Innoveren door Investeren in ICT ISBN 978 90 72446 14 5 2010 Uitgeverij Het Glazen Oog
Over de uitgave van dit document 2 Deze uitgave Dit document is een digitale versie van het eerder verschenen document: Structured Information Planning, een stelselmatige methode voor het bepalen van de prioriteit van informatiseringszaken, als onderdeel van bedrijfsveranderingen. Dr. Willem F. Roest, oktober 2010 ISBN 978 90 72446 14 5 NUR 982 Uitgeverij Het Glazen Oog, Vinkeveen hetglazenoog@planet.nl Uitgeverij Het Glazen Oog 2002, 2010 Het SIC-Raamwerk S I C Structured Information Reviewing, S I R S I E Structured Information Planning maakt deel uit van Structured Information Controlling, een integraal methodologisch raamwerk ten behoeve van de beheersing van de ontwikkelingsgang van bedrijfsveranderingen. ISBN 90 72446 07 0 Tot dit raamwerk behoren eveneens: een stelselmatige aanpak voor het meten en toetsen van de kwaliteit van informatiseringszaken. ISBN 978 90 72446 15 2 Structured Information Economics, een stelselmatige toepassing van de economische discipline op de informatievoorziening ISBN 978 90 72446 21 3 Structured Information Modelling, een wetenschappelijke methodologie met een interdisciplinair stelsel van varianten, voor het ontwikkelen van consistente modellen. S I M ISBN 90 72446 06 2 Bovenstaande uitgaven zijn getoetst en verrijkt in de praktijk. Zie voor hun wetenschappelijke basis de dissertatie "Grondslagen van het ontwikkelen van informatiesystemen". ISBN Digitaal: 978 90 72446 12 1 Boek: 90 72446 01 1
Over de Inhoud 3 Doel van SIP Business professionals worden afgerekend op bedrijfsresultaten die steeds meer worden bepaald door de kwaliteit van de informatievoorziening. Desondanks voelen zij zich op dat gebied vaak onvoldoende thuis. Voor beslissingen over informatiseringskwesties moeten business professionals zwaar leunen op het oordeel van specialisten. Literatuur op het gebied van informatieplanning is door het vakjargon en te dikke omvang moeilijk toegankelijk en lastig te begrijpen. SIP helpt bij het verkrijgen van overzicht over het geheel, en inzicht in de samenhang van onderdelen van informatiseringszaken. De communicatie tussen management en diverse specialisten kan met behulp van SIP op gestructureerde en begrijpelijke wijze plaats vinden. SIP is bedoeld voor allen die betrokken zijn bij besluitvorming inzake informatiseringskwesties, zowel vakdeskundigen als verantwoordelijk management. Inhoud 1. Titelblad: Innoveren door Investeren in ICT 2. Over de uitgave van dit document 3. Inhoud 4. Positionering van InformatiePlanning 5. Te onderscheiden Aandachtsgebieden 6. Aanleidingen tot Informatieplanning : Kansen en Sterktes 7. Aanleidingen tot InformatiePlanning : Bedreigingen en Zwaktes 8. Overzicht BedrijfsInformatiePlanning 9. Product Portfolio Informatie Logistiek Bedrijf 10. Investeringsbehoeften ILB-produkten 11. Life cycle van ILB-produkten 12. SWOT-analyse van ILB-InformatieVoorziening 13. Portfolio Analysis van Applicaties 14. Positioneren van Applicaties 15. Positioneren van Applicaties: Economische Kwaliteit 16. Positioneren van Applicaties: Technische Kwaliteit 17. Mogelijke Oorzaken: BedrijfsOmgeving 18. Mogelijke Oorzaken: BedrijfsMiddelen 19. Mogelijke Oorzaken: Organisatie / Cultuur 20. ICT-investeringen: Mogelijke Richtingen 21. ICT-investeringen: Infrastructuur en Componenten 22. ICT-investeringen: ApplicatieComponenten 23. ICT- Investeringen: SelectieCriteria 24. Prioriteitstelling voor te Migreren of te Ontwikkelen Applicaties
Positionering van InformatiePlanning Locatie / Werkplekken Human Resource / Kenniswerkers Informatievoorzieningssystemen / Werkstations (Her)Ontwerp Bedrijfs-Architectuur Conceptuele Business Architectuur Bedrijfs-werkstroom-modellen Bedrijfs- Proces- Model Proces- Omgevings- Modellen Bedrijfs- Objecten- Model (Her)Ontwerp Applicatie-Arch. InformatieVoorzienings- Applicatie-Architectuur Overzicht samenhang IV-systeem-componenten IV-systeem-proces-model IV-systeem-data-model IV-systeem-workflowmodellen (Her)Ontwerp Implementatie-Arch. IV-systeem-procesomgevingsmodellen InformatieVoorzienings- Implementatie-Architectuur Handmatig Geautomatiseerd Administratief Technisch overzicht systeemoverzicht Procedures Programma's Dossiers Bestanden Formulieren Berichten Schema's Menu / Workflows Realiseer Fysieke Bedrijfsinfrastructuur S I C SWOT CSF KPI Fysieke Bedrijfsinfrastructuur IV-structuur Mensen Financiën Locaties... Applicaties Analyseer Bedrijfs- Toestand Fysiek Bedrijf Definieer - Doelen - Plannen Conceptueel bedrijf Bedrijfsorganisatie Bevoegdheid / Verantwoordelijkheid Allocatie / Assignatie Data Bases ICT netwerk System Software ICT platforms (Her)Ontwerp / Invoeren Bedrijfsorganisatie
Te onderscheiden Aandachtsgebieden 5 Bedrijfsmiddelen Bedrijfsconcept Bedrijfsprocessen : wat houdt het werk in Informatie-verzamelingen : inhoud van verzamelde gegevens Informatie-stromen : inhoud van externe en interne berichten Mensen ICT-systemen Kantoormiddelen Handboeken Locaties Financiën Welke Divisie, welke Afdeling, welke Persoon met welke Bevoegdheid / Verantwoordelijkheid / Budget Organisatie van de bedrijfsvoering Doet Wat : inhoudelijk werk en beslissen over uitvoering Hoe : in welke volgorde qua instroom, werkstroom, uitstroom Waarmee : met welke ICT-systemen, kantoormiddelen, handboeken Waar : op welke werkplek en locatie
Aanleidingen tot InformatiePlanning : Kansen en Sterktes 6 Nieuwe visie / mogelijkheden qua bedrijfsconcept Vernieuwde kerndoelstelling / randvoorwaarden Vernieuwde relatie met één of meer externe partijen : marktpartijen, maatschappelijke organisaties, overheden Vernieuwd producten / dienstenpakket Nieuwe visie / mogelijkheden qua bedrijfsmiddelen Vernieuwde ICT- toepassingen en ICT- infrastructuur Beter opgeleid en meer gemotiveerd personeel Betere vestigingsplaats Nieuwe visie / mogelijkheden qua bedrijfsorganisatie Modernisering verantwoordelijkheden / taakgebieden Verbeterde balans operationeel / overhead Verbeterde communicatie, coördinatie en improvisatie
Aanleidingen tot InformatiePlanning : Bedreigingen en Zwaktes 7 Het BedrijfsConcept laat te wensen over Vervaagde kerndoelstellingen / randvoorwaarden Ontoereikende relaties met één of meer externe partijen : marktpartijen, maatschappelijke organisaties, overheden Achterhaald producten / dienstenpakket BedrijfsMiddelen schieten hier en daar tekort Verouderde / versnipperde geautomatiseerde systemen Personeel onvoldoende opgewassen tegen uitdagingen Vestigingsplaats is bottle neck geworden De BedrijfsOrganisatie voldoet niet meer Verantwoordelijkheden / taakgebieden verwarrend Verhouding operationeel / overhead uit balans Onvoldoende communicatie, coördinatie en improvisatie
Overzicht BedrijfsInformatiePlanning 8 Maak BedrijfsInformatiePlan Stel vast BedrijfsInformatieModel *) Stel vast SWOT van bestaande BedrijfsInformatieVoorziening 12 Stel vast BedrijfsInformatiePlan ProcesModel GegevensModel Stel vast Bedrijfs- InformatieBeleid Stel vast Toekomstige Voorzieningen Stel vast Oplossings- Kader ProcesOmgevingsModellen WorkflowModellen Afbakening Bedrijfsgebieden Algemene Randvoorwaarden Maatstaven Toekomstige Infrastructuur Kritische Succesfactoren Kritische PrestatieIndicatoren Bepaal Oorzaken Sterk / Zwak Bepaal Mogelijke Oplossingen Kies Geschikte Oplossing 17 18 19 Prioriteiten- Programma Financiële Ruimte Legenda nn nn Zie verder pag. nn *) Zie ook: Structured Information Modelling S I M nn nn Zie eerdere pag. nn
Product Portfolio Informatie Logistiek Bedrijf 9 sterk? Star Markt-groei gering Dog Cash Cow klein Markt-aandeel groot
Investerings-behoeften ILB-Produkten 10 sterk +? + Star Markt-groei gering + Dog - Cash Cow klein Markt-aandeel groot
Life Cycle van ILB-Produkten 11 sterk? Star Markt-groei gering Dog Cash Cow klein Markt-aandeel groot
08 SWOT-Analyse van ILB-InformatieVoorziening 12 Stel vast Sterkte / Zwakte Kansen / Bedreigingen Beoordeel Instroom / Bronnen Kansen Bedreigingen Beoordeel Sterkte / Zwakte Interne Inrichting Kansen Bedreigingen Beoordeel Uitstroom / Bestemmingen Economische Kwaliteit Technische Kwaliteit 15 16 Toegang tot Bron Relatie met Bron Relatie met Tussenschakels Kwaliteit van Bron Lever- Betrouwbaarheid Flexibiliteit Continuïteit Verkrijgbaarheid Instroom van Bron Kwaliteit van Instroom Tijdigheid van Verkrijging Kosten / Moeite van Verkrijging Toegang tot Bestemming Relatie met Bestemming Relatie met Tussenschakels Kwaliteit van Bestemming Afname- Betrouwbaarheid Afname- Potentieel Continuïteit Overdraagbaarheid van Uitstroom naar Bestemming Tijdsbeslag van Overdracht Kosten / Moeite van Overdracht
Portfolio Analyse van Applicaties 13 Verandering van Positie: Hoog Technisch Onderhoud a Op een iso-curve: voegt per saldo geen waarde toe Laag Economische Kwaliteit Vervangen Migreren a b b b Exploiteren Economisch Onderhoud b Naar een hogere iso-curve: voegt waarde toe vergt energie en management is een 'quantum leap' Laag Technische Kwaliteit Hoog
Positioneren van Applicaties 14 = systematische informatievoorziening, handmatig en / of geautomatiseerd Omvang kan weergeven: Economische Kwaliteit Hoog Laag Strategisch Bedrijfsbelang Aantal Business Transacties Aantal Gebruikers Aantal Componenten in de Appl. Onderhoudskosten... Positie kan weergeven: Kwaliteit van de Applicatie AmbitieNiveau van Beoordelaar Laag Technische Kwaliteit Hoog
12 Positioneren van Applicaties: Economische Kwaliteit 23 15 In welke Mate voorzien de Applicaties in de Behoeften van de BedrijfsProcessen? Bijvoorbeeld: *) Dekkingsgraad / Volledigheid Bedrijfszekerheid / Betrouwbaarheid Beveiligbaar / Controleerbaar Instelbaar / Uitbreidbaar Leerbaar / Begrijpbaar / Hanteerbaar Integreerbaar / Combineerbaar Exploitatiekosten *) Zie ook: Structured Information Reviewing S I R
12 Positioneren van Applicaties: Technische Kwaliteit 23 16 In welke Mate voldoen Applicaties en Applicatie- Componenten aan Technische Maatstaven? Bijvoorbeeld: *) Modulariteit van de constructie Gestructureerdheid van de onderdelen Conformiteit met gangbare standaards Instelbaarheid van parameters Recentheid van gebruikte ontwikkel-middelen Aanpasbaarheid van interfaces Aansluitbaarheid met andere omgevingen *) Zie ook: Structured Information Reviewing S I R
08 Mogelijke Oorzaken van Onvoldoende Kwaliteit Informatievoorziening 17 BedrijfsOmgeving Gebrekkige relaties met: Klanten / opdrachtgevers Leveranciers Dienstverleners Collega's / concurrenten Arbeidsmarkt Maatschappelijke organisaties Overheden
08 Mogelijke Oorzaken van Onvoldoende Kwaliteit Informatievoorziening 18 Gebreken, Tekortkomingen van: BedrijfsMiddelen Personeel Kennis Ervaring Budgets ICT-systemen Applicaties Kantoormiddelen Database-systemen Inzet Resultaat-oriëntatie Zelf-discipline Lokaties / werkplekken Handboeken Communicatiesoftware Systeemsoftware Hardware
08 Mogelijke Oorzaken van Onvoldoende Kwaliteit Informatievoorziening 19 Gebreken, Tekortkomingen van: BedrijfsOrganisatie Duidelijkheid doelstellingen / randvoorwaarden Delegatie van bevoegdheid Funktie: versnippering overlapping niet bezet zijn Tegenstelling van belangen BedrijfsCultuur / Klimaat Besluitvaardigheid Interne communicatie Omgangsvormen Improvisatie-vermogen Resultaat-georiënteerd / regelvastheid Loyaliteit / discipline
ICT-investeringen: Mogelijke Richtingen 20 onbekend / nieuw Specifieke Aanpasbaarheid ICT-middelen Generieke Aanpasbaarheid ICT-middelen Proces bekend / bestaand Efficiency- Verbetering ICT-middelen Uitbreidbaarheid ICT-middelen bekend / bestaand Produkt onbekend / nieuw
ICT-investeringen: Infrastructuur en Componenten 21 Communicatie Server Netwerk Applicaties Corporate Systeem Externe Netwerken Data Base Management Systeem Communicatie Protocollen Besturings-systeem Intern Netwerk Corporate Applicaties Data Base Management Systeem Communicatie Protocollen Besturings-systeem Hardware Corporate Server / Mainframe Divisie Systeem App1 App2 App3 App4 App5 App6 Divisie Applicaties App1 App2 App3 App4 App5 App6 Office Management Internet Office Management Internet Local Area Netwerk App1 App2 App3 App4 App5 App6 Office Management Data Base Management Systeem Communicatie Protocollen Besturings-systeem Divisie Server Internet App1 App2 App3 App4 App5 App6 Office Management Internet
ICT-investeringen: ApplicatieComponenten 22 App1 App2 App3 App4 App5 App6 Office Management Graphical User Interface Program Logic Client Server Data Base Interface Data Base Internet Communication Interface Niet afgebeeld : Printer Interface Applicatie-Componenten kunnen worden verdeeld over verschillende systemen (platformen)
ICT- Investeringen: SelectieCriteria 23 15 Voldoen aan vastgestelde Economisch / Functionele Vereisten 16 Voldoen aan vastgestelde Technische Maatstaven Binnen Financieel-Economische Randvoorwaarden blijven Investeringssom kleiner dan x % van beschikbaar investeringsfonds Rendement van de investering Hefboom-effect op rendement van andere bedrijfsmiddelen Terugverdien-periode...
Prioriteitstelling voor te Migreren of te Ontwikkelen Applicaties 24 = systematische informatievoorziening, handmatig en / of geautomatiseerd Economische Prioriteit Hoog Laag Omvang kan weergeven: Mensjaren voor het Project, of Doorlooptijd van het Project, of Totale Kosten van het Project, of... Laag Technische Prioriteit Hoog