Kwaliteitsproject. Epilepsie digitaal in beeld

Transcriptie

1 Kwaliteitsproject Epilepsie digitaal in beeld Kwaliteitsproject in het kader van de opleiding tot Arts voor Verstandelijk Gehandicapten Peter de Vink November 2012 s Heeren Loo, locatie Druten

2 Inhoud Inleiding 3 Cirkel van Deming 3 Borging 3 Probleemstelling 4 Doel 4 Plan (1) 4 Do (1) 5 Check (1) 5 Act (1) 6 Plan en Do (2) 6 Check (2) 6 Act (2) 7 Plan en Do (3) 7 Leerpunten 7 Literatuur 8 Bijlage 1 9 Bijlage

3 Inleiding Het maken van een kwaliteitsproject is een onderdeel van de opleiding tot Arts voor verstandelijk gehandicapten. Voor de start van de opleiding heb ik me al bezig gehouden met kwaliteitsprojecten binnen mijn instelling. Mijn doel was hierbij om het werk efficiënter te maken en als bijkomend effect is de kwaliteit van de dagelijkse werkzaamheden in de praktijk verbeterd. Veelal waren het verbeteringen van oude projecten die ik had aangepast aan deze tijd. Ongemerkt heb ik de cirkel van Deming doorlopen met het aanpassen en vernieuwen van de oude projecten. In het kader van de opleiding heb ik gekozen voor het digitaliseren van de beschrijving van een epileptische aanval en zal hierbij de cirkel van Deming twee maal bewust doorlopen en beschrijven. De reden dat ik voor dit onderwerp heb gekozen is het feit dat ik in de praktijk merkte dat de bestaande papieren formulieren vaak onvolledig waren ingevuld. Tijdens het geven van een voorlichting over epilepsie aan groepsleiders bemerkte ik dat groepsleiders moeite hebben met het invullen van de formulieren. De huidige lay-out wordt als onoverzichtelijk ervaren en meestal worden kopieën van een kopie gebruikt, waardoor de tekst moeilijk leesbaar is geworden. Vanuit de artsengroep is er ook behoefte aan een digitale versie, omdat er al een aantal jaren met een elektronisch patiëntendossier wordt gewerkt (HIS) en de epilepsie nog steeds op papier wordt aangeleverd. Daarnaast zijn er in de loop der jaren verschillende versies in omloop gekomen. De cirkel van Deming Om structuur aan te brengen in de uitvoering van een dergelijke kwaliteitsverbetering wordt gebruik gemaakt van de cirkel van Deming. Dit is een kwaliteitscirkel waarbij 4 fasen kunnen worden onderscheiden, deze worden hieronder kort toegelicht. Plan: Een geschikt onderwerp wordt geselecteerd en men stelt richtlijnen of doelen op voor goede zorg. Aan de hand hiervan wordt een plan gemaakt hoe dit te verbeteren. Do: Uitvoering van het nieuwe plan Check: Evalueren of deze nieuwe werkwijze tot de beoogde verbeteringen leidt. Act: Bijstellen van het plan op punten die bij de evaluatie naar voren kwamen. In een goed kwaliteitsproject wordt deze cyclus ten minste twee keer doorlopen. Borging Het is de bedoeling dat de verbeterde werkwijze niet alleen wordt toegepast zolang men projectmatig met het onderwerp bezig is. De verbeterde werkwijze moet de nieuwe basis worden zodat er daadwerkelijk een duurzame kwaliteitsverbetering ontstaat. 3

4 Probleemstelling De medische dienst in regio Rivierenland is een onderdeel van de landelijke organisatie s Heeren Loo en bestaat uit drie locaties: Druten, Tiel en Geldermalsen. Voor de begeleiding en behandeling van epilepsie zijn in het verleden papieren registratie formulieren ontwikkeld. Een formulier om de epileptische aanval te beschrijven en diverse maand- en jaaroverzichten om de aanvalsfrequentie te registeren. De groepsleiders op de woningen maken meestal zelf een kopie van de aanwezige formulieren. In de loop der jaren zijn er nieuwere versies gemaakt, maar op de diverse woningen worden ook nog kopieën van oude versies gebruikt. In 2008 is de medische dienst overgegaan van het werken in een papieren patiënten dossiers naar een elektronisch patiëntendossier (Medicom). De aanvalsregistraties worden nu handmatig van het papier in Medicom gezet, maar hiermee kan momenteel nog geen duidelijk overzicht gemaakt worden. Daarnaast gaan de groepsleiders de laatste tijd ook steeds meer werken met hun eigen elektronisch cliënten dossier en hebben hierbij behoefte aan digitaal invulbare formulieren voor de aanvalsbeschrijvingen en aanvalsregistraties van epilepsie. De lay-out van de huidige papieren aanvalsbeschrijving is onoverzichtelijk en toe aan vernieuwing. Doel Het formulier om de epileptische aanval te beschrijvingen wordt beter ingevuld en er is nog maar 1 digitaal formulier beschikbaar in het elektronische cliënten dossier op de woning. Plan (1) Het aanpassen van de lay-out van de epileptische aanvalsbeschrijving, zodat het formulier sneller en beter ingevuld kan worden Het maken van een digitale versie van de nieuwe epileptische aanvalsbeschrijving die ook opgenomen kan worden in het nieuwe digitale dossier van de cliënt. Tijdspad Datum/maand Maart 2012 April 2012 Mei 2012 Juni, Juli en Augustus 2012 September 2012 Oktober 2012 November 2012 Activiteit Inventarisatie formulieren en draagvlak Nieuw digitaal formulier ontwikkelen Proef met nieuw formulier op 4 woningen Evaluatie met persoonlijk begeleiders op de woningen en formulier aanpassen Nieuw formulier implementeren op alle woningen Evaluatie Presentatie kwaliteitsproject 4

5 Do (1) Als eerste is er gekeken welke formulieren voor het beschrijven van een epileptische aanval er momenteel in onze regio in gebruik zijn. Daarna is gekeken op het landelijke digitale informatiesysteem van s Heeren Loo naar wat daar beschikbaar is. Om te kijken aan welke eisen een aanvalsbeschrijving moet voldoen volgens de beroepsvereniging, is de richtlijn Epilepsie van de NVAVG (1) doorgenomen en aanvullend is ook de richtlijn van de Nederlandse Vereniging voor Neurologie (2) bekeken. Om draagvlak binnen het artsenteam te krijgen is het kwaliteitsproject besproken in het artsenoverleg en is er gevraagd of er behoefte is aan een vernieuwde en digitale versie van de epileptische aanvalsbeschrijving. Tijdens het artsenoverleg bleek er behoefte te zijn aan met name een digitale versie. Daarnaast is tijdens de Multi disciplinaire overleggen aan verschillende persoonlijk begeleiders gevraagd wat zij vonden van het plan en of ze hier mee zouden willen gaan werken. Er bleek zeker vraag te zijn naar een nieuw formulier wat overzichtelijker is en digitaal invulbaar is. Zeker nu groepsleiders en persoonlijk begeleiders steeds meer gaan werken in het nieuwe elektronisch cliënt dossier. Met de beheerder van het elektronisch cliënt dossier is samen gekeken hoe een digitaal formulier kan worden opgenomen in het elektronisch cliënt dossier. Tijdens het overleg bleek dat een formulier dat in Excel is gemaakt kan worden overgezet naar het elektronisch cliënt dossier. Met de bovenstaande kennis is in Excel een nieuw digitaal formulier gemaakt voor het beschrijven van een epileptische aanval. Check (1) Het nieuwe formulier is g d naar de collega artsen en er is gevraagd om feedback. Als feedback kwamen de volgende aanvullingen: Het vermelden van het anti-epileptica gebruik op het formulier. Het weghalen van de vraag of er sprake is van een syndroom. Toevoegen van een vraag over het couperen van de aanval. Toevoegen van een vraag of de cliënt ziek is of koorts heeft. 5

6 Act (1) De vraag om het huidige anti-epileptica gebruik erbij te vermelden, is niet meegenomen in de nieuwe versie. Gezien het feit dat de beschrijving soms maar eenmalig wordt ingevuld en vervolgens, als de aanval niet veranderd, nog jaren meekan waarbij de medicatie wel kan veranderen. Deze medicatieverandering zal niet aangepast worden en voor groepsleiders kan deze niet actuele medicatielijst verwarring geven. De syndroomvraag is weggehaald, bij nader inzien heeft het geen toegevoegde waarde voor het beschrijven van de aanval zelf. Als er sprake is van een syndroom komt dit al op een andere plaats in het elektronisch cliënt dossier te staan en is dan dubbel op. Daarbij werd in de oude formulieren de syndromenvraag zelden ingevuld, behalve als er sprake was van het syndroom van Down. De vragen over het couperen van de aanval en of er sprake is van ziekte of koorts zijn meegenomen en aangepast in de nieuwe versie van het formulier. Tijdens het verwerken van de aanpassingen bleek dat de lijst wel erg lang was geworden. In overleg met de opleider zijn verschillende vragen samengevoegd, zodat de lijst korter en overzichtelijker is geworden. Het formulier heeft nu 64 vragen (57 vragen en 7 subvragen). Plan en Do (2) Het nieuwe formulier is vervolgens via 3 persoonlijk begeleiders op proef uitgezet in 6 woningen met de vraag of ze zelf, of een groepsleider op de woning, een epileptische aanval van een cliënt op de woning met dit nieuwe formulier wilden beschrijven. Daarnaast gevraagd om naast het ingevulde formulier eventuele opmerkingen of problemen waar ze tegenaan liepen tijdens het invullen aan mij door te geven. Check (2) Er zijn 5 formulieren teruggezonden met feedback. Gemiddeld is 53% van de in totaal 64 vragen ingevuld. Een van de persoonlijk begeleiders gaf aan dat de verschillende voorgeschreven antwoorden het invullen veel makkelijker maakte, terwijl bij een ander formulier niet de voorgeschreven antwoorden zijn gebruikt, maar zijn de vragen met eigen beschrijvingen ingevuld. Verder kwam de volgende feedback vanuit de woningen: Verplaatsen van de vraag beschrijven van de aanval in de eigen woorden naar het hoofdstuk naar de aanval zelf. Nog erg veel vragen waardoor onoverzichtelijk Samenvoegen van de vragen en per vraag meerdere aanvink keuzes. Toevoegen van het coupeerbeleid Toevoegen van hoe te handelen bij een dreigend insult. 6

7 Act (2) Naar aanleiding van de feedback is de vraag beschrijven van de aanval in de eigen woorden verplaatst naar het hoofdstuk de aanval zelf. De feedback met betrekking tot het samenvoegen van de vragen is verwerkt en resulteerde in een kortere versie van het formulier. Een aantal vragen is teruggebracht van 64 naar 54. De vraag om het coupeerbeleid en hoe te handelen bij een dreigend insult toe te voegen is niet meegenomen in het nieuwe formulier. De bedoeling van het formulier is om de epileptische aanval te beschrijven en niet het coupeerbeleid of het handelingsplan te beschrijven. Momenteel is er nog geen zicht waar het coupeerbeleid in het elektronisch cliënt dossier een plek heeft, maar mogelijk kan dit op termijn naast de beschrijving komen te hangen. Plan en Do (3) De laatste herziende versie is met de collega artsen besproken in het artsenoverleg en zij konden zich vinden in het nieuwe formulier. Vervolgens is deze versie gestuurd naar de systeembeheerder van het elektronisch cliënt dossier om te kijken hoe het formulier ingepast kan worden. Momenteel is het formulier nog niet in het elektronisch cliënt dossier opgenomen, maar de verwachting is dat dit de komende maanden wel gaat gebeuren. Dit heeft mede te maken met het feit dat er nieuwe ontwikkelingen gaande zijn rond het elektronisch cliënt dossier. Er is besloten om van de verschillende regionale elektronisch cliënt dossiers over te gaan naar een nieuw landelijk elektronisch cliënt dossier voor heel s Heeren Loo. Om het nieuwe formulier te laten implementeren in het nieuwe landelijke cliënt dossier zal er een versie aan de landelijke verantwoordelijke van het nieuwe elektronisch cliënten dossier aangeboden worden. In afwachting op het nieuwe landelijke elektronisch cliënt dossier wordt het nieuwe ontwikkelde digitale formulier alvast aangeboden aan de woningen. De digitale versie wordt per mail naar de woningen verstuurd met een begeleidend schrijven. Hierin zal gevraagd worden om alle papieren versies weg te gooien en alleen nog maar het nieuwe digitale formulier te gebruiken. Leerpunten: Met mijn kwaliteitsproject heb ik me gericht op de regio waarin ik werk. In samenspraak met de regio heb ik een nieuwe digitale aanvalsbeschrijving gemaakt. s Heeren loo is echter groter dan de regio waarin ik werk en er zijn vele spelers in het veld. De regio is onderhevig aan landelijke veranderingen, zoals de verandering van het elektronisch cliënt dossier. In concluderende zin heb ik geleerd dat ik voor een volgend kwaliteitsonderzoek tevens buiten mijn werkregio draagvlak moet zoeken om een dergelijk kwaliteitsonderzoek te borgen. 7

8 Literatuur Diagnostiek en behandeling van epilepsie bij volwassenen met een verstandelijke beperking, NVAVG, juni 2008 Epilepsie, richtlijn voor diagnostiek en behandeling, samengesteld door de Nederlandse Vereniging voor Neurologie en de Nederlandse Liga tegen Epilepsie, herziene tweede versie januari

9 Bijlage 1: De oude papieren versie Beschrijving van een Epileptische aanval Naam en voornaam: M/V Woonadres: Geboortedatum:. * doorhalen wat niet van toepassing is. JA NEE? Omschrijving en bijzonderheden OMSTANDI GHEDEN WAARONDER DE AANVALLEN VOORAL OPTREDEN Op een vaste tijd van de dag. s nachts / s morgens / s middags / s avonds * Na het wakker worden. Tijdens wassen of aankleden. Bij emotie. Bij inspanning. In relatie tot de maaltijden. er voor / tijdens / er na * Relatie tot de menstruatie. Andere omstandigheden: TOESTAND VLAK VOOR OF AAN HET BEGI N VAN DE AANVAL Zie je de aanval aankomen? Hoe en hoelang van tevoren? Voelt de cliënt zelf de aanval aankomen. Hoe merk je dat? Agressief gedrag? Stemmingsverandering? Hoe? Beginnen de trekkingen op een bepaalde plaats? Waar? Breiden de trekkingen zich uit? Waar naar toe? Wordt de cliënt rood? Wordt de cliënt bleek? Andere bijzonderheden: DE AANVAL ZELF Verlaagd bewustzijn? Is de cliënt bewusteloos? Hoe lang? Zie je stijfkramp(en)? Waar? Zijn er schudkrampen? Waar? In welke volgorde treden de krampen op? Alleen aan één kant? rechts / links * Valt de cliënt om? buiten bewustzijn / bij bewustzijn * Is er verwonding? Alleen knikken van het hoofd en de armen naar voren? Z.O.Z. 9

10 DE AANVAL ZELF [vervolg] Smak-, slik, snuif-, snurkbewegingen of geluiden? Draait het hoofd? Richting? JA NEE? Omschrijving en bijzonderheden Draaien de ogen? Richting? Staren de ogen? Onregelmatige ademhaling? Wordt de cliënt blauw? Zinloze handelingen, automatismen? Incontinentie? Is er contact met de cliënt tijdens de aanval? Andere bijzonderheden: TOESTAND AAN HET EI ND VAN OF NA DE AANVAL Zijn er plaatselijk nog trekkingen? Waar? Na de aanval direct normaal? Valt in slaap? Hoe lang? Suf? Hoe lang? Hoofdpijn? Andere bijzonderheden: Duur van de gehele aanval : min. / sec. * Frequentie van de aanvallen : per dag / week / maand / jaar * Zijn de aanvallen steeds hetzelfde : Ja / Nee * Zo niet, dan een nieuw [ 2 e / 3 e ] formulier invullen. Deze aanval wordt op het registratieformulier aangegeven met: [omcirkel de code die van toepassing is] 1. Partiële aanvallen 2. Gegeneraliseerde aanvallen 3. Partieel beginnend, overgaand in gegeneraliseerd Eenvoudige partiële aanval E.P. Absence A. Secundaire Absence S.A. - motorische verschijnselen Myoclonische aanval M. Secundaire Myoclonische aanval S.M. - somatosensorische of Clonische aanval C. Secundaire Clonische aanval S.C. speciaal sensorische Tonische aanval T. Secundaire Tonische aanval S.T. verschijnselen Tonisch-clonische aanval T.C. Secundaire Tonisch-clonische aanval S.T.C. - autonome verschijnselen Atone of valaanval V. Secundaire Atone of valaanval S.V. - hogere functie / psychische verschijnselen Niet geclassificeerde aanval O. Niet geclassificeerde aanval S.O. Complex partiële aanval C.P. Beschrijf de aanval in het kort met je eigen woorden: Dit formulier is ingevuld door : Datum : In te vullen - etiologie : door artsvg - syndroom : Bestelnr.: W01. Origineel bij Alg. secretariaat en Drukkerij/280202/ Eigenaar form. Stafmedewerker verpleegkundige zaken 10

11 Bijlage 2: De nieuwe digitale versie 11