B&W ADVIES Kenmerk: 17BW000002 Datum advies: 2 januari 2017 Onderwerp: huur noodlokalen basisschool De Vallei Driel Advies: 1. regelen van tijdelijke huisvesting voor basisschool De Vallei voor de periode 1 maart 2017 tot 1 augustus 2019; 2. instemmen met het aangaan van een overeenkomst met de firma De Meeuw voor plaatsing van tijdelijke onderwijshuisvesting t.b.v. basisschool De Vallei voor de periode 1 maart 2017 tot 1 augustus 2019 voor een huurbedrag van 135.866 (incl. niet compensabele btw); 3. een bedrag van 106.028, gefaseerd te dekken in 2017 52.544, 2018 41.254 en 2019 12.230 ten laste van de algemene reserve en het restant, zijnde 29.838 te dekken uit de eenmalige financiële ruimte PNL 2017; 4. instemmen met bijgevoegde informatiememo raad Team/ behandelend ambtenaar: TBR / G.A. Mudde Portefeuillehouder: R. van Hoeven Doorgeleiding naar de raad: ja Betrokkenen bij advies extern: Adviseur schoolbestuur Advies type voorronde raad: n.v.t. Status advies: openbaar Datum b&w-vergadering: 10 januari 2017 Indien naar de raad: Ter kennisname (informatiememo raad is bijgevoegd) Betrokkenen bij advies intern: TAV Inkoop en Financiën Bijlagen voor B&W: - Conceptovereenkomst: corsanr.: 17bijl0068 - Informatiememo raad met kenmerk: 17inf00006 Bijlagen voor raad: - Informatiememo raad met kenmerk: 17inf00006
Advies 1. Regelen van tijdelijke huisvesting voor basisschool De Vallei voor de periode 1 maart 2017 tot 1 augustus 2019; 2. instemmen met het aangaan van een overeenkomst met de firma De Meeuw voor plaatsing van tijdelijke onderwijshuisvesting t.b.v. basisschool De Vallei voor de periode 1 maart 2017 tot 1 augustus 2019 voor een huurbedrag van 135.866 (incl. niet compensabele btw); 3. een bedrag van 106.028 gefaseerd te dekken in 2017 52.544, 2018 41.254 en 2019 12.230 ten laste van de algemene reserve en het restant, zijnde 29.838, te dekken uit de eenmalige financiële ruimte PNL 2017 4. Instemmen met bijgevoegde informatiememo raad Inleiding Vanwege de groei van het aantal leerlingen op basisschool De Vallei in Driel is er sprake van een structureel tekort aan onderwijsruimte. Momenteel is er een tijdelijke oplossing gevonden om voor nood een deel van de leerlingen in een pand aan de Kerkstraat in Driel te huisvesten. In principe eindigt deze noodhuisvesting per 1 maart 2017, waardoor er een alternatief moet zijn om de leerlingen adequaat te huisvesten. Dit gaat in eerste plaatsvinden in de vorm van tijdelijke huisvesting. In samenspraak met het schoolbestuur wordt uiteindelijk aan een structurele oplossing voor de huisvesting gewerkt. Het is nu nog niet exact bekend hoe die eruit komt te zien. Dit voorstel regelt de tijdelijke huisvesting tot 1 augustus 2019. Doel en beoogd effect Door de plaatsing van tijdelijke huisvesting voor de korte termijn op het schoolplein van genoemde school voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichtingen. Argumenten 1.1. Gemeente heeft de wettelijke zorgplicht voor onderwijsvoorzieningen van basisschool De Vallei De gemeente is op grond van de Wet op het primair onderwijs, nader ingevuld door de verordening onderwijshuisvesting gemeente Overbetuwe 2010, verantwoordelijk voor de onderwijshuisvesting binnen haar gemeente. 1.2 Een structurele oplossing in de vorm van permanente huisvesting is op korte termijn niet realiseerbaar en ook nog niet exact bekend; daarom is eerst tijdelijke huisvesting noodzakelijk Er is gekozen om vanaf 1 maart 2017 in de huisvesting te voorzien door noodlokalen te huren, omdat de periode relatief kort is en huren dan financieel veel gunstiger is dan aankoop van noodlokalen. De bedoeling is om vervolgens in samenspraak met het schoolbestuur te werken aan een verdere structurele oplossing voor de huisvesting. Het streven is om uiterlijk 1 augustus 2019 een structurele oplossing te hebben gerealiseerd, waardoor de huur van de tijdelijke huisvesting eindigt. Vanaf 1 augustus 2018 vindt een gefaseerde afbouw van de huur plaats. Daarnaast wordt dit jaar een semipermanente huisvesting gerealiseerd, zijnde een investering als onderdeel van de uiteindelijke structurele oplossing van de huisvesting van deze school. Hierbij gaat het om een bedrag van 165.500. De dekking hiervan kan wel plaatsvinden vanuit het beschikbare budget op PNL 2017 van 600.000.
2.1 Firma De Meeuw voldoet aan de gestelde eisen en heeft de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding ingediend op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding Er is een meervoudig onderhandse aanbesteding uitgeschreven voor de plaatsing en huur van tijdelijke onderwijshuisvesting. Hiervoor zijn drie partijen uitgenodigd t.w. de firma s Jan Snel, BUKO en De Meeuw. Alle partijen voldoen aan de gestelde technische en bouwkundige eisen en hebben gegarandeerd dat de realisatie per 1 maart 2017 mogelijk is. De Meeuw is de goedkoopste gebleken, waarmee zij de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitsverhouding hebben ingediend. 4.1 Er zijn niet voldoende middelen om de tijdelijke huisvesting te bekostigen, daarom is dekking uit de algemene reserve noodzakelijk Omdat er niet voldoende middelen beschikbaar zijn om de tijdelijke huisvesting te bekostigen wordt gefaseerd een beroep gedaan op de algemene reserve. Zie hiervoor de financiële paragraaf. Kanttekeningen Financiën Via de vaststelling van de Programmabegroting 2017 is door de raad een investeringsbudget van 600.000 beschikbaar gesteld voor huisvesting van De Vallei in Driel (jaarschijf 2017 van PNL 2017-2020). De bijbehorende kapitaallasten van 23.902 zijn als financiële ruimte opgenomen in jaarschijf 2018 van de meerjarenraming. De huur van de noodlokalen betreft eenmalige uitgaven die op grond van de voorschriften niet kunnen worden geactiveerd via voornoemd investeringsbudget van 600.000. Uitgaven voor onderwijshuisvesting zijn niet-compensabel voor btw. Kijkend naar de verdeling van de huurlasten over de jaarschijven gaat het voor de periode 2017 t/m 2019 om de volgende bedragen: 2017 52.544 (incl. niet compensabele btw) 2018 56.173 (incl. niet compensabele btw) 2019 27.149 (incl. niet compensabele btw) Totaal 135.866 In 2017 is binnen de begroting geen financiële ruimte beschikbaar om de eenmalige huurlasten 2017 ter grootte van 52.544 uit te kunnen dekken. 1 Gelet op het streven om uiterlijk 1 augustus 2019 een structurele oplossing voor het huisvestingsprobleem van De Vallei te hebben gerealiseerd, zal het investeringsbudget van 600.000 zeer waarschijnlijk pas in 2019 volledig zijn benut. Dit betekent dus dat pas vanaf 2020 sprake zal zijn van werkelijke jaarlijkse kapitaallasten ter grootte van 23.902. In zowel 2018 als 2019 is dus eenmalige financiële ruimte beschikbaar omdat er in deze jaren op begrotingsbasis al wel rekening is gehouden met volledige jaarlijkse kapitaallasten. De verwachting is echter wel dat er naast de huur van de noodlokalen dit jaar ook nog een semipermanent schoolgebouw wordt geplaatst dat als permanente bouw kan worden aangemerkt. Omdat dit een aankoop (dus investering) betreft die onderdeel uit- 1 Met ingang van 2017 worden de kapitaallasten van PNL-posten een jaarschijf later geraamd dan het jaar waarin de investeringen worden geraamd (dus investering in jaarschijf 2017, dan volledige kapitaallasten geraamd in jaarschijf 2018).
maakt van de uiteindelijke structurele oplossing van het huisvestingsprobleem kunnen deze uitgaven dus wel worden gedekt binnen het beschikbare investeringsbudget van 600.000. Op basis van het normbedrag onderwijshuisvesting heeft de school recht op een bedrag van 165.500 voor de aankoop van dit semipermanente gebouw. Voor semipermanente bouw wordt een afschrijvingstermijn gehanteerd van 25 jaar. Bij aankoop in 2017 betekent dat dus vanaf 2018 een kapitaallast van 8.983 waardoor de eenmalige financiële ruimte in 2018 en 2019 uitkomt op 14.919. Deze eenmalige financiële ruimte kan dus in de betreffende jaren worden ingezet ter dekking van de eenmalige huurlasten van de noodlokalen. Voor het resterende deel van de huurlasten zou dan een beroep moeten worden gedaan op de algemene reserve. Samenvattend ontstaat het volgende financiële plaatje: jaar huurlasten beschikbare dekking ten laste van AR 2017 52.544-52.544 2018 56.173 14.919 41.254 2019 27.149 14.919 12.230 totaal 135.866 29.838 106.028 Voorgesteld wordt om de totale huurlasten van 135.866 (incl. niet compensabele btw) voor een bedrag van 106.028 te dekken ten laste van de algemene reserve en het restant te dekken uit de eenmalige financiële ruimte die zal ontstaan door het later aanwenden van het volledige beschikbare investeringsbudget van 600.000. De lasten 2017 zullen via een administratieve wijziging worden geraamd ten laste van de algemene reserve. De lasten 2018 en 2019 zullen op bovenstaande wijze worden verwerkt op het PNL 2018-2021 in de Kadernota 2018. Op grond van de huidige financiële verordening bent u als college bevoegd om hierover een besluit te nemen. Financiële bijlage II. Eenmalige lasten a. Lasten 2017 - Kostenplaats: 6.420.2005 Kostensoort Omschrijving Bedrag BTW-code 5380460 Huurlasten noodlokalen 52.544 N1 Totale eenmalige kosten 52.544 b. Dekking ten laste van: - algemene reserve 52.544 - op andere wijze, namelijk Totale eenmalige dekking 52.544
III. Toelichting BTW (in telegramstijl) Uitgaven voor onderwijshuisvesting zijn niet-compensabel voor btw. IV. Besluitvormingsprocedure: Aankruisen Collegebesluit: - alleen collegebesluit voor budget grondexploitatie (voldoen aan 3 voorwaarden) X - collegebesluit/administratieve wijziging (vaststelling door raad achteraf) Begrotingswijziging door raad op basis van: - bedragen boven de grenzen artikel 4-a Financiële verordening - politieke redenen Vervolg Planning De conceptovereenkomst is als bijlage bijgevoegd. Deze moet nog nader worden ingevuld en uiteindelijk door beide partijen worden ondertekend. De ondertekening voor onze gemeente vindt plaats door de burgemeester. Het streven is erop gericht om de plaatsing van de tijdelijke huisvesting per 1 maart 2017 gerealiseerd te hebben. Voor deze tijdelijke huisvesting is een Omgevingsvergunning vereist. Gelet op het tijdelijk karakter kan de gemeente hieraan medewerking verlenen. Dit kan qua planning invloed hebben op de feitelijke realisatie. Communicatie N.v.t. Evaluatie n.v.t.