Met navigeren of zoeken kan je personen en bedrijven in Invice vinden. Met navigeren vindt je meerdere zoekuitkomsten te gelijk, terwijl je met zoeken één bepaalde persoon of bedrijf gericht gaat zoeken. Als eerste zullen wij het navigeren toelichten. Klik op de button Navigatie en je komt men in het scherm waar je op zoek kan gaan naar: personen, bedrijven of informatie. Navigeren is met een middel sturen naar een bepaald doel. In deze navigatie is het middel het toetsenbord in het navigatiescherm. Het doel is dat je d.m.v. de navigatie gestuurd wordt naar een persoon, een particulier dossier, een maatschappij, een zakelijke relatie of een zakelijk dossier in Invice. Met de navigatie kan je heel snel een overzicht krijgen van deze doelen en vervolgens er één selecteren om deze verder te bewerken, informatie te bekijken of te verwijderen. De kern van Invice zijn de personen en bedrijven waarmee men zaken doet. Als Afnemers van producten of als Leveranciers van producten. De afnemers zijn de klanten. Deze bestaan uit natuurlijk personen en bedrijven (rechtspersonen) Personen: Alle personen, of ze nu particuliere klant worden, werken bij een maatschappij of zakelijke relatie, worden apart ingevoerd. Indien er een relatie onderling gaat plaatsvinden worden personen en/of bedrijven met elkaar gekoppeld. Particulier Dossier: Zodra met een persoon gecommuniceerd gaat worden of hij neemt producten af, dan wordt er een particulier dossier aangemaakt. Elke persoon wordt apart in Invice ingevoerd. Zodra de persoon wat voor het kantoor gaat betekenen wordt deze toegevoegd in een dossier. Indien twee personen gezamenlijk advies of een product van een kantoor willen, dan komen deze gezamenlijk in het dossier particulier. Indien aanwezig worden de kinderen ook aan de personen gekoppeld. Zakelijk Dossier: Voor bedrijven geldt dat deze eerst als zakelijke relatie worden ingevoerd. Zodra het bedrijf advies of een product wil afnemen wordt het bedrijf toegevoegd in het Zakelijk Dossier De leveranciers zijn: Zakelijke relaties: Los van het feit dat een zakelijke relatie ook klant kan zijn in een zakelijk dossier, kunnen zakelijke relaties ook bedrijven zijn waarmee het kantoor direct zaken doet. Dit soort zakelijke relaties bestaan uit twee soorten: 1. De bedrijven die het kantoor zelf heeft ingevoerd. Dat zullen voornamelijk makelaars, taxateurs en notarissen zijn; 2. De Maatschapijen die door Consoft zijn ingevoerd en waarvan het kantoor tussenpersoon van kan zijn. 1
Maatschappijen: Maatschappijen zijn de leveranciers van de hypotheken, levensverzekeringen, schadeverzekeringen, kredieten en vermogensproducten. Deze Maatschappijen, de hoofdvestigingen, met de daarbij behorende producten zijn door Consoft ingevoerd. Hoe werkt het navigeren. Met het aanklikken van een letter op het toetsenbord wordt getoond iedere persoon of bedrijf waarvan de achternaam of bedrijfsnaam met die letter begint. Afhankelijk van de status die de persoon of het bedrijf heeft in Invice wordt het daar getoond. Hoe meer letters je aanklikt hoe verfijnder de selectie wordt. Er wordt gezocht tot maximaal 10 letters. Dus namen die langer zijn niet helemaal invullen. Er is ook een andere manier. Zodra je in het navigatiescherm komt, dan direct de tab knop van je toetsenbord indrukken. Hierdoor komt de cursor in het navigatie veld en kan je op je eigen toetsenbord een letter intypen. Hierna de entertoets indrukken en de navigatie is voltooid. Indien het navigatieveld gevuld was met oude gegevens, dan wordt het veld blauw en met de eerste ingetikte letter wordt het overschreven. Probeer maar uit welke wijze het snelste gaat. Als je één van de gevonden opties wilt bekijken klik je die aan en je komt dan in dat onderdeel. In dit voorbeeld in een zakelijke relatie. Indien je in het numerieke deel de cijfers van een postcode aanklikt, of je voert het in via je eigen toetsenbord, dan wordt getoond welk persoon of welk bedrijf gekoppeld is aan die postcode. De persoon of bedrijf kan dus gevonden worden door de letter(s) van de naam in te voeren of de cijfers van de postcode. Er wordt ook genavigeerd worden op basis van de voornaam. Op deze wijze kan heel snel de gewenste informatie gevonden worden. Indien je de persoon gevonden hebt en je klikt die aan, dan kom je in het persoonsregister. Daar is te zien in welk dossier die persoon voorkomt of bij welk bedrijf deze persoon werkt en/of een functie heeft. 2
Indien de selectie niet goed is of je wilt een nieuwe selectie maken beginnende met een andere letter of postcode, dan dien je eerst het navigatieveld te wissen. Met het aanklikken van deze knop gebeurd dat. Wil je een letter terug, kan dat met het aanklikken van deze knop. (Heb je gezocht met de tap - entertoets, dan kan je direct weer de tabknop indrukken en kan je gelijk weer ene naam of postcode invoeren) Zodra je tevreden bent met het resultaat kan je de gewenste selectie aanklikken en kom je in dat onderdeel van Invice. Mocht via het navigeren de te zoeken persoon, of bedrijf niet gevonden worden, dan kan je deze als nieuw toevoegen aan Invice. Als je dan het veld soort aanklikt bij nieuw kom je in het onderdeel waar je een nieuw persoon, dossier particulier, dossier zakelijk of een zakelijke relatie kan aanmaken. Voor toelichting hierover zie de aparte handleiding daarvoor. - handleiding invoer personen en aanmaak Particulier Dossier. - handleiding invoer zakelijke relatie (bedrijven) en aanmaak Zakelijk Dossier Zoeken Een andere manier om een persoon of bedrijf terug te vinden in Invice is de mogelijkheid via de zoekmachine. 3
Met de zoekmachine zoek je gericht naar een bepaalde persoon, die onderdel van een dossier is, of een bedrijf die ook klant is. Dit in tegenstelling tot het navigeren waar alles getoond wordt wat bij de naam hoort. Je weet al dat de de persoon of bedrijf al klant is en door het zoeken kom je direct in het betreffende dossier. Ook kan de zoekmachine gebruikt worden als door het navigeren het gewenste resultaat niet bereikt wordt. Met de zoekmachine kan je dan via deze ingang zoeken. Indien via beide kanten de persoon of bedrijf niet gevonden wordt, dan moet je er echt vanuit gaan dat deze niet is ingevoerd, of er is een belangrijke schrijffout gemaakt bij het invoeren van de gegevens toen die persoon of bedrijf voor het eerst in Invice werden ingevoerd. Hoe werkt het. Er zijn twee mogelijkheden, een particuliere klant zoeken of een zakelijke klant. Particuliere Klant. Je kunt in het veld achternaam of in het veld voornaam de naam intikken. Na het aanklikken kom je dan in het betreffende dossier of er wordt een lijst getoond wanneer meerdere mensen dezelfde achternaam of voornaam hebben. Dan klik je daarna de bedoelde persoon aan. Een andere mogelijkheid is om hier te klikken, dan wordt een uitklapscherm geopend die alle particuliere klanten laat zien. Je kunt nu er één aan klikken of je tikt de naam in. Hoe meer letters te intikt hoe verfijnder de selectie wordt. Als je dan de gewenste naam gevonden hebt klik je op zoeken en je komt in het dossier. Zakelijke Klanten Bij zakelijke klanten kan je alleen de bedrijfsnaam intikken. Klik je dan zoeken aan, dan kom je in het dossier. Opmerking! In beide situaties, dus zoeken particuliere en zakelijke klanten, dan krijg je een overzicht te zien van alle dossiers indien de gewenste persoon of bedrijf niet gevonden wordt. Staat de persoon of bedrijf in dat overzicht dan kan je die alsnog aanklikken. Dit zal vooral voorkomen als de naam in eerste instantie verkeerd is ingetikt. Komt de persoon of het bedrijf niet voor, dan kan je die invoeren als nieuwe klant. 4
Een andere mogelijkheid om gegevens op te zoeken is via het kenteken of via het contractnummer. Bij het kenteken altijd het volledige kenteken invoeren. In het navigatiescherm zitten nog twee extra mogelijkheden om de selectie uit te breiden. Als je hier klikt, dan wordt met het selecteren van de personen ook de personen mee genomen die zijn gearchiveerd. Ook de personen die zijn overleden. Als je hier klikt, dan worden de pensioen maatschappijen getoond. Normaliter zal er niet vaak naar een pensioenmaatschappij gezocht worden. Daarom is besloten om de lijst van maatschappijen te beperken. Indien alle maatschappijen getoond worden, dan zijn dat er ruim 1100. Samenvattend: Het zoeken op een naam is beperkt tot 10 karakters. Dus een naam langer dan 10 letters wordt niet gevonden. Het navigeren heeft tot doel met minimale invoer zoveel mogelijk tonen. Normaliter moet met 3 tot zes karakters de persoon gevonden kunnen worden. Wil je persoon Agema vinden, dan kan je met het invoeren van ag al tot het gewenste resultaat komen. Deze combinaties van letters komt weinig voor. In dit voorbeeld zal iemand met de voornaam Age ook getoond worden. Dus denk eerst na, waar zoek je op voor- of achternaam. Maar zoek je de persoon Bakker, dan zal dat moeilijker worden omdat er veel zijn met deze achternaam. Dan ontkom je er niet aan de volledige naam in te voeren, of de voornaam. Indien je zoekt op voornaam, moet ook het standaard beleid zijn dat altijd voornamen worden ingevoerd, anders werkt dat niet. Men moet erop kunnen vertrouwen dat dan alle voornamen beschikbaar zijn. 5