeting) die betrekking hebben op eigen regie via een enquête Odion breed te herhalen. Deze actie zal vanuit P&O plaats vinden en maakt geen deel uit van de taken van de coach. De teamuitkomsten worden in het team besproken, het Management Team van Odion volgt de ontwikkeling in het algemeen op dit gebied. Steeds was onduidelijk: bieden we dagbesteding of zijn we ondernemer? We zijn eruit: We gaan voor het ondernemerschap 5

6 Stap 5: Het team aan zet; De Teamportaal Om het team te ondersteunen in de weg naar meer samenwerking en meer zelforganisatie wordt een online ontwikkeltraject aangeboden (De Teamportaal). Dit traject wordt in de eerste ronde (duur ongeveer 8 maanden) ondersteund door de coaches die ook bij de scan betrokken zijn geweest. Ook hieruit kunnen ontwikkelpunten komen die toegevoegd kunnen worden aan het Teamplan, zodat er één levend teamplan ontstaat waar onderwerpen worden afgerond en nieuwe worden toegevoegd. Herhaling: Voor zowel de locatiescan als het werken met De Teamportaal kunnen de teams gevraagd of op eigen initiatief het traject van Team & Talent herhalen op specifieke onderdelen of voor het totaal, dit in overleg met de teamleider en manager. En ineens realiseer je je het: gemiddeld ziet een cliënt elke dag tien verschillende gezichten. Tien hulpverleners dus die elk iets anders komen doen. Meer informatie, vragen en/of extra documenten zijn opvraagbaar bij Lucy Kramp en Tiny Bilstra [email protected] + [email protected] of via het centrale nummer Odion biedt professionele ondersteuning aan zo n mensen met een verstandelijke, auditieve en/of lichamelijke beperking in de regio Zaanstreek, Waterland en Kennemerland Oktober