Winst in dualiteit Creatie & gebruik van duale documenten Hein van Uum, 24.08.2005
0.1 Presentatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 24.08.2005 Document Management DM, all the way Dienstverlening Voorbeelden Hulpmiddelen Verantwoording Winst in dualiteit: creatie & gebruik van duale documenten Hein van Uum, Maastricht [3] [8] [19] [25] [30] [37] 2
1. Document Management 1. Wat is DM? [4] 2. Waarom DM? [5] 3. Wie doet DM? [6] 4. Waarmee wordt DM gedaan? [7] CREATE MANAGE DELIVER Technische & organisatorische infrastructuur Afbeelding 1: Document Management in kort bestek 3
1.1 Wat is DM? Het beheren van: documenten c.q. van documentcycli; op basis van technische, organisatorische & wettelijke normen én geborgd; Documentcyclus: Creatie; validatie; opslag; onderhoud; gebruik; publicatie; vernietiging. 4
1.2 Waarom DM? Gecontroleerde: communicatieve/talige kwaliteit; doelmatige beschikbaarheid; geborgde duurzaamheid; technische bruikbaarheid; Interne/externe verantwoording; Kennismanagement & -deling; Dossiervorming (single point of information). 5
1.3 Wie doen DM? Middelgrote (bedrijfs)organisaties Overheden & bestuursorganen fysiek gespreide organisaties met noodzaak dezelfde (bron)informatie te delen voor doelmatige uitvoering van administratieve productieprocessen. 6
1.4 Waarmee wordt DM gedaan? Creatie & onderhoud: Office applicaties: Word, Excel, PowerPoint; Opslag & onderhoud: Databases; C-schijven, netwerkschijven, Windowsverkenner, search engines; Gebruik & publicatie: Office applicaties: Word, Excel, PowerPoint, PDF; 7
2. DM, all the way 1. All the way plain storage [9] 2. Kwaliteit: [10] 1. Creatie: taal & structuur, in Word [10] 2. Gebruik: papier & digitaal, in PDF (duaal) [16] 3. Digitaal duurzaam: in PDF/A (ISO-norm) [16] 4. Authentiek: zekerheid over bron & status [17] 8
2.1 DM: all the way plain storage Archiefdenken = papier = plain storage Archief: hét organisatieputje!? Documentcycli = digitaal = all the way Documentbeheer van: gecontroleerde creatie tot en met gecontroleerde duurzame opslag óf gecontroleerde vernietiging. DM = Business Process Management. 9
2.2.1.1 Kwaliteit: in creatie: dualiteit Duale documenten creëren = In Word, documentstructuren creëren om de, voor PDF-schermnavigatie noodzakelijke bladwijzers en andere hyperlinks, automatisch te kunnen genereren. Als typemachine gebruikt, ontstaat in Word géén voor het automatisch generen van PDFschermnavigatie bruikbare documentstructuur. 10
2.2.1.2 Kwaliteit: in creatie: PDF-bladwijzers Bladwijzers zijn - gehyperlinkte - kopteksten; lezen als samenvatting; dát helpt de gebruiker! Afbeelding 2: Inhoudsopgave = bladwijzerverzameling = navigatiestructuur = documentsamenvatting 11
2.2.1.3 Kwaliteit: in creatie: stijlkopgebruik & bladwijzers Consequente aangebrachte - hiërarchische - relaties m.b.v. stijlkopgebruik in Word Afbeelding 3: Consequent stijlkopgebruik in Word legt de basis voor een goede navigatiestructuur in PDF 12
2.2.1.4 Kwaliteit: consequenties l Documentstructuur in Word is noodzakelijk voor doelmatige creatie van effectieve-duale -PDF-documenten; Creatie en gebruik van effectieve duale PDF-documenten is een conditio sine qua non voor introductie én borging van innovatief werken; Niet innovatief werken leidt o.a. tot hogere huisvestingskosten. 13
2.2.1.5 Kwaliteit: consequenties ll Uitsluitend indien DM-systemen worden gebruikt voor het centraal opslaan en aanbieden van effectief duale - dus van (technisch) kwalitatief hoogwaardige PDF-documenten - kán redelijkerwijs een duurzame verdringing worden verwacht van papiergebaseerde werkmethoden door digitale vormen van samenwerking en kennisdeling. 14
2.2.2 Kwaliteit: in gebruik: echte keuze Duaal documentgebruik: doelmatig in gebruik in zowel papieren als digitale vorm = echte keuze voor de gebruiker; Documentontsluiting = talige betekenis ondersteund door aan technische documentstructuur [= context] gekoppelde documentergonomie voor scherm en papier; Structuur verhoogt de waarde van digitaal documentgebruik t.o.v. papier. 15
2.2.3 Digitaal duurzame documenten Doelmatige creatie van PDF/A (ISO-norm digitaal duurzame documenten) vereist * (hyper)gestructureerd Word-gebruik; Eisen gesteld t.a.v. digitale duurzaamheid van documenten, nemen - fors - toe. * http://members.home.nl/h.van.uum/pdf_content/13_pdfa_toekomst_voor_het_documentaire_verleden_cd.pdf 16
2.2.4.1 Kwaliteit: authentiek Bewijsbare digitale (document)authenticiteit is cruciaal voor derdenacceptatie van de integriteit van het proces waarin een document is gecreëerd en gepubliceerd; Hét authenticiteitkenmerk in de digitale wereld is de gekwalificeerde digitale handtekening. 17
2.2.4.2 Kwaliteit: authentiek: digitale handtekening Bewezen documentauthenticiteit Afbeelding 4: Gevalideerde digitale handtekening in PDF 18
3. Dienstverlening 1. Dienst [20] 2. Focus [21] 3. Praktische uitvoering [22] 4. Documentdomein [23] 5. Voordelen [24] 19
3.1 Dienst Bevorderen van geborgde creatie van: gestructureerde Word-documenten; opdat organisaties duale, duurzame en authentieke PDF-documenten doelmatig samenstellen, aanbieden en onderhouden. [al dan niet als onderdeel van een Document Management Storage System.] 20
3.2 Focus 1. Talige betekenis van (con)text is leidend voor gebruik van techniek om documentinhoud (content) te structureren, modelleren en vorm te geven. 2. Zelfstandige handelingsbekwaamheid m.b.t. het gebruik van Word in relatie tot het samenstellen, aanbieden en onderhouden van duale PDF-documenten m.b.v. Adobe technologie [niet primair afhankelijk van DMSS [20]] 21
3.3 Praktische uitvoering 1. Train de trainer -opleiding Word/Acrobat; 2. Functioneel ontwerp en inrichting van documentstromen en processen al dan niet in relatie tot document management storage systems; 3. Samenstelling van digitaal duurzame, op toepassing van de PDF/A standaard gebaseerde, documenten. 22
3.4 Documentdomein 1. 1 A 4 < Document < 150/200 A 4 2. Zakelijke documenten, in eigen beheer samengesteld, onderhouden en gepubliceerd: brieven, (aanbied)nota s, (beleids)rapporten; handleidingen, handboeken, instructies. 23
3.5 Voordelen 1. Doelmatiger samen te stellen, te onderhouden, veelzijdiger, sneller en verfijnder te raadplegen = betere documenten = ketenverbetering; 2. Begripvol individueel, zelfstandig en helpend techniekgebruik, te beginnen op desktopniveau; 3. Geen afhankelijkheid van content / document management storage systems. 24
4. Voorbeelden 1. APV Maastricht 2005; = het effect van structuur in een groot complex document [26] 2. Technische Transparant Gemeentelijk Huisvestingsdossier; = het effect van structuur op een collectie documenten [27] 25
4.1 APV Maastricht 2005 1. Ongestructureerd Wordbestand: onhandig op papier én scherm PDF-bestand; [externe hyperlink] 2. Gestructureerd Wordbestand: handig op papier én scherm duaal PDF-bestand; [externe hyperlink] 3. Achtergronden van 1 en 2. [externe hyperlink] http://members.home.nl/h.van.uum/ 26
4.2.1 Gemeentelijk Huisvestingsdossier 1. Goed ontsloten PDF-bestanden bieden goede mogelijkheden voor de ontsluiting van collecties PDF-bestanden TTGHD in één oogopslag [externe hyperlink] TTGHD overzicht zonder inzicht [externe hyperlink] 2. Achtergronden van 1 [externe hyperlink] http://members.home.nl/h.van.uum/ 27
4.2.2 Klassiek huisvestingsdossier: overzicht zonder inzicht HTML pagina met hyperlinks naar PDF-dossierbestanden: overzicht zonder inzicht Afbeelding 5: PDF-documenten huisvestingsdossier d.m.v. hyperlinks ontsloten 28
4.2.3 Modern huisvestingsdossier: overzicht mét inzicht PDF-bestand met hyperlinks naar alle dossierbestanden én op bladwijzerniveau per bestand: overzicht mét inzicht Afbeelding 6: Dossieroverzicht én -inzicht in PDF door gebruik van hyperlinks naar PDF-bestanden én bladwijzers 29
5. Hulpmiddelen 1. Microsoft Word [31] 2. High Concept SmartDocuments 6.0 [32] 3. Adobe Acrobat 7.0 Professional [34] 4. Arts PDF Aerialist Professional [36] 30
5.1 Microsoft Word 1. Standaard tekstverwerker; 2. Ondersteuning van stijlstructuur aanwezig in alle gangbare versies; 3. Gebruik van stijlstructuur [12] is door onbekendheid, veelal beperkt of afwezig. Hyperlink 1: Microsoft Word 31
5.2.1 SmartDocuments 6.0 1. = zonder programmeren, conditioneerbare, op sjablonengebruik gebaseerde, Worddocumentgenerator voor productie van (correspondentie)documenten; 2. Sjablonen zijn te benutten [33] voor duale documentproductie; dát is niet bekend. Hyperlink 2: Smart Documents 32
5.2.2 SmartDocuments 6.0, structuurvermenigvuldiging SD-sjablonen, mét (stijl)documentstructuur Brieven, contracten, memo s: mét (stijl)documentstructuur Brief Contract SmartDocument generator Memo Afbeelding 4: Wordstructuurvermenigvuldiging, basis voor duale documentproductie in PDF 33
5.3.1 Adobe Acrobat 7.0 Professional 1. Windows XP is noodzakelijk voor gebruik van Acrobat / Adobe Reader 7.0; 2. Acrobat 7.0 biedt annotatiemogelijkheden in Adobe Reader 7.0: handig [35]. Hyperlink 3: Adobe Acrobat 7.0 Professional 34
5.3.2 Acrobat 7.0 Professional: annoteren Acrobat 7.0 Professional maakt PDF-bestanden annoteerbaar in de gratis Adobe Reader Afbeelding 8: Aantekeningen maken, delen én bewaren m.b.v. gratis Adobe Reader 7.0 35
5.4 Arts PDF Aerialist Professional 1. Gebruik van belang indien volumina duale PDF documenten als collectie beschikbaar zijn én als collectie ontsloten [29], moeten worden aangeboden. Hyperlink 4: Arts PDF Aerialist Professional 36
6. Verantwoording Hein van Uum, 24.08.2005; versie 1.0 http://members.home.nl/h.van.uum/ h.van.uum@home.nl Hyperlink 1: Microsoft Word, p31 Hyperlink 2: Smart Documents, p32 [http://office.microsoft.com/nl-nl/fx010857991043.aspx] [http://www.highconcept.nl/smart_docu.htm#wat_is] Hyperlink 3: Adobe Acrobat 7.0 Professional, p34 [http://www.adobe.com/products/acrobatpro/main.html] Hyperlink 4: Arts PDF Aerialist Professional, p36 [http://www.artspdf.com/arts_pdf_aerialist_pro.asp] Afbeelding 1: Document Management in kort bestek, p3 Afbeelding 2: Inhoudsopgave als bladwijzernavigatiestructuur, p11 Afbeelding 3: Consequent stijlkopgebruik, basis voor PDF-navigatiestructuur, p12 Afbeelding 4: Gevalideerde digitale handtekening in PDF, p18 Afbeelding 5: Documenten huisvestingsdossier d.m.v. hyperlinks ontsloten, p28 Afbeelding 6: PDF-overzicht met inzicht: hyperlinks naar bestanden én bladwijzers, p29 Afbeelding 7: Wordstructuurvermenigvuldiging m.b.v SmartDocuments, p33 Afbeelding 8: Aantekeningen maken, delen én bewaren m.b.v. Adobe Reader 7.0, p35 37